Riunione di Pianificazione Sprint: Guida Pratica e Template Semplice
Alzi la mano se questa situazione ti è familiare: sei seduto in una riunione di pianificazione sprint che sembra non finire mai, ne esci senza essere sicuro di ciò che hai ottenuto, e poi te ne dimentichi fino al temuto momento in cui la riunione ricompare sul calendario? Non deve per forza andare così.
In questo articolo, ti offrirò alcuni suggerimenti utili per rendere il prossimo meeting di pianificazione sprint agile più efficiente ed efficace, e meno temuto da tutto il team.
Cos'è una riunione di pianificazione sprint?
Una riunione di pianificazione sprint è un incontro in cui il team Scrum decide quale lavoro può essere consegnato nello sprint successivo e come quel lavoro verrà svolto. È una delle cinque cerimonie Scrum che fanno parte del framework Scrum.
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Uno sprint è un termine usato per definire l'inizio e la fine di un periodo di lavoro, e può avere una durata da una a diverse settimane, ma la durata più comune è di due settimane. Il processo di pianificazione dello sprint dovrebbe fornire struttura, fissare aspettative e definire il backlog per lo sprint imminente.
Quando dovrebbe svolgersi la riunione di pianificazione sprint?
È meglio tenere la sessione di pianificazione sprint uno o due giorni prima dell'inizio del prossimo sprint. Ecco perché:
- Troppo vicino all'inizio dello sprint, e si spreca un giorno prezioso di lavoro per le attività di pianificazione.
- Troppo distante dall'inizio dello sprint, e il team non avrà le informazioni necessarie per pianificare efficacemente. Ad esempio, potrebbero non conoscere i risultati dello sprint precedente e/o la disponibilità della squadra durante il prossimo sprint.
Come condurre una riunione di pianificazione sprint
Ecco un supporto visivo che illustra come dovrebbe svolgersi la riunione di pianificazione sprint:
- Preparazione della riunione di pianificazione sprint
- Durante la riunione di pianificazione sprint
- Dopo la riunione di pianificazione sprint
- Come condurre una riunione di pianificazione di progetto
Preparazione della riunione di pianificazione sprint
Probabilmente, la parte più importante di una riunione di pianificazione sprint è la preparazione prima che la riunione inizi.
Revisiona il backlog (ovvero, raffinamento del backlog)
Prima della pianificazione dello sprint, il product owner si assicura che gli elementi nel backlog che potrebbero essere considerati per lo sprint (funzionalità, funzionalità, bug, feedback, ecc.) soddisfino la definizione di pronto del team.
Il product owner esamina gli elementi nel backlog per identificare o rimuovere dipendenze, scrivere casi di test, elencare criteri di accettazione e impostare descrizioni in modo che il team comprenda il contesto di ciascun elemento.
Di solito, questo backlog è presente in un software di gestione progetti agile o in un software Scrum.
Valuta le user story
Anche il product owner, con l'aiuto del team, deve assicurarsi che ogni user story sia della dimensione giusta, né troppo grande né troppo piccola. Il team svilupperà una maggiore sensibilità su questo aspetto quanto più lavorerà insieme.
Valuta l'impegno della squadra
Dai uno sguardo al calendario per valutare la disponibilità della squadra. Ci sono festività in arrivo? Il tuo sviluppatore principale sarà in ferie? Presentati alla riunione con una chiara idea di quanto tempo le persone saranno effettivamente disponibili nel prossimo sprint.
Stabilisci la tua velocità o il modo in cui la misurerai
Questo è unico per ogni team. Se avete una quantità media di lavoro che viene solitamente completata in ogni sprint, utilizzatela come metro di misura per decidere quanto lavoro inserire durante la pianificazione dello sprint.
Se state cercando di definire questa metrica per un team appena formato, assicuratevi di tenere traccia di quanti story point vengono completati e accettati sprint dopo sprint.
Valuta la tua capacità
Questa è un'altra misura legata alla disponibilità del team. Se il vostro team non è completamente dedicato a un solo prodotto—o potrebbe essere chiamato a lavorare su altre cose—assicuratevi di tenerne conto quando pianificate lo sprint. Potete anche utilizzare uno strumento di gestione delle risorse, di pianificazione di progetto o di programmazione di progetto per determinare quanto tempo ogni membro del team abbia realisticamente a disposizione durante lo sprint.
Crea un'agenda per la riunione di sprint planning
Crea un'agenda e distribuiscila al tuo team (maggiori dettagli sotto). Non dimenticare di prendere in considerazione le discussioni e i feedback ricevuti durante la sprint review e/o la sprint retrospective.
Come parte della preparazione dell'agenda, assicurati anche di occuparti della logistica della riunione, compresi:
- Prenotazione delle sale riunioni
- Fornitura di materiali necessari
- Avviso preventivo al team sull'orario della riunione
- Verifica delle attrezzature per videoconferenza e di altri dettagli di connettività.
