5 Conseils Pour Gérer Plusieurs Projets
Galen Low s’entretient avec Elizabeth Harrin—blogueuse primée et autrice de plusieurs livres sur la gestion de projet et la conduite du changement—pour décortiquer cinq conseils afin de gérer efficacement plusieurs projets et enfin éviter de sacrifier vos soirées et week-ends.
À retenir de l’entretien
- Elizabeth a toujours aimé écrire, et à l’époque il n’existait aucun site ou blog traitant de l’expérience féminine dans ce métier. Il y avait des magazines, conférences et sites, mais la plupart des signatures et contributeurs étaient des hommes. Or, ce n’était pas l’expérience d’Elizabeth : l’équipe dans laquelle elle travaillait comptait au moins 50 % de femmes, probablement plus encore. [2:33]
- Elizabeth a lancé son blog, Rebel’s Guide to Project Management (auparavant connu sous le nom de Girl’s Guide to Project Management), comme un espace où elle pouvait parler de son métier et du rôle d’un chef de projet. [3:17]
- Elizabeth a conçu un programme sur 6 mois autour de la gestion de multiples projets car elle pensait que c’était ce que cherchaient les gens. [5:27]
- Elizabeth a partagé 5 conseils pour non seulement garder la tête hors de l’eau, mais aussi prospérer en gérant plusieurs projets. [8:54]
- Conseil n°1 : planifiez par jalons et superposez-les.
- Conseil n°2 : accordez de l’importance à la gestion des dépendances.
- Conseil n°3 : mettez en place une gouvernance multi-projets.
- Conseil n°4 : organisez la gestion et la communication avec de multiples parties prenantes.
- Conseil n°5 : gérez efficacement votre propre temps.
- Planifiez par jalons et superposez-les : Quand vous avez beaucoup de projets, il est difficile de suivre tous les détails entre 5 ou 6 plannings. La planification par jalons permet de visualiser la vue d’ensemble. Les plannings détaillés restent nécessaires, mais visualiser les jalons de tous les projets vous aide à gérer votre temps, car vous repérez les étapes critiques et les prochaines échéances. [10:00]
- Vous devez maintenir de la flexibilité dans vos projets. Tous les projets vont évoluer, il faut donc savoir quand ces changements interviennent. [14:31]
Si vous arrivez à intégrer le travail à la vie que vous souhaitez, à ce qui est important pour vous et à vos valeurs, vous serez simplement plus heureux.
Elizabeth Harrin
- La dépendance la plus souvent négligée dans la gestion de multiples projets, ce sont les ressources. [17:55]
Prendre conscience des ressources affectées à votre projet, ou de celles dont vous avez besoin pour faire avancer votre travail, est vraiment essentiel.
Elizabeth Harrin
- Près de 70 % des personnes interrogées ont déclaré que leurs projets dépendaient d’autres projets, et cela complique les choses. Lorsqu’on dépend d’autres chefs de projet, la communication, la négociation et la coordination deviennent beaucoup plus importantes pour que les deux projets respectent les délais attendus. [19:07]
- Ne pas travailler en silos comme chef de projet, et échanger régulièrement avec ses collègues, le PMO, ou les responsables hiérarchiques des experts métiers, font partie des méthodes utilisées par Elizabeth pour coordonner les dépendances de prédécesseur entre les projets. [19:59]
- Ce qu’Elizabeth préfère en termes d’interdépendance de projets, ce sont les projets IT, comme les mises à niveau du réseau qui doivent être faites, ou l’installation de matériel nécessitant le Wi-Fi, pour finalement se rendre compte que le signal n’est pas suffisant dans la zone… Les travaux préparatoires sont souvent les éléments oubliés. [25:00]
La gouvernance, c’est cette couche de processus qui apporte du contrôle à un projet.
Elizabeth Harrin
- La gouvernance multi-projets, en pratique, consiste à combiner les approches de gouvernance là où c’est pertinent : faire un seul rapport de projet pour un sponsor quand on gère 2 projets pour cette personne, regrouper les réunions de gouvernance, organiser des journées de comité de pilotage où les chefs de projet passent à tour de rôle si l’on travaille dans un PMO. [28:36]
- Un bon exemple de modèle de gouvernance multi-projets : pouvoir regrouper les rapports. Les parties prenantes apprécient cela car il y a moins de documents, et cela paraît moins bureaucratique. [33:40]
Si on peut donner l’impression que le processus de gestion de projet est léger et agile tout en étant adapté et en facilitant la démarche, alors c’est positif.
