Come Condurre Un Kickoff Interno Di Progetto + Modello Di Agenda
Tutti noi project manager siamo dei grandi entusiasti. È una parte innata di chi siamo. Amiamo dare il via alle cose e vedere i risultati. Ma quando si tratta di lanciare un progetto con un cliente, è importante non partire in quarta prima di essersi preparati correttamente con una riunione interna di kickoff del progetto.
I kickoff interni del progetto sono una parte fondamentale del più ampio processo di kickoff. In termini di sequenza operativa, i kickoff interni devono essere svolti prima di qualsiasi kickoff o pre-kickoff con il cliente.
Affrontare la riunione di kickoff con il cliente con un team informato e un piano preciso ti aiuta a sfruttare al massimo la discussione: apprendere il più possibile e prendere decisioni importanti sul progetto senza sprecare ore preziose, denaro e tempo a tu per tu con il cliente.
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In questo articolo, proporremo una best practice per l’ordine del giorno della riunione interna di kickoff di progetto ed esploreremo come assicurarci di avviare i nostri progetti e le attività di project management con le migliori possibilità di successo.
Non hai voglia di leggere? Guarda invece questo video:
L’importanza dei kickoff interni
I project manager devono trattare i kickoff interni con la stessa attenzione dei kickoff con il cliente. Il kickoff interno del progetto non è solo il preludio al primo incontro con il cliente: è una pietra angolare e definisce il tono, lo stile e la visione dell’intero ciclo di vita del progetto. È un’opportunità per formare il team, creare coesione e relazioni, fissare le aspettative e garantire che tutti abbiano una chiara comprensione del progetto, così da non trovarsi impreparati di fronte al cliente.
Se non prestiamo attenzione, spesso le riunioni di kickoff interne vengono ridotte a una conversazione veloce da cinque minuti in corridoio, poco prima del vero kickoff con il cliente. I kickoff interni non sono semplici, e spesso sono quelle riunioni da cui le persone cercano di svicolarsi. Ma se facciamo bene questo passaggio e iniziamo un progetto nel modo giusto, tutto il progetto sarà molto più probabilmente un successo.
Se invece sbagliamo approccio o affrontiamo tutto con troppa fretta senza essere preparati, sia per l’entusiasmo dei nostri clienti che nostro, rischiamo di trovarci in riunioni caratterizzate da giri di presentazioni poco informati, icebreaker noiosi e conversazioni senza scopo che, nel migliore dei casi, danno solo una minima chiarezza sulla direzione e gli obiettivi — e nel peggiore, possono portare alla cancellazione del nuovo progetto prima ancora che sia iniziato.
Come pianificare il tuo kickoff interno di progetto
Affrontare la riunione di kickoff con il cliente e gli stakeholder del progetto con un team preparato e un solido piano di progetto ti permette di sfruttare al massimo la discussione. È importante che il team sappia il più possibile sul cliente e sul progetto prima di iniziare a fare domande inutili davanti a lui!
È anche importante che il team lavori insieme per elaborare un piano solido che dia fiducia al cliente, e che si prendano insieme tutte le principali decisioni di progetto in anticipo, così da non sprecare ore, soldi e tempo prezioso davanti al cliente a discutere tra colleghi (e rischiare che il cliente inizi a pensare che il team dell’agenzia non sappia davvero cosa sta facendo).
Permettere ai membri del team di contribuire al piano ufficiale aiuta anche a garantire senso di responsabilità e ownership nei compiti di progetto. È importante che tu, come project manager, accompagni i membri nella definizione del piano di progetto, in modo che sia sempre allineato al contratto di lavoro, alle aspettative del cliente e alla metodologia del progetto.
Come prepararsi per la riunione interna di kickoff del progetto
Prima di incontrarti con i membri del tuo team, dovrai avere alcune cose pronte. Prenditi il tempo per raccogliere tutte le informazioni rilevanti e scoprire tutto ciò che puoi sul cliente e sul progetto, oltre a raccogliere tutti gli altri dati di cui potresti avere bisogno.
Concentra queste informazioni in un formato facile da consultare per il tuo team e annota tutto quello che non sai o le domande che restano da chiarire successivamente.
