Rendez vos rétrospectives de sprint exceptionnelles—Voici comment (avec Alexa Huston de Crema)

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Ben Aston :

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, et ceci est le Podcast du Chef de Projet Digital. Aujourd'hui, je suis rejoint par Alexa Huston, l'une de nos expertes DPM résidentes chez The Digital Project Manager. Alexa, merci beaucoup d'être encore une fois parmi nous.

Alexa Huston :

Merci de m'accueillir à nouveau.

Ben Aston :

Est-ce que vous avez l'impression que votre équipe commet sans cesse les mêmes erreurs ? Ce n'est probablement pas qu'une impression : ils font sûrement les mêmes erreurs, et c'est peut-être aussi parce que vous ne les aidez pas à changer. Mais il existe un outil utile dans notre boîte à outils DPM qui peut nous aider à transformer cela, c'est la rétrospective de sprint. Bien menée, ces réunions agiles peuvent mettre en lumière des opportunités de changement, générer des améliorations de processus, et au final faire avancer l'équipe dans la bonne direction. Mal gérées, elles peuvent vite virer à la recherche d'un coupable. Continuez d'écouter pour découvrir comment utiliser la rétrospective de sprint comme levier de changement positif. Nous allons parler de quelques applications pratiques pour rendre les rétrospectives de sprint aussi productives que possible.

Au cas où quelqu’un aurait manqué le dernier podcast avec Alexa, laissez-moi vous la présenter. Alexa est géniale. Elle est passée de cheffe de projet à business développeuse, et travaille actuellement chez Crema. J’ai bien dit cette fois ? À Kansas City.

Alexa Huston :

C'est bien Crema, mais au moins tu n'as pas dit Crema Labs. Ça aurait pu être pire.

Ben Aston :

Donc, tu es une cheffe de projet devenue business dev, peux-tu nous expliquer ce que cela implique ? Que fait quelqu’un qui vient de la gestion de projet dans le développement commercial ?

Alexa Huston :

Elle ressemble à une personne normale. Non, c’était une progression plutôt naturelle, au moins pour moi. Je travaille dans une petite agence, nous sommes un peu moins de 25 à ce jour. J'étais chef de projet digital (DPM) depuis plusieurs années, et comme beaucoup le savent, il y a un chevauchement naturel entre la vente et la gestion de projet. J’ai commencé à m’intéresser davantage à la partie commerciale, et après quelques discussions avec l’équipe de développement commercial et des collègues d'opérations, c’est apparu comme une opportunité à la fin de l’année dernière. J’ai passé la majeure partie du premier trimestre à transmettre mes projets à nos incroyables chefs de projet ici, et maintenant je suis à 100% sur le développement commercial, mais avec l'avantage de mon expérience dans la gestion de nombreux projets, donc je me sens capable de discuter en profondeur avec les prospects et sur les opportunités.

Ben Aston :

Un des grands reproches parfois des chefs de projet concerne le fait que l’équipe commerciale a fait du bon travail pour décrocher un client, mais a créé ses propres estimations, cahiers des charges et plannings complètement irréalistes. Est-ce que tu transformes le business de l’intérieur ? Est-ce que tu te retrouves, maintenant, à devoir fournir ces estimations folles et des délais intenables, puis à les transmettre ?

Alexa Huston :

Je vois ce que tu veux dire. Heureusement, ici, l’écart n’est pas énorme, mais il y a quand même des ratés. À chaque passation entre services, il peut y avoir des choses perdues en route. J’essaie de faire de mon mieux pour souligner les points de friction et les combler côté opérations. Un exemple simple : on était mauvais pour indiquer les ressources assignées aux prochains projets. Qui était réservé de façon provisoire ? Nous faisons des accords de durée et de prix. Fin mars, par exemple, quelqu’un terminait un projet mais n’était pas noté dans le logiciel de prévision. J’essaie de trouver ces opportunités pour combler les trous.

