Améliorez Votre Pratique Agile (avec Alexa Huston de Crema)

Lisez la transcription :

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Ben Aston :

Que vous soyez un « agilista », un fanatique de Scrum ou simplement un adepte plus hésitant de l’agilité, il y a toujours des moyens de progresser dans l’Agile. L’une des manières d’y parvenir est de rendre vos réunions, ou cérémonies, plus efficaces. Aujourd’hui, nous allons donc parler de planification de sprint, des mêlées quotidiennes, des revues de sprint et des rétrospectives de sprint pour vous donner les clés afin de les rendre meilleures et d’améliorer votre démarche Agile.

Merci d’être avec nous. Je suis Ben Aston, et voici le podcast « The Digital Project Manager ». Ce podcast vous est présenté par Clarizen, le leader du logiciel de gestion de projets et de portefeuilles pour les entreprises. Visitez clarizen.com pour en savoir plus. Mais aujourd’hui, je suis accompagné d’Alexa, l’une de nos expertes DPM de l’équipe du Digital Project Manager.

Alexa est géniale. Vous la retrouverez dans notre formation DPM School que nous animons actuellement, et nous lançons aussi une autre session à la rentrée de septembre. Si vous ne vous y êtes pas inscrit, jetez-y un œil. Alexa travaille chez Crema à Kansas City. Merci d’être de retour dans l’émission, Alexa.

Alexa Huston :

Merci de m’accueillir à nouveau.

Ben Aston :

Super, Alexa, tu es une ancienne cheffe de projet, c’est un peu provoquant d’en parler, mais parle-nous de ce que tu fais maintenant.

Alexa Huston :

Oui. J’espère ne pas être trop controversée car la transition de cheffe de projet digital au développement commercial s’est faite assez naturellement. Je travaille dans une agence qui développe des applications web et mobiles sur-mesure, et je m’occupais beaucoup du développement de comptes via les ventes internes auprès des clients dont je m’occupais.

Donc, en regardant derrière moi sur 2017, je me demandais ce qui m’attendait, j’étais incertaine et j’ai discuté avec le responsable du biz dev, il m’a dit "tu devrais me rejoindre dans l’équipe commerciale". Je me suis dit que ce serait amusant et différent. Et, je me sens particulièrement qualifiée pour gérer cela grâce aux projets que j’ai gérés auparavant. C’est un plaisir de faire toujours partie de la communauté DPM, cela me permet de rester affûtée.

Ben Aston :

Tu es toujours la bienvenue, Alexa. Mais j’aimerais savoir, imagine maintenant que tu sois la PDG de l’entreprise. Je pense que c’est une question intéressante, que tu sois PM ou dans le business, mais qu’est-ce qui t’empêche de dormir la nuit sur l’avenir de ton entreprise ?

Alexa Huston :

Tu parles de la société pour laquelle je travaille ?

Ben Aston :

Oui. Oui. Au sujet de l’avenir du digital, où cela va…

Alexa Huston :

Oui, c’est intéressant. On grandit vite, et je dis « nous » parce que j’en fais partie, mais je suis « moi » parce que dans ce scénario je suis la PDG. Nous recrutons de façon très intentionnelle, et ce qui m’empêcherait de dormir, c’est de m’assurer que les recrutements réalisés un peu plus vite que d’habitude correspondent encore à notre culture.

Et qu’on embauche les bonnes compétences, mais aussi une bonne dynamique d’équipe et un style de collaboration qui permet de rester nous-mêmes. C’est probablement ce qui m’inquiéterait le plus parce qu’il y a beaucoup de talents, mais la culture est tellement importante pour la réussite d’une entreprise. Et ici chez Crema, on y tient énormément.

Ben Aston :

Oui, c’est délicat n’est-ce pas ? Trouver de bonnes personnes qui collent vraiment à la culture.

Alexa Huston :

Exactement. Et par rapport à la technologie, surtout… ça change tout le temps et très vite. L’équilibre entre l’expérimentation et les standards me tiendrait éveillée dans cette hypothèse. On aime expérimenter, mais sans forcément être les tout premiers à tester sur un projet client. Donc, comment récompenser et stimuler l’expérimentation et l’inventivité ? Jusqu’où aller tout en assurant un niveau de qualité maximum ?

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

Voilà.

Ben Aston :

Lié à cela, il y a ce choix cornélien, tant de nouvelles technologies… Sur quoi miser ? Doit-on, du point de vue digital, intégrer l’IA ou le machine learning dans ce qu’on fait ?

