Le problème de collaboration que la plupart des équipes à distance ignorent

Galen Low : Diriger des équipes projets à distance ou hybrides n’a rien de nouveau, mais cela ne veut pas dire que ce n’est pas complexe. Pour être honnête, beaucoup d’entre nous ont tout simplement accepté la collaboration à distance comme une alternative imparfaite au travail en présentiel, cette petite sœur maladroite et sous-alimentée du fait d’être réellement ensemble dans une salle. Mais peut-être que nous ne nous demandons pas assez ce que nous pourrions faire pour réellement améliorer l’expérience collaborative de nos équipes à distance ou hybrides. Comment pouvons-nous transposer certains des meilleurs aspects du travail en présentiel dans un contexte à distance ? Et même si nous y parvenons, est-ce que cela changera réellement les résultats obtenus ?

Pour en discuter, j’ai invité une professionnelle internationale de la gestion de projet qui œuvre avec passion à offrir de meilleures expériences à ses équipes à distance et hybrides. Ensemble, nous allons explorer ce qui manque souvent dans les expériences de travail collaboratif à distance et comment quelques petits ajustements dans notre méthode peuvent faire une grande différence : générer des résultats plus percutants, stimuler l’innovation initiée par l’équipe, et favoriser des relations plus profondes avec collègues et parties prenantes. J’espère que cet épisode vous plaira.

Bienvenue sur le podcast du Digital Project Manager—l’émission qui aide les responsables de livraison à travailler plus intelligemment, à mener leurs équipes avec assurance et à fluidifier la gestion de projet à l’ère de l’IA. Je suis Galen, et chaque semaine nous abordons des stratégies concrètes, des tendances émergentes, des cadres éprouvés et parfois quelques anecdotes du front. Que vous pilotiez d’immenses projets de transformation, gériez des flux de travail alimentés par l’IA, ou tentiez simplement de canaliser le chaos, vous êtes au bon endroit. Allons-y.

Aujourd’hui, nous parlons des nouveaux défis de la gestion de projet dans un contexte de travail moderne où les équipes sont distribuées, la collaboration souvent asynchrone, et où l’IA permet à chacun d’accomplir plus de tâches en relatif isolement. Nous allons passer en revue les compétences nécessaires pour diriger efficacement à distance tout en gardant l’humain au centre, revisiter nos fondamentaux issus de la gestion de projet 100% en présentiel et voir comment obtenir des résultats similaires en mode distant ou hybride. Nous partagerons aussi nos récentes expériences avec des experts utilisant l’IA, et comment nous, en tant que leaders, pouvons veiller à ce que le travail reste collaboratif, de qualité, et piloté par l’humain.

Avec moi aujourd’hui, Karen Chong, responsable Fractional Project Management Lead chez Abracademy et animatrice du podcast Mind Blend. Karen est une professionnelle chevronnée de la gestion de projets, avec une vaste expérience en agence et en interne dans le marketing, la publicité, le branding, le développement de sites web et d’applications. Sa carrière l’a menée aux États-Unis, au Royaume-Uni, à Hong Kong et au Japon, où elle a acquis toutes les compétences nécessaires pour s’épanouir dans des environnements et cultures de travail variés.

Elle se trouve justement à l’intersection du télétravail et de la collaboration en présentiel, ayant passé la moitié de sa carrière sur site pour créer des expériences digitales, et l’autre moitié à organiser des événements physiques en tant que consultante à distance.

Karen, merci d’être avec moi aujourd’hui.

Karen Chong : Bonjour Galen. Merci de m’accueillir, et merci pour cette introduction.

Galen Low : Je suis vraiment enthousiaste, car ton parcours t’a menée des États-Unis à l’étranger, dans de nombreux pays. Tu as travaillé en présentiel, à distance... Tu as une vraie vision sur la collaboration humaine, sur la notion de leadership, et sur cette capacité à produire des résultats qui valent plus que la somme de leurs parties.

Et il ne s’agit pas que de volume de travail, d’efficacité ou de productivité. Ce n’est pas qu’une question de livrables. L’essentiel est l’esprit d’équipe, la culture, les relations. J’ai hâte qu’on évoque ce qui fonctionne dans notre expérience hybride/distancielle, mais qui pourrait être encore meilleur si l’on puisait dans ce que nous avions en présentiel, et comment le reproduire.

Toi et moi, on aime explorer des sujets de fond et prendre des tangentes (et j’espère qu’on le fera !). Mais, juste au cas où, voici la feuille de route que j’ai prévue aujourd’hui. Pour commencer, je vais te poser une question épicée que mes auditeurs gardent en tête, puis on déroulera trois axes.

Premier point, j’aimerais parler de comment tu crées une culture dans les équipes à distance, pourquoi tu veux bâtir des ponts entre les membres et favoriser l’apprentissage pour permettre un travail de qualité. Ensuite, on reviendra sur des notions de leadership qui se sont perdues avec la fin du tout-présentiel, et sur les leviers pour transférer ces bénéfices dans les équipes à distance ou hybrides.

Enfin, j’aimerais aborder l’impact de l’IA sur la collaboration à distance, et comment tu adaptes ta façon de diriger en conséquence. Est-ce que ce programme te convient ?

Karen Chong : Parfait. Je suis sûre qu’on abordera des sujets passionnants.

Galen Low : Je l’espère.

Karen Chong : Mais on saura gérer.

Galen Low : Oui. Pas d’inquiétude, chers auditeurs, on ne va pas partir dans tous les sens. Je crois en l’importance de toutes ces dimensions. On en discutait en coulisse : il ne s’agit pas d’opposer travail à distance et travail présentiel. Je pense simplement que, dans l’urgence, nous avons négligé des aspects humains essentiels à la collaboration parce qu’on a dû s’adapter rapidement.

Certains professionnels travaillaient à distance depuis des décennies, mais après la pandémie de Covid-19, nous avons collectivement « basculé mentalement » vers le télétravail et le mode hybride, et il y a maintenant ce « nouvel éléphant dans la pièce » — l’IA — qui nous pousse vers toujours plus d’efficacité et de productivité. Mais est-ce suffisant ?

C’est la question que je veux examiner. Avant d’aller trop loin, je vais te poser une grosse question. Je constate que de nombreuses équipes deviennent « full remote », recrutent les meilleurs talents dans le monde entier.

Elles travaillent en asynchrone, discutent en toute transparence sur Slack, et intègrent l’IA au fil de l’eau pour gagner en fluidité. Mais la question qui me préoccupe est la suivante : Les outils de communication à distance et l’IA ont-ils rendu les équipes projet moins performantes en collaboration humaine, même si nous sommes plus efficaces ?

Karen Chong : Comme souvent, la réponse n’est pas tranchée. Avec un bon usage (je vais l’expliquer), la communication asynchrone et ces canaux digitaux sont parfaits, par exemple pour diffuser une info client qui change tout le planning.

Un message Slack suffit et c’est plus simple que d’aller dire à chacun individuellement ! Pour la documentation, et tout ce qui ne nécessite pas de réaction immédiate, c’est très utile. L’IA nous aide aussi. Aujourd’hui, je suis allée au bureau, en réunion, et j’avais trois sources de prises de notes.

Évidemment, chacune apporte un éclairage différent. L’une vient de Miro, l’autre d’un enregistrement… Je voulais faire la synthèse, et l’IA m’a aidée à tout regrouper dans un document actionnable. Donc si on a en tête l’autre, la personne qui va lire ce doc et s’en servir, ça marche très bien.

Mais si on veut tout remplacer (prise de décision, discussions, échanges d’idées) par de l’asynchrone, ça devient compliqué. Ça ajoute du travail : on croit être plus efficace mais on doit refaire, clarifier, ça crée de la confusion… c’est une forme de dette technique, mais différente.

Galen Low : Je vois bien cette idée d’avoir plusieurs sources d’information : mes notes, celles du robot, le rendu sur Miro. Chez nous, on utilise presque uniquement Slack. Parfois ce n’est pas clair s’il s’agit d’une discussion immédiate ou s’il est possible de répondre plus tard.