Ce n’est pas que moi, nous avons une bonne équipe ventes et opérations qui se réunit toutes les deux semaines pour s’améliorer. J’espère ne rien empirer ! En venant de la gestion de projet, je peux témoigner des « cicatrices » du développement produit et j’ai beaucoup d’anecdotes à partager.

Ben Aston :

Dans ton nouveau rôle, quels sont les défis spécifiques que tu rencontres maintenant, alors qu’avant en tant que chef de projet tu te disais « mais pourquoi BD ne fait-il pas ceci ou cela ? » Maintenant, tu comprends peut-être pourquoi...

Alexa Huston :

Effectivement, bonne question. Chaque interlocuteur a des défis uniques et on essaie vraiment de se concentrer sur la valeur qu’on peut apporter, plus que sur nos compétences. On est juste une agence de développement produit parmi d'autres. Je peux répondre par un exemple : souvent sur les délais, les accords de durée/prix... Avant, lors des discussions commerciales, on misait parfois sur une durée trop courte. « On peut atteindre un MVP en deux mois ! » Aujourd’hui je dirais plutôt trois mois, pour être réaliste. Tout est question de gestion des attentes. C’est un exemple simple de la façon dont j’essaie de plus m’aligner et d’apporter des exemples vécus. Ça aide énormément.

Ben Aston :

Ça a l'air très utile. Dans ton nouveau rôle, y a-t-il des compétences à améliorer ? Sur quoi travailles-tu actuellement ?

Alexa Huston :

Bien sûr, on peut toujours progresser ! Mon plus gros axe d’amélioration du moment, c’est de me concentrer sur la vente consultative. On ne vend pas des produits « clés en main ». On essaie de conseiller nos prospects dans la résolution de leur problématique business. Je dois parfois m’immerger dans des environnements métier qui ne me sont pas familiers et ça peut être intimidant. Mais il y a des questions génériques à poser pour mieux cerner la situation : comment allez-vous monétiser ce produit ? Quel est votre modèle économique ? Comment allez-vous faire évoluer votre business ou gagner en productivité via la technologie ?

Ce que j’essaie d’améliorer, c’est la confiance dans les premiers échanges, et identifier les besoins non apparents.

Ben Aston :

C’est en effet des compétences utiles peu importe le poste. Il faut aussi l’audace de poser des questions qui semblent idiotes.

Alexa Huston :

Totalement, et généralement elles ne le sont pas. Les clients veulent être compris et il ne faut pas avoir peur de demander des précisions si on n’est pas sûr.

Je travaille aussi à faire grandir nos clients existants. Nous n’avons pas de service dédié à la gestion de comptes, ça revient donc un peu à l’équipe produit d’identifier où l’on peut aller plus loin. J’essaie donc de jouer ce rôle – fidélisation, hospitalité client, trouver de nouvelles façons de collaborer avec nos clients favoris. Le fait d’avoir ce passé PM, même en BD, ça prouve son efficacité pour développer davantage de projets chez nos clients.

Ben Aston :

Donc hospitalité client, c’est les inviter à déjeuner ? C’est ça ?

Alexa Huston :

Oui, parfois. Saisir les occasions de les voir hors des rituels hebdos, dont on va parler dans ce podcast. Depuis que je ne suis plus sur le terrain projet, je ne veux pas arriver plus tard du genre : « Voilà la commerciale, vous ne voulez pas investir plus ? » Je privilégie la construction de la relation, même après la passation au chef de projet.

Ben Aston :

Oui, point clé. Ce relais commercial puis gestion ou gestion puis projet ne doit pas être vécu comme « j’ai fini mon taf, salut et bonne chance ».

Alexa Huston :

Oui, exactement, même si ça peut arriver. Hier, j’ai envoyé des cupcakes à une équipe client juste pour les remercier — ce n’est pas juste de l’hospitalité, c’est aussi de l’appréciation, garder le contact pour qu’ils sentent qu’on pense à eux. Des petites attentions.

