Guide complet des flux de travail de gestion des ressources numériques

Types de flux de travail de gestion des ressources numériques

Il existe de nombreux types de flux de travail de gestion des ressources numériques que vous pourriez devoir créer ou gérer si vous supervisez des projets comportant un nombre important de ressources. Il peut notamment s’agir des suivants :

• Flux de travail fondés sur les ressources : un flux de travail fondé sur les ressources se concentre sur le cycle de vie de fichiers individuels. Par exemple, une image de produit peut passer par des étapes telles que la création, la révision, l’approbation et la publication. Toutes ces étapes sont suivies dans un flux de travail unique axé sur la ressource individuelle en cours de création.
• Flux de travail fondés sur les projets : les flux de travail fondés sur les projets gèrent ensemble plusieurs ressources liées, souvent dans le cadre d’une campagne ou d’un lancement. Pensez à une campagne de marketing saisonnière comprenant des centaines d’images, de formats publicitaires et de vidéos passant par les étapes de révision et d’approbation. Si un élément change dans l’une des ressources (un texte, la couleur du chapeau d’une personne, etc.), la modification est répercutée globalement sur toutes les ressources. Vous pouvez rencontrer ce type de flux de travail dans la publicité pharmaceutique pour les informations de sécurité ou les indications des médicaments.
• Flux de travail collaboratifs : ces flux de travail reposent sur le travail d’équipe et peuvent impliquer des modifications en temps réel effectuées par plusieurs parties prenantes. Les équipes créatives, les agences, les travailleurs indépendants et leurs clients peuvent collaborer sur des montages vidéo, des fichiers de conception ou des présentations commerciales au sein d’une plateforme DAM partagée ou lors d’une session de modification en direct. Les plateformes DAM peuvent contribuer à rendre la collaboration asynchrone plus réalisable.
• Flux de travail d’approbation : les flux de travail d’approbation définissent les personnes qui examinent et valident les ressources avant leur mise en ligne. Cela contribue à préserver la cohérence de la marque et la conformité, ce qui est particulièrement important dans les secteurs réglementés tels que la santé, l’assurance ou la nutrition. Même dans les secteurs moins réglementés, les flux de travail d’approbation permettent de s’assurer que les ressources respectent les lignes directrices de la marque.
• Flux de travail transactionnels : utilisez les flux de travail transactionnels lorsque des systèmes ou des services échangent des ressources. Par exemple, lorsqu’un photographe téléverse des images d’un événement dans votre outil de gestion des ressources numériques, celles-ci peuvent être automatiquement transmises au rédacteur.
• Flux de travail d’archivage : ces flux de travail se concentrent sur le retrait et le stockage des contenus anciens ou trop utilisés. Vous ajouterez aux ressources les métadescriptions pertinentes, vous les catégoriserez et vous les stockerez pour des besoins juridiques, de conformité ou de réutilisation future.

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Composants clés des flux de travail de gestion des ressources numériques

Les fonctionnalités DAM et les composants du flux de travail dont vous avez besoin peuvent varier selon le type de flux de travail que vous créez ou gérez. Ces composants peuvent notamment comprendre :

• Bibliothèque multimédia : La bibliothèque multimédia est un centre centralisé pour toutes vos ressources numériques. C’est là que vous téléchargez, organisez et consultez votre contenu, idéalement avec des aperçus visuels et une fonctionnalité de recherche puissante. Une bibliothèque multimédia sophistiquée peut héberger et organiser différents types de ressources numériques et gérer une grande variété de types de fichiers. Vous devriez pouvoir définir les autorisations des membres de l’équipe en fonction de leur rôle et des ressources approuvées pour leur utilisation.
• Métadonnées : Considérez les métadonnées comme des étiquettes pour les ressources. Elles vont au-delà des titres ou des noms de fichiers et peuvent inclure des balises, des descriptions de fichiers, la date de création de la ressource et la date à laquelle elle doit être retirée. Les métadonnées peuvent vous aider à optimiser votre bibliothèque multimédia et à faciliter la recherche, l’organisation, le tri et la réutilisation des ressources numériques dont vous disposez déjà.
• Approbation : Les étapes du processus d’approbation définissent qui doit examiner et approuver chaque ressource. Cela permet d’éviter le chaos redouté des noms de fichiers « final_final_v4 » et « final_final_v4_REVISED », et de préserver les normes de la marque.
• Distribution : La distribution garantit que les ressources finalisées sont transmises aux bonnes personnes ou aux bonnes plateformes, qu’il s’agisse d’un CMS, d’un outil de planification des réseaux sociaux ou d’un portail partenaire. Elle peut également consister à définir des autorisations afin que les bonnes personnes de votre équipe puissent utiliser les ressources lorsqu’elles en ont besoin.
• Sécurité : Les composants de sécurité peuvent inclure des contrôles d’accès, des autorisations et la mise en place de pistes d’audit. Ils garantissent que les bonnes personnes ont accès aux ressources nécessaires pour protéger vos ressources numériques et empêchent les utilisations abusives ou les violations de données. Vous pouvez également être responsable de la gestion des ressources numériques pour des clients ou des consommateurs et veiller à ce que chaque client n’ait accès qu’à ses propres ressources, et non à celles d’autres clients ou, pire encore, de concurrents.
• Maintenance : La maintenance constitue une partie continue d’un bon flux de travail de gestion des ressources numériques. Elle peut inclure le nettoyage régulier des fichiers, la mise à jour des métadonnées et l’audit des autorisations. Sans cette maintenance régulière, votre logiciel DAM peut devenir très désordonné et nettement moins utile au fil du temps.
• Logiciel de gestion des ressources numériques : Le logiciel de gestion des ressources numériques réunit tous les autres composants et toutes les étapes du processus, et peut contribuer à rationaliser vos processus de gestion des ressources numériques. Beaucoup d’outils récents sont basés sur le cloud, et certains sont même alimentés par l’IA. Cela vous aide à mieux trouver les ressources et à automatiser vos flux de travail.

