Gestione agile dei progetti: cos’è e i suoi principi chiave
Le priorità cambiano, i clienti cambiano idea e il piano approvato a gennaio raramente arriva intatto fino al lancio. La gestione agile dei progetti è stata concepita esattamente per questa realtà.
Invece di fissare un unico piano a lungo termine, i team agili lavorano in cicli brevi, raccolgono feedback e apportano modifiche durante il percorso. È anche uno degli approcci più fraintesi in circolazione. Questa guida spiega cosa è e cosa non è l’agile, come si sviluppa un progetto nelle sue fasi e come decidere se è adatto al proprio team.
Che cos’è la gestione agile dei progetti?
La gestione agile dei progetti è un approccio che aiuta i team a consegnare il lavoro in cicli più piccoli e iterativi, così da potersi adattare rapidamente, integrare i feedback e migliorare continuamente durante il ciclo di vita del progetto.
A differenza delle più rigide metodologie di gestione dei progetti, chi utilizza l’agile lavora in cicli di consegna più brevi, che facilitano la verifica delle idee, l’adattamento delle priorità e la risposta ai cambiamenti.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Metodi agili e tradizionali a cascata a confronto
La principale differenza tra i metodi agili e a cascata di gestione dei progetti è che gli approcci agili danno priorità a incrementi rapidi del lavoro e a feedback frequenti da parte dei portatori di interesse, mentre il metodo a cascata è sequenziale e si concentra sul completamento di un progetto attraverso un unico processo lineare.
| Agile | A cascata |
|---|---|
| Iterativo e flessibile | Sequenziale e strutturato |
| I requisiti possono evolversi durante la consegna | I requisiti sono generalmente definiti in anticipo |
| Il lavoro viene consegnato in modo incrementale | Il lavoro viene consegnato alla fine del progetto |
| Feedback continuo dei portatori di interesse | Feedback limitato dopo l’inizio della pianificazione |
| Più adatto a priorità in evoluzione | Più adatto a un ambito e a requisiti prevedibili |
| I team modificano continuamente i piani | I team seguono piani di progetto fissi |
Un compromesso importante è che l’agile offre maggiore flessibilità, ma richiede anche un coinvolgimento più costante dei portatori di interesse e decisioni più rapide durante l’intero processo di consegna. I team che non dispongono di cicli regolari di feedback o di processi chiari per la definizione delle priorità spesso incontrano difficoltà nell’applicare efficacemente l’agile.
Valori e principi della gestione agile dei progetti
Sebbene alcuni definiscano l’agile una metodologia, in realtà è più che altro una mentalità basata sull’adattabilità, sulla collaborazione e sul miglioramento continuo.
L’agile è diventato un approccio diffuso: il 71% degli intervistati nel 17° Rapporto sullo stato dell’agile di Digital.ai ha dichiarato di utilizzarlo nel ciclo di vita dello sviluppo software.
Il Manifesto Agile ha introdotto valori fondamentali e principi agili che definiscono il modo in cui i team agili pianificano, collaborano e consegnano il lavoro. I valori fondamentali:
- Individui e interazioni più che processi e strumenti: I team agili danno priorità alla comunicazione diretta e a decisioni più rapide rispetto a flussi di lavoro rigidi.
- Software funzionante più che documentazione esaustiva: I team si concentrano sulla consegna anticipata di un lavoro utilizzabile invece di aspettare la fine del progetto.
- Collaborazione con il cliente più che negoziazione dei contratti: I portatori di interesse restano coinvolti durante l’intero processo di consegna, così i team possono modificare le priorità in base ai feedback.
- Rispondere al cambiamento più che seguire un piano: I team agili si adattano continuamente all’evoluzione dei requisiti, dei rischi e delle priorità aziendali.
Nella pratica, questi principi aiutano i team a rilasciare il lavoro in incrementi più piccoli, raccogliere prima i feedback e migliorare continuamente durante l’intero processo di consegna. Ad esempio, un team di prodotto può lanciare inizialmente una versione più ridotta di una funzionalità, analizzare i feedback degli utenti e modificare la tabella di marcia prima di sviluppare ulteriori funzionalità.
I 12 principi Agile
Oltre ai quattro valori, il Manifesto Agile include 12 principi di supporto che trasformano questi valori in comportamenti quotidiani. Eccoli riformulati per i team di progetto:
- Riflettere e adattarsi regolarmente: A intervalli regolari, il team valuta come lavorare in modo più efficace e modifica il proprio approccio.
- Soddisfare presto il cliente: La priorità principale è fornire valore in modo tempestivo e continuo.
