Pietre miliari del progetto: definizione, esempi e come impostarle

Tappe fondamentali, risultati finali e obiettivi a confronto

Le tappe fondamentali, i risultati finali e gli obiettivi hanno ciascuno uno scopo distinto nel monitoraggio dei progressi, nella misurazione del successo e nella definizione dei risultati di un progetto.

	Tappe fondamentali del progetto	Obiettivi del progetto	Risultati finali del progetto
Definizione	Punti di controllo significativi che indicano i progressi o gli eventi chiave di un progetto	Risultati più ampi che il progetto intende raggiungere	Risultati o prodotti specifici realizzati durante il progetto
Scopo	Monitorare i progressi e segnalare il completamento di fasi importanti	Definire verso cosa sta lavorando il progetto e perché	Rappresentare il lavoro che deve essere completato per soddisfare i requisiti del progetto
Focus	Quando si verificano progressi o eventi significativi	Ciò che il progetto mira a realizzare	Ciò che il progetto produce
Misurabilità	In genere misurata in base al raggiungimento o meno di un punto di controllo	Misurata rispetto ai criteri di successo o agli obiettivi di prestazione	Misurata rispetto ai requisiti definiti e ai criteri di accettazione
Tempistica	Associata a date o punti specifici nella tempistica del progetto	In genere valutata al completamento del progetto o rispetto a obiettivi a più lungo termine	Ha scadenze che possono coincidere o meno con le tappe fondamentali
Esempio	Portale per l'inserimento dei nuovi clienti lanciato entro il 30 giugno	Ridurre del 30% il tempo di inserimento dei clienti	Portale di inserimento completato, materiali di formazione e documentazione per gli utenti

Esempi di tappe fondamentali del progetto

Le tappe fondamentali del progetto variano a seconda del tipo di progetto, del suo ambito e del flusso di lavoro del team. Ecco sei tipi comuni di progetti digitali e alcuni esempi di tappe fondamentali per ciascuno:

• Progetto di sviluppo di un sito web: Requisiti approvati, progettazione del sito web approvata, sviluppo completato, test di accettazione da parte degli utenti (UAT) superato, sito web lanciato.
• Campagna di marketing via email: Strategia della campagna approvata, contenuti e progettazione delle email finalizzati, segmentazione del pubblico completata, campagna lanciata, rapporto sulle prestazioni consegnato.
• Progetto di sviluppo software: Requisiti del prodotto finalizzati, MVP completato, test beta completati, rilascio approvato, software distribuito in produzione.
• Progetto di sviluppo di un'app mobile: Prototipo dell'app approvato, funzionalità principali completate, test di usabilità superato, app inviata agli store di app, app rilasciata pubblicamente.
• Campagna di marketing digitale: Documento d'incarico della campagna approvato, risorse creative finalizzate, monitoraggio e analisi convalidati, campagna lanciata, valutazione post-campagna completata.
• Progetto di implementazione di un CRM: Requisiti aziendali approvati, CRM configurato, migrazione dei dati completata, test di accettazione da parte degli utenti superato, CRM lanciato.

Vantaggi delle tappe fondamentali del progetto

Le tappe fondamentali del progetto aiutano i team a misurare i progressi, mantenere la responsabilizzazione e restare allineati sulle priorità durante tutto il ciclo di vita del progetto. Stabilendo punti di controllo per i risultati e le decisioni principali, le tappe fondamentali semplificano la gestione delle tempistiche, l'identificazione dei rischi e l'aggiornamento delle parti interessate.

Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo delle tappe fondamentali del progetto:

• Maggiore visibilità sul progetto: Le milestone offrono una visione di alto livello dell'avanzamento e rendono più semplici i report sullo stato del progetto. Ad esempio, se hai utilizzato il 50% del budget ma hai completato solo una delle tre milestone principali, puoi capire che sei in ritardo (un software per la pianificazione dei progetti può aiutarti a monitorare la situazione).
• Maggiore responsabilità del team: Le milestone stabiliscono aspettative chiare su ciò che deve essere raggiunto e sulle relative tempistiche. Assegnare dei responsabili ai checkpoint principali aiuta i team a rispettare scadenze, decisioni e approvazioni.
• Maggiore allineamento degli stakeholder: Le milestone offrono a clienti e stakeholder aspettative chiare su tempistiche, risultati da consegnare e aggiornamenti sull'avanzamento. Possono inoltre essere collegate alla fatturazione e ai calendari dei pagamenti.
• Maggiore controllo della pianificazione: Monitorare le milestone aiuta i project manager a individuare tempestivamente i ritardi, valutarne l'impatto sulle dipendenze e adeguare tempistiche o risorse prima che i problemi si aggravino.
• Maggiore motivazione del team: Le milestone suddividono i progetti complessi in risultati gestibili, offrendo ai team segnali visibili dei progressi e opportunità per celebrare i successi lungo il percorso.

