Comment bien choisir un logiciel de gestion de projets en 2023

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Galen Low : La semaine dernière, vous avez craqué devant le nombre de feuilles de calcul utilisées par votre entreprise pour avancer. Vous avez dit quelque chose comme « Si j’ouvre encore un tableau avec des données de la mauvaise période de reporting, je pars trouver moi-même un meilleur outil. » Malheureusement, vous l’avez dit à voix haute. Les bonnes personnes vous ont entendu. Et vous voilà chargé·e de la mission de trouver une meilleure solution.

Vous plongez alors dans des documents marketing, des sites d’avis sur les logiciels, des tableaux comparatifs de fonctionnalités et même Reddit, à la recherche de l’outil idéal pour vous, vos collègues et votre direction. Vous passez au crible des centaines de possibilités, vous retrouvez face à des opinions contradictoires. Le mur derrière vous ressemble désormais à celui d’une enquête secrète — punaise et ficelles incluses.

N’existe-t-il pas, à notre époque, une façon plus simple de rendre la sélection d’un logiciel moins pénible ? Si vous avez du mal à vous y retrouver dans la jungle des outils de gestion de projets sur le marché, restez à l’écoute. Nous allons vous partager des analyses du secteur et démonter quelques mythes autour du choix de logiciels pour que cela ressemble plus à une victoire qu’à une corvée interminable digne de Sisyphe, avec une main attachée dans le dos et un lama comme monture.

Bonjour à tous, merci d’être à l’écoute. Je m’appelle Galen Low, de The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du digital, dont la mission est d’entraider pour développer nos compétences, gagner en confiance et mieux nous connecter, afin d’amplifier la valeur de la gestion de projet dans le monde numérique. Pour en savoir plus, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com.

Aujourd’hui, on parle de logiciels de gestion de projets — pas du logiciel en lui-même, mais du parcours presque obligé des organisations pour passer de la souffrance chronique à une efficacité durable grâce aux outils et à la technologie. Nous évoquerons aussi les tendances, les mots à la mode, les pièges et tous les obstacles auxquels on se heurte immanquablement lors de cette démarche, et comment y faire face.

Avec moi aujourd’hui, mon collègue et conseiller principal chez The DPM, Joe Ateya.

Joe, c’est un plaisir de t’accueillir dans l’émission !

Joe Ateya : Bonjour Galen. Merci de m’accueillir aujourd’hui. Je suis ravi de participer.

Galen Low : Je suis également ravi ! Joe, tu as une multitude de connaissances à partager. Je sais qu’on va en discuter, mais tu es quelqu’un de profondément immergé dans le monde des logiciels, tous secteurs confondus, particulièrement en gestion de projets et pour les organisations pilotées par projets.

J’ai très hâte de creuser le sujet. J’ai envie (et toi aussi, je pense) de discuter à fond logiciel, juste pour le plaisir ! Mais pour commencer, pourrais-tu nous en dire un peu plus sur ton parcours ? Comment t’es-tu intéressé aux outils logiciels et comment mets-tu cette passion au service de ceux qui, aujourd’hui, se perdent dans la multitude de choix sur le marché ?

Joe Ateya : Oui, très bonne question. Je me suis toujours intéressé aux logiciels et à la technologie ; déjà à l’université, voire même avant, je savais que je voulais travailler dans le secteur technologique. J’adore l’environnement dynamique que cela représente. À la fois le versant logiciel, mais aussi le rythme effréné des évolutions technologiques et comment cela impacte nos vies, en mieux si possible.

Depuis maintenant près de quatre ans, je m’occupe de la partie DPM. Avant, j’étais dans une entreprise appelée Crozdesk, qui a ensuite rejoint le groupe DPM et a été renommée SoftwareSelect. Je gère le service de conseil logiciel depuis presque quatre ans. Je suis en partie autodidacte, ayant géré en interne des projets au point de m’occuper de gestion de projet, gestion de programme et gestion de produit, un mélange des trois.