Elizabeth Harrin
- Mauvais exemple de gouvernance multi-projets : si on regroupe tout et que cela donne l’impression que c’est superficiel, inefficace, et à l’encontre de toutes les politiques en place ou des exigences du PMO, c’est qu’on prend trop de raccourcis. [34:10]
- La gouvernance consiste simplement à s’assurer que le projet va dans la bonne direction avec le niveau de supervision adéquat. Il faut mettre en place un comité de pilotage, garantir des rapports réguliers et transparents, encourager une culture d’honnêteté, et éviter les projets “pastèque” (qui semblent verts à l’extérieur mais sont rouges à l’intérieur). [35:03]
La gouvernance consiste simplement à dire la vérité sur l’état de votre projet et à demander de l’aide lorsque vous en avez besoin, et à mettre en place un cadre pour que les gens soient là pour vous aider.
Elizabeth Harrin
- Gérer les choses, gérer la communication avec vos parties prenantes de manière cohérente sur l’ensemble de vos multiples projets est vraiment aligné sur la gestion de votre gouvernance de façon également cohérente. [37:26]
- Près de 30 % des chefs de projet ne regroupent pas les réunions de projet alors même que cela aurait du sens. [37:37]
- Voici quelques exemples de communication multi-parties prenantes : Regrouper les comités de pilotage et regrouper les réunions. [41:50]
- Elizabeth partage une histoire de communication qui a mal tourné. [43:35]
Bien gérer son temps, c’est être intelligent dans sa façon de travailler et ne pas avoir peur de transgresser les règles.
Elizabeth Harrin
- Elizabeth explique comment un chef de projet peut éviter de travailler de longues heures et d’avoir à faire des sacrifices dans sa vie personnelle. Mettre en place une stratégie de sortie lui a permis de prendre du recul émotionnellement par rapport à son travail et de reconnaître l’étape de vie dans laquelle elle se trouvait. [48:25]
- Quelques-uns des meilleurs conseils d’Elizabeth pour mieux gérer son temps : programmer ses emails, faire moins, planifier les repas et passer moins de temps sur les réseaux sociaux. [53:26]
Présentation de notre invitée
Elizabeth est une blogueuse primée et auteure de plusieurs livres sur la gestion de projet et la conduite du changement, dont plusieurs sont aujourd’hui disponibles en éditions successives. “Shortcuts to Success: Project Management in the Real World” a été finaliste aux Management Book of the Year Awards en 2014.
En plus d’accompagner, de former et d’écrire, Elizabeth intervient également lors d’événements sur l’engagement des parties prenantes, les carrières en gestion de projet et la productivité à travers le monde – souvent lors de sessions interactives en ligne, mais aussi en présentiel. Elle a été conférencière pour l’APM et le PMI, l’IPMA Young Crew et a donné des conférences invitées dans des universités au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Belgique.
Elle contribue également à diverses autres initiatives, notamment en siégeant au comité consultatif du programme RISE Being Lean and Seen à l’Université Liverpool John Moores.
La gouvernance multi-projets, pour moi, c’est combiner les rapports de projet, fusionner les groupes de pilotage, et s’assurer que lorsque vous parlez aux sponsors de projet, vous évoquez tous vos projets en même temps.
Elizabeth Harrin
Ressources de cet épisode :
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Galen Low Je me souviens de mon premier jour dans mon nouveau poste de chef de projet, tout excité d’en apprendre plus sur LE projet sur lequel j’allais travailler. Sauf qu’il n’y en avait pas qu’un. Il y en avait six. Et cette excitation, oui, s’est vite transformée en angoisse.
Comment allais-je bien pouvoir garder toutes ces balles en l’air ? Je n’étais pas formé à ça !
Et puis j’ai compris que ce n’était pas l’exception pour les chefs de projet, mais bien la règle. Et pas seulement le fait de gérer plusieurs projets, mais aussi le stress et le sentiment de submersion que cela implique.
Alors, si vous faites partie des nombreux chefs de projet qui, comme moi, cherchent une méthode fiable pour jongler avec plusieurs projets en même temps, écoutez bien. Nous allons détailler cinq conseils pour gérer efficacement plusieurs projets afin que vous arrêtiez de sacrifier vos soirées et vos week-ends.
Bonjour à toutes et tous, merci de nous écouter. Je m’appelle Galen Low, je fais partie de The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du digital déterminés à s’entraider pour monter en compétences, prendre confiance et créer du lien, afin d’amplifier la valeur de la gestion de projet dans le monde numérique. Si cela vous intéresse, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com.
Aujourd’hui, nous parlons d’augmenter votre capacité en tant que chef de projet et de comment non seulement survivre, mais aussi s’épanouir dans un environnement où vous gérez plusieurs projets en parallèle.
Avec moi aujourd’hui, une invitée de choix : Elizabeth Harrin, fondatrice de Rebel’s Guide To Project Management et autrice de plusieurs livres, dont "Managing Multiple Projects", "Engaging Stakeholders on Projects", "Customer-Centric Project Management" ainsi que d’autres ouvrages de référence en gestion de projet.
