Amministratore di Progetto vs. Responsabile di Progetto: Differenze Chiave
Se sei nuovo nel campo della gestione dei progetti o stai pensando a un cambio di carriera, potresti chiederti perché sembra che i project manager svolgano così tanto lavoro amministrativo.
In molte organizzazioni, spetta al PM prendere appunti, creare inviti alle riunioni e persino ordinare catering o pulire le sale dopo una riunione o una sessione strategica.
Sarebbe del tutto comprensibile chiedersi dove finisce il ruolo amministrativo e dove inizia quello di PM — e se siano davvero collegati. È chiaro che qualcuno deve occuparsi di queste attività, ma perché spesso tocca al project manager e cosa possiamo fare quando non dovrebbe essere così?
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Cos'è un Amministratore di Progetto?
Un amministratore di progetto è una persona responsabile dell'aspetto amministrativo di un progetto. Questa persona può avere i seguenti compiti:
- Aggiornare il piano di progetto
- Mantenere aggiornato lo strumento di project management
- Pianificare le riunioni
- Documentazione di progetto (inclusi appunti delle riunioni, ordini del giorno, follow-up e altre comunicazioni)
- Archiviazione degli artefatti di progetto
- Invio o pagamento di fatture e gestione del budget
- Fornire supporto al project manager
Un amministratore di progetto non è necessariamente la stessa cosa di un junior project manager o project coordinator. Anche se, come molti titoli di lavoro, questi termini spesso vengono usati in modo intercambiabile, l'amministratore di progetto può avere un percorso di carriera proprio.
E solo perché qualcuno ricopre un ruolo amministrativo in un'organizzazione orientata ai progetti non significa necessariamente che voglia diventare project manager.
Cos'è un Project Manager?
I project manager avviano, eseguono e completano progetti in diversi settori.
Poiché qui ci concentriamo su gestione dei progetti digitali, un project manager può guidare un team di designer, sviluppatori, copywriter e professionisti dell'esperienza utente nella creazione di un sito web, una landing page, una serie di post sul blog, software o campagne pubblicitarie.
Poiché esistono molti tipi diversi di progetti digitali, in questo settore è possibile trovare una grande varietà di descrizioni lavorative e titoli anche per la figura del project manager. Potresti vederli chiamati digital producer, team leader o, ai livelli più alti, direttore delle delivery.
Questi termini in generale significano la stessa cosa. Questa persona è responsabile dell'esito complessivo del progetto. Un project manager è responsabile di:
- Determinare il campo d’azione del progetto
- Definire o gestire il budget
- Supervisionare il team di progetto
- Pianificare la cadenza delle comunicazioni
- Inviare aggiornamenti di stato agli sponsor di progetto, ai clienti o ad altri stakeholder
- Monitorare l’avanzamento del progetto rispetto al piano
- Prevenire il scope creep e redigere change order
- Assumersi la responsabilità della gestione dei rischi
- Chiudere il progetto al completamento
- Condurre post-mortem o retrospettive
- Garantire l’archiviazione della documentazione di progetto
2 Differenze Chiave tra Amministratori di Progetto & Project Manager
Ti sembra di occuparti di tutto il lavoro amministrativo nei tuoi progetti e non sai bene dove ti posizioni tra project manager e amministratore di progetto? Queste due differenze fondamentali possono aiutarti a capire meglio dove sei o dove vorresti arrivare.
I PM si concentrano sulla strategia generale, gli amministratori sono più operativi
I project manager fanno o coordinano tutto ciò che serve per portare a termine con successo un progetto.
Possono essere responsabili della selezione o onboarding del team di progetto, della definizione dello scope con il cliente e il business development, della gestione del budget lungo tutto il ciclo di vita del progetto e di tutte le comunicazioni e documentazioni di progetto.
Guidano il kickoff meeting di progetto e i vari aggiornamenti di status, assicurandosi che il progetto venga correttamente chiuso e tutti gli artefatti archiviati in modo appropriato a fine progetto.
Questa è una grande responsabilità e guidare la strategia complessiva, risolvere i problemi e occuparsi delle attività amministrative può portare a un sovraccarico di lavoro o al burnout. Ecco perché la maggior parte dei progetti complessi, come costruire un grande sito web o un nuovo prodotto digitale, può avere più di un project manager o un amministratore di progetto per gestire tutto il lavoro.
In un grande team digitale interno o in un'agenzia, si possono trovare da 2 a 10 project manager, alcuni amministratori o coordinatori di progetto e un responsabile della gestione progetti o un direttore a cui tutti questi professionisti fanno riferimento.
Gli amministratori di progetto forniscono supporto amministrativo a un progetto. Hanno eccellenti capacità organizzative e dovrebbero essere in grado di assumersi la responsabilità di attività come pianificare riunioni, prenotare sale conferenze, configurare software di project management e assegnare compiti ai membri del team.
Possono anche occuparsi di sollecitare le attività scadute, creare report di stato e aiutare i membri del team a coordinarsi tra loro o con i clienti.
Ma ecco il problema: chiunque ricopra un ruolo di project manager può essere confinato a svolgere determinate attività amministrative semplicemente perché viene visto come il membro meno importante del team.