La gestion de projet, car il fallait avancer étape par étape. La gestion de produit pour suivre l’évolution et piloter en mode itératif. Enfin, la gestion de programme car il y avait différents projets en cours en même temps.

Mais, oui, je suis passionné par les outils logiciels et par leur façon d’aider les gens, aussi bien professionnellement que personnellement. Tout le monde l’expérimente, comme avec notre smartphone qui, aujourd’hui, a plus de puissance que l’ordinateur qui a envoyé l’homme sur la lune dans les années 60 !

Nous vivons dans un monde où nous dépendons du logiciel, et il est essentiel de bien l’utiliser. Le secteur technologique évolue très vite et certains ont besoin de conseils. Pour ma part, j’adore parler aux gens, les aider et utiliser mon expertise sur les logiciels et la gestion de projets pour les guider sur les bons outils. C’est devenu une vraie passion.

Galen Low : J’adore le fait que tu aies toi-même exercé le métier. Tu comprends ceux qui tentent de piloter leur activité à l’aide d’outils logiciels. Je m’imagine à l’université, téléchargeant des démos de logiciels, en bidouillant, lisant la documentation. Aujourd’hui, tout le monde lance une appli, l’essaie, puis la supprime si elle ne convient pas.

Parfois c’est gratuit, parfois ça coûte deux euros... Mais, pour les logiciels professionnels, l’enjeu est tout autre : il s’agit d’investissements conséquents, d’impacts sur la conduite du changement, et le processus de décision devient capital.

En théorie, c’est le même principe : mieux travailler grâce à la technologie, comme avec nos applis mobiles. Mais la complexité de la sélection logicielle à l’échelle d'une entreprise, surtout en grand compte, n’a rien à voir. C’est ce que je voudrais explorer avec toi.

Il ne faut pas perdre de vue que l’outil doit répondre à un besoin précis, à une douleur spécifique. Le marché séduit avec des fonctionnalités séduisantes dont on n’a parfois pas besoin. Mais ce qui compte, c’est où se situe la douleur au quotidien, et comment mieux faire.

Joe Ateya : Un grand nombre de personnes trouvent la gestion par tableur lourde et chronophage. Elles cherchent un outil qui leur fait gagner du temps tout en leur offrant une vraie structure. Les logiciels permettent d’apporter cette structure, clarifient les projets, les plannings, tout devient plus visuel. J’y reviendrai plus en détail tout à l’heure.

Galen Low : Tout à fait. Lors de mes nombreuses discussions pour le podcast, j’ai souvent constaté que de très grandes organisations fonctionnent encore... avec Excel ! C’est un excellent outil, mais ça reste une accumulation désorganisée, pas toujours adaptée au besoin réel.

Joe Ateya : Exactement, et souvent, les gens ne savent pas quelle est la bonne solution. Ils se disent : « J’ai toujours fait comme ça, ça marche », et rechignent à changer. Le changement fait peur, il semble pénible, donc tant que « ça marche », pourquoi changer ? Mais d’autres se disent qu’il y a peut-être mieux ailleurs...

Galen Low : Oui, le changement fait peur. Parlons-en, car dans ton métier, tu échanges chaque jour avec des personnes ayant des besoins logiciels, tu jouis donc d’un point de vue très particulier sur ce parcours. Quels sont aujourd’hui les types de logiciels de gestion de projet les plus demandés ? Comment se déroulent ces échanges ?

Joe Ateya : D’après mon expérience, il y a quatre sous-catégories : gestion des tâches, gestion de projet, gestion de portefeuille et gestion des ressources.

Bien sûr, chaque catégorie a ses spécificités, mais ce sont les thèmes récurrents. La gestion des tâches, c’est pour structurer l’équipe, savoir ce qui reste à faire, ce qui a été réalisé, documenter les avancées — dans une démarche globale, souvent dans des entreprises de toutes tailles, du studio créatif de 5 personnes au constructeur automobile de 20 000 employés.

