12 migliori pratiche di gestione dei progetti digitali per il 2026
Esiste un vastissimo numero di buone pratiche per la gestione dei progetti digitali – infatti, ogni PM che lavora nel settore digitale sembra avere il proprio elenco unico! Alcuni hanno ampie filosofie sulla gestione dei rischi o delle aspettative degli stakeholder. Altri giurano su strumenti e tattiche specifici per la gestione del oppure per la gestione delle persone.
Capire quali buone pratiche siano una questione di preferenze personali e quali invece siano fondamentali per raggiungere il successo può essere un po' scoraggiante, quindi ho iniziato a raccogliere alcune delle principali buone pratiche discusse all'interno della nostra comunità globale di professionisti della gestione dei orientati al digitale. Di seguito ho condiviso solo alcune delle nostre preferite, che hanno aiutato i nostri membri a costruire il proprio portafoglio di successi nella gestione dei e a fare carriera.
Vale inoltre la pena notare che, acquisendo maggiore esperienza e pratica sul campo come di , riuscirai a definire le tue buone pratiche personali sulla base di ciò che funziona meglio per te e per le tue squadre. La formazione e i possono inoltre aiutarti a scoprire nuove o a migliorare quelle esistenti.
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12 buone pratiche per la gestione dei progetti digitali
Sebbene questi consigli siano rivolti soprattutto ai responsabili di progetto alle prime armi (o a chi desidera diventare responsabile di progetto ma non ha ancora alcuna esperienza), anche i responsabili di progetto più esperti possono sempre trarre vantaggio da un ripasso.
1. Impegnati nel miglioramento continuo
I progetti digitali offrono generalmente il vantaggio di progressi rapidi e iterativi. Sebbene il ritmo frenetico e i vari elementi in movimento possano risultare travolgenti, offrono anche una straordinaria opportunità di imparare e migliorare allo stesso ritmo.
Quando concludi uno sprint o nell'ambito del processo di chiusura del , dedica del tempo a svolgere una retrospettiva del progetto con la tua e, se possibile, con il cliente o lo sponsor. Questo ti aiuterà a capire come è andato lo sprint o il dalle diverse prospettive delle persone coinvolte.
Per diffondere gli insegnamenti all'interno della tua , fatti promotore della condivisione di tali insegnamenti. Fai brainstorming e sperimenta processi e metodi praticabili per rendere accessibili gli spunti emersi dalle retrospettive ad altre persone che affronteranno un percorso simile nel loro .
2. Scegli un software di gestione dei progetti che funzioni secondo le modalità di lavoro della tua squadra
In un contesto più analogico e sequenziale, il principale utente di uno di dei è… beh, un di . Ma quando si parla di digitale, il di è spesso molto più di questo.
Spostando i diagrammi di Gantt e i pianificatori delle risorse, il tuo team può utilizzare un kit di strumenti digitali per gestire le proprie attività, registrare il tempo e automatizzare e governare i flussi di lavoro. Consente inoltre ai clienti di visualizzare una dashboard in tempo reale e partecipare alla conversazione, oltre a integrarsi con molti altri strumenti per fornire un quadro completo.
A seconda delle dimensioni del tuo , della natura dei tuoi progetti e della metodologia che stai utilizzando, il di “giusto” per te potrebbe essere molto diverso da ciò che il tuo amico PM di quella grande società di consulenza considera la scelta migliore. Per prendere la decisione migliore per te e il tuo , inizia dal nostro elenco dei migliori di per trovare quello più adatto al tuo caso d'uso.
3. Affrontate i rischi a viso aperto… insieme!
Le nuove soluzioni digitali introducono intrinsecamente nuovi rischi, che possono trasformarsi e cambiare radicalmente man mano che un procede. Per darti le migliori possibilità di individuare tutti i rischi principali, crea una cultura della gestione collaborativa dei rischi coinvolgendo il tuo team e i tuoi stakeholder nelle attività di gestione dei rischi durante tutto il progetto. Valuta l'utilizzo della Tecnica Delphi per migliorare il processo decisionale di gruppo e l'identificazione imparziale dei rischi in anticipo.
