Gestire il Cambiamento di Ambito: Tecniche e Strumenti per i Project Manager

Che cos’è lo Scope Creep?

Lo scope creep si verifica quando i deliverable o le funzionalità di un progetto si espandono rispetto a quanto concordato originariamente, ma la pianificazione o il budget del progetto non vengono adeguati di conseguenza per accogliere la modifica.

Questo è diverso da una modifica dell’ambito, che riguarda decisioni ufficiali prese per modificare lo scope originale del progetto—i suoi obiettivi, il budget, i deliverable, la tempistica, le responsabilità o altri elementi.

Lo scope creep può colpire qualsiasi progetto a perimetro fisso. Può verificarsi sia intenzionalmente che inavvertitamente e può avere origine da uno qualsiasi degli stakeholder coinvolti nel progetto.

Il motivo per cui prestiamo così tanta attenzione allo scope creep è che può portare al fallimento del progetto. Lo scope creep può farti perdere una scadenza, consumare (o superare!) il tuo budget con sforamenti di costo e, in più, rischiare di consegnare qualcosa di sbagliato. Aiuto!

3 Tipi di Scope Creep

Lo scope creep può presentarsi in varie forme. Ecco alcune cause comuni dello scope creep:

• Mancanza di decisioni e/o mancate documentazioni: gli stakeholder cambiano spesso idea o non riescono a raggiungere un consenso sull’ambito del progetto a causa di priorità organizzative mutevoli
• Stime di progetto troppo ottimistiche: il team sottovaluta lo sforzo necessario per completare le attività e raggiungere i traguardi, promettendo quindi più di quanto sia realmente incluso nello scopo del progetto (nella pratica, ciò può talvolta manifestarsi come positività tossica)
• Gold plating: aggiunta di funzionalità non necessarie al prodotto che non facevano parte delle richieste iniziali.

Chi Causa lo Scope Creep?

È utile analizzare il proprio progetto per capire chi potrebbe causare lo scope creep. Individuare il problema in anticipo ti aiuta a trovare il miglior approccio per affrontarlo.

PS: Uno scope creep sta perseguitando il tuo progetto?

Scope Creep Made Even Creepier: Keep Him Away from Your Projects

Membro del Team di Progetto

A volte, sono i membri del team di progetto a causare lo scope creep. Ecco alcuni possibili motivi:

1. Il membro del team non ha chiaro lo scope del progetto

All’inizio del progetto, definisci tutti i requisiti e i deliverable in uno statement di scopo, un piano di progetto o una struttura di scomposizione del lavoro (WBS), e assicurati che tutto il team prenda familiarità con questa documentazione. 

Se lo scope viene definito, coinvolgi il team in queste conversazioni il più possibile. Se ciò non è fattibile, almeno organizza una riunione di kickoff progetto per assicurare l’allineamento. Durante l’esecuzione, svolgi regolari meeting di aggiornamento per tenere tutti sulla stessa linea d’onda.

2. Il membro del team vuole sviluppare ciò che preferisce, non ciò che rientra nello scope

Coinvolgere il team nella definizione dello scope è utile per ottenere adesione su ciò che andranno a progettare e realizzare. Assicurati che tutti lavorino come una squadra. Se qualcuno decide di produrre qualcosa fuori scope autonomamente, si crea confusione e potenziale attrito con gli altri membri del team.

3. Il membro del team prende decisioni in modo isolato

A volte, un membro del team sceglie una soluzione per un problema che va a impattare lo scope, spesso senza rendersene conto.

Anche aggiungere solo mezza giornata di lavoro extra per fare qualcosa di leggermente diverso potrebbe influenzare il resto del tuo progetto. Ad esempio, se un designer decide di inserire una funzionalità in un sito (come una barra di ricerca) senza discuterne con lo sviluppatore, ciò potrebbe influenzare la tempistica del progetto.

Preparati al successo del progetto costruendo una cultura di fiducia e trasparenza. Quando qualcuno ti segnala direttamente un problema, condividilo più ampiamente se c’è una decisione più grande da prendere. Fai lavorare le persone insieme per trovare soluzioni ai problemi. Assicurati che tutti siano regolarmente in contatto (sia dal vivo che da remoto). 

La maggior parte dei progetti di successo ha origine da team che collaborano bene tra loro.

Stakeholder Interni

Gli stakeholder chiave all’interno della tua organizzazione possono influenzare l’ambito di un progetto. Potrebbero avere una visione per l’organizzazione che prevede di ottenere di più dal tuo progetto, oppure potrebbero voler portare avanti un’agenda diversa.

Ad esempio, a volte una relazione con un cliente è più importante per un’organizzazione rispetto al rispetto dei limiti di ambito del tuo progetto.