L’objectif général reste de gagner en organisation, de donner du cadre et de sortir du règne du tableur.

La gestion de portefeuille concerne plutôt les grandes structures (PMO, direction de portefeuille). Eux veulent une vision macro, voient si les projets sont alignés, respectent le calendrier, le budget... C’est analytique, visuel, orienté reporting et prévisions. On construit des comparatifs trimestre par trimestre, à l’attention du management. C’est une démarche d’optimisation du pilotage.

La gestion de projet généraliste, elle, concerne surtout les petites et moyennes entreprises qui souhaitent un outil tout-en-un pour piloter tâches et portefeuilles ensemble — ce qui est fréquent. On cherche UN outil capable de tout faire, d’automatiser, de centraliser (même des contacts). Il existe des solutions transversales qui couvrent l’essentiel sans coûter trop cher.

Enfin, la gestion des ressources concerne surtout les structures moyennes à grandes, parfois uniquement une direction PMO ou un service spécifique. Il s’agit d’optimiser le staffing : qui travaille sur quel projet, qui a de la capacité, quand faut-il recruter ? Le but est d’éviter la surcharge ou le sous-effectif. Trop de gens bricolent sur Excel avec des formules, sans visibilité réelle. Les logiciels spécialisés permettent de visualiser tout cela, d’anticiper, et font gagner beaucoup de temps sur la planification (qui est chronophage en gestion de projet !).

Galen Low : Oui, la gestion des ressources est toujours un sujet brûlant dans notre communauté.

Joe Ateya : Même en interne, c’est compliqué parfois !

Galen Low : Absolument.

Joe Ateya : Il faut gérer les absences, les congés maternité, etc. Cela s’applique dans toutes les entreprises, mais voilà comment je structure les besoins.

Galen Low : Certains de nos auditeurs diront : ce sont des fonctions cœur de métier ! J’aimerais qu’on parle maintenant des tendances. Tu as parlé de structure et de visibilité. Qu’est-ce qui, selon toi, pousse aujourd’hui les entreprises à adopter des logiciels spécialisés plutôt que d’utiliser ce qu’elles utilisaient depuis toujours ?

Joe Ateya : Beaucoup veulent tout numériser afin de s’affranchir du papier, mais même les tableurs, bien que digitaux, exigent encore énormément de saisies manuelles. Le but, c’est de perdre moins de temps en manipulations pour se concentrer sur l’essentiel : faire avancer les projets.

Il existe des différences sectorielles, par exemple dans la construction où l’on restait très traditionnel. Mais avec la généralisation du télétravail post-covid, il a fallu digitaliser de nombreux processus. De plus en plus d’outils sont en mode cloud, donc accessibles partout, même à Hawaï !

Ce type de solution offre structure et flexibilité ; il devient facile de retrouver des documents, de gérer la documentation (conception, versions, accès immédiat sans avoir besoin de droits complexes). On gagne en visibilité et en contrôle.

Galen Low : J’aimerais voir une étude du temps perdu à donner des accès à des tableurs partagés ! Pour chaque nouvel arrivant il faut gérer les accès, alors qu’un logiciel dédié assure transparence et gestion des droits automatiquement. Cela rejoint le sujet du télétravail, mais aussi la nouvelle façon de collaborer et produire aujourd’hui.

Autrefois, seul le chef de projet utilisait Microsoft Project, partageait en PDF et basta. Ce n’était pas collaboratif. Aujourd’hui, la collaboration (Google Docs, suivi, commentaires...) est au cœur du fonctionnement des équipes. C’est un vrai changement.

Certains y voient aussi un outil de contrôle (productivité, suivi, transparence), mais d’un point de vue positif cela favorise la polyvalence, la transmission, la visibilité. Gagner cinq minutes à partager un fichier, c’est autant de temps pour une tâche à plus forte valeur ajoutée.