- Accogliere il cambiamento: Accettare i requisiti che cambiano, anche nelle fasi avanzate del progetto, e usarli per offrire un vantaggio al cliente.
- Consegnare frequentemente: Rilasciare risultati funzionanti ogni poche settimane o ogni pochi mesi, privilegiando l'intervallo più breve.
- Lavorare insieme ogni giorno: Gli stakeholder aziendali e il team di consegna collaborano quotidianamente, non solo in corrispondenza delle tappe principali.
- Fidarsi delle persone motivate: Costruire i progetti attorno a persone motivate, fornire loro ciò di cui hanno bisogno e avere fiducia nella loro capacità di consegnare.
- Parlare faccia a faccia: La conversazione diretta è il modo più efficace per condividere informazioni all'interno di un team.
- Misurare i progressi in base ai risultati funzionanti: I progressi vengono valutati in base a ciò che funziona realmente, non ai report sullo stato o ai piani.
- Mantenere un ritmo sostenibile: Sponsor, team e utenti dovrebbero poter mantenere indefinitamente un ritmo costante, senza arrivare al burnout.
- Perseguire la qualità e una buona progettazione: L'attenzione continua all'eccellenza tecnica rende i team più adattabili.
- Mantenere la semplicità: Massimizzare la quantità di lavoro che non è necessario svolgere.
- Lasciare che i team si auto-organizzino: Le idee e le soluzioni migliori tendono a provenire dai team che organizzano autonomamente il proprio lavoro.
Le fasi della gestione agile dei progetti
Agile non segue una sequenza fissa come il modello a cascata, ma la maggior parte dei progetti Agile attraversa un insieme riconoscibile di fasi. I dettagli cambiano a seconda del framework e le fasi intermedie si ripetono a ogni ciclo, invece di verificarsi una sola volta.
Per una spiegazione rapida della gestione agile dei progetti e del suo funzionamento (con gli hamburger!), guarda questo video.
Agile non segue una sequenza fissa come il modello a cascata, ma la maggior parte dei progetti Agile attraversa un insieme riconoscibile di fasi. I dettagli cambiano a seconda del framework e le fasi intermedie si ripetono a ogni ciclo, invece di verificarsi una sola volta.
1. Definire la visione
Ogni progetto Agile inizia chiarendo perché esiste. Il team e gli stakeholder concordano sul problema da risolvere, sul valore che il progetto dovrebbe fornire e su come verrà misurato il successo. Il risultato è una visione condivisa del progetto, un breve elenco di obiettivi e una prima panoramica dei requisiti di alto livello. Nulla di tutto ciò deve essere definitivo. Deve solo essere abbastanza chiaro da consentire l'inizio della pianificazione.
2. Pianificare e stabilire le priorità
Successivamente, il team suddivide la visione in parti di lavoro più piccole e le ordina in base al valore. È in questa fase che viene creato il backlog, viene stimato il lavoro, vengono segnalate le dipendenze e viene definito l'ambito del primo sprint o flusso di lavoro. La pianificazione non si interrompe dopo questa fase. Il backlog viene riesaminato e le priorità vengono ridefinite man mano che il progetto acquisisce nuove informazioni.
3. Costruire in cicli brevi
È qui che si svolge il lavoro. I team completano il lavoro in sprint brevi e a durata definita oppure attraverso un flusso continuo, a seconda del framework. Le attività vengono assegnate, i progressi sono visibili su una bacheca, gli impedimenti vengono segnalati rapidamente (spesso durante un controllo quotidiano) e il team rilascia piccoli incrementi utilizzabili invece di un unico grande risultato alla fine.
4. Verificare e adattarsi
Alla fine di ogni ciclo, il team mostra ciò che ha completato e raccoglie il feedback degli stakeholder. Questo feedback viene confrontato con gli obiettivi del progetto e reinserito direttamente nel backlog, in modo che le priorità cambino sulla base delle evidenze anziché di supposizioni fatte mesi prima.
5. Rilasciare
Una volta testato e approvato, il lavoro viene distribuito agli utenti o agli stakeholder. A seconda del progetto, ciò può avvenire alla fine di ogni sprint, in corrispondenza di tappe definite o in qualsiasi momento in cui qualcosa è pronto. Dopo il rilascio, i team comunicano cosa è cambiato e osservano le prestazioni del lavoro e il modo in cui viene adottato.
6. Riflettere e migliorare
Il ciclo si conclude con una retrospettiva, durante la quale il team analizza ciò che ha funzionato, ciò che ha ostacolato il lavoro e cosa modificare. Il risultato è un breve elenco di azioni concrete che migliorano il ciclo successivo. Poi il ciclo ricomincia dalla pianificazione, con un team più esperto e un backlog più informato.
Quando usare Agile
Ci sono diverse situazioni di progetto che si prestano bene alla pianificazione agile dei progetti.
- Requisiti in evoluzione: Agile funziona bene quando è probabile che i requisiti del progetto evolvano durante la realizzazione, soprattutto nei progetti software, di prodotto o digitali, in cui il feedback degli stakeholder modifica rapidamente le priorità.
- Feedback continuo degli stakeholder: Agile è utile quando i team hanno bisogno di input, approvazioni o collaborazione regolari da parte degli stakeholder, invece di aspettare la fine del progetto per la revisione.
- Test e prototipazione rapidi: Agile aiuta i team a testare le idee in anticipo, perfezionare le soluzioni in modo incrementale e adattarsi rapidamente durante lo sviluppo di app, siti web o prodotti. Anche l’IA nella gestione agile dei progetti può contribuire ad accelerare questo processo.
- Consegna incrementale: Agile è efficace quando il lavoro deve essere rilasciato in fasi più piccole, invece di attendere un’unica consegna finale al termine del progetto.
Ad esempio, un team di prodotto che sviluppa una nuova app rivolta ai clienti può rilasciare gradualmente funzionalità più piccole, analizzare il feedback degli utenti e modificare le priorità durante la realizzazione, invece di impegnarsi fin dall’inizio su tutti i requisiti.
Vantaggi e svantaggi della gestione agile dei progetti
Agile offre numerosi vantaggi, ma non è adatto a ogni tipo di progetto. Valuta attentamente i pro e i contro per il tuo progetto.
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Accelera il processo decisionale e l’adattabilità | Richiede una leadership e una definizione delle priorità solide |
| Fornisce risultati utilizzabili in una fase più precoce del progetto | I cambiamenti frequenti possono creare incertezza |
| Migliora la trasparenza attraverso aggiornamenti regolari | Richiede comunicazione e collaborazione costanti |
| Incoraggia il feedback continuo dei clienti | Può essere difficile da adottare per i team nuovi |
| Aiuta a identificare prima i rischi | Budget e tempistiche a lungo termine sono più difficili da prevedere |
| Favorisce il miglioramento continuo del team | Richiede il coinvolgimento costante degli stakeholder |
10 I migliori strumenti per la gestione agile dei progetti
Cerchi un software per la gestione agile dei progetti? Ecco i miei 10 strumenti preferiti.
I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.
4 metodologie Agile popolari
Esistono oltre 50 metodologie agili che rientrano nell’ambito della mentalità Agile. Ciò significa che, sebbene si possa parlare di una “metodologia Agile”, nella realtà il concetto assume significati diversi per persone diverse.
- Scrum: Utilizza cicli di consegna fissi chiamati sprint, insieme a cerimonie Scrum strutturate, come la pianificazione degli sprint, le riunioni giornaliere, le revisioni e le retrospettive. È adatto ai team che desiderano cadenze di consegna prevedibili, ruoli chiaramente definiti e feedback regolari degli stakeholder.
- Kanban: Utilizza un sistema visivo del flusso di lavoro per aiutare i team a gestire le attività, limitare il lavoro in corso e migliorare continuamente il flusso di consegna. I team utilizzano spesso Kanban quando le priorità cambiano frequentemente o quando il lavoro operativo continuativo rende difficile la pianificazione di sprint fissi. Questo rende anche più semplice gestire la pianificazione della capacità Kanban .
- Scrumban: Combina la struttura di pianificazione di Scrum con la gestione flessibile del flusso di lavoro di Kanban. I team possono continuare a utilizzare la pianificazione degli sprint e le riunioni giornaliere, gestendo al contempo il lavoro visivamente tramite una bacheca Kanban e modificando le priorità in modo più continuo durante la consegna.
- Lean: Si concentra sulla riduzione degli sprechi, sul miglioramento dell'efficienza del flusso di lavoro e sulla consegna più rapida del valore, eliminando passaggi, ritardi o attività procedurali superflue dalla realizzazione del progetto.
Altre metodologie agili diffuse che includono pratiche agili sono la Programmazione estrema, Crystal e il Metodo di sviluppo dinamico dei sistemi (DSDM). Esistono persino sostenitori dell'agile agnostico, una struttura agile che dà priorità a ciò che è meglio per il progetto di sviluppo software, anziché a una metodologia agile specifica.
Esempio di agile in azione
Un caso in cui l'agile è particolarmente utile è rappresentato dai progetti di progettazione e sviluppo di siti web. Paul Naybour, direttore generale di Parallel Project Training, sta attualmente utilizzando un approccio agile per un progetto di riprogettazione e sviluppo di un sito web, con l'obiettivo di “accelerare il processo di sviluppo e controllare meglio le modifiche alla progettazione del sito web durante il passaggio alla fase di sviluppo.”
L'agile offre anche altri vantaggi al progetto di Naybour:
Utilizzando strumenti simili alle bacheche Kanban abbiamo implementato un modo intuitivo per visualizzare più facilmente i flussi di lavoro e gestire gli arretrati, il tutto supportato da una struttura agile. Il risultato è un sito web riprogettato, sulla buona strada per raggiungere pienamente gli obiettivi iniziali del progetto in tempi brevi.
Analogamente, l'agile è utile per i progetti di sviluppo di applicazioni mobili. Airteam, un'agenzia digitale con sede in Australia, ha recentemente completato un'app per Doctors’ Health Fund utilizzando metodi agili per agenzie. Ben Mullaley, responsabile delle consegne, ha osservato che “i rituali agili, come le riunioni giornaliere settimanali, hanno svolto un ruolo fondamentale nel garantire il successo dell'app. Affrontando tempestivamente i requisiti emergenti durante queste sessioni, abbiamo apportato un beneficio diretto al nostro cliente, Doctor[s’] Health Fund.”
Ha aggiunto:
L’approccio agile ci ha permesso di adattarci rapidamente alle loro esigenze in evoluzione, dando vita a una soluzione personalizzata che migliora i servizi offerti ai loro membri e rafforza in ultima analisi la loro posizione come fornitore di assicurazioni sanitarie private in Australia.
8 miti sull'agile
Agile è diventato recentemente un termine molto diffuso nelle industrie digitali. Ogni parola alla moda porta con sé una serie di malintesi su ciò che è o non è. Alcuni dei miei miti preferiti e più diffusi sull’agile includono:
- Agile è solo per i progetti software: Agile viene comunemente utilizzato nello sviluppo software, ma le squadre applicano le pratiche agili anche alle campagne di marketing, ai lanci di prodotti, alle operazioni, al servizio clienti e ai progetti web.
- Agile sostituisce la gestione tradizionale dei progetti: Agile non elimina le pratiche tradizionali di gestione dei progetti, ma cambia il modo in cui le squadre pianificano, stabiliscono le priorità e realizzano il lavoro, utilizzando flussi di lavoro più iterativi e cicli di riscontro più rapidi insieme ai moderni strumenti di gestione dei progetti.
- Agile sacrifica la qualità a favore della velocità: Agile incoraggia cicli di consegna più rapidi, ma le squadre agili più performanti mantengono la qualità attraverso test continui, revisioni regolari e miglioramenti incrementali durante tutta la realizzazione.
- Agile è solo una struttura di squadra: Agile non è definito soltanto dalle riunioni giornaliere o dai ruoli della squadra. Una realizzazione agile efficace dipende altrettanto dalla collaborazione, dalla definizione delle priorità, dai riscontri delle parti interessate e dal miglioramento continuo.
- Le squadre agili non si impegnano sulle scadenze: Le squadre agili lavorano comunque verso obiettivi di consegna e traguardi di rilascio, ma i piani vengono adeguati continuamente man mano che priorità e requisiti evolvono. La realizzazione agile richiede comunque la pianificazione del piano d’azione, la definizione delle priorità e il coordinamento.
- Agile elimina la documentazione: Agile riduce la documentazione non necessaria, non quella utile. Le squadre continuano a documentare requisiti, decisioni, flussi di lavoro ed esigenze di conformità durante tutta la realizzazione.
- Agile non coinvolge le parti interessate: Agile si basa fortemente sulla partecipazione delle parti interessate dall’avvio fino alla realizzazione, per fornire riscontri, chiarire le priorità e favorire un processo decisionale più rapido.
- Agile evita la responsabilità: Le squadre agili si affidano alla visibilità, alla collaborazione e alla responsabilità condivisa per rafforzare la responsabilità tra le squadre di realizzazione, le parti interessate e i leader aziendali.