Ben Aston :

Parlons de ton article. Alexa a écrit un super article intitulé « Comment mener une rétrospective de sprint qui débouche vraiment sur du changement. » Allez le lire si ce n’est pas déjà fait. Si tu découvres le sprint ou Scrum, tu as de la chance car l’article présente tous les fondamentaux, ce qu’est un sprint, une rétrospective, pourquoi et comment les mener, la différence entre sprint review et rétrospective. On en parle, puis Alexa évoque aussi les problématiques qu’on peut rencontrer.

Pour ceux qui ne font pas encore de rétrospectives, aide-nous à comprendre l’intérêt. C’est vraiment utile ?

Alexa Huston :

Oui, absolument. Même si elles semblent longues ou inefficaces, on va voir comment les rendre plus attractives et stimuler la participation. C’est important de prendre du recul, même dans sa vie perso (pas besoin de faire des rétrospectives trimestrielles sur soi !), mais tirer les leçons de ce qu’on vient de vivre et mettre en œuvre des actions pour s’améliorer, c’est bénéfique.

Je suis une grande partisane, comme tu l’as dit : si tu fais de l’agile, tu fais sûrement déjà ce type de réunions, mais j’avoue, je suis une vraie adepte, j’adore ça.

Ben Aston :

Je vais jouer l’avocat du diable. Sur des projets longs, ou quand on est bloqué dans le même process, on peut avoir l’impression que la rétrospective sert juste à dire « tout va comme d’habitude ». Qu’est-ce qui va bien ? Bon, on avance. Qu’est-ce qui ne va pas ? On est un peu plus lents. Que faire de mieux la prochaine fois ? Aller plus vite.

Pour moi, le vrai problème est l’inertie et la mobilisation des gens. Parlons des leviers pour les rendre efficaces. D’abord : lutter contre l’apathie, comme tu l’expliques dans ton article. Quelles astuces pour casser la routine des réunions planifiées ? Je déteste les réunions pour rien.

Alexa Huston :

Complètement !

Ben Aston :

Si on n’y prend pas garde, ça devient un rendez-vous automatique en fin de sprint, on enchaîne direct avec la rétro. Comment lutter contre cette apathie ?

Alexa Huston :

Bonne remarque. Moi aussi je déteste les réunions inutiles. J’ai deux conseils à donner : préparez les gens à l’avance, et adoptez une attitude positive, mettez en avant la valeur de la rétrospective. Tu parlais de projets longs où il n’y a presque rien à signaler si ce n’est « il faut accélérer ». Dans ce cas, encouragez plutôt les gens à noter leurs idées au fil du sprint, au lieu de tout tenter de se rappeler lors de la rétrospective, car à ce moment-là, certains sujets risquent d’avoir perdu de leur pertinence.

Ce que je fais : collecter au fur et à mesure les retours entendus dans l’équipe, positifs ou négatifs, et m’en servir comme points de départ pour la discussion. Comme ça, on n’est pas juste dépendants de sa mémoire au moment précis… Cela aide à lancer le débat. N’hésitez pas à varier les questions posées ou à adapter la durée (pas besoin de 90 minutes pour une routine), et ajustez en fonction du projet ou du planning. Ce n’est pas toujours nécessaire de mobiliser tout le monde.

Ben Aston :

Oui, je pense que c’est très pertinent. La préparation, c’est crucial. Pour toute réunion, il faut communiquer l’ordre du jour et dire aux gens ce qu’on attend d’eux. Pour une rétro, chacun doit avoir préparé des points. C’est bien si nous-mêmes avons dressé une liste, mais parfois j’ai l’impression d’être le seul à alimenter la discussion alors que les autres écoutent passivement. Donner la consigne de préparer leur contribution, c’est important.