Author's Tip

Lo scopo di pianificare una tempistica e un insieme di milestone è permettere al team di svolgere meglio il proprio lavoro.

 

La direzione deve poter contare sul team, e il team deve essere responsabile del proprio operato, ma le milestone non sono pensate per i project manager o per i dirigenti senior.

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Come pianificare e definire le milestone di un progetto

Per pianificare e definire le milestone di un progetto, inizia dagli obiettivi e dai risultati da consegnare, individua i checkpoint più importanti e stabilisci date e criteri di completamento realistici. L'obiettivo è creare milestone che riflettano progressi significativi, aiutino a gestire i rischi e offrano al team un percorso chiaro verso il completamento del progetto.

1. Esamina gli obiettivi, l'ambito e i risultati da consegnare del progetto

Prima di impostare le milestone, assicurati di comprendere cosa deve raggiungere il progetto e quale lavoro è necessario per arrivarci. Esamina gli obiettivi aziendali, l'ambito del progetto, i principali risultati da consegnare e la tempistica stimata.

Il tuo piano di progetto e la tua carta del progetto dovrebbero fornire la maggior parte di queste informazioni. Se l'ambito o i risultati da consegnare non sono ancora chiari, risolvi questi dubbi prima di impegnarti sulle date delle milestone.

In questa fase, concentrati su:

• Obiettivi del progetto: Quale risultato aziendale deve raggiungere il progetto?
• Ambito e risultati da consegnare: Quale lavoro e quali risultati sono necessari per raggiungere tale obiettivo?
• Fasi del progetto: Quali sono le principali fasi di lavoro tra l'avvio e il completamento?
• Vincoli: Quali limitazioni di budget, risorse o scadenze influenzeranno la pianificazione?

2. Individua le milestone principali

Individua i risultati significativi, le approvazioni e i punti decisionali che indicano progressi rilevanti. Le milestone dovrebbero rappresentare checkpoint importanti, non ogni attività o risultato da consegnare.

Dai priorità alle milestone che aiutano a ridurre il rischio del progetto. Valuta dove si trovano le maggiori incertezze, siano esse legate alla tecnologia, alla domanda del mercato, ai partner esterni o ai requisiti operativi. Pianifica checkpoint che ti permettano di convalidare le ipotesi e prendere decisioni prima di impegnare ulteriori risorse.

Ad esempio, se stai sviluppando un'app B2B per un nuovo mercato, il rischio maggiore potrebbe essere capire se i clienti hanno realmente bisogno del prodotto. Invece di aspettare il lancio, imposta una milestone per completare i test del prototipo e convalidare la domanda dei clienti.

Altre milestone potrebbero includere:

• Requisiti approvati
• Concept di design approvato
• Fattibilità tecnica convalidata
• Test di accettazione degli utenti completati
• Prodotto lanciato

Sii selettivo. Un numero eccessivo di milestone rende più difficile distinguere i risultati significativi dal completamento delle attività ordinarie.

Author's Tip

Abbiate solo il numero di traguardi necessario per portare avanti il progetto.

 

Molte aziende hanno troppi processi. I traguardi riguardano eventi importanti e date significative, quindi non lasciatevi sopraffare dal tentativo di tenere traccia di troppi traguardi minori. Vi serve solo un processo sufficiente per raggiungere i vostri obiettivi.

3. Definire i criteri di completamento dei traguardi

Ogni traguardo dovrebbe avere una definizione chiara di ciò che ne costituisce il completamento. Evitate descrizioni vaghe come "sviluppo in corso" o "test in corso", che rendono difficile determinare se un punto di controllo sia stato effettivamente raggiunto.

Descrivete invece un risultato specifico e stabilite quali prove siano necessarie per confermarlo.

