Che Cos’è un Modello di Allocazione delle Risorse? Benefici e Tipologie

• Allocazione top-down: L'allocazione top-down può significare due cose diverse. La prima è che i dirigenti o altri stakeholder allocano le risorse (dall'alto dell'organizzazione verso il basso). La seconda è che le risorse sono allocate al livello più alto del progetto senza tanti dettagli specifici. Si analizzano i bisogni del progetto in modo ampio e poi si abbinano tali necessità alla disponibilità delle risorse.
• Allocazione bottom-up: In questo metodo di allocazione, i singoli dipartimenti pianificano i loro bisogni di risorse e li comunicano a livello superiore nell'organizzazione. I team gestiscono le risorse dei progetti, le condividono con i responsabili di dipartimento, che a loro volta aggiornano la direzione e il top management.
• Allocazione fissa: In un modello fisso di allocazione delle risorse, bisogna arrangiarsi con ciò che si ha. In pratica, prendi quello che ricevi e non ti lamenti. Questo metodo può portare a sovra- o sotto-allocazione e non consente l'ottimizzazione delle risorse (se sei troppo impegnato o poco occupato).
• Allocazione variabile: I modelli di allocazione variabile delle risorse sono tra i più diffusi. Consentono di modificare la gestione delle risorse secondo il variare dei bisogni. Diversamente dal modello fisso, questo tipo di approccio ti permette di ottimizzare in base alle reali necessità. Puoi richiedere più risorse se sei impegnato oppure riallocarle se diminuisce il carico di lavoro.
• Ibrido: Come avviene per altre metodologie e tecniche di project management, un modello ibrido di allocazione delle risorse è esattamente ciò che sembra: è una combinazione di due o più modelli di allocazione. Utilizzando una metodologia ibrida, puoi sfruttare i punti di forza di ciascun modello e ottenere una tecnica su misura per te e per le esigenze del progetto.

Vantaggi dei modelli di allocazione delle risorse

Come per molti aspetti della gestione dei progetti, si ottengono risultati migliori con un modello definito (o combinando parti di diversi modelli) piuttosto che cercando di inventare ogni volta una soluzione da zero. Scegliendo il modello giusto per distribuire le tue risorse, ottieni:

• Coerenza: Utilizzando un modello per creare un processo di allocazione delle risorse, puoi assicurarti di distribuirle in modo coerente. Anche se la scelta del modello non è l’unico passo per allocare risorse con coerenza, può essere di grande aiuto.
• Efficienza: L’uso di un modello ripetibile per l’allocazione delle risorse può aumentare l’efficienza. Un più ampio processo di pianificazione del progetto è importante, ma la scelta di un modello specifico per l’allocazione ti aiuta a farlo in modo efficiente.
• Trasparenza: Scegliere e condividere un modello di allocazione delle risorse ti permette di essere trasparente con il team e gli stakeholder. Una distribuzione chiara e coerente limita la confusione e le domande da parte del team, e contribuisce a prevenire discorsi su favoritismi nell’assegnazione di progetti o nella creazione dei team.

Sfide dei modelli di allocazione delle risorse

Come avviene per ogni strumento, tecnica o metodologia, i modelli di allocazione delle risorse non sono una soluzione valida per tutti e non basta applicarli una volta sola. Ecco alcune sfide comuni che potresti incontrare nella scelta e nell’uso di un modello di allocazione delle risorse, e come superarle.

• Le esigenze di risorse possono cambiare nel tempo: I requisiti di risorse all'inizio di un progetto sono raramente gli stessi man mano che il progetto attraversa le sue fasi. Scegli un modello che sia adattabile mentre procedi nei cicli di pianificazione. Un modello di allocazione fissa può sembrare semplice, ma può presentare ulteriori sfide quando le esigenze di risorse cambiano.
• I modelli potrebbero non essere flessibili con i requisiti di progetto in evoluzione: Requisiti in evoluzione, come cambiamenti normativi o variazioni degli stakeholder, possono rapidamente influenzare le tue esigenze di risorse. Un modello di allocazione delle risorse rigido può richiedere uno sforzo aggiuntivo per soddisfare efficacemente i nuovi bisogni di progetto.
• Potresti aver bisogno di usare più di un modello di allocazione per ottenere il giusto equilibrio: Non esiste un modello perfetto che ti aiuti con la allocazione delle risorse. Bilanciare obiettivi strategici, disponibilità delle risorse e perfino il tuo budget richiede abilità ed è più un'arte che una scienza. Puoi usare questi modelli per valutare vari scenari, ma non ti risolveranno automaticamente i problemi di allocazione delle risorse.

Strumenti per l’allocazione delle risorse

L’allocazione delle risorse non avviene solo nel tuo foglio di calcolo, nella tua testa, o sulla tua Miro Board. Esistono molti sistemi di allocazione delle risorse integrati in alcuni dei software di project management che già utilizzi.

Ecco la nostra lista dei migliori software per la gestione delle risorse.

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1. 1. Celoxis — Best for AI-powered resourcing tools
2. 2. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
3. 3. Scoro — Best for forecasting team utilization
4. 4. Rocketlane — Best for unified collaboration with clients
5. 5. Wrike — Best for scalability
6. 6. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
7. 7. Saviom — Best for resource planning & capacity management
8. 8. Hub Planner by Milient — Best for midsize and large companies
9. 9. Kantata — Best for people-centric resourcing
10. 10. Retain — Best for multi-departmental complex organisations

Best practice per l’uso dei modelli di allocazione delle risorse

Se vuoi diventare esperto nell’allocazione delle risorse, ecco alcune best practice per affinare i tuoi metodi e gestire meglio le risorse.

• Scegli il modello più “pessimistico”: I progetti affrontano cambiamenti—permessi, nuovi compiti, requisiti che cambiano—quindi scegli un modello di allocazione delle risorse pessimista. Così puoi assicurarti di non sottostimare le risorse necessarie al tuo team e di consentire loro di portare a termine il lavoro nei tempi previsti.
• Verifica l’approccio di allocazione con il tuo team: Chi svolge il lavoro può darti il miglior riscontro sulle metodologie di allocazione delle risorse. Conferma regolarmente le risorse disponibili del team e consulta storici di timesheet e report di budget per valutare i tuoi metodi. Anche se potrebbe non essere utile per progetti passati o in corso, puoi sfruttare quanto appreso per i progetti futuri.
• Metti in discussione il tuo modello: I piani sulla carta non funzionano sempre; anche gli atleti professionisti adattano le strategie in base alle condizioni reali di gioco. Le tattiche cambiano molto quando si è in vantaggio nel primo quarto rispetto a quando si è in svantaggio di sette punti con solo due minuti rimasti.

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