Assicurati che i tuoi stakeholder interni comprendano cosa stai cercando di realizzare e entro quando. Se qualcosa potrebbe avere un effetto a catena sul tuo progetto, indica chiaramente quale impatto avrebbe—che sia finanziario, reputazionale o altro.

Utenti Esterni

I test con gli utenti dovrebbero (si spera) essere parte della preparazione del tuo progetto o prodotto. Il feedback degli utenti su un prodotto può influenzare l’andamento degli eventi e aumentare l’ambito. Cosa succede se ricevi feedback dai tuoi utenti che non puoi ignorare? Anche se questo dovesse aumentare il tuo ambito, è necessario affrontarlo.

Dopo aver raccolto i risultati dei test, rivedili con il tuo team per identificare i cambiamenti necessari da implementare. Dai le priorità così da capire quali modifiche avrebbero il maggiore impatto sull’esperienza utente. Poi, definisci quali cambiamenti puoi integrare comodamente senza modificare l’ambito.

Se uno dei cambiamenti necessari comporta un aumento dell’ambito, parla con il tuo cliente o stakeholder. Presentati preparato con una comprensione di cosa succederebbe se decidessi di non implementare il cambiamento.

Terze Parti

Se ti affidi a terze parti per realizzare il tuo progetto—sia che si tratti di un’azienda esterna, di una API di terze parti o di un fornitore di contenuti—devi identificare le dipendenze all’avvio del progetto. Rifletti sull’impatto che queste dipendenze potrebbero avere sul tuo progetto e su come potrebbero influenzarne l’ambito.

Ad esempio, cosa succede se il tuo fornitore di contenuti ti invia materiali che non sono in un formato facilmente implementabile o caricabile sul tuo sito web? Questo aggiungerebbe tempo extra al tuo programma? 

Non potrai coprire tutte le eventualità, ma adottare una mentalità orientata al rischio per evidenziare queste dipendenze al cliente all’inizio del progetto ti aiuterà a comprendere il potenziale impatto prima che il problema si verifichi.

Project Manager

Noi project manager a volte possiamo causare lo scope creep. È estremamente allettante cercare di far funzionare tutto rispettando il budget e i tempi previsti, senza segnalarlo al cliente.

Anche se certamente può essere una conversazione difficile dire che non puoi fare qualcosa senza una change request, questa conversazione è molto più facile da affrontare all’inizio che più avanti nel ciclo di vita del progetto.

Se tu o il tuo team individuate un problema, elaborate insieme possibili soluzioni. Ad esempio, se è necessario del lavoro aggiuntivo, valuta cosa può essere rimosso dall’ambito—c’è qualcosa che stai facendo nel tuo progetto che non è necessario per la prima release? 

Presenta queste opzioni e una raccomandazione al cliente o allo stakeholder.

Cliente

Non possiamo concludere questa sezione senza menzionare uno dei principali responsabili dello scope creep: il tuo cliente. Fai attenzione a clienti o sponsor del progetto che aggiungono "piccole" richieste che gradualmente ampliano l’ambito originale, cambiano idea o propongono nuove modalità di lavoro che potrebbero influire sull’impegno richiesto. 

Sii onesto e trasparente con loro se stanno chiedendo qualcosa che provocherà uno scope creep. Inoltre, formula le risposte in modo da non dire semplicemente “no”, ma piuttosto proponendo un’alternativa. Ad esempio:

“Questa nuova richiesta avrà questo impatto specifico su tempi/budget. Abbiamo rivisto le priorità—che ne dici di sostituire questa cosa con quest’altra? Raggiunge un risultato simile perché…”

2 Esempi di Scope Creep

Ora che abbiamo analizzato le tipologie e le cause dello scope creep, evidenzieremo due casi di studio che mostrano come lo scope creep può verificarsi nei tuoi progetti.

Caso di Studio Scope Creep #1

Potresti pensare di essere abbastanza furbo da prevenire lo scope creep prima che accada, ma così facendo sottovaluteresti ciò che rende lo scope creep così, beh, insidioso.

Immagina di essere impegnato nella raccolta di feedback dagli utenti su come sta andando il tuo prototipo. Avevi concordato con il cliente quanti utenti intervistare, la natura dei feedback da accettare e la durata del periodo di commento. Avevi anche stabilito di prendere in considerazione i feedback entro una soglia specifica di ore necessarie per implementare eventuali correzioni.

Alla chiusura del periodo di commento, il cliente riceve una telefonata da una persona senior che non faceva parte del gruppo di test e chiede se questa persona possa essere coinvolta. Avevi imposto un limite al numero di commentatori, ma quanto potrebbe mai nuocere aggiungerne uno? Inoltre, vuoi fare una buona impressione sui dirigenti, quindi accetti questa aggiunta dell’ultimo minuto.

Prima che tu te ne accorga, quella persona senior ha coinvolto tutto il suo staff. Chiedono una sessione di test separata e sono contrariati perché il loro caso d’uso preferito non è stato incluso.

Pur riuscendo a mantenere la tua posizione e impedire un cambiamento nei requisiti, il tempo extra investito nella negoziazione, senza contare le ulteriori comunicazioni con gli stakeholder per riallinearsi su scopo e obiettivi del progetto, ha consumato una settimana e mezza in un calendario già stretto. L’ampliamento non controllato dell’ambito colpisce ancora!

Caso di studio sullo scope creep n.2

È anche importante riconoscere che l’ampliamento incontrollato dell’ambito non deve per forza arrivare da una richiesta del cliente.

Immagina di essere un project manager che eredita un progetto impostato con il classico metodo a cascata, che include wireframe e una fase di progettazione, seguiti dallo sviluppo.

Inizi a seguire il progetto all’inizio della fase di sviluppo. Il compito è semplice: devi costruire il front end sopra un backend white label realizzato da un’altra agenzia.

Avevi approvato wireframe e design e discusso tutto con cliente e agenzia... cosa potrebbe andare storto? Ebbene! Si è scoperto che l’altra agenzia stava iterando sul proprio backend e rilasciava frequentemente nuovo codice.

Diversamente da quanto previsto, non avevano considerato che la tua agenzia stava sviluppando sulla vecchia versione, quindi il tuo codice smetteva di funzionare ad ogni nuova release.

Per correggere la situazione, decidi che il team deve tornare sul codice e aggiornarlo per renderlo compatibile con i cambiamenti continui dell’altra agenzia. Non era previsto, ma era necessario.

All’inizio il lavoro extra consisteva in qualche piccola correzione estemporanea, ma con il passare del tempo sono sorti sempre più problemi. Nonostante tu abbia segnalato la questione al cliente, hai cercato di incorporare il lavoro aggiuntivo nel progetto anziché evidenziare subito la necessità di trovare una soluzione congiunta prima di procedere con la realizzazione.

Ah, il senno di poi! Cosa è successo? Ti sei ritrovato sempre più invischiato nella riscrittura del codice esistente: le tempistiche si sono allungate, hai mancato la scadenza e la tua agenzia è stata sottoposta a forte pressione nella fase finale del progetto. Il team era demotivato, il cliente insoddisfatto e, alla fine, il progetto è stato posticipato di due mesi.

Come Evitare lo Scope Creep

Ecco alcune strategie per ridurre la probabilità che l’ampliamento dell’ambito si insinui nei tuoi progetti:

• Definite chiaramente l’ambito del progetto fin dall’inizio, idealmente coinvolgendo il team di progetto per ottenere il loro consenso. Usa un documento di definizione delle attività per stabilire cosa è incluso e cosa è escluso dall’ambito. Poi, comunica l’ambito ai membri del team e agli stakeholder del progetto, incluso il cliente.
• Coinvolgi l’intero team per creare stime solide basate sui requisiti. Per ridurre il rischio di stime errate: 1) dedica del tempo a una fase di analisi per capire cosa dovrete realizzare 2) utilizza contratti a tempo e materiali invece che a prezzo fisso e 3) sii meno prescrittivo sulle funzionalità che svilupperai. Concentrati sui risultati desiderati.
• Prevedi piani di contingenza per assicurarti di destinare tempo sufficiente al QA. Considera anche l’utilizzo di test automatizzati per risparmiare tempo—gli articoli Pro e Contro dei Testing Manuale e Automatico e I Migliori Strumenti di Automazione sono riferimenti utili.
• Stabilisci un piano di gestione delle modifiche all’inizio del progetto che definisca come gestirai le variazioni d’ambito. Se intendi utilizzare delle richieste di modifica, dettaglia il processo di gestione dei cambiamenti che seguirai.
• Collabora strettamente con il cliente durante l’esecuzione del progetto. Mostra loro i progressi del progetto o il report sullo stato del progetto, effettua iterazioni e coinvolgili lungo tutto il percorso, in modo che non ci siano sorprese.
• Affronta proattivamente i problemi sia quando si verificano sia, idealmente, prima che si manifestino (a condizione che tu abbia già predisposto una soluzione!). Utilizza un piano di gestione dei rischi per documentare il processo di gestione del rischio. Mantieni e revisiona un registro dei rischi che tenga traccia dei rischi potenziali.
• Fai domande per prioritizzare le richieste in arrivo. Assicurati che queste richieste non aggiungano accidentalmente nuovo ambito, non duplicano il lavoro o non portino alla realizzazione di funzionalità non necessarie. Coinvolgi il team per comprendere ciascuna richiesta, il suo impatto sul budget e sulla tempistica di progetto e il risultato utente previsto, così da poter stabilire le priorità adeguatamente.
• Coinvolgi presto gli utenti. È facile illudersi di conoscere abbastanza bene gli utenti (clienti, business, team) da poter evitare di interagire con loro. In realtà, se non incorpori i feedback degli utenti nelle prime fasi, puoi rischiare di perdere molto tempo seguendo una direzione che non aggiunge valore. A quel punto, l’ambito può sfuggire di mano.

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Come Affrontare lo Scope Creep

Se il tuo progetto cade vittima dello scope creep (o erediti un progetto con un ambito eccessivo), non andare nel panico. Hai ancora la possibilità di tirarti fuori dalla situazione. 

Ecco alcuni passi che ho seguito quando ho ereditato un progetto in difficoltà influenzato dallo scope creep:

• Inizia spiegando la situazione al tuo cliente o stakeholder. Spiega come si è arrivati a questa situazione e quali sono i tuoi piani di recupero per affrontarla. Non ha senso addolcire la pillola. La situazione è quella che è.
• Consiglia soluzioni per ottimizzare i tempi senza sacrificare il valore. Potrebbe significare dare minore priorità ad alcune funzionalità, o rimandare alcune “nice to have” fino a quando non potrai rilasciare una versione successiva. Prepara una presentazione per il cliente che chiarisca i compromessi di ogni proposta.
• Dimensiona correttamente il team. Ciò può significare escludere chi non sta performando abbastanza o sostituire una risorsa più costosa con una meno costosa per risparmiare sul budget. Sono conversazioni spiacevoli, ma l’alternativa potrebbe essere perdere il cliente, con conseguenze peggiori sull’organizzazione.
• Gestisci le conseguenze. A volte, rimettere in sesto una situazione difficile implica mettere da parte l’orgoglio e sacrificare la redditività complessiva del progetto per salvare una relazione importante con il cliente. Potrebbe essere necessario lavorare ore extra per concludere il progetto prima del previsto come forma di risarcimento. L’importante è limitare questo sforzo a breve termine perché non diventi un’abitudine negativa.

Tieni anche presente che, a volte, lo scope creep può essere vantaggioso. Invece di vederlo come un nemico subdolo, puoi semplicemente considerarlo come un cambiamento. E il cambiamento può portare grandi benefici al prodotto che stai realizzando. È il modo in cui gestisci questo cambiamento a influenzare il progetto, non la richiesta di cambiamento in sé.

Devi solo fare attenzione a individuarlo quando si verifica, soprattutto se non è evidente, e segnalarlo prima che avanzi senza una nuova pianificazione.

Come Gestire lo Scope Management in Agile

Lo scope creep di solito si manifesta nei progetti a scopo fisso. E se invece stai utilizzando una metodologia agile?

Bene, l’agile accoglie il cambiamento—e, sinceramente, dovrebbero farlo anche i project manager agili. Come recita uno dei principi fondamentali dell’agile:

Dai il benvenuto ai requisiti che cambiano, anche in fase avanzata di sviluppo. I processi agili sfruttano il cambiamento per offrire un vantaggio competitivo al cliente.

Ad esempio, se lavori con la metodologia scrum, quando arriva una nuova richiesta, aggiungila al backlog per poi darle una priorità insieme al product owner e al team. Se questa richiesta viene inserita nello sprint durante la riunione di pianificazione dello sprint, dai meno priorità a qualcos'altro al suo posto.

Il senso dell’agile è iterare, quindi progettare, costruire, testare, imparare e poi ripetere il ciclo. Poiché nei progetti agili i dettagli non vengono definiti subito, si lascia margine al cambiamento: puoi sostituire una user story con un’altra che richiede lo stesso livello di sforzo. Il cambiamento è ciò che porta il prodotto migliore possibile nel tempo a disposizione.

Dunque, cosa si intende per scope creep in un progetto agile? Lo scope creep può verificarsi se il product owner non dà meno priorità a funzionalità o attività quando inserisce una nuova richiesta.

Inoltre, potrebbe non valutare adeguatamente il carico di lavoro richiesto tra la nuova attività e quella a cui si dà meno priorità, rischiando così di aggiungere ulteriore sforzo a un ciclo già troppo carico.

Assicurati che, per ogni nuova funzionalità nel backlog, tu la suddivida in user stories e comprenda il livello di sforzo necessario, così da poterle dare la giusta priorità.

Di solito è molto più facile gestire lo scope creep in un progetto agile, proprio perché la metodologia agile incoraggia il cambiamento e lo inserisce nella struttura stessa del metodo.

In un progetto waterfall, invece, il prodotto viene spesso creato passo dopo passo fino al completamento della "cosa nuova e brillante" alla fine. Questo può portare a pensare che tutto sia una priorità.

Se non hai stabilito priorità chiare tra le funzionalità, sarà difficile capire cosa tagliare quando iniziano a emergere delle modifiche nei requisiti di progetto.

E ora?

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