Ecco un elenco (non esaustivo) di elementi da preparare:
- Membri del team interno — nomi, ruoli e altre informazioni
- Sponsor del progetto e membri del team del cliente — nomi, ruoli e altri dettagli rilevanti
- Tipologia di progetto e metodologia
- Approccio preferito dal cliente
- Scopo del progetto e obiettivi
- Ambito del progetto — cosa è incluso e cosa è escluso
- Comunicazione e collaborazione interna — aspettative del cliente e aspettative interne
- Dettagli della riunione di kickoff con il cliente — agenda, obiettivi, argomenti che saranno trattati
- Prossimi passi
La Riunione di Kickoff Interno del Progetto (chiamata anche Riunione di Kickoff del Team)
Una volta completati tutti i preparativi, sarà necessario preparare un'agenda per la riunione di kickoff interno del progetto e invitare il team alla riunione stessa. Abbiamo preparato per te un modello di agenda per la riunione di kickoff interno, oltre a un esempio pratico in modo che tu possa vedere come si fa.
Non dimenticare di leggere i consigli di Sarah Sime su come condurre un kickoff interno qui!
Modello ed Esempio di Agenda per la Riunione di Kickoff Interno
Scarica il nostro modello di agenda ed esempio per le riunioni di kickoff interno e segui i nostri suggerimenti e spiegazioni qui sotto per ottenere i migliori risultati. Modifica l'agenda secondo le esigenze specifiche del tuo progetto.
Guida Dettagliata All’Agenda della Riunione di Kickoff Interno
Troverai le informazioni di base nell’esempio e nel modello di agenda della riunione di kickoff interno (vedi sopra!), ma qui trovi una spiegazione dettagliata degli argomenti e del loro significato. Ogni progetto è unico, ma è importante assicurarsi di trattare alcuni di questi elementi fondamentali per allineare il team:
1. Introduzioni – conosci i tuoi nuovi migliori amici (15 min)
Dai inizio alla riunione permettendo al team di conoscersi. Che il tuo gruppo sia composto da subappaltatori, freelance o membri di un’agenzia che hanno già lavorato insieme in passato, iniziare con un icebreaker o una breve chiacchierata aiuta i membri a fare conoscenza (se non si conoscono già) e a costruire relazioni positive che stabiliranno un clima di collaborazione per tutta la durata del progetto.
Invita i membri del team a presentarsi, indicare il proprio ruolo e background, e condividere un fatto divertente o curioso su di sé.
2. Cliente – qual è il contesto? (5 min)
Crea il contesto per permettere a tutti di comprendere l’ambiente in cui si sta lavorando. Condividere è fondamentale, quindi non tenere per te accessi o documenti: condividi tutto ciò che sai col team in modo da permettere a chiunque di aggiornarsi facilmente e offrire a tutti le informazioni utili da assimilare.
Per mantenere la riunione focalizzata, conviene forse rimandare ogni domanda e risposta alla fine, altrimenti questa sezione potrebbe richiedere molto più tempo del previsto.
Racconta come siete arrivati a lavorare su questo progetto — è stato assegnato direttamente da un cliente già acquisito? È un nuovo cliente? Oppure si tratta di un amico del CEO? Spiega le collaborazioni svolte in passato con il cliente, o con altri clienti su progetti simili, e aiuta il team a capire con chi si sta lavorando.
Sappiamo che i clienti possono avere personalità molto diverse. Ma per i nostri team spesso sono semplicemente "quelli che prendono sempre decisioni sbagliate". Cerca di presentare i clienti in maniera positiva. Per evitare clamorosi scivoloni durante gli incontri, spiega al team le particolarità del cliente. Falli sapere se è un interlocutore interno o esterno, quello che sappiamo su di lui, altri progetti a cui ha partecipato e come preferisce lavorare.
3. Progetto – perché lo stiamo facendo? (5 min)
Per aiutare ulteriormente a mettere il progetto in prospettiva, è fondamentale aiutare il team a capire perché il progetto è stato avviato. Questo significa condividere i fattori di business che hanno portato il cliente a dare avvio al progetto e far sì che tutti abbiano piena chiarezza su cosa significhi successo… o insuccesso.
E, dal punto di vista dell’esperienza del cliente, innesca la discussione su come questo progetto possa migliorare la vita dei clienti o dei cittadini e soddisfare le loro esigenze.