On est arrivé à un mode de fonctionnement hybride : équipes dans plusieurs fuseaux horaires, tout n’est pas traitable en live. Je n’ai pas envie d’être debout à 4h du matin parce que le Portugal bosse ! Du coup, Slack devient parfois un canal « réactif » ou, au contraire, un espace où je peux poster un long message, qui demande deux heures de boulot !

Est-ce que tu ressens la même chose dans tes équipes ? J’aime ton idée de regroupement et de clarification pour que l’équipe reçoive ce qui est pertinent… au lieu de tout balancer, « à vous de vous débrouiller ! »

Karen Chong : Oui. Slack et Teams, ce n’est que de la messagerie. J’ai déjà vu des équipes qui l’utilisent comme plateforme de gestion de projet, ce qui n’est pas optimal… C’est le « chat de couloir » de l’ère numérique, comme quand tu échanges un SMS avec tes proches.

Tu ne t’attends pas à ce qu’on remplace une discussion sérieuse par des échanges écrits ! Pour de longs messages à lire, c’est mal adapté, ça se compacte mal sur téléphone, l’info se dilue.

Donc autant attirer l’attention sur l’essentiel, faire des rappels ou pointer vers des infos plus détaillées, pour que chacun aille y voir si besoin.

Galen Low : Donc pour toi, Slack et Teams = chat d’appoint, et pour le reste : lien vers le bon outil, jamais « bonjour voici 400 pages à lire » ?

Karen Chong : Voilà. J’essaie de limiter la longueur de mes messages — à peu près cinq centimètres affichés à l’écran on va dire ! Je sais que moi-même je survole, donc je fais ressortir les points clés, je ne mets jamais de longs paragraphes sauf citation ou besoin spécifique.

C’est uniquement pour attirer l’attention, signaler l’important.

Galen Low : C’est une culture d’équipe à laquelle tu demandes aussi d’appliquer cette règle ? Genre, merci de ne pas dépasser la longueur de message Slack…

Karen Chong : Oui, ça va naturellement car chez Abracademy nous sommes full remote. Quelques-uns sont à Londres mais la majorité est sur tous les continents. On utilise Slack pour de la messagerie rapide : « Peux-tu regarder ceci sur Miro ? » Comme il n’y a pas « d’instantané », moi en Australie, ce n’est jamais en temps réel, donc on s’attend à de l’asynchrone.

Galen Low : J’adore. Même en présentiel, tu n’irais jamais discuter devant le bureau de quelqu’un aussi longtemps, tu n’attends pas d’avoir une heure de l’attention de quelqu’un en débarquant à son bureau.

Karen Chong : Exactement. Sur les messageries, ce serait absurde d’attendre qu’ils lisent deux pages !

Galen Low : On a affiné l’étiquette du bureau, ce qui se fait ou pas… combien de temps tu t’attardes, quand remettre ses écouteurs… Tu fais pareil sur les normes numériques asynchrones.

Mais aussi, la tentation du pavé ! Revenons sur l’IA et la synthèse : tu passes du temps à assembler différentes sources, mais on pourrait se demander « est-ce qu’on est toujours aussi efficace ? ». Quelle plus-value vois-tu dans le fait de tout regrouper et synthétiser, au lieu de juste transférer tel quel ?

Karen Chong : L’enregistrement ne capte que ce qui est dit. Miro garde ce qui est collé en post-it lors de l’atelier. On n’a pas toutes les explications orales.

Donc il faut croiser ce qui a été dit et ce qui était écrit. Le résumé du transcript ne donnera que les propos verbaux.

En tant qu’humains, on a assisté aux deux, donc on doit documenter au plus près de la réalité pour qu’un autre membre d’équipe puisse en faire bon usage plus tard (pour concevoir l’atelier suivant, par exemple). Avec une simple séparation des docs, personne n’ira tout croiser, donc c’est mieux de faire ce travail d’intégration.

Galen Low : Oui, sinon il faudrait reconstituer. On tient pour acquis que tout se fond en un seul vécu en présentiel. À distance, il y a des couches à rassembler — ce serait bien d’avoir même la capture des expressions de visage !

Karen Chong : L’analyse de sentiment… ça doit arriver ! Il y a un an, j’étais à un atelier Post-it physique, le passage au digital n’était pas si simple. Aujourd’hui, ça se fait instantanément.

Galen Low : C’est presque dommage d’utiliser encore des Post-it réels !

Karen Chong : J’ai un point là-dessus…

Galen Low : Noté ! Revenons-y plus tard. On a tous roulé du papier kraft plein de post-it, en espérant qu’ils ne tombent pas…

Avec le digital, tu soulignes qu’il y a différentes couches d’info à fusionner pour garder une base de référence.

Karen Chong : Oui. L’essentiel est de se demander à quoi va servir ce document. S’il est bien résumé mais inutilisable pour le prochain atelier… Ce qui compte c’est de le structurer pour que ce soit utile et lisible facilement par l’équipe.

Galen Low : J’adore cette notion — capturer aussi les axes d’amélioration pour la fois suivante, pour continuer de progresser sur le remote ou l’hybride — micro ou webcam à changer, feedback sur l’audio, etc. On ne doit pas s’arrêter sur le « c’est le standard du remote, on a toujours deux minutes de souci caméra, on s’en contente ». Au contraire, tout s’accélère, donc gardons l’intention de progresser et de ne pas accepter par défaut l’imperfection.

Karen Chong : Être intentionnel a une valeur partout, mais en remote/hybride, c’est devenu essentiel : il n’y a plus de « hasard » pour le partage d’infos ou le feedback, il faut créer délibérément ces moments.

Galen Low : Pour toi, qu’est-ce qu’on perd en étant remote/hybride que les générations précédentes ont eu naturellement en étant toutes sur site ?

Karen Chong : La possibilité de nouer des liens et de la confiance de façon organique. Travailler à distance pousse à l’autonomie, à développer l’indépendance et la clarification immédiate, mais pour optimiser la collaboration il faut rechercher l’intelligence collective, pas juste l’efficience individuelle. En présentiel, aller déjeuner ensemble, partager le trajet, une panne de bus… c’est ça qui créé la confiance et le rapport.

Galen Low : Mon ami Kendall appelle cela la « sérendipité » — c’est précieux ! Comment introduire cela, sans qu’un Zoom « simulateur de bouchon » soit trop artificiel ?

Karen Chong : (Rires) C’est un bon jeu à proposer ! Plus sérieusement, il faut créer de vrais rituels : par exemple, chez nous, on commence toujours par un check-in, pour vraiment s’intéresser à l’humain (trajet, météo, ressenti après l’atelier de la veille...). Parfois, on lance un jeu ou une question insolite. On apprend à connaître la personne, ses intérêts… Cela humanise la relation, on devient plus qu’un chef de projet pour le client.

Galen Low : Ça crée l’équivalent des mini-expériences partagées improgrammées du bureau. Mais à distance, tu l’intègres dans le cadre, même en visio.

Une fois cette confiance créée, en quoi cela change-t-il concrètement la relation et la collaboration à distance ?

Karen Chong : Plus tu as de rapports, plus tu oses dire quand tu n’es pas d’accord ou que tu doutes. Sinon, tu crains de paraître incompétent. La confiance abaisse les barrières, te permet de comprendre la vraie personnalité de l’autre. Lire entre les lignes devient crucial, car la démotivation ou l’épuisement se voient moins à distance… On ne voit plus le tas de dossiers sur le bureau, ou la façon dont quelqu’un court de réunion en réunion. D’où l’importance de poser la question sur la charge de travail, de s’intéresser vraiment à l’état d’esprit du collaborateur.

Galen Low : Exact. Je posais souvent à mes équipes : « As-tu la bande passante ? », car je ne peux pas voir visuellement leur surcharge. C’est de l’info utile, un point d’attention pour adapter mon management et éviter d’ajouter une pression inutile si quelqu’un tire la sonnette d’alarme ou est épuisé.