Fin dalle prime fasi, mentre crei il tuo piano di dei rischi e il registro iniziale dei rischi, inizia a identificare i rischi come gruppo. Utilizza prospettive diverse per creare strategie per affrontare i rischi e assicurati che i responsabili dei rischi siano d'accordo con ciò che ci si aspetta da loro.
Man mano che il procede, continua ad aggiornare il tuo registro dei rischi. Integra la valutazione dei rischi nella tua cadenza abituale o nelle del progetto e incoraggia i membri della e le parti interessate a segnalare i nuovi rischi non appena li individuano, così da avere tempo sufficiente per evitarne o ridurne l'impatto.
4. Scegli una metodologia di progetto adatta al lavoro
Chi lavora nel digitale può discutere all'infinito se sia migliore del modello a cascata o se una combinazione ibrida dei due sia positiva o negativa, ma il dato di fatto è che la metodologia deve adattarsi al lavoro.
A seconda della natura del , del tipo di del , delle preferenze della e della necessità di integrarsi con le modalità di lavoro organizzative più ampie del cliente o dello sponsor, alcune metodologie di del o altre metodologie offriranno vantaggi rispetto alle altre. La nostra guida alle di del può aiutarti a scegliere quella giusta.
Un fattore importante in questa decisione è la preferenza della tua . Sebbene la decisione possa spettare in ultima analisi a te, in quanto del , assicurati di consultare la tua per ottenere l'accordo e il contributo di tutti. Una metodologia è molto meno utile quando nessuno nella la adotta.
5. Costruisci la fiducia attraverso la trasparenza
Lo sponsor o il cliente del tuo potrebbe non comprendere pienamente tutti gli aspetti tecnici e i rischi del e potrebbe contare su di te come punto di riferimento affidabile, ma non è certo uno sprovveduto.
Sebbene possa essere allettante usare termini di gestione dei progetti pieni di gergo e versioni distorte della verità per confondere le questioni ed evitare situazioni spiacevoli nel breve periodo, i successi a lungo termine che daranno davvero impulso alla tua carriera affondano le radici nelle relazioni e nella fiducia che costruisci affrontando insieme le situazioni difficili.
Quando possibile, dedica tempo a costruire un rapporto di fiducia con i tuoi clienti. Forma il cliente o lo sponsor e spiega le complessità. Se si presenta un problema, preparati adeguatamente per formulare il messaggio nel modo migliore, ma dai priorità alla comunicazione tempestiva. E, naturalmente, fornisci sempre soluzioni concrete a qualsiasi problema presenti: non lasciare il cliente o lo sponsor senza risposte quando dovrà spiegare la situazione ai propri superiori.
6. Definisci KPI chiari
I principali fattori di successo di un possono spesso essere minimizzati, fraintesi o facilmente dimenticati. La miopia durante un può portare all'introduzione di un prodotto in un mondo che non ne ha più bisogno. E una volta lanciato un prodotto digitale, non misurarne le prestazioni potrebbe limitare l'interesse a proseguire con la tabella di marcia del prodotto.
All'inizio di ogni , stabilisci i KPI e chiarisci i criteri per raggiungerli. Scegli un numero ridotto di metriche per mantenere il concentrato sugli obiettivi più importanti. In caso contrario, rischi di disperdere te stesso e la tua su troppi KPI e non ne raggiungerai nessuno.
Questo è particolarmente importante per i progetti digitali, poiché ci sono moltissimi KPI tra cui scegliere. Individuare quelli più pertinenti è fondamentale per poter definire con certezza un un successo ed evitare di monitorare metriche che in realtà non dicono molto.
Ad esempio, se aumentare le conversioni è l', è meglio monitorare i tassi di conversione invece di metriche come il traffico o le impressioni.
7. Crea processi standard praticabili… poi riesaminali!
Senza processi e standard di gestione dei progetti definiti, non ci vuole molto perché le cose sfuggano di mano.