Fin dall'inizio, massimizzare l'esperienza positiva del cliente dovrebbe essere al centro del motivo per cui siete coinvolti nel progetto. Date una visione sul motivo per cui il team dovrebbe preoccuparsi del progetto e aiutate tutti a comprendere che ciò che stanno facendo contribuisce a qualcosa che vale la pena.
Infine, dal punto di vista dell'agenzia, è necessario essere chiari su che cosa significhi un progetto di successo oltre semplicemente consegnare nei tempi previsti, nel budget e secondo l'ambito concordato. In che modo, come agenzia, crescerete come risultato di questo progetto – svilupperete una nuova capacità o competenza con una nuova tecnologia?
4. Ambito — cosa stiamo facendo? (20 min)
Quando viene chiarito il contesto del progetto, è il momento di addentrarsi nei dettagli dell'ambito insieme al team. Normalmente ciò significa rivedere la timeline del progetto, la stima dei costi, il documento di avvio del progetto e la SoW (statement of work) affinché tutti comprendano il flusso del progetto, le attività e i risultati o deliverable. Senza annoiare tutti a morte, aiutateli a comprendere le particolarità del progetto, in modo che tutto il team sia consapevole dei vincoli fin dal primo giorno.
Questo è un ottimo momento per iniziare il log RAID (Rischi, Assunzioni, Problemi e Dipendenze). Non c’è niente di meglio di una revisione della SoW per far parlare le persone di ciò che potrebbe andare storto. Prima lo sappiate, meglio è.
Se qualcuno ci ha già provato in passato e ha fallito, qual è stato il motivo? E come potete evitare che accada di nuovo? Conoscere le informazioni privilegiate e la comprensione approfondita del vostro team di progetti simili aiuterà a sviluppare una cultura di apertura e a ridurre al minimo le sorprese.
5. Approccio — come lo realizzeremo? (20 min)
Rivedere la SoW, le attività proposte e i risultati attesi crea un’ottima opportunità per discutere eventuali cambiamenti nel processo o nuovi approcci che il team desidera sperimentare. Ricordate che nuovo non significa sempre meglio, e spesso ciò che è già stato collaudato funziona alla perfezione. Quindi fornite una visione chiara e non lasciatevi trascinare in una corsa insensata verso l’ultima moda tecnica o procedurale senza senso.
Supponendo che la SoW sia già stata approvata, ricordate che se cambiate approccio dovete assicurarvi di essere ancora in grado di soddisfare gli obiettivi del progetto del cliente (e dell’agenzia) e che state ancora consegnando ciò che avete promesso. Questa non è solo un’occasione per semplificarvi la vita.
Tuttavia, coltivate il senso di proprietà del progetto all’interno del team. Affinché il progetto abbia successo, il team deve sentirlo proprio. Lasciando spazio e tempo affinché il vostro team possa suggerire idee, mettere in discussione il vostro piano e trovare modi migliori di lavorare, otterrete un approccio molto più solido e un team molto più coinvolto.
6. Ruoli — chi fa cosa? (5 min)
Quando il team ha avuto la possibilità di comprendere il progetto e come potrebbe inserirsi al suo interno, conviene chiarire i ruoli e le responsabilità di ciascuno. Può essere utile se riuscite a collegare i loro ruoli alla SoW e a chiarire i deliverable associati a ogni area, perché esistono e cosa deve accadere per renderli concreti.
Potreste trovare utile definire una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, e Informed) rispetto alla SoW per i deliverable e il team. La RACI contribuirà a mitigare ogni incertezza sulle responsabilità e a chiarire il livello di tranquillità del vostro team nella consegna.
7. Collaborazione — come lavoreremo insieme? (5 min)
Quando si riunisce un team che non ha mai lavorato insieme prima, ci sarà una certa varietà di comprensione su:
- Come il team dovrebbe lavorare insieme
- Come dovrebbe essere gestita la collaborazione
- Come dovrebbe scorrere la comunicazione
- Quando il team dovrebbe incontrarsi
- Gli strumenti che dovrebbero essere usati
- Quali sistemi userete per condividere i deliverable o descrivere i dettagli di compiti o ticket specifici
Come PM, il nostro ruolo è semplificare, mettere tutti a proprio agio e coinvolgere le persone nell’entusiasmo di lavorare insieme sul progetto.
