5 Modi per Migliorare il Processo di Gestione dei Progetti Digitali
“Processo di gestione dei progetti digitali” potrebbe riferirsi a molte cose:
- il processo per un tipo specifico di progetto digitale, come un sito web o un'app
- le fasi del ciclo di vita della gestione del progetto, oppure
- processi specifici di project management come la gestione dei rischi o la gestione del cambiamento
Puoi trovare guide sul ciclo di vita dei progetti digitali, sulle metodologie e varie guide pratiche per processi specifici.
Oggi parlerò dei processi che i project manager svolgono su base quotidiana, settimanale e mensile, e di come migliorare questi processi per realizzare progetti di maggiore successo.
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Perché?
Perché, secondo una ricerca del PMI, il 58% delle aziende dichiara che avere pratiche e processi più consolidati è fondamentale per il successo dei progetti. Questo significa che è essenziale definire sin dall'inizio e in modo chiaro i processi di gestione dei progetti digitali della tua organizzazione. Questo articolo ti aiuterà a farlo.
Breve introduzione alla gestione dei progetti digitali
Sebbene la gestione dei progetti digitali sia strettamente legata al mondo del project management, ci sono alcune differenze chiave da considerare.
La gestione dei progetti digitali si occupa della gestione di progetti che coinvolgono elementi digitali. Segue il consueto ciclo di vita della gestione dei progetti.
Le principali fasi di questo ciclo di vita sono avvio del progetto, pianificazione del progetto, esecuzione del progetto, monitoraggio e controllo e chiusura del progetto. Questo rappresenta il flusso base del processo di gestione dei progetti digitali.
Nei progetti digitali, il ruolo del digital project manager richiede di sapere un po' di tutto sui progetti a cui sta lavorando. Ciò può includere QA, UI/UX, graphic design, programmazione, hosting di siti web, SEO e analytics, insieme alle usuali responsabilità di project management.
5 modi per migliorare i tuoi processi di gestione dei progetti digitali
Ci sono tre livelli di base in cui la tua organizzazione potrebbe trovarsi:
- Potresti avere processi completamente consolidati che funzionano bene e offrono margine di adattabilità.
- Potresti avere alcuni processi già in atto che hanno bisogno di essere perfezionati o ampliati.
- Potresti non avere ancora alcun processo implementato.
Se sei al punto 2 o 3 dell’elenco, ci sono alcune modalità per migliorare o creare il tuo processo di gestione dei progetti digitali. Ecco alcuni suggerimenti:
1. Usa gli strumenti
Esistono molti strumenti pensati per facilitare la creazione e il miglioramento dei processi. Alcuni tra i più comuni sono:
- Software per la gestione dei flussi di lavoro per progettare e automatizzare i workflow di project management
- Strumenti per la gestione del cambiamento per implementare modifiche nei tuoi processi in modo sistematico
- Sistemi di gestione dei processi aziendali (BPMS) per visualizzare, automatizzare, modificare e standardizzare i processi
Questi strumenti spesso offrono anche una ricchezza di conoscenze oppure una community di colleghi (sotto forma di forum o bacheca di discussione) su cui puoi contare se i tuoi processi si bloccano.
2. Designa un process owner
Un altro consiglio per migliorare i tuoi processi è nominare un process owner — una persona o un gruppo responsabile di supervisionare il miglioramento e la creazione dei processi. Nella maggior parte delle organizzazioni, questo è spesso l'ufficio di project management (PMO), poiché può fungere da hub centrale per i processi e avere l'approvazione finale (questo è qualcosa che anche l'intelligenza artificiale nelle PMO può supportare), per mantenere tutti i project manager allineati.
Se la tua organizzazione non dispone di un PMO, puoi designare una o più persone come responsabili dei processi. Avere una persona o un comitato di riferimento per modifiche ai processi, nuovi processi e approvazione finale dei processi permette di avere un'unica fonte di verità per garantire l’allineamento in tutta l’organizzazione su come vengono svolti i processi, così come l’allineamento tra diversi processi. Il responsabile del processo potrebbe essere qualcuno del controllo qualità, delle operazioni o dell’analisi aziendale.