Se crei procedure standard per attività come l', le riunioni di avvio, la gestione e la gestione della , non dovrai reinventare la ruota ogni volta.
La chiave è creare processi che la tua adotterà e manterrà effettivamente, per poi continuare a riesaminarli e adattarli man mano che la tua organizzazione cambia e cresce.
Un processo di gestione dei per l'implementazione su larga scala e altamente visibile di un sistema finanziario governativo probabilmente non è il processo giusto da seguire se sei una di quattro persone che utilizza Kanban per arrivare al rilascio di una nuova funzionalità per la propria applicazione di condivisione di foto.
Allo stesso modo, il processo che utilizzavi quando eri una di 15 persone che lavorava in un unico ufficio probabilmente non funzionerà più quando sarai cresciuto fino ad avere 130 dipendenti distribuiti su 3 continenti diversi.
8. Comunica in modo efficace e ridondante
L'espressione “comunicare in modo efficace e ridondante” può sembrare un ossimoro ad alcuni, ma nel mondo dei progetti digitali può fare la differenza tra il successo e il fallimento.
Con il tumulto delle squadre interfunzionali che si concentrano sull'obiettivo di un'iterazione mentre utilizzano vari strumenti dotati di funzionalità di comunicazione (ma non controllano mai la posta elettronica), è fondamentale assicurarsi che il proprio messaggio arrivi a destinazione e di avere le informazioni giuste per il cliente o lo sponsor.
A questo si aggiunge il fatto che la tua potrebbe lavorare da remoto in 3 fusi orari, nessuno dei quali coincide con quello del cliente: hai quindi tutte le ragioni per comunicare in modo efficace e ridondante.
Le mie migliori pratiche?
Innanzitutto, crea un su cui tutti possano concordare, anche se consiste soltanto in una cadenza di riunioni e attività del e in un accordo su quali strumenti utilizzare per ciascun tipo di comunicazione.
Quindi aggiorna regolarmente il tuo e i tuoi clienti sullo stato del , sulle tempistiche e sul budget.
Dai al tuo l’opportunità di fare domande e assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda per quanto riguarda gli aggiornamenti del cliente e le nuove informazioni sul . Questo farà emergere domande e problemi prima che si presentino e aiuterà i membri del a confermare le proprie supposizioni prima di procedere sulla base di un’ipotesi errata.
I controlli periodici con i clienti aumenteranno la trasparenza e la fiducia, offrendo loro anche l’opportunità di fare domande.
Soprattutto, fai rispettare il . Se smette di funzionare a causa di cambiamenti nel , ricostruiscilo in modo che possa essere seguito. Il Far West non è il modo giusto per comunicare quando si ha a che fare con le complessità di un .
9. Perfeziona il processo di definizione delle indicazioni
Il mondo digitale ha contribuito a creare molte delle migliori pratiche che utilizziamo per lavorare in configurazioni ibride composte da team da remoto e in presenza. Tuttavia, l’efficacia di qualsiasi dipende dalla sua capacità di comunicare chiaramente idee astratte agli altri membri. Ecco perché la definizione delle indicazioni è così importante.
Un buon documento riepilogativo di contiene informazioni sufficienti per fornire indicazioni chiare, senza però essere così ricco di informazioni da risultare eccessivamente prescrittivo per il suo pubblico. Il punto è che esistono diversi tipi di documenti riepilogativi per scopi differenti.
Ad esempio, un documento riepilogativo di può partire dal contesto generale del e poi approfondire aspetti come le tappe fondamentali e il budget. Un documento riepilogativo di , invece, può includere il motivo per cui qualcosa deve essere fatto (ad esempio, una storia utente), oltre ai requisiti del e ai vincoli.
10. Sii disponibile a essere coinvolto fin dalle prime fasi
Spesso, i responsabili di vengono coinvolti in un poco prima (o forse persino dopo) l’avvio. Questo potrebbe significare ereditare un ambito di lavoro tutt’altro che ideale o ritrovarsi a rincorrere costantemente tutti i dettagli discussi prima della firma del contratto.