Alexa Huston :

Oui, et il ne faut pas oublier que le but, c’est que le chef de projet ne soit pas le seul à tirer des enseignements. Le développement d’équipe est la finalité, il y a des apprentissages pour tout le monde. J’ai moi-même modifié des processus grâce à des idées émergeant en rétrospective. C’est la vision d’ensemble du projet, de l’équipe projet jusqu’au développement, tous contribuent. Oui, la préparation, c’est clé, et il faut rappeler à l’équipe qu’ils y ont aussi tout à gagner.

Ben Aston :

Dans ton article tu listes aussi des méthodes pour encourager tout le monde à s’exprimer, même les silencieux. Des suggestions ?

Alexa Huston :

Oui, il y a plein de façons différentes : varier les questions, ou demander à chacun de participer à tour de rôle. Il s’agit pas de pointer du doigt, mais presque ! « Tiens, on commence par la droite puis on fait le tour. » Du coup, tout le monde doit donner une réponse avant de passer au suivant.

Ben Aston :

C’est très pertinent. Autre astuce utile : demander à tout le monde de prendre des post-its, écrire trois points pour chaque catégorie, deux minutes chrono. Ainsi, personne ne peut éviter de participer.

Alexa Huston :

Totalement. Ça enlève la pression, surtout si un point est sensible ou que c’est risqué de le dire à voix haute. Cela crée de la sécurité. La rétro n'est pas un tribunal ! On ne doit pas chercher un coupable, mais être constructif, réfléchir aux résolutions et valoriser aussi ce qui fonctionne. Mettre les idées par écrit aide tout le monde à se sentir à l’aise.

Ben Aston :

Dans l’article tu parles aussi d’introduction de nouveautés. Raconte-nous tes jeux ou techniques préférées pour casser la routine ?

Alexa Huston :

Il y en a un, que je n'ai fait qu'une fois mais qui a vraiment changé l’ambiance : la rétrospective Lego. On prend des briques Lego, et pendant la rétro, chacun construit une forme qui représente le sprint écoulé, puis une autre pour le prochain sprint. Les gens doivent expliquer leurs créations et les différences. C’est très abstrait, mais ça stimule la discussion.

Ben Aston :

Combien de briques tu distribues ?

Alexa Huston :

Autant qu’on en a sous la main !

Ben Aston :

Votre rétro Lego a duré combien de temps ?

Alexa Huston :

Ils ont créé de super choses en 45 minutes. C’est intéressant, car cela permet d’aborder les choses autrement avec créativité. Finalement, coder, c’est comme assembler des Legos ! Ça change la façon de penser.

Ben Aston :

L’objectif, c’est de casser la routine pour maximiser la valeur de la rétro et la rendre concrète. Comment transformer les idées soulevées en actions ?

Alexa Huston :

Exactement. Si la discussion est riche, tout le monde ne sera pas concerné par chaque point, et c’est normal. Validez les opinions, demandez si tout le monde est d’accord, créez alors un plan d’action.

Je prends un exemple : pendant une rétro, notre QA a pointé les faiblesses de nos tests. Tout le monde a reconnu le problème, donc nous avons ajouté une étape dans notre workflow dédiée à cela. Le plus important : si un point d’action est identifié, il faut désigner un responsable et établir le suivi — que ce soit testé au prochain sprint, présenté à la direction, etc. Il faut des actes, pas juste des paroles.

Ben Aston :

Logique ! Autre point : l’apport d’un regard extérieur. L’as-tu déjà testé ? Intervenant d’une autre équipe, consultant ?

Alexa Huston :

Bonne question. J’ai testé la venue de responsables internes, comme notre COO. L’agilité recommande normalement de garder la rétro au noyau projet, pas avec tous les clients ou prestataires, mais inviter une tierce personne neutre pour challenger l’équipe et creuser les sujets délicats, ça fonctionne. Sinon, des collègues en lean coffee à Kansas City ont invité des coaches agiles pour animer des rétros : un regard extérieur peut faire émerger de nouvelles pistes.

Ben Aston :

Au final, parmi tout ce que tu proposes, qu’est-ce qui est le plus difficile à réussir selon toi ? Là où les équipes auront le plus de mal ?

Alexa Huston :

Je dirais vraiment l’engagement de l’équipe ! Ce n’est pas révolutionnaire, mais c’est difficile de motiver tout le monde et d’avoir des résultats concrets. En tant que Scrum Master ou DPM, il faut aussi coacher l’équipe, adopter une posture de leader-serviteur. On ne peut pas transmettre notre enthousiasme à tout le monde. On peut néanmoins varier les formats d’ouverture : une vidéo drôle, des gâteaux, etc. Le but est de rendre la discussion à la fois conviviale et utile.

L’engagement, c’est vraiment le point le plus dur. Je suis réaliste, les projets peuvent s’éterniser, surtout en agence… Même sur la durée, il y a toujours des axes d’amélioration et la rétro doit servir à les identifier.

Ben Aston :

Dans l’article, si vous manquez d’idées, il y a une mine de jeux pour animer vos rétrospectives. Si c’est la première fois que vous tentez l’exercice, par où démarrer selon toi ? Quelle première approche simple recommandes-tu ?

Alexa Huston :

Excellente question. Je conseillerais de répondre à trois questions simples : qu’est-ce qu’on veut continuer à faire ? Qu’est-ce qu’on veut arrêter ? Qu’est-ce qu’on veut essayer ? Ou : qu’a-t-on bien fait, que veut-on améliorer, que veut-on maintenir ? L’objectif est que tout le monde réfléchisse à la période écoulée et propose des pistes d’amélioration. Aucun projet n’est parfait, cette réunion n’est pas un remède miracle, mais elle crée une opportunité de partager les ressentis collectifs et d’aborder l’amélioration continue.

Il existera toujours des facteurs extérieurs qui perturbent l’équipe, et il faut en parler en restant objectif et constructif. L’idée est de permettre à l’équipe de prendre la parole à la fin de chaque sprint sur ce qui peut être optimisé. C’est ça l’essence de la rétro !

Ben Aston :

Autre point : le maintien d’un esprit positif est crucial ! On aura toujours des galères, parfois sans solution immédiate. Il faut transformer la plainte en levier d’amélioration, au lieu de se perdre dans les récriminations…

Alexa Huston :

Je suis optimiste mais lucide aussi, tout n’est pas toujours contrôlable. Comme facilitateur, il faut créer la confiance pour exprimer les difficultés, mais aussi garder l’équilibre : il ne s’agit pas de dire que tout va toujours bien, ce ne serait pas crédible ! Il faut rester à l’écoute et ne pas éluder les vrais sujets, chercher les alliés pour faire bouger les choses au sein de l’organisation.

En général, une organisation qui mise sur l’agilité reconnaît la valeur de ses équipes. Si des problèmes émergent, il faut justement les noter et voir comment unir les forces pour avancer ensemble.

Ben Aston :

De judicieux conseils. Alexa, merci d’avoir accepté notre invitation, c’était un plaisir !

Alexa Huston :

Oui, merci, c’était génial d’être là.

Ben Aston :

Si vous avez apprécié l’intervention d’Alexa, bonne nouvelle : elle interviendra aussi dans notre prochaine formation maîtriser la gestion de projet digital. Si vous avez besoin de vous former en gestion de projet, foncez ! C’est un programme immersif de sept semaines mêlant vidéos, webinaires, devoirs, discussions de groupe et du coaching en option. Rendez-vous sur digitalprojectmanagerschool.com pour vous inscrire—les places sont limitées.

Et si vous souhaitez échanger sur les rétrospectives, commentez l’article ou rendez-vous dans la section ressources de DigitalProjectManager.com pour rejoindre notre équipe Slack et découvrir plus de 1 000 autres DPM qui débattent sur ces sujets. Tant de discussions stimulantes à rejoindre. À la prochaine, merci de votre écoute !