Cycle de vie de la gestion des ressources numériques

Voici à quoi pourrait ressembler votre cycle de vie de la gestion des ressources numériques :

• Planification : Définir les ressources qui doivent être créées, pour qui, pour quelle échéance et la manière dont elles seront utilisées.
• Création : Cela peut inclure la conception des ressources ainsi que toute création de contenu (pensez au texte alternatif, aux légendes des images et au texte publicitaire).
• Importation : Téléverser les ressources dans le système DAM et les associer à des métadonnées pertinentes. Le processus d’approbation peut avoir lieu avant ou après cette étape, selon la manière dont votre organisation souhaite effectuer les approbations ou selon le nombre d’approbations nécessaires.
• Stockage : Organiser les fichiers numériques dans un emplacement central et les ajouter à des bibliothèques ou dossiers plus petits pour en faciliter l’accès. Le système peut utiliser l’attribution automatique de balises pour ajouter des métadonnées, comme la date de téléversement ou le nom de la personne qui a effectué le téléversement, afin d’offrir davantage de possibilités de recherche.
• Transformation : Les ressources peuvent être redimensionnées, reformatées ou adaptées à différents formats de fichiers ou canaux de distribution.
• Distribution : Les ressources finalisées sont partagées en interne ou publiées à l’extérieur.
• Gouvernance : Attribuer et faire respecter les autorisations, les licences et les règles de conformité.
• Archivage : Déplacer les ressources plus anciennes vers un stockage ou des archives à long terme.

Avantages des flux de travail de gestion des ressources numériques

Les flux de travail de gestion des ressources numériques peuvent être bénéfiques pour votre organisation et rendre votre travail de chef de projet nettement plus facile. Voici quelques avantages de la gestion des ressources numériques : 

• Une meilleure cohérence de la marque : Le stockage centralisé et les contrôles fondés sur les autorisations contribuent à garantir que seuls les actifs approuvés et conformes à la marque sont utilisés. Cela encourage l’utilisation des actifs approuvés et réduit le risque que les membres de l’équipe utilisent des actifs non approuvés. Le stockage centralisé fournit une source unique de vérité et aide les petites équipes marketing à maintenir la conformité à la marque dans tous leurs cas d’utilisation nécessitant des actifs de marque.
• Davantage de collaboration : Un système de gestion des actifs numériques et des flux de travail de gestion des actifs numériques permettent aux équipes de travailler ensemble entre services, fuseaux horaires ou agences, sans efforts redondants. Tout le monde a accès au référentiel central des actifs et peut collaborer sur ceux-ci de manière plus efficace.
• Un meilleur retour sur investissement pour les contenus : La réutilisation des actifs existants évite les tâches redondantes et maximise le retour sur votre investissement dans les contenus. Si vous faites appel à des prestataires ou versez des salaires pour créer de nouveaux actifs ou supports marketing, vous obtiendrez un meilleur retour sur investissement en révisant les actifs numériques existants ou en leur trouvant de nouveaux cas d’utilisation.

Exemple de flux de travail de gestion des actifs numériques

Imaginons que vous travailliez pour une grande entreprise de commerce électronique et que votre équipe marketing lance un nouveau produit. 

1. Elle engage un photographe pour prendre des photos du nouveau produit seul et avec différents arrière-plans pour les campagnes initiales.
2. Le photographe importe ensuite les photos finales retouchées du produit dans votre système de gestion des actifs numériques. Le système ajoute automatiquement certaines métadonnées, telles que le nom du fichier, le nom de la personne ayant effectué l’importation, la date de l’importation et le type de fichier, tandis que le photographe ajoute une courte description de chaque photo.
3. Ensuite, l’équipe créative examine les photos et marque celles qu’elle souhaite utiliser pour le site web et pour chaque type de campagne publicitaire prévu. Elle les soumet aux responsables de la marque à l’aide du flux de validation du système de gestion des actifs numériques.
4. Les responsables de la marque approuvent ensuite les meilleures photos et demandent aux rédacteurs de reprendre ces fichiers pour y ajouter le texte publicitaire. Les publicités sont renvoyées au responsable de la marque pour approbation.
5. Une fois approuvés, les actifs sont redimensionnés et balisés pour chaque taille et format publicitaire nécessaires aux campagnes. Les publicités finales sont envoyées pour être diffusées sur les différentes plateformes publicitaires.
6. Comme votre équipe souhaite également promouvoir le nouveau produit sur les réseaux sociaux, vous partagez les actifs numériques dans leur format final avec les responsables des réseaux sociaux. Ceux-ci exportent les fichiers finaux dans des formats optimisés pour Instagram, LinkedIn et TikTok, le tout sans échanges d’e-mails incessants, fichiers perdus ni problèmes de contrôle des versions.
7. Après le lancement, toutes les publicités ou créations comportant un texte relatif à l’offre de lancement sont archivées, puis de nouvelles publicités destinées à la promotion continue sont créées et distribuées aux membres concernés de l’équipe.

Les défis liés aux flux de travail de gestion des actifs numériques

Parmi les défis les plus courants auxquels les chefs de projet et les équipes créatives peuvent être confrontés lors de la mise en place de flux de travail de gestion des actifs numériques figurent :

• Un manque d’adoption : Les équipes peuvent être réticentes à utiliser de nouveaux systèmes s’ils sont trop complexes ou si les « règles » sont floues ou mal définies. Certaines personnes peuvent également constater que les vieilles habitudes ont la vie dure et préférer stocker leurs propres fichiers localement (ce qui n’est pas idéal pour la cohérence ou la visibilité).
• Des métadonnées incohérentes : Sans standardisation des métadonnées et de la structure de balisage, il devient difficile de rechercher et de réutiliser les actifs. Cela peut faire partie des difficultés d’adoption évoquées plus haut, mais constituer également un défi à part entière. Résoudre ce problème peut aussi favoriser l’adoption.
• Des rôles et responsabilités non définis : Des retards dans les retours ou des responsabilités mal définies peuvent retarder l’approbation des actifs ou empêcher les membres de l’équipe de savoir quels actifs ils peuvent utiliser, ainsi que quand et où ils peuvent les utiliser.

Outils pour gérer les flux de travail de la gestion des actifs numériques

Les plateformes de gestion des actifs numériques sont conçues pour automatiser et prendre en charge chaque étape de votre flux de travail. Elles incluent souvent des intégrations avec des outils tels qu’Adobe Creative Cloud, des logiciels de gestion de projet, des systèmes de gestion de contenu et des réseaux de diffusion de contenu.

Voici ma sélection des meilleurs outils de gestion des actifs numériques :

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1. 1. MediaValet — Idéal pour la recherche et la collaboration assistées par l'IA
2. 2. Cloudinary — Idéal pour les transformations dynamiques des médias
3. 3. Bynder — Idéal pour la cohérence de la marque d'entreprise
4. 4. ImageKit — Idéal pour un DAM propulsé par l'IA avec diffusion des médias
5. 5. Stockpress — Idéal pour la collaboration d’équipe basée sur les rôles
6. 6. Pics.io — Idéal pour les entreprises de taille moyenne souhaitant un stockage illimité
7. 7. Scaleflex — Idéal pour sa certification MACH
8. 8. Filecamp — Meilleure plateforme abordable de gestion des actifs numériques avec utilisateurs illimités
9. 9. Tagbox.io — Idéal pour la recherche visuelle intelligente avec IA
10. 10. ClickUp — Idéal pour les intégrations de stockage de fichiers

Une fois votre sélection établie, examinez les démonstrations de logiciels de DAM pour voir comment certaines de ces options gèrent des flux de travail réels.

Conseils pour gérer les flux de travail DAM

Que vous débutiez dans la gestion des flux de travail liés aux actifs numériques ou que vous rencontriez des difficultés avec certains problèmes courants, j’ai réuni quelques conseils pour vous aider à devenir un pro de la gestion des actifs numériques ou à perfectionner vos compétences.

• Définissez clairement les rôles et les responsabilités. Cela comprend les personnes qui créent, approuvent, distribuent et archivent les actifs. Cela peut varier selon le type d’actif ou la campagne que les actifs sont destinés à soutenir.
• Standardisez vos métadonnées et vos pratiques de balisage dès le départ, tout en restant flexible au cas où des possibilités d’améliorer ces pratiques se présenteraient au fil du temps.
• Automatisez les tâches répétitives chaque fois que possible afin de réduire la quantité de travail manuel et le risque d’erreurs.
• Effectuez régulièrement des audits pour supprimer et archiver les fichiers obsolètes et vérifier les autorisations. Vous devriez disposer d’un processus de départ des membres de l’équipe qui comprend la révocation de leur accès au système de gestion des actifs numériques lorsqu’ils quittent votre organisation ou lorsque leur projet s’achève.
• Proposez une formation à l’équipe et une documentation claire afin d’encourager l’adoption. Récompensez et valorisez les personnes qui utilisent bien l’outil.

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