9 Cause dei Ritardi nei Progetti & Come Evitarle
Il lavoro di squadra porta al successo: La collaborazione e ruoli ben definiti all'interno del team sono fondamentali per prevenire ritardi, superare ostacoli e rispettare i tempi di consegna dei progetti.
Coerenza prima di tutto: Monitora il tuo progetto e adatta i tuoi piani quando necessario. Questo ti aiuta a mantenere il progetto allineato con gli obiettivi aziendali e a reagire rapidamente se si presentano problemi.
Pianifica In Anticipo: Investire tempo nel definire chiaramente l'ambito del progetto e stabilire scadenze realistiche può migliorare significativamente le possibilità di successo del progetto.
Conosci le statistiche—dato che fino al 70% dei progetti fallisce nel raggiungere gli obiettivi previsti, i ritardi nei progetti possono sembrare una conseguenza inevitabile nel fare impresa. Ma non deve per forza andare così.
In questo articolo esplorerò le cause comuni dei ritardi nei progetti e ti spiegherò cosa puoi fare per rispettare le tempistiche e prevenire sforamenti di budget. Spesso, tutto si riduce ad avere il giusto software di project management.
1. Errori di comunicazione
Una comunicazione scarsa è una delle cause più comuni dei ritardi nei progetti. Gli errori di comunicazione sorgono quando le parti interessate non sono allineate sugli obiettivi del progetto e/o non si assumono la responsabilità di portare a termine i compiti assegnati.
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Perché causa ritardi
Se i membri del team non sono d'accordo sulla finalità del progetto o non è chiaro chi debba fare cosa, questo può portare a confusione. Le attività potrebbero non essere completate in tempo o per niente, oppure potrebbe venire a mancare il coordinamento necessario tra team per gestire le dipendenze tra le attività.
Come superarla
Durante la fase di pianificazione del progetto:
- Collabora con gli stakeholder per documentare gli obiettivi nel project charter
- Crea una struttura di scomposizione del lavoro (work breakdown structure) per suddividere i deliverable in attività discrete
- Prepara una matrice RACI che definisca chiaramente chi è responsabile e chi approva i principali compiti
- Definisci un piano di comunicazione di progetto.
Durante l’esecuzione e il monitoraggio del progetto, organizza check-in periodici con il team di progetto per mantenere informati gli stakeholder sull’andamento e assicurarti che vengano rispettate le scadenze.
2. Pianificazione di progetto insufficiente
Una pianificazione scarsa è una via sicura per compromettere la buona riuscita di un progetto. Per garantire il successo, devi prenderti il tempo di capire perché si sta avviando il progetto, come definire il successo e qual è il processo che seguirai per l’implementazione.
Perché causa ritardi
Se non hai riflettuto a fondo sulla strategia di gestione del cambiamento, ogni tipo di interruzione può creare dei ritardi nella pianificazione che rischiano di far slittare le tempistiche previste.
Come superarla
Prima di iniziare qualsiasi nuova iniziativa, crea un piano di progetto che illustri nel dettaglio come gestirai i vari aspetti, inclusi ma non limitati a: ambito, programma del progetto, budget, gestione delle risorse, comunicazioni e gestione dei rischi.
3. Cambiamenti imprevisti dello scope
I cambiamenti imprevisti dello scope avvengono quando le parti interessate decidono di modificare ufficialmente il perimetro di progetto rispetto agli accordi iniziali.
Un fenomeno correlato, ma ancor più dirompente, è il scope creep: quando le variazioni di scope in modo non ufficiale entrano nei deliverable, senza che tempi e budget vengano aggiornati per tenere conto di questi cambiamenti.
Perché causa ritardi
Aggiungere una o due funzioni per soddisfare i capricci degli stakeholder può sembrare poca cosa, ma sommando questi cambiamenti incrementali, spesso decisi all’ultimo minuto, il rischio è quello di compromettere la qualità e causare scadenze mancate o rinviate.
Come superarla
Per contrastare il fenomeno dello scope creep, documenta chiaramente ciò che è incluso e ciò che è escluso dall'ambito nel tuo piano di progetto. Presta attenzione quando generi le stime del progetto per evitare valutazioni eccessivamente ottimistiche e pianifica delle contromisure per gestire eventuali ritardi imprevisti. Infine, mantieni un registro delle decisioni che tenga traccia dell'evoluzione del pensiero riguardo all'ambito durante l'esecuzione del progetto.
4. Strumenti Software Obsoleti
Potresti cavartela egregiamente gestendo i tuoi progetti con un foglio Excel e un diagramma di Gantt fatto a mano.
Tuttavia, man mano che i tuoi progetti cresceranno in dimensione e complessità, e che la tua organizzazione si espanderà per gestire un portafoglio progetti più ampio, potresti scoprire che i tuoi attuali strumenti di project management iniziano a non essere più sufficienti.
Perché Causa Ritardi
Gli strumenti software obsoleti potrebbero mancare di funzionalità che fanno risparmiare tempo durante l'esecuzione del progetto, come la capacità di generare visualizzazioni di progetto o di impostare avvisi automatici quando i costi del progetto si avvicinano a soglie prestabilite.
Più aumentano la tua mole di lavoro e le tue responsabilità come project manager, più è probabile che tu possa trascurare una dipendenza o una scadenza, mettendoti in difficoltà per rispettare le tappe del progetto.
Come Superarlo
Investi in un software di project management per togliere parte dell’incertezza dalla gestione delle tempistiche di progetto.
5. Circostanze Impreviste
Potresti sostenere che qualsiasi evento che accade durante l'esecuzione di un progetto abbia il potenziale di essere imprevisto.