La durata della riunione dipende dalla lunghezza degli sprint del team. Se lavorate con sprint di due settimane, la pianificazione dello sprint non dovrebbe richiedere più di due-quattro ore (anche se, per esperienza, spesso bastano 60-90 minuti).
Durante la riunione di Sprint Planning
Abbiamo sviluppato un ottimo modello di agenda per la riunione di sprint planning per il processo di pianificazione. Ora entrerò più nel dettaglio per illustrarti quali sono i passaggi:
Check-in con il team
Non sottovalutare l'importanza del dialogo informale per alleggerire l'atmosfera e coinvolgere il team—soprattutto negli ambienti di lavoro da remoto. Potresti addirittura iniziare con una domanda "rompigelo" per stimolare la creatività.
Rivedi le priorità imminenti
Una volta che il team è a suo agio e pronto per iniziare, apri il product backlog e rivedi le issue imminenti una per una. Durante la revisione di ogni item, il team dovrà discuterne e fare domande. Il product owner è responsabile di chiarire i dettagli dietro ciascun elemento del backlog.
Stima le priorità
Se alcune attività non sono ancora state stimate, stimale per capire quante ne puoi inserire nello sprint. Puoi utilizzare il planning poker per velocizzare questa fase.
Verifica lo stato di avanzamento della roadmap
È probabile che lo Scrum Master, il product owner o un altro membro del team abbia ricevuto aggiornamenti dagli stakeholder esterni dall'ultima pianificazione. È importante rivedere eventuali nuove informazioni che possano avere impatto sulla roadmap per impostare il contesto di ciò che sarà il prossimo sprint.
Rivedi la velocità prevista
Verifica ferie, festività e altri progetti in corso—questo è un passaggio fondamentale per evitare che il team sovrastimi il tempo a disposizione. Successivamente, assicura che il team sia consapevole della propria velocità durante la selezione delle user story da affrontare nello sprint successivo. È sempre meglio avere un indicatore di velocità a cui mirare, piuttosto che affidarsi all'istinto.
Seleziona le issue per lo sprint backlog
Parti dall'inizio del backlog e collabora con il team per scegliere cosa affrontare in questo sprint. Fai esaminare ogni attività al team per decidere chi sarà responsabile di cosa.
L'obiettivo è uscire dalla riunione con una chiara comprensione di cosa farà ogni persona, di come realizzerà il lavoro e di qual è la definizione di done per ciascun elemento (ovvero come saprai che il task è completo).
Definisci l'obiettivo dello sprint
Una volta selezionate le issue per lo sprint, assicurati che siano allineate con il risultato atteso per lo sprint. Esegui eventuali aggiustamenti necessari al backlog dello sprint.
Conferma l'allineamento
Lo Scrum master revisiona il piano proposto rispetto alla velocità della squadra e alla capacità del team e per l'allineamento con la visione del prodotto. Soprattutto, lo Scrum master si assicura che il team sia d'accordo con il piano. Questo significa chiedere a ogni persona se si sente a suo agio con esso.
Si spera che tutti siano allineati e si sentano sicuri di poter consegnare quella parte di lavoro in base a quanto sanno oggi. Inevitabilmente, le cose cambieranno, ma se il team si sente sicuro di poter raggiungere l'obiettivo dello sprint, il tuo lavoro lì è fatto (per ora).
Dopo la Riunione di Pianificazione dello Sprint
Lascia lavorare il team! Tutti dovrebbero avere molto da fare dopo la pianificazione dello sprint. Il team potrebbe essere ansioso di entrare nei dettagli o iniziare a collaborare su alcune user story insieme. Potrai verificare con il team nello standup giornaliero (ovvero la riunione Scrum giornaliera) di domani.
Chi Partecipa alla Riunione di Pianificazione dello Sprint?
Lo Scrum master, il product owner e il team di sviluppo sono coinvolti nelle riunioni di pianificazione dello sprint.
Lo Scrum Master
Lo Scrum master facilita la riunione di pianificazione dello sprint, inclusa la prenotazione delle sale riunioni, la disponibilità dei materiali e la preparazione delle persone.
Lo Scrum master dovrebbe limitare nel tempo la riunione in base alla durata dello sprint. Ad esempio, se il team lavora con sprint di due settimane, la riunione di pianificazione non dovrebbe superare le 2-4 ore (anche se è preferibile tenerla più breve, se possibile!)
Lo Scrum master deve gestire il tempo in modo appropriato per assicurarsi che il team si allinei sull'obiettivo dello sprint prima che la riunione si concluda.
Il Product Owner
Il product owner è responsabile di preparare l'elenco di lavoro (backlog) prima della riunione di pianificazione dello sprint. Deve chiarire i dettagli di ogni elemento del backlog di prodotto ed essere in grado di rispondere a domande su casi d'uso e/o criteri di accettazione.