Spesso non c’è una scelta giusta o sbagliata tra questi approcci, ma dare al team quanta più autonomia possibile è utile per ottenere il consenso. Volete che si sentano i padroni del progetto, aiutandoli a stabilire obiettivi comuni per lavorare insieme, così che tutti siano responsabili durante tutto il progetto.
Definisci le tue aspettative e fai in modo che il team si accordi insieme su come realizzerà esattamente il lavoro. Chiarendo la collaborazione e stabilendo insieme le regole pratiche su come verrà fatto tutto, ci aiuta a gestire le aspettative del team su ciò che è accettabile e ciò che non lo è.
8. Kickoff — qual è l'agenda per il kickoff con il cliente? (5 minuti)
Come project manager, dovresti già avere un piano per la riunione di kickoff con il cliente — lo scopo di rivederlo con il tuo team è ottenere la loro adesione e fornire un senso di contesto e urgenza per i prossimi passi.
Se possibile, vai oltre i soliti punti di discussione presenti nell'agenda del kickoff e affronta eventuali esercizi utili che possono essere svolti durante la riunione di kickoff con il cliente per ottenere idee precoci o dare una spinta iniziale al progetto.
Concordare un’agenda per la riunione con il tuo team può aiutare a focalizzare meglio l’attenzione e fornire un utile contesto per ogni attività che deve essere svolta prima del meeting. Pianificare la riunione è anche un ottimo modo per rivedere le azioni e le decisioni prese in precedenza nell’incontro in merito al campo di applicazione del progetto, approccio, ruoli e lavoro di squadra mentre pianifichi come condividerli con il cliente.
Oltre al semplice accordo sull’agenda, valuta di programmare un’altra riunione di pianificazione per provare quello che direte, chi lo dirà e quali slide verranno mostrate, così come provare eventuali attività. Rimarrai sorpreso da quanto rapidamente riuscirai a perfezionare l’agenda e i contenuti della riunione facendo delle prove.
Questo passaggio in più aiuterà il tuo team a sentirsi più a proprio agio, ti permetterà di comunicare chiaramente cosa ti aspetti da loro di fronte al cliente e li metterà nelle condizioni di offrire il meglio.
9. Il prossimo passo — come mantenere lo slancio? (5 minuti)
C’è la tentazione di approcciare un po’ con leggerezza quando si avvia un nuovo progetto — nessuno sa davvero cosa sta succedendo e può anche capitare che tu, come project manager, sia addirittura l’ultimo ad essere coinvolto nel progetto. Il modo in cui gestisci i primi incontri e interazioni dà il tono a tutto il resto del progetto.
Per mantenere alta la motivazione, sii molto chiaro sui prossimi passi. Assicurati che ognuno abbia ben chiaro cosa deve fare dopo, quando deve farlo e quali sono eventuali tappe di revisione nel percorso.
Questo è il tuo momento per guidare con autorevolezza! È questo il momento in cui devi essere molto preciso su cosa serve fare per rendere la riunione di kickoff con il cliente un successo. Poi, guida il tuo team a pianificare a ritroso a partire da questo obiettivo.
10. Domande e risposte — cosa non vi abbiamo ancora detto? (5 minuti)
Organizza una sessione di domande e risposte con i membri del tuo team dopo aver discusso tutto il resto. Questo darà loro la possibilità di fare domande per chiarire dubbi, e i membri del team spesso faranno emergere dettagli che non avevi previsto o di cui non hai ancora discusso con il cliente.
Cosa succede ora?
Tutti vogliamo riunioni di kickoff di progetto efficaci, ma stiamo davvero preparando il terreno giusto con i nostri clienti per poter avere un incontro di kickoff migliore? I progetti possono incontrare problemi fin dalla riunione di kickoff, quando dovremmo essere ancora nella fase della luna di miele!
Esiste un modo semplice per aumentare le possibilità che il kickoff del tuo progetto vada bene, avere riunioni migliori con i clienti e avviare il progetto su una traiettoria positiva. È semplice come organizzare un pranzo sotto forma di pre-kickoff, prima della riunione di kickoff vera e propria.
Fai un incontro con il cliente prima della riunione ufficiale di kickoff: mangia qualcosa insieme, condividi battute, e sciogli quei dettagli spinosi e fastidiosi che tendono a creare problemi in seguito.
Per ulteriori approfondimenti sui kickoff di progetto, dai un’occhiata al resto della nostra serie:
