Guida EPMO: Cos’è e in Cosa Si Differenzia dal PMO
Se fai parte di un project management office (PMO) in un’organizzazione in rapida crescita, la tua giornata può sembrare una corsa continua.
A volte la situazione è così frenetica che a malapena trovi il tempo per una pausa bagno—figuriamoci una pausa pranzo.
E se ti dicessi che non deve per forza essere così? E se la tua organizzazione si prendesse il tempo di definire obiettivi e priorità, selezionasse i progetti con attenzione in funzione di tali obiettivi e implementasse sistemi di reporting solidi per monitorare lo stato di salute del portafoglio?
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Questa è l’idea alla base di un enterprise project management office, o EPMO.
Ma cos’è esattamente un EPMO e quali ruoli ricopre nel quadro generale? In questo articolo approfondisco e discuto tutto quello che c’è da sapere su un EPMO, compreso in cosa si differenzia da un PMO tradizionale.
Cos’è un Enterprise Project Management Office (EPMO)?
Un EPMO opera direttamente sotto i dirigenti C-suite e il consiglio di amministrazione. È composto da un team di leadership esecutiva responsabile delle principali decisioni su quali progetti l’impresa debba o meno intraprendere e su chi debba supervisionare ognuno di essi.
Invece di gestire i progetti singolarmente, l’EPMO supervisiona contemporaneamente un portafoglio di progetti. Opera a livello strategico, assicurandosi che ogni progetto intrapreso dall’organizzazione sia allineato agli obiettivi aziendali.
L’ufficio a livello aziendale è responsabile della gestione di funzioni importanti, come previsione della domanda e pianificazione delle risorse, e di valutazioni finanziarie, inclusi budgeting, programmazione e potenziale ritorno sull’investimento (ROI) dei progetti.
Prima di implementare un nuovo sistema, è importante comprendere la definizione di enterprise project management.
Perché un EPMO è importante?
Quando un’organizzazione cresce e si trova a gestire un volume maggiore di progetti più complessi, un EPMO svolge diverse funzioni fondamentali:
- Definisce gli obiettivi organizzativi e applica un solido processo di selezione e workflow dei progetti per assicurarsi che l’organizzazione scelga i progetti in linea con gli obiettivi strategici
- Ottimizza la allocazione delle risorse utilizzando metodi specifici tra i vari progetti
- Monitora lo stato di salute del portafoglio implementando e tracciando metriche di performance che offrono responsabilità per il successo dei progetti.
Chi guida l’EPMO?
In genere, un direttore EPMO è responsabile della gestione di un team di project manager che compone l’EPMO. Il direttore è il principale punto di riferimento per la comunicazione con il team esecutivo.
EPMO vs. PMO: Qual è la differenza?
Le principali differenze tra un EPMO e un PMO riguardano:
1) La scala (l’ampiezza del portafoglio progetti gestiti)
2) La complessità dei progetti (è simile alle differenze tra gestione di portafoglio e project management)
Un EPMO opera su scala più ampia rispetto a un PMO. L’EPMO supervisiona progetti in tutta l’organizzazione, mentre il PMO ricopre un ruolo più ristretto ma simile all’interno di una specifica business unit, come l’information technology (IT) o la gestione degli acquisti.
Inoltre, il PMO svolge un ruolo più tattico rispetto all’EPMO. Mentre l’EPMO elabora strategie per determinare quali progetti siano meglio allineati agli obiettivi organizzativi, il PMO supervisiona i singoli progetti per garantire un’esecuzione di qualità e una consegna di successo.
In una grande organizzazione, potresti avere un EPMO che lavora con il team esecutivo sulla scelta dei progetti, sulla pianificazione e sull’allocazione delle risorse. Potrebbero supportare un PMO per guidare i progetti nella direzione giusta e offrire insight strategici che inquadrano meglio ogni iniziativa.