In alcuni team digitali si crede che faccia parte del ruolo del project manager agire come amministratore del team. Anche se non è così e non è nella descrizione del tuo lavoro, potresti finire per occupartene perché sembra che nessun altro lo farà.
Esperienza e qualifiche
Esperienza e qualifiche sono elementi in cui i project manager possono differire dagli amministratori di progetto. Nel mercato del lavoro odierno, trovare un ruolo che non richieda una laurea è possibile, ma è più probabile che ne serva una se si punta a una posizione da project manager.
Un PM davvero senior o il responsabile di un project management office (PMO) potrebbe richiedere anche un master. Ma ciò non significa che non si possa trovare un ruolo ed ottenere una grande esperienza nel settore anche senza una laurea quadriennale.
I project manager possono desiderare di ottenere certificazioni per dimostrare di avere l’esperienza giusta per il proprio ruolo. Nel mondo digitale, questo può voler dire ottenere la certificazione come Scrum master (che è un ruolo diverso da project manager) oppure conseguire una certificazione agile dal Project Management Institute (PMI). In altri settori, la PMP è lo standard d’oro.
Per gli amministratori di progetto, le certificazioni in project management possono essere utili quando si cerca di entrare nel settore o di integrare competenze trasferibili.
Le certificazioni base di project management includono la CAPM, il Project Management Certificate di Google o anche il Certified Scrum Master (CSM) di Scrum Alliance. Questi programmi non richiedono prerequisiti, a parte la partecipazione alle ore di formazione previste prima dell’esame.
2 Somiglianze tra amministratori di progetto e manager
Tenere tutto organizzato
Sia il project manager che l’amministratore di progetto hanno un ruolo nel mantenere le cose organizzate giorno per giorno.
Lavoreranno insieme per pianificare la gestione delle risorse, supervisionare e documentare le spese nel budget del progetto, e in generale lavorano per tenere aggiornati file e scadenze di progetto. Possono condividere la responsabilità di aggiornare i piani di progetto e le attività in strumenti come Asana, Trello o Workfront.
Sicurezza del lavoro e sviluppo di carriera
Sia che tu sia un project manager sia un amministratore di progetto, entrambi i percorsi all’interno della disciplina del project management offrono sicurezza lavorativa e opportunità di sviluppo di carriera.
Anche se oggi vediamo molti licenziamenti nel settore tecnologico, project manager e amministratori di progetto qualificati troveranno sempre lavoro.
Secondo lo studio sul talent gap di PMI (2017-2027), entro il 2027 i datori di lavoro avranno bisogno di quasi 88 milioni di persone in ruoli orientati al project management in tutto il mondo.
Cosa significa questo per te che sei un professionista esperto o aspirante nel project management? Significa che questo è un buon momento per avviare o far crescere una carriera. Non solo è un’abilità richiesta, ma può anche essere remunerativa.
Se lavori in un settore correlato e cerchi un cambiamento di carriera, è possibile sfruttare le capacità che già possiedi per avere successo come project manager o amministratore di progetto.
E quando si tratta di sviluppo professionale, aggiungere certificazioni e sviluppare competenze di project management e soft skills come competenze comunicative, gestione del tempo o leadership può aiutarti a migliorare continuamente e affrontare progetti sempre più grandi e complessi—il che può anche portare a un aumento di stipendio e a una maggiore mobilità di carriera.
La trappola dell’admin: una nota sul lavoro invisibile
Quando si pensa a cosa significhi essere un buon project manager (o amministratore), si potrebbe immaginare qualcuno che si prende la responsabilità di qualsiasi cosa serva fare. Lavorando molte ore, multitasking e assicurando il successo del progetto.
Alcune attività come prendere appunti, ordinare il catering, ricordare i compleanni, ecc., sono molto importanti per il team ma non impattano direttamente sul successo del progetto. Se queste cose importanti vengono svolte correttamente, raramente vengono celebrate.
Tuttavia, se qualcosa viene trascurato, tutti se ne accorgono. Un team affamato potrebbe diventare irritabile e la persona il cui compleanno non è stato riconosciuto potrebbe sentirsi ferita e altro ancora. Questo lavoro a volte viene chiamato lavoro invisibile—e sebbene qualcuno debba svolgerlo, non è sempre necessario che sia il project manager a farlo.
In molte organizzazioni, soprattutto dove i project manager sono in prevalenza donne, ci si aspetta che il PM si occupi non solo del lavoro amministrativo del progetto, ma anche di tutto il carico di lavoro invisibile per il team. Ricordarsi di ordinare la torta di compleanno per il lead developer o che il designer è allergico alla frutta secca richiede tempo, impegno ed energia.
Come assicurarsi di non essere bloccati nel lavoro invisibile
Non sei solo/a se hai letto gli ultimi paragrafi trovandoti a fare cenno con la testa. Una ricerca dell’Harvard Business Review ha rilevato che le donne ricevono il 44% di richieste in più rispetto agli uomini di svolgere compiti "non propedeutici" alla promozione sul lavoro.