Ad esempio:

Traguardo vago	Traguardo chiaro	Criteri di completamento
Progressi nella progettazione	Progettazione del sito web approvata	Progetti finali approvati dai portatori di interesse
Test in corso	Test di accettazione da parte degli utenti completato	Criteri di accettazione concordati soddisfatti e difetti bloccanti risolti
Convalida da parte dei clienti	Prototipo convalidato con gli utenti destinatari	Ricerca completata e risultati esaminati rispetto ai criteri di successo concordati

Per i traguardi che implicano decisioni importanti, registra il risultato e la motivazione in un registro delle decisioni, in modo che il team disponga di un punto di riferimento condiviso.

4. Stabilire le date dei traguardi e le dipendenze

Una volta identificati i traguardi, determinate quando ciascuno di essi possa essere realisticamente raggiunto. Iniziate mappando le attività, i risultati finali e le dipendenze che portano a ciascun punto di controllo.

Prestate particolare attenzione al lavoro che deve essere svolto in sequenza o che richiede il coordinamento tra team. Il metodo del percorso critico può aiutare a identificare le attività che incidono direttamente sulla data di completamento del progetto.

Quando stabilite le date:

• Stimate in base al lavoro necessario: Utilizzate le stime delle attività e la disponibilità delle risorse per stabilire date realistiche per i traguardi, invece di inserire forzatamente ogni punto di controllo in un programma prestabilito.
• Tenete conto delle dipendenze: Identificate approvazioni, passaggi di consegne e risultati finali che devono essere completati prima di poter raggiungere il traguardo successivo.
• Considerate i rischi di pianificazione: Prevedete un margine adeguato per il lavoro incerto, le dipendenze esterne e le attività che potrebbero causare ritardi.
• Convalidate le date con il team: Consultate le persone responsabili della consegna prima di impegnarvi sulle scadenze, soprattutto quando la dirigenza ha proposto una data di lancio fissa.

Se una scadenza è fissa, lavorate a ritroso per identificare vincoli e compromessi, ma convalidate il programma risultante rispetto a stime realistiche dell'impegno richiesto. Non date per scontato che il team possa rispettare una data semplicemente perché è stata richiesta.

5. Assegnare i responsabili e aggiungere i traguardi al piano di progetto

Una volta definiti e pianificati i traguardi, assegnate a qualcuno il coordinamento di ciascuno di essi e inseriteli nel piano di progetto.

Il responsabile del traguardo deve monitorare il lavoro che porta al punto di controllo, coordinare le dipendenze e segnalare potenziali ritardi. Non è necessariamente la persona che completa ogni attività associata.

Prima di finalizzare il piano, esaminatelo con il team e i portatori di interesse per confermare che:

• I traguardi riflettano risultati e punti decisionali significativi.
• I responsabili comprendano le proprie responsabilità e le approvazioni necessarie.
• Le date tengano conto delle dipendenze, dei vincoli sulle risorse e dei rischi.
• I portatori di interesse siano d'accordo sul programma e sulle aspettative.

Una volta raggiunto l'accordo, utilizzate i traguardi come punti di riferimento per i report sullo stato di avanzamento e le revisioni del programma. Rivedeteli quando cambiamenti significativi nell'ambito, nelle priorità o nelle dipendenze incidono sul piano di progetto.

Che cos'è un diagramma dei traguardi?

Un diagramma dei traguardi è uno strumento visivo di gestione dei progetti che mostra i principali punti di controllo del progetto e le relative date di completamento pianificate. Aiuta i responsabili di progetto a monitorare i progressi, comunicare le scadenze e offrire ai portatori di interesse una visione d'insieme della tempistica del progetto.

A differenza di un diagramma di Gantt, che mostra attività, durate e dipendenze, un diagramma dei traguardi si concentra sui risultati significativi, come le approvazioni della progettazione, le fasi di test completate o i lanci dei prodotti.

Raccomando di utilizzare i grafici dei traguardi per i rapporti destinati alle parti interessate quando è necessario comunicare i progressi senza entrare nei dettagli a livello di attività.

Come monitorare i traguardi del progetto

Per monitorare efficacemente i traguardi del progetto, è necessaria una vista centralizzata dei traguardi, un processo coerente per la revisione dei progressi e un modo per affrontare i ritardi prima che influiscano sul calendario del progetto. Il monitoraggio dei traguardi aiuta inoltre a mantenere informate le parti interessate senza richiedere riunioni o aggiornamenti costanti sullo stato del progetto.