Sebbene il processo di vendita possa non essere affine alla tua natura, può essere molto utile cercare di essere coinvolto nel mentre viene definito l’. Non solo avrai più informazioni di contesto quando il inizierà effettivamente, ma potrai anche influenzare l’approccio, mostrare il valore delle tue competenze di gestione dei progetti in un contesto di sviluppo commerciale e magari persino far progredire la tua carriera.
11. Individua un problema ricorrente su cui lavorare
Tieni un elenco aggiornato delle difficoltà o delle domande che hai incontrato durante i progetti e che non sai bene come affrontare. Potrebbe trattarsi semplicemente della mancanza dello strumento o del fornitore giusto, ad esempio: “tutti odiano il nostro attuale software per il monitoraggio del tempo!” oppure “mi serve un elenco migliore di fotografi!”. Potrebbe anche essere una difficoltà personale: “faccio fatica a pianificare gli avvii dei progetti e i miei clienti brancolano nel buio.”
Una volta al mese, tira fuori questo “Elenco delle difficoltà” e individua un problema su cui lavorare per un’ora. Alcuni elementi dell’elenco potrebbero avere una soluzione rapida, come cercare un nuovo software per il monitoraggio del tempo per vedere quali altre opzioni potrebbero rappresentare un miglioramento, oppure raccogliere un elenco di fornitori di riferimento. Alcuni problemi potrebbero richiedere una risoluzione dei problemi articolata su più fronti.
Se si tratta di qualcosa che continua a ripresentarsi, prova a utilizzare l’analisi delle cause radice per capire perché accade e quali fattori vi contribuiscono. Potrebbe significare scomporre il flusso di lavoro dell’avvio del progetto, raccogliere riscontri dai clienti o individuare ostacoli interni che non avevi preso in considerazione.
Per esempio, se hai costantemente difficoltà a pianificare gli avvii dei progetti, fai qualche ricerca per vedere se qualcuno ha scritto consigli sull'argomento, oppure verifica se puoi organizzare un incontro con il tuo manager o mentore per discutere di possibili soluzioni. Con il tempo continuerai ad aggiungere elementi a questo elenco, ma inizierai anche a depennarli man mano che acquisirai nuove competenze e strumenti per il lavoro.
12. Tieniti in contatto con le persone del tuo team
Almeno una volta al mese, assicurati di confrontarti con ogni persona del tuo team. Se lavori in un piccolo team di gestione dei progetti e ti senti ambizioso, potresti pranzare con ogni persona una volta al mese. Se lavori in un team numeroso con membri che lavorano da remoto, questo confronto può essere semplice come una conversazione davanti alla macchina del caffè o un messaggio diretto su Slack.
Non devi sottoporre tutti a un interrogatorio né pretendere di conoscere i loro sentimenti più profondi, ma sapere in che modo il lavoro sta influenzando il tuo team farà una grande differenza nei rapporti con i colleghi e ti aiuterà a gestire i progetti in modo efficiente.
Naturalmente puoi anche mantenere la conversazione leggera e scoprire quali serie stanno guardando, quali podcast stanno ascoltando, quali articoli sulla gestione dei progetti stanno leggendo e dove hanno intenzione di andare per la loro prossima vacanza.
Valuta quale potrebbe essere un buon momento per iniziare una conversazione informale e lascia che la chat si sviluppi naturalmente. Non sai mai quando queste conversazioni potrebbero portare a connessioni o collaborazioni più approfondite, oppure alla scoperta di qualche dettaglio che sarà utile nella tua pianificazione del progetto in futuro.
Alcune domande che mi piace fare durante questi confronti mensili:
- “Su cosa hai lavorato ultimamente che ti è piaciuto molto o che hai davvero detestato?”
- “Come pensi che stia procedendo la gestione di questo progetto? Cosa si potrebbe migliorare?”
- “Hai le risorse di cui hai bisogno?”
- “Cosa ti entusiasma?”
E ora?
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