Comment Respecter Les Délais Sans Faire De Micromanagement
L’un des aspects les plus marquants du rôle d’un est que vous devez souvent accepter d’être « le méchant » — mais cela ne veut pas dire que c’est agréable ! Puisqu’il nous incombe généralement de veiller à ce que l’ respecte le et sa , et de faire en sorte que tout avance comme prévu, les chefs de projet surveillent fréquemment le flux de travail des autres et doivent, de temps à autre, intervenir pour réorienter ou exercer un peu de pression afin de s’assurer que tous les besoins du soient satisfaits.
Faire respecter les échéances est l’un des plus grands défis pour les chefs de projet, principalement parce que, même si vous pouvez soutenir votre de cent façons, vous ne pouvez pas faire le À leur place, et vous n’avez probablement pas le temps de rester toute la journée à surveiller les gens pour vous assurer qu’ils accompliront leur à temps. Voici donc afin de mettre toutes les chances de votre côté, et de celles de votre , pour réussir sans devoir entrer dans le rôle du « méchant flic » ou tomber dans le micro-management pour s’assurer qu’ils .
1. Établissez des attentes claires dès le départ
Vous aurez plusieurs occasions au début d’un de communiquer clairement à votre quand le doit être terminé. Les dates limites doivent être abordées en priorité lors des réunions de lancement et de l’intégration au , et votre cahier des charges, le , ou tout document accessible à l’ doit clairement préciser toutes les échéances pertinentes.
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Au lancement, j’aime distribuer à l’ une synthèse présentant les objectifs clés et les jalons, assortis de délais précis, et je m’assure toujours qu’il n’y a aucune ambiguïté sur la responsabilité de chacun (et que ces délais sont réalistes).
Lors des réunions de lancement, je veille aussi à poser des questions et à m’assurer qu’aucune confusion ne subsiste. Il ne coûte rien de conclure votre réunion ou point d’équipe par : « Est-ce que tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand ? » L’important est aussi d’avoir construit une relation avec votre où chacun sait qu’il peut toujours s’exprimer ou vous poser ses questions en cas de doute.
2. Soyez un joueur d'équipe
En parlant de relations, je l’ai dit et je le répète : une grande partie de la de , c'est d'abord une question de confiance, d’honnêteté et de s’assurer que votre de se sente à l’aise de venir vous parler de problèmes AVANT qu’ils ne deviennent de vrais SOUCIS. La meilleure façon de construire ce type de relation, c’est d’être DANS l’, au lieu de vous positionner comme le despote qui brandit les comme des menaces. Présenter simplement votre rôle comme celui d’un soutien plutôt qu’un punisseur peut faire une énorme différence.
Veillez à communiquer quotidiennement à votre , par vos paroles et vos actions, que vous êtes là pour les aider à réussir, pas pour observer leurs échecs. Les gens seront également plus motivés à lorsqu'ils se sentent responsables de contribuer à la réussite de toute l’, plutôt que de simplement accomplir des tâches pour éviter un reproche du chef de projet.
3. Vérifiez régulièrement
J’ai déjà écrit sur l’importance de faire des points réguliers – que ce soit tous les jours, chaque semaine ou chaque mois – avec vos projets et vos collaborateurs. Ces points sont extrêmement importants pour suivre le rythme d’un et s’assurer que vous restez en bonne voie pour respecter vos délais. Un simple point quotidien ou hebdomadaire avec votre pour vérifier qu’ils ne prennent pas de retard est essentiel.
Les avantages de ces points réguliers vont dans les deux sens : cela donne la possibilité à chaque membre de l’ de faire part de ses préoccupations concernant le calendrier (et ils seront honnêtes avec vous si vous avez instauré une relation de confiance), et cela vous permet également, en tant que chef de projet, d’avoir une vision claire de la situation et de savoir s’il existe des risques que le <span data-slate-leaf="true" data-slate-fragment="JTVCJTdCJTIyY2hpbGRyZW4lMjIlM0ElNUIlN0IlMjJ0ZXh0JTIyJTNBJTIySSd2ZSUyMHdyaXR0ZW4lMjBiZWZvcmUlMjBhYm91dCUyMGndoSUyMGltcG9ydGFuY2UlMjBkZXMlMjBwb2ludHMlMjByJUMzJUE5Z3VsaWVycyUyMC0lMjBxdWUlMjBjZSUyMHNvaXQlMjBhdXQlMjBxdW90aWRpZW4lMjMlMjBjaGFxdWUlMjBqb3VyJTIwYXZlYyUyMHZvdHJlJTIwJUMzJUE5cXVpcGUlMjBvdSUyMHZvdHJlJTIwJUMzJUE5cXVpcGUlMjBwb3VyJTIwdmVyaWZpZXIlMjBxdWlscyUyMG5lJTIwcHJlbm5lbnQlMjBhY2N1bmUlMjBlc3RlbnRpZWwuJTIwTGVzJTIwYmVuJUMzJUE5ZmljaWVzJTIwZGUuLi4=> ne soit potentiellement pas prêt à temps. Cela peut rester informel, se faire par messagerie ou lors d’une brève conversation en face-à-face.