Karen Chong : Oui, et à distance ce qui, en presentiel, se résume à une attitude, doit être détecté à l’écran : qui ne montre plus sa caméra, montre moins d’énergie, change d’attitude ? Il faut observer et s’adapter à l’état collectif, pas se contenter d’empiler les réunions à la chaîne sous prétexte de productivité.

Galen Low : Et du coup, tu crées ces « marges », ces moments avant/après réunions pour débriefer, créer l’équivalent du papotage d’avant/après-réunion du bureau. Si tu ne peux pas caler ça, tu demandes à la personne les alternatives, au lieu de forcer une réunion sur une boîte pleine.

Karen Chong : Exact, le « je pose la réunion même si c’est blindé » ne fonctionne pas. L’essentiel, c’est juste de demander, car la personne connait ses priorités. Et ça, c’est un réflexe qu’on doit désormais avoir où la perception visuelle a totalement disparu.

Galen Low : J’aime beaucoup ton fil conducteur sur l’intentionnalité, appliquer en numérique les rituels qui avaient lieu par hasard en présentiel, mais qui sont utiles à l’équipe.

Revenons sur l’apprentissage informel par mimétisme : comment cultiver cela même en full remote ?

Karen Chong : C’est dans ma nature de partager spontanément une astuce ou un outil découvert si j’estime que ça peut aider un collègue. Même à distance, il s’agit d’être attentif par des check-ins réguliers, et de proposer, sans forcer. Cela instaure un climat d’aide réciproque et montre qu’on est une ressource pour eux s’ils veulent apprendre. On gagne la confiance par de petites attentions.

Galen Low : Même en l’absence d’écoute passive des conversations open space, on peut observer, s’informer des sujets des autres, et proposer de l’aide, ou juste prêter attention à ce qui se passe quand on est « dans la même pièce virtuelle ». Être attentif — c’est une posture d’apprentissage très riche.

Karen Chong : Parfois, programmer même un créneau dédié « transmission/clarification » n’est pas si artificiel qu’il y parait : tout le monde comprend aujourd’hui l’intérêt de réduire les malentendus, même avec des leads ou des sponsors très hauts placés. La communication ascendante et la gestion des parties prenantes prennent une importance cruciale en remote.

Galen Low : Quel est l’équivalent à distance du « hasard de l’ascenseur » avec un sponsor ou un dirigeant ?

Karen Chong : Certains créent des « channels machine à café », ou proposent des points sous forme de DM (message direct) régulier avec les sponsors. On peut entrer en contact de manière plus naturelle aujourd’hui, demander explicitement un point régulier (one-on-one). Adapter la communication au style et à la fonction de la personne est primordial.

Galen Low : Cette démarche appuie aussi l’idée de rapport/ confiance, qui permet d’envoyer un message bref, informel, au lieu de la longue note statutaire. C’est la façon de « re-humaniser » la relation dans un univers de plus en plus robotisé par l’IA et la distance.

Karen Chong : Et si tu n’es pas à l’aise d’aller vers la direction, utilise le réseau intermédiaire, soit en tant qu’émetteur, soit pour obtenir de l’info utile à transmettre. Il faut savoir poser des questions, être curieux, c’est encore plus indispensable aujourd’hui pour éviter les non-dits, les fausses informations ou corriger des interprétations erronées.

Galen Low : Cette curiosité, savoir élargir le champ au-delà de l’ordre du jour, c’est ce qui permet de mieux aligner le travail sur la vision globale et de créer des opportunités.

Si des équipes remote ont enfin la possibilité de se réunir en présentiel, quels conseils donnes-tu pour en tirer le maximum ?

Karen Chong : Faites ce que vous ne pouvez pas faire à distance ! Si quelqu’un de Toronto vient à Vancouver, vous n’allez pas le laisser seul dans une salle. Profitez pour brainstormer avec des vrais Post-it, mobiliser tout le corps, utiliser le paperboard, organiser des conversations difficiles, créatives ou stratégiques. Les réunions stratégiques/planning sont beaucoup plus efficaces en présentiel, car on peut lire plus facilement la salle, réagir au tac au tac.

Galen Low : Et même les moments un peu loupés (Post-it qui tombent !) deviennent des souvenirs et renforcent la relation.