3. Coinvolgi la Direzione
Giustificare la creazione o la modifica di processi alla direzione potrebbe incontrare delle resistenze.
Cerca di capire le ragioni alla base di questa resistenza e comprendi il punto di vista della direzione. In questo modo potrai trovare dei compromessi o motivare perché il miglioramento dei processi porterebbe realmente dei vantaggi. La prospettiva della direzione potrebbe persino portarti a decidere di accantonare o scartare i miglioramenti ai processi.
4. Individua le Lacune nei Processi
Dove si trovano le lacune nei processi esistenti e come puoi colmarle?
Cerca due tipi di processi mancanti:
- Cerca le lacune tra i processi. Ad esempio, potresti avere un processo di gestione dei rischi, ma potresti non avere alcuna linea guida per la gestione della qualità.
- Cerca le lacune all’interno dei processi. Potresti avere un processo di chiusura del progetto che manca di una fase di revisione delle lezioni apprese con il team.
Di seguito troverai alcuni processi di project management quotidiano che potresti non avere implementato. Prenditi un po’ di tempo per valutarli attentamente. Come potresti svolgerli meglio? Come puoi implementare un processo per ciascuno di essi?
Gestione dei Rischi
La gestione dei rischi comprende i processi di previsione, pianificazione, mitigazione ed evitamento dei rischi. In uno studio del 2018, i project manager hanno dichiarato di utilizzare strategie di gestione dei rischi solo nel 62% dei casi, una percentuale piuttosto bassa se si considera l’importanza relativa di questo processo nel project management digitale.
Ci sono diversi modi per migliorare la tua strategia di gestione dei rischi.
Uno dei modi più semplici è creare dei modelli di documenti che i project manager possano utilizzare, per cose come un RAID log.
Vale anche la pena definire delle linee guida su come e quando eseguire la gestione dei rischi durante un progetto. Eseguirla sempre nella stessa fase del processo progettuale (preferibilmente prima che dopo) consentirà al tuo team di essere più efficiente ed efficace nell’individuare i rischi prima che diventino problemi.
Strettamente collegata alla gestione dei rischi è la gestione dei problemi. Quest’ultima si occupa di problematiche o difficoltà attualmente in corso, mentre la gestione dei rischi riguarda possibili rischi che potrebbero o meno presentarsi durante il progetto.
Per Saperne di Più: Consulta la nostra guida per creare un piano di gestione dei rischi.
Budgeting e Stime
La definizione del budget e delle stime è una parte fondamentale di ogni progetto e spesso è messa a rischio a causa di stime errate da parte dei membri del team, richieste di modifica da parte del cliente nel corso del progetto e l’inevitabilità che emergano problemi imprevisti durante il progetto.
Anche se è difficile azzeccare un budget esatto ogni volta, esistono diverse strategie che puoi adottare per migliorare le stime da fornire ai clienti o ai responsabili.
Curiosamente, Gartner ha scoperto che i progetti con budget più alti mostravano anche un tasso di insuccesso più elevato: i progetti con un budget superiore a $1 milione presentavano un tasso di insuccesso superiore del 50% rispetto ai progetti con budget inferiori a $350.000.
Questo potrebbe essere dovuto alle aspettative più alte che accompagnano un budget maggiore, oppure a stime errate di tempi e risorse.
Qualunque sia il tuo budget di progetto, un processo per la stima e il monitoraggio di tali stime lungo il ciclo di vita del progetto è fondamentale.
Per Saperne di Più: La nostra guida alla stima di progetto offre un processo dettagliato ed efficace. È un ottimo punto di partenza per migliorare il tuo processo di stima — anche se potresti avere idee personali per ottimizzarlo ulteriormente!
Pianificazione di Progetto
La creazione di un piano di progetto è un altro processo cruciale. Aiuta nella stesura delle stime, nella definizione dei deliverable e dello scopo del progetto, nel monitoraggio delle dipendenze e delle milestone, e nella gestione delle risorse.
Definire un processo per la pianificazione del progetto ti consentirà di realizzare i project plan in modo sempre più rapido, e garantirà che tutte le persone giuste siano consultate e concordino il piano.