4. Montrez la VUE d’ENSEMBLE
Fréquemment, lorsque des projets prennent du retard ou que des échéances ne sont pas respectées, je me rends compte après coup qu’un facteur était que l’ ou un individu n’avait pas pleinement saisi l’importance ou la valeur de l’ pour l’agence ou pour le client. Encore une fois, dès le lancement, assurez-vous que votre comprend comment chaque élément du s’imbrique pour aboutir au résultat final, au produit ou à l’ , et mettez en avant l’importance de chaque étape intermédiaire pour garantir votre réussite globale.
Parfois, lorsqu’on jongle avec mille choses à la fois, il est facile de minimiser l’importance d’un seul ticket. Si une personne a conscience de la façon dont sa contribution impacte l’ensemble, elle sera souvent plus motivée à livrer dans les délais. C’est un autre point à ajouter à votre protocole de lancement : insistez sur le fait que chaque petite compte et que les objectifs ne peuvent être atteints sans l’engagement total de chaque membre.
5. Assurez-vous que l’information est toujours disponible
Comme nous le savons tous, il existe autant de logiciels de gestion des ressources et de systèmes pour la de s qu’il y a de – mais ils devraient tous permettre à votre d’accéder facilement à l’information dont elle a besoin, au moment où elle en a besoin. Cela inclut les tâches, les échéances et tout autre détail pertinent pour réaliser le correctement et dans les délais.
En plus de distribuer un ou un brief lors du lancement, veillez à ce que les informations soient documentées à un endroit facilement accessible à tous. C'est votre assurance contre les situations du type « Je ne savais pas quand c'était attendu ! » ou « Je n'étais pas sûr du temps que j'avais. » Personnellement, j'aime créer des listes de tâches à faire pour chaque membre de l' qui résument simplement les et leurs échéances, en utilisant Trello. Cela maximise la transparence du projet, garantissant que chacun a accès à sa liste où qu’il soit.
6. Maintenir une charge de travail saine
Parfois, les choses deviennent folles, surtout lorsque vous et les membres de votre avez en cours. C'est une réalité inévitable du basé sur les , et après tout, ça rend la vie intéressante, non ? Même s'il y aura des semaines chargées et peut-être même un peu d'heures supplémentaires de temps en temps, il est de votre responsabilité, en tant que , de vous assurer que la charge de travail de votre soit gérable et qu'il soit réaliste pour eux de respecter le . Des collaborateurs stressés et surmenés sont bien plus susceptibles de perdre de l'intérêt et de l'enthousiasme pour le , de faire des erreurs d'inattention ou d'oublier des choses.
Bien que personne ne puisse garantir une navigation sans accroc tout le temps, essayez d'utiliser vos sessions hebdomadaires/mensuelles de pour vous assurer que la charge de travail de chacun est gérable, et essayez d'anticiper les embouteillages et les surcharges avant qu'il ne soit trop tard. Si vous prenez soin de votre et veillez à ce qu'elle dispose du temps et des ressources nécessaires pour accomplir son , cela réduira sûrement le temps que vous aurez à passer à microgérer les personnes, voire pire, à devoir présenter des excuses aux clients pour une .
Si vous avez lu certains de mes articles précédents, vous savez maintenant que je répète sans cesse l'importance des relations, de l'honnêteté et de la confiance dans la de . Parfois, en particulier dans les agences et studios digitaux, il est facile d'oublier que la de ne se résume pas uniquement à des feuilles de calcul et de de .
En fait, je crois que la plupart des compétences en gestion de projet<span data-slate-node="text" data-slate-fragment="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