Alexa Huston :

Oui, ou bien les backlogs, ou peu importe les nouvelles tendances du moment…

Ben Aston :

Ou la voix, oui.

Alexa Huston :

Oui, c’est exactement ce que je voulais dire.

Ben Aston :

Mais revenons à toi : tu n’es plus PDG, tu es Alexa. Quels sont les défis que tu rencontres aujourd’hui dans ton rôle actuel ?

Alexa Huston :

Bonne question. J’essaie de faire croître une stratégie outbound. On fait un bon boulot en bâtissant notre business sur le bouche à oreille et les recommandations, ce qui est bien mais pas toujours durable.

Donc, j’essaye d’identifier une stratégie pour développer la notoriété. Je ne suis pas marketeuse honnêtement, mais peu importe. J’essaie de réfléchir à nos clients, où ils sont, où dois-je être, où notre message doit-il être ?

Et m’assurer que c’est cohérent pour tous. Beaucoup de monde à l’agence travaille là-dessus. Comme je l’ai mentionné, nous sommes en croissance. Donc, il faut s’assurer que notre image corresponde à qui nous sommes aujourd’hui, et ne soit pas celle d’il y a trois ans où nous étions bien plus petits. C’est intéressant, et dans le rôle commercial, je veux veiller à être cohérent et donner la vraie valeur ajoutée d'être avec mon équipe — je ne cherche pas à vous vendre, mais je travaille avec des gens talentueux et nous réalisons de super produits. Je veux une stratégie efficace pour faire passer ce message à ceux qui doivent l’entendre.

Ben Aston :

D’accord, tu travailles donc sur des produits incroyables avec une super équipe. Peux-tu citer quelques exemples ?

Alexa Huston :

Oui. J’espère que d’autres agences s’y reconnaîtront : parfois, nos projets les plus sympas sont confidentiels. Mais par exemple, on crée de nombreuses places de marché bilatérales, notre spécialité. J’en ai probablement déjà parlé dans un autre podcast : beaucoup de plateformes de recrutement – toujours en chantier.

Il faut s’assurer que, d’un côté comme de l’autre, l’expérience soit optimale, tant pour les candidats que pour les recruteurs qui utilisent la plateforme. C’est un défi amusant. Je voudrais en dire plus mais je n’en ai pas le droit…

Ben Aston :

Top secret – c’est toujours le plus intéressant.

Alexa Huston :

Oui.

Ben Aston :

Un mot sur ta progression : souvent, les chefs de projet se demandent « après chef de projet, on fait quoi ? » On peut devenir manager, diriger les PM … toi tu es partie sur le commercial. Mais au fond, Alexa, quand tu seras grande, tu veux être quoi ?

Alexa Huston :

Bonne question. Je veux être une super maman. J’aimerais avoir des enfants mais tout en restant active professionnellement dans la tech. C’est ce que j’aime et c’est un secteur passionnant, qui évolue vite.

J’imagine que dans cinq ans, ce sera très différent. Mais je souhaite aussi fonder une famille, peser le bon moment pour cela.

Ben Aston :

Et ta maman : quel est son job ?

Alexa Huston :

Elle est assistante de direction d’un milliardaire.

Ben Aston :

Ah oui !

Alexa Huston :

Oui, elle a eu ce poste cette année. C’est un métier très atypique. Je suis allée lui rendre visite, il a de multiples entreprises dont un fast-food de bison, à Omaha, Nebraska. À tester !

Ben Aston :

Ah !

Alexa Huston :

Un poste singulier. Avant ça elle était correctrice et assistante juridique plusieurs années. Elle a super bien géré carrière et famille.

Ben Aston :

Voilà pourquoi tu es si équilibrée, Alexa.

Alexa Huston :

Oh, c’est grâce à ma…

Ben Aston :

Bravo à ta maman ! À part ta mère, qu’est-ce, ou qui t’inspire ?

Alexa Huston :

Oui, il y a plein d’inspirations. Je me suis mise récemment au design d’intérieur chez moi. J’ai relancé mon compte Pinterest il y a six mois et j’adore y trouver d’incroyables idées.

Ça me motive beaucoup. J’essaie de simplifier, d’épurer, et ça impacte aussi mon boulot : comment clarifier un message auprès des prospects ou de l’équipe ? Comment enlever le bruit – qu’il soit matériel ou mental ?

Ben Aston :

Tu devrais venir voir mon bureau… Ma femme m’a demandé aujourd’hui pourquoi mon bureau était au milieu de la pièce ! On discute de la stratégie de placement du bureau. Pinterest, ça existe encore ?

Alexa Huston :

On dirait ! J’imaginais que c’était passé de mode, mais plus je l’utilise et plus je trouve ça génial, vraiment esthétique. Génial pour la maison.

J’aide aussi une amie à planifier son mariage et Pinterest c’est top pour ça, très pratique pour l’organisation et la déco. Très bonne communauté.

Ben Aston :

Je faisais ça aussi avant, mais j’ai décroché. Peut-être que 2019 sera l’année où je m’y remets…

Alexa Huston :

On ne sait jamais !

Ben Aston :

Hormis Pinterest, y a-t-il un outil ou une ressource que tu as découvert récemment et que tu as envie de recommander ?

Alexa Huston :

Oui, ça retour à cette idée de simplicité. Il existe un outil qui s’appelle Notion. Tu connais ?

Ben Aston :

Non.

Alexa Huston :

C’est génial. Genre wiki, docs Google, très flexible comme Asana.

Ben Aston :

OK.

Alexa Huston :

Design simple, personnalisation très facile, super ergonomie, appli web, mobile, Mac. Je recommande vraiment, que ce soit pro ou perso. Beaucoup de gens demandent où noter leurs tâches : peu importe, tant que c’est centralisé.

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

Notion est excellent pour la liste de tâches ou la préparation de voyages, et peut s’utiliser dans la vie pro et perso. À tester.

Ben Aston :

Adopté. Passons à ton article. Pour ceux qui ne l’ont pas lu, Alexa avait déjà écrit un super article sur les rétrospectives de projet. On va prolonger ici la discussion.

Le nouvel article d’Alexa, comme annoncé au début, porte sur les réunions agiles qui permettent de mieux piloter les projets. Nous voulons tous être plus efficaces et productifs en mode agile. Scrum est très normé en matière de méthodologies agiles.

Les réunions à organiser sont donc prescrites. On parle de « cérémonies » Scrum — pourquoi ce terme Alexa ?

Alexa Huston :

Bonne question. Quelqu’un me corrigera peut-être, mais cérémonie est synonyme de réunion ou activité. Donc…

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

Scrum est plus cadré que l’agile en général. J’ai une vision plus adaptable, je ne veux pas paraître trop dogmatique. Le principe est simple, difficile à maîtriser… Il ne suffit pas de suivre une recette à la lettre pour avoir toujours le résultat espéré. Il faut parfois s’adapter…

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

Je ne prône pas le Scrum pur et dur, ça me paraît rare en pratique. Il faut toujours ajuster selon la culture et le contexte.

Ben Aston :

Mais tu as passé la certification Scrum Master, non ?

Alexa Huston :

Oui, l’an dernier.

Ben Aston :

Effectivement, durant la formation, Scrum est très normatif : des rôles, des artefacts, des cérémonies. Il faut tout respecter sinon « ce n’est pas du vrai Scrum ».

Alexa Huston :

Oui, tout à fait. L’idée est de bien connaître le cadre puis d’adapter si nécessaire. Les cérémonies permettent d’assurer qualité, prévisibilité et amélioration continue, c’est le cœur de Scrum.

Donc oui, durant la formation, tout est très balisé, mais je recommande vraiment la certification, peu chronophage, qui permet de vraiment comprendre le « pourquoi du comment ».

C’est censé servir au dev logiciel mais mon formateur utilisait un tableau Scrum pour la vie familiale… C’est intéressant.

Ben Aston :

Je me demande quelles itérations on peut faire, sur la vie quotidienne ?

Alexa Huston :

Ou garder la chambre propre…

Ben Aston :

Concernant ces cérémonies, elles ne sont pas spécifiques à Scrum non plus. C’est pour ça que je parle ici d’agile au sens large.

Parmi ces réunions : planification de sprint, mêlées, revues, rétrospectives… On parle toujours de sprint mais en réalité, elles existent en dehors de Scrum.

Alexa Huston :

Tout à fait, et tu fais bien de le souligner. L’idée est de s’en inspirer même si on ne fait pas officiellement du Scrum. Ces réunions peuvent bénéficier à toute équipe agile ou projet adapté.