I compiti non propedeutici rientrano nella categoria del lavoro invisibile e avvantaggiano l'organizzazione ma probabilmente non contribuiscono alla valutazione delle prestazioni di una persona né al suo avanzamento di carriera.
Il Rapporto Women in the Workplace 2022 di Leanin.org e McKinsey spiega: “Rispetto agli uomini della loro stessa posizione, le donne leader fanno di più per sostenere il benessere dei dipendenti e promuovere la DEI—un lavoro che migliora la fidelizzazione e la soddisfazione dei dipendenti ma che nella maggior parte delle aziende non viene formalmente riconosciuto. Dedicare tempo ed energie a lavori che non sono riconosciuti rende più difficile per le donne leader avanzare, e può in parte spiegare perché si sentono più esauste.”
Cosa puoi fare allora come project manager o amministratore di progetto quando ci si aspetta che tu svolga, o peggio, venga incaricato/a volontariamente di questo lavoro invisibile e noti che non viene distribuito equamente all’interno del team? Ecco alcune cose che puoi provare.
Tattica 1: Assegnalo direttamente
Puoi prendere l’iniziativa di cominciare ad assegnare questi compiti agli altri. Non servono spiegazioni.
Ad esempio: “Greg, puoi prendere tu appunti per questa riunione?” Se Greg appare confuso o stupito, puoi dire: “Di solito li prendo io, ma oggi vorrei concentrarmi sulla facilitazione e sul monitoraggio delle priorità. Penso sia una buona idea assegnare una persona diversa per ogni incontro. Oggi inizi tu!”
Un altro esempio: se ti chiedono di andare a prendere dei dolci per una festa di compleanno e l’unico tempo libero che hai tra una call e l’altra è di 25 minuti durante il pranzo, prova a guardare i calendari e assegnare il compito a chi ha meno impegni quella giornata.
Tattica 2: Sii trasparente
Se vuoi essere completamente trasparente, e sai che il team lo accetterà, puoi resettare tutte le aspettative in un colpo solo annunciando all’inizio di una riunione, o alla fine se serve programmare altro, o quando il problema si presenta: “So che sono sempre stato/a io a occuparmi di ______, ma non posso continuare a farlo insieme alle mie mansioni principali. Se distribuissimo equamente tutto questo lavoro, non sarebbe un peso per nessuno.”
E se qualcuno ti chiede “Perché?” puoi sempre farlo sentire in imbarazzo chiedendo con tono allegro: “C’è qualche problema nel doversi occupare di parte di questo lavoro amministrativo collettivo?”
Tattica 3: Recluta alcuni alleati
Un altro modo per garantire che il PM non venga trattato come l’admin dell’ufficio è quello di reclutare alcuni alleati che segnalino la situazione quando la vedono. Può bastare una semplice frase: “Pam prende sempre gli appunti. Li prendo io questa volta, poi magari la prossima tocca a Gus. Non sarebbe giusto altrimenti.” Oppure: “Perché tutti danno per scontato che sarà Gail a organizzare questa riunione?”
FAQ sugli amministratori di progetto
Qual è la differenza tra amministratore di progetto e assistant project manager?
In molte organizzazioni, i titoli di amministratore di progetto e assistant project manager sono usati in modo intercambiabile, ma sono due ruoli distinti e differenti.
Mentre un amministratore di progetto gestisce le attività amministrative, un assistant project manager può avere un ruolo più pratico nell’esecuzione del progetto. Come riflette Ryan:
Guardando indietro, non ero entusiasta di iniziare come assistente… ma è stata un’esperienza preziosa. Mi ha insegnato come supportare le persone e come portare il progetto dal principio alla fine con efficienza.
Quindi, anche se un assistente project manager può condividere delle responsabilità con il project manager o gestire progetti più piccoli per l'organizzazione (e in alcuni casi, può svolgere entrambi i ruoli), questo può rivelarsi cruciale quando si cresce in un altro ruolo di project management.
Qual è la differenza tra Project Coordinator e Project Administrator?
I project coordinator possono essere project manager a livello iniziale e forniscono supporto ai progetti di un'organizzazione su iniziative di piccole dimensioni. Un project administrator è un professionista che si concentra sulle necessità amministrative dei progetti di un'organizzazione. In alcuni casi, potrebbero essere professionisti molto esperti che hanno scelto di far crescere la propria carriera in questa professione.
Prossimi Passi
Per riassumere: project manager non significa amministratore, né Prendi-Appunti di Default, né Fai-Tutto-Ciò-Che-Gli-Altri-Non-Vogliono-Fare. Come project manager, non devi occuparti di tutte le attività amministrative del progetto, ma solo di quelle che hanno più senso.
Fatti sentire, definisci i tuoi limiti e chiedi agli altri di rispettarli. Fallo secondo le tue modalità. Una volta tracciati i tuoi confini, utilizza le tattiche descritte (assegna i compiti, sii trasparente e recluta alcuni alleati che parlino a sostegno) e mettiti sulla strada giusta. E un altro promemoria: se vedi qualcuno bloccato in questo ruolo, difendilo anche tu!
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