6 Consigli e Trucchi da Esperto per Gestire Progetti su monday.com
Quindi, hai appena iniziato a usare monday.com per gestire i tuoi progetti. Oppure, forse stai ancora cercando di capire se sia il software di gestione dei progetti giusto per te. In ogni caso, sei nel posto giusto.
monday.com è ricco di strumenti utili che possono aiutarti a gestire i progetti in modo efficace. Ma lo sappiamo—sei impegnato. Trovare tutti quei trucchetti interessanti, e imparare a usarli, può richiedere molto tempo. Abbiamo fatto noi il lavoro più pesante, scoprendo alcuni dei più utili consigli e trucchi di monday.com per aiutarti a sfruttare al meglio lo strumento.
Cos'è monday.com?
monday.com è una piattaforma di gestione del lavoro nota per la sua interfaccia visivamente accattivante e altamente personalizzabile. Progettato per facilitare la coordinazione e la comunicazione senza interruzioni all'interno dei team, questo strumento è uno dei preferiti per il monitoraggio dei progetti di varie dimensioni e settori.
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Una delle caratteristiche che rende monday.com unico è la sua flessibilità. Ad esempio, i membri del team possono scegliere tra diverse viste, come diagrammi di Gantt, bacheche Kanban, cronologie, calendari e altro ancora. Dispone anche di funzionalità come il monitoraggio del tempo, flussi di lavoro automatizzati e possibilità d’integrazione con strumenti come Slack e Google Suite.
Stai ancora esplorando le opzioni degli strumenti? Parti dalla definizione di software di gestione dei progetti per capire come funziona e cosa può fare per te.
Consigli e trucchi per monday.com
Su monday.com c’è tanto da scoprire. Per andare più a fondo, abbiamo chiesto a Fred Baker, Sr. Program Manager e consulente monday.com presso Integrated Human Consulting, di condividere i suoi consigli professionali per utilizzare al meglio la piattaforma.
Prima ancora di pensare di cimentarti con i consigli qui sotto, suggerisce di prendersi del tempo per riflettere su ciò che vuoi ottenere utilizzando lo strumento.
Monday.com è molto adattabile e facile da capire, ma può essere difficile costruire un sistema che produca un risultato specifico desiderato senza un piano dettagliato. Dove spesso si incontra difficoltà è nel tentare di costruire dei flussi di lavoro funzionali su monday.com che non sono stati prima mappati. Qualsiasi strumento è valido solo quanto lo sono i tuoi processi.
1. Semplifica i tuoi progetti con i modelli.
monday.com è progettato per essere intuitivo, facilitando così un approccio immediato. Puoi costruire i tuoi spazi di lavoro e bacheche da zero oppure iniziare da uno dei tanti modelli già pronti. Sono disponibili modelli per progetti singoli, gestione di portafogli di progetti, flussi di approvazione delle richieste e molto altro. Se stai passando a monday.com da un'altra piattaforma, anche questo è semplice. Puoi scegliere di importare una nuova bacheca da Excel, Google Sheets, Trello e altri strumenti.
Non devi per forza costruire tutto da zero; monday.com offre un’ampia gamma di modelli che possono essere utilizzati per dare slancio alla tua operatività.
2. Automatizza tutto.
monday.com offre anche delle utili automazioni che possono essere usate per snellire le attività ripetitive come promemoria, rilevamento dei tempi, revisioni e altro ancora. Queste automazioni ti consentono di impostare diverse regole e trigger per eseguire attività automaticamente, risparmiando molto tempo. Ad esempio, puoi creare automazioni per inviare una mail quando si avvicina una scadenza, ricevere notifiche al completamento dei task o fermare il monitoraggio del tempo quando viene aggiornata la stato di una task.
Mentre la maggior parte delle automazioni può essere creata da zero, esiste anche un’intera libreria di modelli su monday.com e persino alcune automazioni preimpostate che coprono aree che le automazioni regolari non possono raggiungere. Ci sono anche automazioni tra diverse board, il che significa che quando si compie un’azione su una board, questa può attivarne un’altra su una board diversa.
3. Prova diverse visualizzazioni.
Un'altra funzionalità potente di monday.com è la possibilità di visualizzare le proprie board esistenti in diversi modi. Alcune delle visualizzazioni disponibili includono calendario, grafico, files, carico di lavoro, Kanban, mappa e cronologia. Queste visualizzazioni possono essere utili per gestire progetti complessi, monitorare l'andamento dei progetti e fornire report agli stakeholder. Puoi aggiungere una visualizzazione a qualsiasi tua board cliccando sul pulsante “Aggiungi visualizzazione” in cima alla board.