Ben Aston :

Parlons donc de la planification de sprint. Peux-tu l’expliquer rapidement ?

Alexa Huston :

La planification de sprint parle d’elle-même : on prépare le travail à accomplir pendant le sprint, la période décidée par l’équipe. L’objectif est de bien se préparer pour la réussite des tâches.

Plusieurs facteurs entrent en compte : le backlog du produit doit être accessible à l’équipe, bien défini par le product owner et les parties prenantes. Il doit être priorisé.

La réunion sert à négocier « je peux faire ça selon telles contraintes », et toute l’équipe s’accorde. On crée ensuite le backlog et l’objectif de sprint.

L’idée, c’est que tout le monde s’engage, sur deux semaines par exemple, à livrer ce qui est prévu.

Deux étapes : d’abord, examen du backlog produit pour sélectionner les éléments qui seront travaillés durant le sprint.

Ben Aston :

As-tu des retours sur ce process ? Car souvent, ces sessions débouchent sur des discussions sur le scope…

Alexa Huston :

Oui, tout à fait.

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

Juste pour préciser : la durée recommandée est deux fois celle du sprint en heures, donc pour un sprint de deux semaines, la planification ne doit pas dépasser quatre heures.

Ben Aston :

Donc une réunion de quatre heures ?

Alexa Huston :

Oui.

Ben Aston :

Comment gères-tu cela ?

Alexa Huston :

Tout passe par la préparation des critères d’acceptation, des exigences et de la définition de « done » pour chaque item — dans un monde idéal, cela fluidifie la réunion.

Ouvrir le ticket, faire la revue avec le product owner, les dev posent les questions… S’il manque de la clarté, j’étiquette pour un traitement futur, on ne l’ajoute pas au sprint immédiat.

Si c’est critique, il faut revenir dessus lors d’une réunion de préparation au sprint.

Les attentes évoluent souvent — c’est parfois complexe.

Ben Aston :

La planification est centrale mais aussi difficile à bien réaliser, car le backlog doit être défini en amont.

Durant la séance, on “découpe” les items en tâches. Si le niveau de détail est insuffisant, la réunion s’étire sans fin ! Le PM doit donc soigneusement préparer le backlog.

Il faut aussi estimer le nombre de points ou la durée — éviter de chercher la solution en séance, juste décomposer les tâches du sprint.

Le tout est de doser la discussion au bon niveau : si on bâcle, le dev sera perdu ; si on s’étend trop, on perd du temps. C’est subtil !

Alexa Huston :

Oui, c’est la réunion la plus importante mais la plus délicate à réussir à chaque fois. Je recommande de décomposer le backlog en user stories plus petites si besoin, ajouter bugs, etc.

L’idéal est de connaître la vélocité de l’équipe — on n’en parle pas en détail dans l’article, mais c’est important pour savoir ce qu’on peut réellement livrer sur un sprint.

Il faut penser aussi aux absences, jours fériés… et prévoir du temps pour “répéter” une grosse review si besoin, surtout si des parties prenantes externes participent. Plus on est préparé, mieux c’est !

Ben Aston :

Une question : comment amener l’équipe à s’engager sur la bonne quantité de travail — ni trop, ni pas assez ?

Alexa Huston :

J’ai aussi assisté à des réunions où on prend trop d’items. Je ne maîtrise pas toujours tous les aspects techniques donc je me fie à mon instinct et fais des “checks” réguliers : “Est-ce que tout le monde se sent OK pour cela ?” On explique les arguments des deux côtés, l’essentiel est d’avoir le consensus.

Ben Aston :

C’est tout l’art du compromis. L’idéal est de réussir à finir tout le backlog du sprint — si besoin on peut ajouter en cours mais il faut alors une mini-planification. À manier avec subtilité donc !

Autre aspect, qui est souvent l’image d’Épinal de l’agilité : la mêlée quotidienne (« stand-up »). Beaucoup l’associent à tort à la seule méthode agile.

Avoir une réunion chaque jour, c’est une façon de collaborer. Comment donner du sens et garder l’intérêt de ces mêlées, quand tout le monde répète « pas de blocage, je continue mon ticket… » ? Des conseils pour garder de la valeur à ces réunions quotidiennes ?

Alexa Huston :

Oui, parfois j’ai dû tirer les infos car la team n’a rien à dire ou bien trop détailler chaque ligne ! Ce n’est pas une réunion de reporting, mais d’identification de blocages pour avancer sur les objectifs du sprint.