Viceversa, il PMO supporta l’EPMO nel garantire la realizzazione dei progetti giusti e nel fornire report sui progressi.
Come sono strutturati gli EPMO?
Come i PMO, anche gli EPMO possono seguire strutture organizzative differenti, a seconda di fattori come dimensioni, maturità, traiettoria di crescita dell’organizzazione, volume e complessità dei progetti.
Ad esempio, nel mio ruolo attuale, sono un EPMO di una sola persona. In un ruolo precedente, facevo parte di un EPMO di 15 persone distribuito in un’organizzazione in crescita (che fu poi smantellato a favore dell’inserimento di program manager all’interno di specifici team di progetto).
Responsabilità dell’EPMO
Sebbene la struttura degli EPMO possa presentare leggere differenze tra le varie organizzazioni, le loro funzioni principali restano fondamentali per il successo aziendale. Per questo motivo, è fondamentale comporre il team dell’EPMO con membri che comprendano il contesto aziendale e il ruolo strategico per cui sono stati assunti.
Un EPMO tradizionale si occupa delle seguenti funzioni e responsabilità principali:
- Gestione e analisi dei costi: Gli EPMO devono assicurarsi che le organizzazioni finanzino efficacemente i progetti e che questi restino entro il budget una volta approvati.
- Gestione delle risorse: Gli EPMO devono sapere chi sono le persone più adatte a guidare ogni progetto. Devono inoltre assicurarsi che ci siano abbastanza project manager e membri del team disponibili per ogni progetto e gestire qualsiasi conflitto che possa sorgere tra i membri.
- Gestione dei rischi: Prima di approvare un progetto e durante tutta la sua esecuzione, gli EPMO devono identificare e valutare i potenziali rischi e fornire piani strategici per mitigarli. Questo è anche un aspetto in cui l’uso dell’intelligenza artificiale negli uffici di project management può essere d’aiuto.
- Gestione delle performance: Gli EPMO devono assicurarsi che l’organizzazione che servono stia performando bene. Possono essere responsabili della definizione e controllo degli indicatori chiave di prestazione e della creazione di report che aiutano i dirigenti o il consiglio di amministrazione a comprendere l’andamento di un progetto o del team di project management.
- Governance dei progetti: Gli EPMO sono incaricati di definire e implementare framework di governance dei progetti in tutta l’azienda.
- Comunicazione con gli stakeholder: Gli EPMO devono comunicare con gli stakeholder per garantire che l’organizzazione raggiunga gli obiettivi e soddisfi le aspettative.
- Gestione strategica del portafoglio: Un EPMO deve supervisionare la gestione del portafoglio progetti (PPM), monitorando investimenti e obiettivi progettuali affinché la priorità dei progetti sia allineata agli obiettivi aziendali.
Come avrai intuito, queste responsabilità non possono essere semplicemente apprese ed eseguite alla perfezione senza una formazione specifica. Molti leader di EPMO possiedono certificazioni PMO o di gestione del portafoglio che li aiutano a seguire le best practice nella gestione di un tale livello di complessità.
4 vantaggi di un EPMO
L’implementazione di un EPMO comporta diversi vantaggi chiave per l’organizzazione, tra cui:
- Allineamento strategico e responsabilità per obiettivi e traguardi dei progetti
- Allocazione appropriata delle risorse ed esecuzione di alta qualità secondo il programma, il budget e l’ambito del progetto
- La possibilità di monitorare costantemente lo stato dei progetti tramite un set comune di indicatori chiave di performance e pratiche di project management
- Reportistica centralizzata per il team esecutivo che massimizza il tempo che un tradizionale PMO può dedicare all’esecuzione tattica.
Quando passare a un EPMO
Un EPMO è una risorsa preziosa per un’organizzazione—ma solo al momento giusto dello sviluppo aziendale. Se implementato troppo presto, potrebbe trasformarsi in un peso amministrativo più che in un vantaggio.