Come implementare Agile nei propri progetti
Il passaggio all’agile richiede più di un cambiamento o di un processo: richiede che l’intera squadra cambi mentalità e atteggiamento e aderisca pienamente a un nuovo modo di lavorare. Ciò include la definizione di contratti agili appropriati che supportino questo approccio flessibile, soprattutto se si sta implementando l’agile in un contesto di agenzia.
| Area di attenzione | Cosa dovrebbero fare le squadre |
|---|---|
| Fiducia e collaborazione della squadra | Costruire la sicurezza psicologica e la fiducia, affinché i membri della squadra si sentano a proprio agio nel segnalare tempestivamente rischi, riscontri e criticità della realizzazione |
| Comunicazione e processo decisionale | Incoraggiare una comunicazione aperta e coinvolgere la squadra nelle decisioni relative a definizione delle priorità, pianificazione e realizzazione |
| Formazione e adozione dell’agile | Se si utilizza Scrum o un’altra struttura, fare in modo che i membri della squadra completino una formazione formale e seguano il processo in modo coerente prima di personalizzarlo |
| Miglioramento continuo | Utilizzare retrospettive regolari del progetto per valutare i flussi di lavoro, individuare gli ostacoli e migliorare nel tempo le pratiche di realizzazione |
| Allineamento delle parti interessate | Definire le aspettative fin dall’inizio e stabilire contratti agili appropriati, soprattutto nei contesti di agenzia o a contatto con i clienti |
L’implementazione dell’agile funziona al meglio quando le squadre considerano l’agile una mentalità operativa, non solo una struttura di realizzazione o una struttura di riunioni. Molte squadre si affidano anche a software agili di gestione dei progetti per gestire gli elenchi delle attività, monitorare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e controllare l’avanzamento della realizzazione durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Buone pratiche per realizzare progetti con Agile
Agile è ottimo per tutti i motivi elencati sopra. Tuttavia, quando si valuta l’agile come approccio, è bene tenere a mente queste buone pratiche:
- Comunicare regolarmente le stime: i progetti Agile evolvono nel tempo, quindi tempistiche, ambito e risorse possono cambiare. Una comunicazione regolare e un approccio Agile alla pianificazione della capacità aiutano a gestire le aspettative.
- Mantenere visibili gli obiettivi a lungo termine: Agile supporta una distribuzione incrementale, ma i team hanno comunque bisogno di visibilità sugli obiettivi aziendali più ampi e sui risultati del progetto.
- Mantenere una solida collaborazione: Agile dipende dalla collaborazione continua tra gli stakeholder, i team di distribuzione e i responsabili di progetto Agile.
Naturalmente, quanto sopra può essere mitigato da un team esperto e motivato che utilizza gli strumenti giusti. Segui questa guida al progetto passo dopo passo per assicurarti che nulla venga trascurato.
Domande frequenti sulla gestione agile dei progetti
Di seguito trovi le risposte ad alcune delle domande più frequenti sulle metodologie Agile e sulla gestione dei progetti.
Agile può funzionare con scadenze e budget fissi?
Sì, ma richiede una maggiore disciplina nella pianificazione. I team Agile si impegnano comunque a rispettare gli obiettivi di distribuzione e di rilascio. Ciò che cambia è che l’ambito rimane flessibile e i piani vengono modificati man mano che il team acquisisce nuove informazioni, quindi gli aggiornamenti regolari delle stime e la comunicazione con gli stakeholder diventano ancora più importanti.
Quale metodologia Agile dovrei scegliere?
Scegli Scrum se il tuo team lavora bene con cicli strutturati e con una durata definita. Scegli Kanban se il lavoro arriva continuamente e le priorità cambiano spesso. Scegli Scrumban se vuoi combinare elementi di entrambi. Molti team iniziano con una metodologia e la adattano man mano che acquisiscono esperienza.
Agile è solo per i team di sviluppo software?
No. Agile è nato nello sviluppo software, ma oggi viene utilizzato anche dai team di marketing, operazioni, prodotto e assistenza clienti. Funziona al meglio ovunque le priorità cambino e il feedback iniziale sia prezioso.
Qual è la differenza tra Agile e Scrum?
Agile è una mentalità e un insieme di valori per distribuire il lavoro in modo iterativo. Scrum è una struttura specifica che mette in pratica questi valori attraverso sprint, ruoli definiti e cerimonie regolari. Kanban, Lean e Scrumban sono altre strutture che rientrano nello stesso ambito Agile.
Quali sono le fasi della gestione agile dei progetti?
La maggior parte dei progetti Agile attraversa queste fasi comuni: definire la visione, pianificare e stabilire le priorità, sviluppare in cicli brevi, esaminare e adattare, rilasciare, riflettere e migliorare. Le fasi centrali si ripetono a ogni sprint o ciclo di distribuzione invece di verificarsi una sola volta.
E adesso?
Agile non consiste tanto nel seguire un insieme rigido di regole, quanto nel lasciare al team lo spazio per adattarsi mantenendo il lavoro organizzato e visibile. Inizia in piccolo, impara da ogni ciclo e costruisci a partire da lì. Per approfondire le strutture Agile e altri approcci, dai un'occhiata al nostro corso per padroneggiare la gestione dei progetti digitali.