Pour renouveler la dynamique, parfois je lance quelques blagues, ou je rappelle l’utilité de la réunion. Parfois, il faut inciter certains à mieux partager. Nous avons testé Duke Bot (outil asynchrone via Slack) qui collecte les infos pour générer des rapports écrits. Cela peut être utile, même si je préfère la réunion “live”, c’est meilleur pour la cohésion.

Ben Aston :

Oui, et rappeler le “pourquoi”, demander à ceux qui font des updates tièdes de préparer plus d’infos pour le lendemain. Ce n’est pas juste pour le statut, c’est pour détecter les obstacles.

Bon, parlons des revues de sprint : démo du travail réalisé. Vous le faites avec le client ou d’abord en interne ?

Alexa Huston :

Nous intégrons généralement nos clients à tous les rituels — planif, backlog, mêlées, et donc les revues. Parfois il peut y avoir de nombreux participants externes, mais ce n’est pas toujours pertinent ni productif.

La revue sert à démontrer ce qui a été fait, selon la définition de “done”. Il peut y avoir de nouvelles idées ou de futurs tickets.

En tant que Scrum Master ou PM, votre rôle est d’observer, créer les tickets si besoin, mais ne pas transformer la revue en justification ou défense du travail.

Ben Aston :

Je comprends les gens qui doivent s’enchaîner une journée de revues : parfois la définition de « done » est trop vague, on perd tout le monde… Pour fluidifier, il faut s’assurer que tout ait été testé, validé avant la revue !

Alexa Huston :

Il faut prévoir du temps pour s’y préparer, comme pour le planning du sprint. Ajoutez une demi-journée sur le calendrier si besoin, pour que tout le monde soit prêt.

Et cela doit coller avec les jalons et besoins du projet. Ne forcez pas la revue si rien n’est prêt, ça n’apporte rien de bon.

Ben Aston :

Oui, c’est même déprimant…

Alexa Huston :

Oui, c’est assez triste. Normalement, la démo est préparée avec QA, clients, product owner — tout le monde doit déjà avoir un bon feeling avant la review finale !

Ben Aston :

Terminons avec la dernière cérémonie — bien qu’elle ne soit pas reconnue officiellement telle quelle — la rétrospective. Tu l’as déjà abordée, mais peux-tu faire un résumé pour ceux qui découvrent ?

Alexa Huston :

Oui, je suis une vraie fan des rétrospectives, même si ce n’est pas une “cérémonie” officielle. Pour toute équipe qui souhaite devenir plus agile, c’est à mon sens un bon point de départ (avec la mêlée quotidienne).

Après la revue de sprint, entre membres de l’équipe, on se demande : « qu’est-ce qui a bien ou mal fonctionné, que pourrait-on faire différemment pour progresser ? ». Il y a toujours du potentiel d’amélioration.

Ce n’est jamais parfait, mais c’est justement l’occasion d’être authentique et célébrer les succès, mettre la lumière sur ceux qui se sont investis.

Mais on identifie aussi les points de douleur, et idéalement on en sort des actions concrètes. En tant que PM ou Scrum Master, il faut bien noter victoires, difficultés, pistes d’amélioration et veiller au suivi des actions. Parfois, un souci concerne un seul membre, il pourra y travailler à part, mais l’essentiel est d’améliorer la dynamique collective.

Ben Aston :

C’est le principe, non – l’amélioration incrémentale ! Si vous découvrez l’agile ou voulez vous y initier, commencez par la rétrospective et la mêlée quotidienne.

L’agilité au cœur, c’est de tester, itérer, s’améliorer — car personne ne connaît la meilleure voie d’avance !

Alexa Huston :

Oui, tout à fait !

Ben Aston :

Alexa, merci beaucoup d’être venue avec nous aujourd’hui.

Alexa Huston :

Merci de m’avoir invitée.

Ben Aston :

Comme annoncé au début, Alexa interviendra lors de notre prochain cours Maîtriser la gestion de projets digitaux – et si vous cherchez une formation PM ou une initiation à l’agile ou aux réunions agiles, consultez notre formation accélérée.

Cela inclut des vidéos interactives, des leçons hebdomadaires, des devoirs, des discussions de groupe et des sessions de coaching. Rendez-vous sur digitalprojectmanagerschool.com et inscrivez-vous avant que ce soit complet !

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