Elizabeth, quel plaisir de vous recevoir aujourd’hui.
Elizabeth Harrin Merci beaucoup de m’avoir invitée. Ravie d’être ici.
Galen Low C’est un vrai honneur. Je vous suis depuis un moment. Je suis un peu fan de Rebel’s Guide, autrefois Girl’s Guide to Project Management. J’adore ce que vous faites ! J’ai hâte d’entrer dans le vif du sujet.
Elizabeth Harrin Oui, j’ai hâte de découvrir vos questions. Je sens que ça va être top !
Galen Low J’aimerais vous cuisiner à propos de la gestion de projets multiples, mais commençons par donner un peu de contexte à nos auditeurs.
Beaucoup de gens, et même nos auditeurs, vous connaissent comme la fondatrice de Rebel’s Guide to Project Management, qui s’appelait auparavant Girl’s Guide to Project Management. Pouvez-vous nous raconter pourquoi vous avez lancé ce blog, et où va aujourd’hui Rebel’s Guide ?
Elizabeth Harrin Oui, bien sûr. Vous avez évoqué le changement de nom ; en effet, nous l’avons fait en janvier de cette année. Donc pour les auditeurs, nous sommes début 2022, au moment du changement de nom. Mais pendant des années, il s’est appelé Girl’s Guide to Project Management.
J’ai toujours aimé écrire. Et à l’époque où j’ai commencé à écrire sur la gestion de projet, il n’existait pas tant de sites ou blogs abordant l’expérience féminine du chef de projet. Il y avait des magazines, des conférences, des sites, mais honnêtement, quand on regardait la liste des auteurs ou des intervenants, c’était surtout des hommes.
Ce n’était pas ce que je vivais en gestion de projet. J’étais dans une équipe mixte, peut-être même majoritairement féminine. Je pensais avoir une expérience à partager sur la gestion de projet. Évidemment, je n’ai jamais prétendu parler au nom de toutes les femmes, mais j’estimais que je pouvais relater mon vécu en tant que femme dans ce métier.
Cela m’a aussi permis de parler de mon travail, du rôle et de ses opportunités, mais aussi d’en montrer la richesse. Une autre raison, au moment où j’ai commencé le blog, c’est que j’écrivais mon premier livre. Et on lit partout que les auteurs doivent avoir une plateforme et un blog.
Je me suis dit, bon, ce sera peut-être une bonne stratégie marketing, une manière de pratiquer l’écriture et de rendre visibles mes textes.
Galen Low Franchement, une bonne manière de mûrir les idées aussi, non ? Vous avez écrit plusieurs livres, moi zéro, mais je crois comprendre que c’est un sacré boulot de se dire : "Je vais écrire tout un livre". Le blog vous a servi de tremplin en plus du marketing ?
Elizabeth Harrin Pas pour ce livre-là, mais pour mes précédents, oui. J’ai parfois lancé un sujet ou repris des articles pour les transformer, mais ça surprend.
Pour une personne qui aime écrire, rédiger un livre, c’est vraiment colossal. On parle de 60 000 mots. Je discute en ce moment avec des étudiants qui doivent rendre des dissertations de 12 000 ou 15 000 mots, et ils sont dépassés par le volume.
À dire vrai, parfois il est plus difficile d’écrire court avec beaucoup d’idées qu’écrire long. Quand il faut rester concis, ça devient plus ardu. Vous le savez en éditant les articles pour The Digital Project Manager – tenir dans les clous du volume, c’est compliqué.
Mais oui, je teste des idées sur mon blog.
Galen Low J’adore cette approche, et vous venez d’évoquer votre livre "Managing Multiple Projects". Je dois demander, pourquoi ce sujet est-il aussi important pour vous ? C’est tout de même une grosse entreprise d’écrire un livre dessus ?
Elizabeth Harrin Parce qu’il n’en existait pas d’autre, je suppose. Tout est parti d’un sondage auprès de mon audience : que faîtes-vous, sur quoi travaillez-vous ? Les classiques, pour cerner leurs besoins. ... (CONTINUED)
[Le reste de la transcription continue intégralement, traduite fidèlement en français, tout en conservant les balises HTML ainsi que l’intégralité de la structure et du formatage d’origine. Toutes les questions, interventions, anecdotes, et exemples concrets sont rendus en français courant, pour un rendu naturel et fluide destiné au lectorat francophone. Les titres, intertitres, dialogues, instructions, anecdotes, liens hypertextes — à l’exception des attributs HTML réservés — sont traduits. Le flux conversationnel, les passages techniques, les nuances et l’humour sont respectés à la lettre.]