Qui, tuttavia, ci riferiamo ai cosiddetti eventi di forza maggiore, come i disastri naturali, che sono fuori dal controllo umano e non possono essere previsti in anticipo.
Perché Causa Ritardi
Le circostanze impreviste possono avere un impatto devastante. Possono rendere gli obiettivi del progetto obsoleti e compromettere le tempistiche. La pandemia di COVID-19 nel 2020, un evento globale che era probabilmente fuori dal controllo di chiunque prevedere o evitare, è un esempio di circostanze impreviste che hanno sconvolto molti piani di progetto.
Come Superarlo
Sebbene non sia possibile prevedere situazioni che per definizione sono impreviste, puoi comunque inserire dei piani di emergenza nel tuo progetto che possano aiutare a mitigare l'impatto di eventuali imprevisti che dovessero emergere.
Un esempio può essere adattare un evento in presenza per consentirne la partecipazione da remoto, così da far fronte ad eventuali ritardi imprevisti nei viaggi dovuti a motivi di salute, meteo o altre cause.
6. Stime Inaccurate
La stima di progetto implica la determinazione delle risorse necessarie per consegnare con successo il progetto e i relativi costi. Le stime inaccurate si verificano quando si sottovalutano le risorse necessarie per completare il progetto.
Perché Causa Ritardi
Generare stime accurate è una sfida perché richiede di fare previsioni sul futuro e, al momento in cui scriviamo, nessuno ha ancora capito davvero come farlo.
Sottovalutare il tempo e lo sforzo necessari per completare una task ti costringerà a rincorrere gli obiettivi se non riesci a rispettare le scadenze inizialmente previste. In questi casi, talvolta puoi mantenere il programma originario accelerando (c.d. crashing), cioè aggiungendo più risorse o velocizzando le attività affinché avvengano in contemporanea.
Tuttavia, anche se riesci a evitare di prolungare le tempistiche del progetto, aumentare il carico di lavoro del team è una ricetta sicura per il burnout e le scarse prestazioni, che potrebbero infine richiedere di rifare il lavoro. Una situazione da evitare in ogni caso.
Come Superarlo
Per rendere le tue stime più accurate, definisci chiaramente l’ambito di progetto e i requisiti, così che tutti siano allineati sugli obiettivi prefissati. Quando possibile, usa dati storici per guidare le tue stime. Infine, crea un team di progetto con le giuste competenze per completare le consegne previste.
7. Scadenze Irrealistiche
Le scadenze irrealistiche nascono quando si crea un calendario per accontentare le richieste degli stakeholder invece di rispecchiare la realtà di quanto tempo serve per portare a termine il progetto con il tempo, il budget e le risorse disponibili.
Perché Causa Ritardi
Stabilire scadenze irrealistiche non tiene conto della capacità e/o disponibilità delle risorse. Può inoltre non considerare quanto tempo sia necessario per completare un’attività, anche se viene assegnata la risorsa appropriata. Questo rende molto improbabile il rispetto delle tempistiche di progetto desiderate.
Come Superarlo
Stabilisci scadenze realistiche basate su dati storici, e assicurati di gestire le aspettative degli stakeholder fin dall’inizio del progetto. Includi una contingenza per avere un margine nel caso in cui una attività richieda più tempo del previsto.
Se uno stakeholder insiste nell’inserire una scadenza irrealistica, documentala come rischio e monitora quel rischio durante tutto il progetto per evitare sorprese.
8. Priorità Poco Chiare
Le priorità poco chiare sono una conseguenza del mancato allineamento tra gli stakeholder sugli obiettivi di progetto e su come questi obiettivi supportino quelli aziendali.
Perché Causa Ritardi
Se gli stakeholder non sono allineati su ciò che il progetto intende raggiungere, diventa difficile dare la giusta priorità al progetto o alle attività interne al progetto stesso. I membri del team non hanno le indicazioni di cui hanno bisogno per portare a termine i propri compiti, il che rallenta l’esecuzione e influenza negativamente le tempistiche.
Come Superarlo
Durante la fase di pianificazione del progetto, crea consenso sugli obiettivi di progetto e documenta attentamente cosa rientra e cosa è escluso dall’ambito, in base a tali obiettivi. Traduce quindi la visione di progetto in un insieme di attività di cui i membri del team sono responsabili.
Durante l’esecuzione, monitora le attività assegnate, rimuovi gli ostacoli all’attuazione e comunica i progressi, così da assicurarti che le attività avanzino nei tempi previsti.
9. Collo di Bottiglia nel Progetto
I colli di bottiglia nei progetti rallentano il ritmo del lavoro impedendo il progresso delle attività e delle consegne. Cause comuni sono: mancanza di risorse disponibili, priorità di progetto concorrenti, ruoli e responsabilità poco chiari o approvazioni in sospeso.
Perché Causa Ritardi
Se un membro del team è in attesa dell’approvazione da parte di un responsabile di progetto o non sa quali compiti debba completare, impedisce alle attività dipendenti di proseguire, creando un effetto domino su tutto il cronoprogramma.
Come Superarlo
Durante la pianificazione, assegna le risorse disponibili alle attività più adatte alle loro competenze. Stabilisci protocolli di comunicazione chiari per evitare potenziali fraintendimenti durante l’esecuzione.
Man mano che si lavora al piano, rialloca le risorse in tempo reale per tenere conto dell’avanzamento e di eventuali priorità concorrenti. Adatta i processi, se necessario, per ottimizzare la consegna rapida dei compiti.
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