Ulteriori informazioni: La nostra guida su come creare un project plan offre alcuni suggerimenti per stabilire o migliorare un processo di pianificazione dei progetti, sui quali puoi basarti per creare un processo che funzioni per il tuo team.
Gestione del Cambiamento
I risultati dei progetti possono portare molti cambiamenti per un'organizzazione. Esempi in cui è necessaria la gestione del cambiamento includono modifiche alla struttura organizzativa, al personale, alla formazione, all'implementazione di processi e politiche, e molto altro. È importante avere un processo di gestione del cambiamento per gestire l’adozione di questi risultati.
Circa il 68% delle aziende attualmente include la gestione del cambiamento nel proprio processo di avvio dei progetti. Dato l’impatto che i cambiamenti possono avere sui progetti e sul successo complessivo dell'organizzazione, considerare i cambiamenti nei progetti e nei processi non può essere opzionale o preso in considerazione solo a volte.
Come menzionato sopra, nomina un responsabile di processo (o più responsabili) che si occupi della gestione del cambiamento. In questo modo, limiti il numero di "capi in cucina", per così dire, ottenendo comunque il contributo dal resto dell'organizzazione. Assicurati che ci sia un ampio consenso sul processo di cambiamento e inserisci meccanismi di controllo ed equilibrio per i cambiamenti futuri.
Gestione della Comunicazione
Una comunicazione adeguata è estremamente fondamentale per i progetti. Stabilire linee guida e processi per la comunicazione di un progetto specifico già all’inizio rappresenta una pratica ottimale quando si parla di gestione della comunicazione.
Creare un piano di comunicazione è un modo per stabilire queste linee guida e questi processi. Sarai in grado di definire cosa comunicare, a chi e quando, per ogni esigenza: dal raccogliere feedback al fornire aggiornamenti su ambito e budget, fino alla frequenza delle riunioni.
Un processo standardizzato di gestione della comunicazione offre vantaggi che vanno oltre il successo del progetto — aiuta anche a definire e gestire le aspettative, gestire clienti e stakeholder e pianificare i progetti.
Gestione della Qualità
Senza un processo di gestione della qualità, è impossibile assicurare in modo coerente e corretto la qualità da una consegna all’altra e da un progetto all’altro. Anche se è importante definire un processo di gestione della qualità per il progetto specifico, definirlo a livello organizzativo è ancora meglio. Otterrai degli standard già pronti all’avvio di ogni nuovo progetto, cosicché non dovrai reinventare la ruota ogni volta.
In ogni caso, sarà necessario creare un piano di gestione della qualità per ogni progetto. Questo porta molti vantaggi ai tuoi progetti: aumenterà la qualità complessiva dei deliverable, aumenterà la collaborazione e il feedback, e ridurrà i costi indiretti. Impostare un processo organizzativo per questo fornirà tali benefici all’intera organizzazione, non solo al tuo progetto.
5. Crea Modelli di Documenti
Un modo semplice per migliorare i processi è creare modelli di documenti standardizzati per le attività di project management più comuni. Se tutti i project manager partono dallo stesso documento, sarà più facile e coerente standardizzare.
Ci sono oltre 90 modelli di project management pronti all’uso nella nostra membership DPM, oltre a una community di altri project manager con cui discutere di gestione dei processi.
Creare un Processo che Funzioni è un Impegno Continuo
Una volta stabilito il tuo processo di digital project management, è inevitabile che cambierà e si adatterà nel tempo. Scoprirai nuovi modi di fare le cose, aumenterai le efficienze oppure incorporerai nuovi strumenti o software che velocizzeranno i tuoi flussi di lavoro.
Per tenere traccia di come i tuoi processi cambino nel tempo e per ottimizzare i flussi di lavoro, è una buona idea creare un playbook. Il panorama dei progetti è in continua evoluzione, quindi anche i tuoi processi dovrebbero evolversi.
In effetti, tutta la filosofia dietro la nostra community di oltre 700 membri si basa sulla natura in continua evoluzione dei progetti digitali. Come project manager, siamo noi i responsabili della scrittura del playbook su come avvengono i progetti digitali. È davvero interessante, quindi assicurati di dare un’occhiata!