Joe Ateya : Exactement ! Microsoft Project reste très utilisé, mais j’entends souvent qu’on ne l’utilise que... faute de mieux, ou par habitude ! Il existe plus de 480 outils très différents, parfois beaucoup plus modernes et intégrés.

Microsoft Project, c’est une interface quasiment inchangée depuis plus de 20 ans, c’est devenu vieillot. Beaucoup reprochent à l’outil d’être trop manuel, peu exportable ou peu ouvert (intégration limitée). Aujourd’hui, l’intégration et l’ergonomie font clairement la différence ! L’essentiel, c’est la rapidité de prise en main et l’adoption réelle par toute l’équipe, pas juste par la direction. Ce point est décisif lors d’un choix logiciel.

Impliquer plusieurs membres lors des démos, solliciter leur avis, c’est le meilleur moyen de réussir l’adoption finale et d’éviter les mauvaises surprises.

Galen Low : Cela complexifie mais enrichit la démarche : il faut se rappeler qu’on n’est pas l’unique utilisateur. Les logiciels sont aujourd’hui des outils de collaboration avant d’être de simples outils de gestion de projet. Cela demande un changement d’état d’esprit... Et le processus décisionnel n’est plus une tâche individuelle : il faut fédérer, construire un consensus, accompagner le changement.

Joe Ateya : As-tu déjà mis en place une plateforme logicielle ?

Galen Low : Oui, mais j’ai toujours participé à une démarche collective. Et c’est révélateur : j’ai été impliqué, mais aussi « bénéficiaire » d’un changement imposé du jour au lendemain, sans formation ! Aujourd’hui, beaucoup de sélections logicielles se font en mode collaboratif.

Joe Ateya : Quels ont été les principaux obstacles rencontrés ?

Galen Low : Le principal : se laisser séduire par une fonctionnalité « gadget » sans réel besoin ! Ou fantasmer sur des vues, des graphiques... et oublier d’interroger les vrais usages. On sous-estime l’ampleur du processus, de la diversité des besoins, des différents métiers. En surface, cela semble simple, mais c’est un vrai travail d’analyse. Le plus grand piège, c’est de mal cerner l’étendue de la démarche.

Joe Ateya : C’est un retour que j’entends quotidiennement ! D’où l’importance d’une vraie réflexion sur les « must-have » et « nice-to-have », afin de cibler le bon outil. Mais aussi d’anticiper le volet implémentation : certains redoutent des déploiements longs (parfois plus d’un an sur certaines solutions ERP!), mais aujourd’hui la plupart des outils du marché sont prêts à l’emploi, très simples à mettre en place. Le marché a énormément évolué : ne craignez plus ces délais interminables !

Galen Low : C’est important de rappeler que beaucoup vivent cette responsabilité avec angoisse, mais que la réalité est souvent plus simple qu’on le pense. Quels sont les principaux « mythes » ou fausses croyances qui freinent la démarche ?

Joe Ateya : Je dirais que l’un des stress majeurs, c’est : est-ce que ça va être adopté ? Et puis, est-ce que cela va vraiment améliorer la productivité ? Le produit peut sembler prometteur, « tape à l’œil », mais s’il n’est pas vraiment efficace ou bien adopté, c’est l’échec.

Parfois, la direction propose une solution que l’équipe n’adopte pas. Il faut tester à petite échelle : essayez sur un service pilote, recueillez des retours. Mieux vaut tester sur 50 personnes dans une boîte de 5 000 que de tout déployer d’un coup. La conduite du changement doit être progressive.

Galen Low : Cela ne doit pas être une révolution totale, tu as raison !

Joe Ateya : Exactement, allez-y étape par étape, impliquez votre équipe dès le début, soyez à l’aise collectivement, la réussite suivra !

Galen Low : Autre mythe : la peur d’un éditeur qui disparaît après la vente ! Or beaucoup de fournisseurs ont misé sur l’accompagnement (onboarding, consulting, support adapté à chaque client, paramétrage, formation...), que ce soit pour les PME ou pour les grands groupes. La plupart proposent un chargé de compte dédié, parfois même de vrais consultants spécialisés pour les plus grandes structures. Ce n’est plus du tout comme avant !

Joe Ateya : Oui, beaucoup sont engagés à vos côtés et souhaitent que vous utilisiez vraiment leur outil. L’accompagnement fait partie de leur service – et la plupart savent qu’une adoption ratée se retourne contre eux. Testez sur une équipe restreinte avant de généraliser, testez la souplesse !

Galen Low : Revenons à la multitude d’options possibles. Toi qui dois rester à jour sur toutes ces solutions, comment fais-tu pour suivre les tendances ? Quels conseils donnerais-tu à ceux qui veulent rester « à la page » ?

Joe Ateya : Je lis énormément de blogs, y compris ceux de notre groupe DPM, mais aussi des sources techniques, des publications IT. Au détour de mes échanges professionnels, j’apprends parfois l’existence de logiciels inconnus, notamment lorsqu’ils sont spécifiques à un pays (par exemple, 45% des logiciels sur le marché indien sont réservés à leur marché !). Je fais donc des recherches dès que j’en découvre un.

J’utilise aussi Reddit et LinkedIn (communautés PMI, groupes gestion de projets, directeurs PMO), ce qui me permet d’identifier les tendances métiers, les évolutions sectorielles. J’ai déjà listé plusieurs tendances générales, mais la majorité des enjeux se résume à la volonté de centraliser et de simplifier l’admin !

Dès qu’on trouve un outil qui automatise/réduit l’administratif, tout le monde est partant. Comme ChatGPT pour l’IA, ces outils sont adoptés dès qu’ils font gagner du temps.

Galen Low : C’est ce que j’adore : il s’agit de relier les points entre les fonctionnalités techniques et les défis concrets des utilisateurs, pour proposer les meilleurs conseils possibles, en fonction des besoins propres à chaque entreprise. Ce n’est pas qu’une question technique, il faut écouter les histoires, les cas d’usage réels !

Joe Ateya : Je complète ma veille en lisant l’actualité tech, en suivant les fusions et acquisitions (comme Clarizen racheté par Planview, donnant naissance à un « super-outil » qui conjugue reporting et pilotage avancé). Le secteur bouge sans cesse, et je reste passionné par ces évolutions : plus on en sait, mieux on accompagne !

Galen Low : Dernier point : comment faire appel à tes services ? Comment cela se passe-t-il ? Qui peut en bénéficier ?

Joe Ateya : Nous sommes un service gratuit, accessible à toutes les entreprises, partout dans le monde. Si vous avez besoin d’accompagnement, contactez-nous ! Un lien sera sans doute dans la description, ou prenez rendez-vous directement pour discuter de vos besoins. Nous suggérons d’examiner 4 ou 5 éditeurs à chaque fois. Nous vous guidons en toute impartialité, à partir de vos usages et de votre budget. Nous ne poussons aucune solution. Nous mettons en place des démonstrations personnalisées avec les éditeurs pertinents. Si besoin, écrivez-moi : Joe@softwareselect.com.

Galen Low : Génial, c’est très utile ! Je mettrai tous les liens en note d’épisode pour que chacun puisse profiter de ton expertise et de ta veille permanente.

Merci beaucoup d’avoir passé ce moment avec nous Joe, d’avoir partagé tes connaissances et insights issus de tes échanges quotidiens. J’espère que tout le monde y aura trouvé de la valeur ! Merci encore !

Joe Ateya : Merci à toi Galen, ce fut un plaisir. À bientôt !

Galen Low : Voilà, c’est tout pour aujourd’hui ! Si vous voulez rejoindre notre collective avec plus d’un millier de passionnés de gestion de projets, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com/membership. Et si cet épisode vous a plu, abonnez-vous et suivez nos actualités sur thedigitalprojectmanager.com.

À bientôt, et merci de nous avoir écoutés.