1. Monitora i traguardi nel software di gestione dei progetti

Inizia creando un monitoraggio condiviso dei traguardi a cui possano accedere tutte le persone coinvolte nel progetto, comprese le parti interessate e l'alta dirigenza.

Puoi monitorare i traguardi utilizzando un diagramma di Gantt, un grafico dei traguardi, il calendario del progetto o un software di gestione dei progetti. Per i progetti più piccoli, può essere sufficiente un foglio di calcolo condiviso.

Come minimo, il monitoraggio dovrebbe includere:

• Nome del traguardo: Il risultato significativo, l'approvazione o la decisione monitorata.
• Data obiettivo: Quando si prevede che il traguardo venga completato.
• Responsabile: Chi è incaricato di coordinarne il completamento.
• Criteri di completamento: I risultati da consegnare, le decisioni o gli esiti necessari per raggiungere il traguardo.
• Stato: Se il traguardo è imminente, procede secondo i piani, è a rischio, è in ritardo o è completato.

Conserva queste informazioni in una posizione centralizzata e condivisa anziché distribuire copie separate via email. In questo modo, tutti lavorano sulle stesse informazioni.

2. Monitora regolarmente l'avanzamento dei traguardi

Esamina i traguardi imminenti a intervalli regolari per determinare se il progetto sta procedendo come previsto. La frequenza dipende dalla complessità e dal ritmo del progetto, ma le revisioni settimanali rappresentano un punto di partenza ragionevole per molti progetti digitali.

Non limitarti a verificare se la scadenza di un traguardo è trascorsa. Esamina le attività, i risultati da consegnare e le dipendenze che lo precedono per individuare tempestivamente potenziali ritardi.

Durante ogni revisione:

• Verifica l'avanzamento delle attività: Le attività necessarie per raggiungere il prossimo traguardo sono in programma?
• Esamina le dipendenze: Approvazioni, passaggi di consegne o risultati esterni ancora in sospeso stanno creando colli di bottiglia?
• Confronta l'avanzamento pianificato con quello effettivo: I traguardi vengono raggiunti entro le date obiettivo originali?
• Segnala i rischi: Esistono problemi che potrebbero impedire il completamento dei traguardi imminenti?

Presta particolare attenzione ai traguardi sul percorso critico, poiché i ritardi a questi punti di controllo possono influire direttamente sulla data di completamento del progetto.

3. Affronta i ritardi e aggiorna il calendario

Quando un traguardo è a rischio, analizza la causa del ritardo e determina come potrebbe influire sui traguardi successivi.

Ad esempio, se l'approvazione della progettazione subisce un ritardo di una settimana, potrebbe essere necessario posticipare anche lo sviluppo e i test. Tuttavia, potresti riuscire a recuperare parte del tempo riallocando le risorse o completando in parallelo le attività indipendenti.

Concentrati su tre azioni:

• Identifica la causa: Determina se il ritardo deriva da vincoli sulle risorse, requisiti in evoluzione, dipendenze o lavoro sottostimato.
• Valuta l'impatto: Esamina i traguardi a valle e il percorso critico per comprendere l'effetto sul calendario complessivo.
• Adotta misure correttive: Modifica le risorse, ridefinisci la sequenza del lavoro o proponi date riviste quando necessario.

Se è necessario modificare le date dei traguardi, segui il processo di controllo delle modifiche del progetto e documenta gli adeguamenti. Conserva le date della linea di base originale in modo da poter distinguere tra il piano iniziale e il calendario rivisto.

4. Comunica lo stato dei traguardi alle parti interessate

Utilizza i traguardi per offrire alle parti interessate una visione di alto livello dell'avanzamento del progetto senza sovraccaricarle di dettagli a livello di attività.

I tuoi rapporti sullo stato del progetto dovrebbero evidenziare i traguardi completati, i prossimi punti di controllo, le modifiche al calendario e qualsiasi decisione o approvazione necessaria.

Prova la gestione per eccezione

Anziché programmare riunioni aggiuntive per confermare che tutto proceda secondo i piani, concentra l’attenzione sulle tappe fondamentali a rischio, non raggiunte o che richiedono un intervento.