Karen Chong : Oui, chez Abracademy, lors de notre meetup physique, on a fait des ateliers papier géant, on s’est écrit des cartes postales, on a gravé l’émotion et la dynamique du moment. Ce sont ces souvenirs, ces expériences partagées qui donnent du sens, en plus de l’efficacité.

Galen Low : L’IA facilite-t-elle ou aggrave-t-elle la solitude (isolement) du travail à distance selon toi ? Sommes-nous en train de retarder la vraie co-création, de perdre l’étincelle de la collaboration ?

Karen Chong : Utilisée en solo, l’IA retarde la construction collective d’idées. À force d’avoir des livrables individuels « tout prêts », chacun dans son coin, quand on se réunit on n’a rien à co-construire : on assemble, mais on ne collabore pas vraiment. Le brainstorming, l’innovation en souffrent ; la résolution de problème a toujours été collective, l’IA ne remplace pas cela. D’où l’importance de continuer à créer délibérément des moments de réflexion partagée.

Galen Low : Oui, sinon il ne reste rien à collaborer, le travail devient un puzzle de pièces indépendantes. Alors que le croisement, la friction génèrent souvent des idées nouvelles !

Karen Chong : L’IA génère le résultat statistiquement attendu — pas la vraie nouveauté. Si vous cherchez réellement du « jamais vu » ou de la créativité, il faut garder la part humaine et le collectif.

Galen Low : Karen, merci beaucoup pour tous ces partages ! Juste pour le fun : quelle dimension du remote tu aimerais résoudre mais tu n’as pas encore trouvé la solution ?

Karen Chong : Ah, celle-ci est drôle : comment trouver l’énergie d’aller deux heures en avance au bureau ? (rires) Mais sérieusement, j’aimerais trouver LA façon de recréer la co-création créative à distance : brainstorm digital, oui, ok, mais il manque la magie de faire et réfléchir ensemble, de tirer la même note ou le même post-it à deux. Cette friction est précieuse, on l’a perdue — et je n’ai pas trouvé l’outil qui la restitue vraiment !

Galen Low : Oui, c’est le processus créatif dans toutes les disciplines : cette alchimie d’une salle, d’un timing imprévu, d’une question surgie au détour d’un couloir. À distance, l’itération et le hasard sont plus difficiles à mettre en place, et je partage ton constat.

Karen Chong : Et puis, il y a le défi évident du fuseau horaire qui subsiste, même en présentiel quelque part — mais à distance on le ressent multiplié. Cela augmente la complexité, mais cela élargit aussi notre horizon culturel. À nous de rester attentifs à la pluralité de lecture et de perceptions, d’adapter communication et animation à la diversité des cultures.

Galen Low : Oui, cette complexité vaut le coup : collaborer avec les talents des quatre coins du monde, c’est une richesse… mais à condition de bien choisir les moments synchro/asynchro, de ne pas imposer toujours aux mêmes de se lever à 5h du matin !

Karen Chong : Oui — n’oublions pas que nos collègues vivent la même contrainte que nous. Si tu n’aimes pas les réunions à 5h du matin, eux non plus !

Galen Low : Merci Karen, on termine là-dessus, c’était un plaisir. Où peut-on te retrouver, et écouter ton podcast ?

Karen Chong : Le plus simple, c’est de me trouver sur LinkedIn (Karen Chong, sinon Karen K. Chong ou Karen Chong Abracademy pour être sûr). Mon podcast s’appelle Mind Blend, il vise à aider chacun à vivre plus intentionnellement. Il s’adresse autant à la vie personnelle qu’à la sphère professionnelle et aide à devenir un chef de projet efficace et réfléchi. Il n’y en a pas d’autre sous ce nom, donc on ne peut pas se tromper !

Galen Low : J’adore. Mind Blend : la rencontre des esprits, le croisement des points de vue, tout toi ! Je mettrai les liens LinkedIn et du podcast dans les notes. Merci encore Karen, c’était passionnant.

Karen Chong : Merci à toi, ravi de cet échange.

Galen Low : À bientôt dans un prochain épisode du podcast du Digital Project Manager !

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