Il Team di Sviluppo
Designer, sviluppatori, ingegneri di test: chiunque contribuirà al prodotto finale deve partecipare attivamente. Dopo la riunione di pianificazione dello sprint, dovrebbero avere una chiara comprensione di ciò che ci si aspetta da loro e di quali sono le priorità sulle quali lavorare nel prossimo sprint.
Ricorda che i team migliorano nella pianificazione dello sprint con il tempo. Se un team si è formato di recente (o è nuovo alla gestione progetti agile), avrà meno certezza su quanto possa realisticamente realizzare in ogni sprint. Con il proseguire del lavoro insieme e l'aumentare dell'esperienza con l'agile, la capacità di previsione migliorerà.
Perché Dovresti Organizzare una Riunione di Pianificazione dello Sprint?
Dovresti organizzare le riunioni di pianificazione dello sprint per aiutare i team a comprendere su cosa dovrebbero lavorare e, ancora più importante, perché.
Coinvolgere l'intero team in queste riunioni favorisce la collaborazione: la squadra diventa più efficiente nel lavorare insieme e si sente più sicura di ciò che deve consegnare.
Di seguito, ti parlerò di alcuni dei maggiori vantaggi delle riunioni di pianificazione dello sprint.
- Definire Meglio gli Obiettivi
- Favorire l'Allineamento e il Coinvolgimento del Team
- Fornire un Riferimento per la Misurazione della Velocità
1. Definire Meglio gli Obiettivi
Se sei uno Scrum master in un team che si occupa di sviluppo e utilizza metodologie agili, dovresti organizzare una riunione di pianificazione dello sprint.
Le riunioni di pianificazione dello sprint di successo preparano il team al successo perché permettono a tutti di capire esattamente qual è l'obiettivo per ogni sprint di lavoro.
Durante la pianificazione dello sprint, definirai due elementi principali: l'obiettivo dello sprint e il backlog dello sprint.
Obiettivo dello sprint
L'obiettivo dello sprint è una breve descrizione (da una a due frasi) di ciò che il team prevede di completare durante lo sprint. Il team lo scrive insieme e lo pubblica affinché chiunque possa farvi riferimento in qualsiasi momento.
L'obiettivo dello sprint è una dichiarazione rapida e semplice che gli stakeholder possono leggere per capire su cosa sta lavorando il team senza dover approfondire i dettagli del backlog.
Un esempio di obiettivo di sprint potrebbe essere: Costruire la funzionalità X per coincidere con il lancio delle festività (segnalando che la consegna di una funzionalità entro una certa scadenza è l'obiettivo principale dello sprint).
Sprint backlog
Lo sprint backlog è un elenco delle attività del product backlog che il team seleziona e si impegna a svolgere durante lo sprint. Include anche le attività necessarie per consegnare il lavoro e una stima di quanto tempo ciascun compito dovrebbe richiedere.
2. Favorire l'allineamento e il coinvolgimento del team
Le riunioni di pianificazione dello sprint richiedono uno sforzo collaborativo del team per raggiungere i risultati necessari. È il team, e non un product owner prevaricante o uno stakeholder esterno, a decidere quanto lavoro verrà svolto durante uno sprint.
I membri del team acquisiscono anche un senso di responsabilizzazione prendendo in mano il proprio flusso di lavoro. Ne traggono vantaggio grazie ad un migliore allineamento con gli altri, avendo tempo per discutere di come il lavoro si integrerà durante il nuovo sprint.
3. Fornire un punto di riferimento per misurare la velocità
La velocità dello sprint è una metrica che definisce quanto lavoro può affrontare un team durante un singolo sprint. Dopo che un team ha lavorato insieme per un po', è possibile calcolare la velocità media sommando le stime dei punti storia completati al termine di ogni sprint.
Ad esempio, se nello sprint 1 il team ha completato 25 story point, nello sprint 2 ne ha completati 35 e nello sprint 3 ne ha completati 30, la velocità del team sarà 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
Andando avanti, l'intero team Scrum saprà che, in media, completa 30 story point per sprint e potrà usare questo dato come riferimento durante l'analisi degli elementi di backlog nella pianificazione dello sprint.
La velocità può variare nel tempo, ma la velocità di un team agile maturo tenderà ad aumentare man mano che si abitua a lavorare insieme e si trova più a suo agio con il prodotto. Il product owner dovrebbe tenere in considerazione la velocità quando determina quanti sprint saranno necessari per rilasciare la prossima versione del prodotto.
Agenda riunione di pianificazione dello sprint [Download]
Scarica il modello qui (devi essere un membro) e usa gli spunti di questo articolo per compilarlo e preparare la checklist da utilizzare nel tuo prossimo meeting di pianificazione dello sprint.
Riceverai anche una pratica checklist per la pianificazione dello sprint che ti aiuterà a prepararti alla riunione (qualunque sia il tuo ruolo), oltre a un modello di email che potrai inviare a stakeholder e altri invitati.
E adesso?
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