 

Questa strategia funziona meglio quando:

• • Le parti interessate hanno accesso a uno strumento di monitoraggio delle tappe fondamentali aggiornato.

• • Le date delle tappe fondamentali e i criteri di completamento sono definiti chiaramente.

• • Il team concorda su cosa costituisca un’eccezione e su quando debba essere inoltrata ai livelli superiori.

 

Dovresti comunque fornire regolarmente una panoramica sullo stato generale del progetto, ma riservare le discussioni dettagliate ai problemi che richiedono attenzione. In questo modo la reportistica rimane efficiente, garantendo al contempo che le parti interessate dispongano delle informazioni necessarie per prendere decisioni.

Come recuperare le tappe fondamentali del progetto non raggiunte

Quando non raggiungi una tappa fondamentale del progetto, individua la causa, valuta l'impatto sulla pianificazione e crea un piano di recupero. L'obiettivo è ridurre al minimo i ritardi successivi senza sacrificare la qualità o sovraccaricare il team.

Ecco come rimettere il progetto sulla buona strada:

• Individua la causa principale: Determina perché la tappa fondamentale non è stata raggiunta. È accaduto a causa di un lavoro sottostimato, della carenza di risorse, di modifiche all'ambito o di approvazioni tardive? Affronta il problema alla base prima di modificare le scadenze.
• Valuta l'impatto: Esamina le attività dipendenti e le prossime tappe fondamentali per capire come il ritardo influisca sulle tempistiche, sul budget e sui risultati finali del progetto.
• Esamina le opzioni di recupero: Valuta la riallocazione delle risorse, la modifica della sequenza delle attività, la riduzione dell'ambito non essenziale o l'esecuzione in parallelo di attività indipendenti. Assicurati che le modifiche proposte non introducano nuovi rischi.
• Aggiorna la pianificazione del progetto: Imposta date riviste e realistiche sulla base del lavoro rimanente e delle risorse disponibili. Documenta le modifiche approvate mantenendo la linea di base originale per il confronto.
• Comunica il piano di recupero: Informa le parti interessate del ritardo, del suo impatto e delle azioni proposte. Inoltra ai livelli superiori le decisioni che richiedono risorse, budget o modifiche all'ambito aggiuntivi.
• Monitora i progressi del recupero: Esamina più frequentemente le attività interessate finché il progetto non si stabilizza. Verifica che le azioni correttive funzionino e modifica il tuo approccio se emergono nuovi problemi.

Buone pratiche per le tappe fondamentali del progetto

Queste buone pratiche per le tappe fondamentali possono rendere i progetti più facili da gestire, riducendo al contempo confusione, ritardi e rielaborazioni non necessarie:

• Mantieni realistiche le tappe fondamentali: Le tappe fondamentali dovrebbero rappresentare punti di controllo raggiungibili nell'ambito delle tempistiche del progetto. Stabilire tappe eccessivamente ambiziose può creare pressioni non necessarie e portare a scadenze non rispettate, riducendo la fiducia nel piano del progetto.
• Concentrati sui punti di controllo principali: Non tutte le attività o i risultati finali devono diventare una tappa fondamentale. Le tappe fondamentali funzionano meglio quando rappresentano risultati importanti, approvazioni, transizioni o punti decisionali che fanno avanzare il progetto.
• Esamina regolarmente le tappe fondamentali: Esamina regolarmente le tappe fondamentali per assicurarti che riflettano ancora la realtà del progetto. Questo aiuta a individuare tempestivamente i ritardi e ad adeguare le tempistiche prima che piccoli problemi diventino difficoltà più grandi.
• Comunica chiaramente le modifiche alle tappe fondamentali: Quando cambiano le date o le priorità delle tappe fondamentali, le parti interessate e i membri del team devono esserne informati. Una comunicazione chiara aiuta a mantenere l'allineamento, ridurre la confusione ed evitare che le dipendenze vengano influenzate in modo imprevisto.
• Rimani flessibile mentre i progetti evolvono: Le tappe fondamentali dovrebbero creare una struttura, ma non rendere rigidi i progetti. Le priorità, le tempistiche e le esigenze aziendali possono cambiare nel corso del ciclo di vita di un progetto; i team devono quindi essere pronti ad adeguare le tappe fondamentali quando necessario, mantenendo comunque una visione d'insieme sui progressi.

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