Qualora l’azienda sia troppo giovane o troppo piccola per gestire o allocare risorse a più progetti contemporaneamente, solitamente è meglio affidarsi a un PMO per mantenere progetti nei tempi e nel budget previsto.
Inoltre, se l’azienda gestisce solo grandi progetti all’interno di un unico dipartimento, sviluppare un PMO è quasi sempre la scelta migliore rispetto all’EPMO.
Crescendo, può essere difficile capire quando sia il momento giusto per passare a un EPMO. Ecco alcuni segnali che indicano che un’organizzazione potrebbe essere pronta a istituire un EPMO:
- I project manager passano la maggior parte del tempo a risolvere emergenze invece di raggiungere gli obiettivi di progetto
- I dirigenti non dispongono di informazioni aggiornate sull’avanzamento reale dei progetti e sull’esecuzione dettagliata compatibile con la loro funzione
- I membri dei team di progetto e gli altri dipendenti non sanno enunciare chiaramente (o non conoscono) la strategia aziendale
- I membri del team di progetto non sanno come il loro lavoro si inserisca nella strategia complessiva.
Come passare a un EPMO
Puoi passare a un EPMO promuovendo membri già presenti nel tuo PMO (o nel team di project management se non hai un PMO) oppure assumendo persone dall’esterno.
Se stai creando un EPMO internamente, collabora con altri leader per analizzare i project manager e altri dipendenti e capire se possiedono le competenze e i punti di forza necessari per passare a un ruolo all’interno dell’EPMO.
Il vantaggio di selezionare il personale del tuo EPMO internamente è che i project manager già presenti conoscono bene il contesto aziendale e il panorama dei progetti nella tua organizzazione. Può essere più facile trovare risorse esterne per sostituire le loro posizioni in un PMO, dove la conoscenza dell’organizzazione è meno critica per il successo del progetto.
D’altra parte, potresti desiderare una prospettiva nuova quando crei un EPMO, non influenzata da preconcetti dovuti al “business as usual”.
Oppure, i tuoi attuali project manager potrebbero essere soddisfatti di un ruolo operativo e non avere interesse a passare a un incarico più strategico e meno pratico. In questo caso, assumere personale dall’esterno può essere una buona opzione.
Al minimo, dovresti cercare candidati con esperienza nella gestione di progetti, acume aziendale e strategico, competenze di gestione degli stakeholder (inclusa la sicurezza nel lavorare con i dirigenti) e la capacità di monitorare e riportare i parametri di performance dei progetti.
Quali strumenti software dovrebbero utilizzare gli EPMO?
Gli strumenti più importanti per gli EPMO includono quelli che migliorano la collaborazione tra i membri del team. Ciò comprende programmi come Microsoft Teams o Google Drive per condividere documenti, fogli di calcolo e presentazioni in modo asincrono tra i membri dell’équipe. Altri software di gestione progetti, come Workzone o Primavera, possono aiutare gli EPMO a tenere sotto controllo i budget e le scadenze dei progetti.
Dai un’occhiata ai migliori software di gestione progetti aziendali per trovare altri programmi che possono rendere il tuo EPMO più efficiente e scopri quanto potrebbe costare un software EPM per la tua organizzazione. Per un approccio ancora più completo, il software di gestione dei portafogli di progetti aziendali potrebbe essere la scelta migliore, poiché consente di allineare i progetti agli obiettivi strategici e di aumentare l’efficienza complessiva (questo è uno dei tanti vantaggi del software di gestione dei portafogli di progetti).
Sviluppa un EPMO per il successo dei progetti a livello aziendale
Se la tua azienda è abbastanza grande, un EPMO è uno dei metodi migliori per garantire che i progetti che intraprendi siano allineati agli obiettivi strategici stabiliti dalla tua organizzazione. Aiutano i project manager e i team di progetto a rimanere sulla buona strada e mantengono informati i dirigenti su ciò che succede in tutta l’azienda.
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