Tieni presente che determinate visualizzazioni, insieme a funzionalità come la possibilità di bloccare una visualizzazione, sono disponibili solo in base al tuo piano monday.com.
Puoi anche sfruttare le visualizzazioni per creare prospettive distinte dei tuoi dati, come nascondere colonne, filtrare alcuni criteri, evidenziare righe con prossime scadenze o stati, oppure trovare rapidamente le attività assegnate a determinate persone. Questo è particolarmente utile quando più team lavorano sulle stesse board, o quando una board ha più flussi di lavoro e molte colonne.
4. Rivedi facilmente i dati con i dashboard.
La funzione dashboard di monday.com può essere estremamente utile perché ti permette di visualizzare i dati di tutti i tuoi progetti in un unico posto. Puoi scegliere tra più di 30 diversi widget per comprendere meglio l'avanzamento, i budget, il carico di lavoro e altro ancora nei tuoi progetti. I dashboard semplificano anche la creazione e la condivisione dei report.
Per creare un nuovo dashboard all'interno di uno spazio di lavoro, basta cliccare su "+" sotto il nome dello spazio di lavoro e selezionare "Nuovo Dashboard." Puoi scegliere se un dashboard deve essere privato o pubblico, e qualsiasi board può essere aggiunta al dashboard.
monday.com ti offre dati in tempo reale sui tuoi progetti e risorse tramite dashboard pratici, grafici di Gantt, board della capacità lavorativa, funzioni di monitoraggio del tempo e molto altro. È facile avere subito il controllo dei tuoi dati e sfruttarli per guidare le decisioni, migliorare le prestazioni e creare slancio.
5. Crea una board privata per le tue attività personali.
Se hai un piano Pro o Enterprise con monday.com, puoi creare un numero illimitato di board nello spazio di lavoro della tua azienda. Quindi, oltre alle board principali e condivise che usi per comunicare con il tuo team e con gli stakeholder esterni, puoi creare una board privata per tenere traccia delle tue attività individuali. Le board private non appariranno nei risultati di ricerca dello spazio di lavoro della tua azienda. Ma tieni presente che la tua azienda può comunque accedere alle board private del tuo spazio di lavoro se esporta tutti i dati del tuo account.
Se creare una board personale ti sembra troppo, monday.com mette anche a disposizione una sezione nella schermata iniziale dove puoi monitorare le tue attività personali.
Con Monday.com, puoi implementare strategie efficaci di gestione dei progetti che migliorano la delega e il monitoraggio delle attività, indipendentemente dal tuo stile di lavoro.
Molte organizzazioni utilizzano monday.com per ogni tipo di flusso di lavoro e sistema di project management (come processi di vendita, gestione dei progetti, flussi creativi, organizzazione di eventi, social media marketing e altro ancora). Ma puoi anche creare un eccellente sistema di cose da fare personali. Io ho configurato un sistema GTD (Getting Things Done) con attività ricorrenti, automazioni per cambiare stati, notifiche sulle date, spostamento degli elementi in diversi gruppi e il rinvio delle attività fino alla data di follow-up prima di restituirle alla mia board.
6. Rimani aggiornato sulle nuove funzionalità.
Puoi restare aggiornato su monday.com visitando la loro pagina “Cosa c'è di nuovo”. Puoi scorrere gli aggiornamenti recenti o persino filtrare le nuove funzionalità in base al piano su cui sono disponibili, ai tipi di team che potranno trarne maggior beneficio e al processo che verrà migliorato dalla nuova funzione.
Il team di monday.com introduce costantemente nuove funzionalità e aggiornamenti, quindi se incontri qualcosa che vorresti fosse diverso, è probabile che ci stiano già lavorando. Alcune delle funzionalità recenti che mi entusiasmano di più sono l’espansione dell’integrazione AI in strumenti come il formula builder e la generazione di attività per i flussi di lavoro, un costruttore di automazioni dei flussi di lavoro che permette di sfruttare istruzioni if/else, e lo sviluppo delle loro nuove piattaforme focalizzate su Sales CRM e Dev work.
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Non sei sicuro che monday.com sia la soluzione giusta per te e il tuo team? Abbiamo testato, recensito e valutato i software di project management più popolari, per aiutarti a trovare i migliori strumenti per gestire e controllare progetti e team in modo più efficace.
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