7 Consigli ed Esperienze di Esperti per Gestire Progetti in Jira
Che lo si ami o lo si odi, Jira è onnipresente all'interno dei team di sviluppo software e IT. Ovunque tu sia nello spettro dei sentimenti verso Jira, usare le sue funzionalità e capacità a tuo vantaggio renderà almeno la tua vita più semplice (anche se non posso garantirti che cambierà i tuoi sentimenti).
Detto ciò, ecco sette consigli e trucchi per Jira che ti faranno risparmiare tempo, velocizzeranno i tuoi flussi di lavoro e renderanno più facile la gestione dei progetti.
Trucchi e consigli per Jira
Sebbene l'interfaccia utente di Jira Software possa certamente apparire un po' datata, resta comunque uno strumento potente. Questi semplici trucchi (molti provengono dalla nostra community di professionisti della gestione dei progetti) ti offriranno alcune soluzioni alternative e sistemi per navigare tra le funzionalità in modo più veloce.
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1. Crea dashboard personalizzate per monitorare lo stato di salute del progetto
Questo consiglio arriva da Ryan Gilbreath, digital project manager presso Mobelux e membro della community DPM.
Sviluppare una dashboard per il monitoraggio dello stato di salute del progetto… si è rivelato estremamente utile sia per me che per i miei stakeholder interni ed esterni. Questa dashboard comprende metriche come la velocità del team rispetto a quella individuale, la salute dello sprint, le date chiave, i rischi e molto altro.
La gestione degli stakeholder è una parte cruciale del lavoro di un project manager. I project manager devono pensare a come rendere le informazioni di progetto il più semplici possibile da trovare e comprendere e, come spiega Gilbreath, a come trasmettere al meglio il valore che il team sta apportando al progetto.
Inviare un semplice link a una board di Jira potrebbe non comunicare efficacemente questo valore. Presentare una panoramica generale agli stakeholder può avere un impatto più significativo.
Ecco un esempio di dashboard per la gestione di progetto; il tuo probabilmente sarà un po' diverso, in quanto dipenderà dalle metriche che decidi di monitorare.
2. Fai lavorare per te la funzione di rilascio
Julia Kozlov, digital project manager e membro DPM, e il suo team usano la funzione di rilascio di Jira come punto di riferimento unico per tracciare e riportare il lavoro svolto su un progetto.
Ci permette di gestire i rilasci di funzionalità così come le correzioni rapide che devono essere rilasciate con urgenza. Dalla funzione di rilascio, posso anche esportare rapidamente report/sommari del lavoro svolto nel mese, che posso inviare via email ai nostri clienti.
È anche un ottimo strumento di prioritizzazione e un modo per monitorare la velocità del team, soprattutto se utilizzi gestione progetti agile o la metodologia Scrum.
Lo uso attivamente [sia] con i miei clienti che con il team di sviluppo per [definire] con precisione le priorità e [mantenere] una solida velocità…
Ecco come appare lo strumento di rilascio.
3. Etichette
Questa è semplice, ma altrettanto potente. Il trucco preferito di Sarah M. Hoban, Senior Director nel Program Management Office di Aura Sarah M. Hoban per Jira, è l’uso delle etichette.
Quando la gerarchia di epiche, storie e task non basta, e hai già troppe relazioni tra genitori e figli da gestire, le etichette sono le tue migliori alleate. Puoi usarle per categorizzare e classificare qualsiasi attributo tu desideri. Mantenere il tuo team felice senza complicare eccessivamente la struttura dei ticket? È una vittoria per tutti!
Ecco come potrebbe apparire, una volta che hai impostato un sistema robusto.
4. Scorciatoie da tastiera
Ecco un altro consiglio semplice ma efficace che ci arriva da Tom Jauncey, fondatore di Nautilus Marketing.
…Utilizzare le scorciatoie da tastiera! Ammettiamo che premendo il tasto punto (“.”), puoi accedere direttamente al menu delle azioni rapide. Questo…mi permette di navigare velocemente tra le varie sezioni, senza lasciare la [schermata] attuale. Questo trucco mi fa risparmiare un sacco di tempo mentre gestisco più attività contemporaneamente.
Puoi decidere di attivare o disattivare le scorciatoie nel tuo spazio con una semplice levetta.
5. Codifica a colori
Geoffrey Bourne, co-fondatore di Ayrshare, spiega il valore dell’utilizzo dei colori sui ticket per la prioritizzazione e la visibilità.
Può sembrare banale, ma l’uso del colore semplifica e velocizza i nostri processi. Assegnare un colore a ogni livello di priorità significa che il nostro team può vedere immediatamente quale sia la priorità. Un rapido controllo visivo è molto più veloce che analizzare più a fondo.
Anche questo è piuttosto semplice, ma avere un segnale visivo che indica il livello di priorità o lo stato di un elemento permette a te e al tuo team di capire rapidamente cosa sta succedendo con quell’elemento, invece di dover perdere più tempo ad analizzare in profondità.
6. Collega i Ticket tra Loro
Trovare e tracciare facilmente i ticket specifici nel tuo progetto assicura che tu possa vedere quali assegnatari o membri del team stanno lavorando su quali elementi e risalire alle modifiche apportate ai ticket da chi le ha effettuate.
Katalin Ravasz, project manager e membro della The DPM Community, spiega l'importanza di configurare una gerarchia dei ticket che permetta di tenere traccia delle attività.
I ticket non dovrebbero restare sospesi ma dovrebbero essere collegati tra loro tramite strutture gerarchiche (ad es. epic → task → subtask) e relazioni orizzontali (diversi tipi di collegamento, etichette, componenti ecc.). Questo garantisce un livello più elevato di tracciabilità quando hai bisogno di trovare un ticket.
Questo richiede di dedicare un po' di tempo a pensare a come dovrebbero essere collegati i ticket (ad esempio, collegherai tutto a un ticket principale, in ordine cronologico ecc.), impostare il tuo sistema di collegamenti e poi formare il team per assicurarti che stiano utilizzando correttamente il sistema.
7. Combinalo con Confluence
A seconda del tuo caso d’uso, combinare Jira con Confluence, un altro prodotto di Atlassian, offre una serie di altre funzionalità che ti faranno risparmiare tempo.
Ecco Stefan Chekanov, Co-Fondatore & CEO di Brosix, sul valore che lui e il suo team ottengono combinando Confluence con Jira:
Trovo l’utilizzo di Confluence estremamente utile per organizzare la documentazione in modo più chiaro. È molto più ordinato che inserire ogni singolo dettaglio nei ticket. Ad esempio, se stai lavorando su una nuova funzionalità, raccogli i requisiti in un documento su Confluence. Anche tutte le procedure di test e i flussi critici possono essere introdotti lì. Il tuo team QA saprà esattamente cosa testare e come, senza dover cercare tra i ticket di Jira.
Ciò è particolarmente utile se utilizzi altri strumenti dell’ecosistema Atlassian, dato che si integrano facilmente e collaborano senza problemi. Puoi anche preferire uno strumento di project management compatibile con Jira per mantenere la sincronizzazione.
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