3 rôles de collaboration pour des réunions efficaces en 2026
Lorsque le Harvard Business Review a interrogé 182 cadres supérieurs, 71 % ont déclaré que les réunions ne sont pas productives. Lorsque Miro a interrogé 2 000 travailleurs du savoir, ils ont indiqué que collaborer étroitement avec des collègues et des responsables sur un projet est le principal moyen de tisser des liens au travail — ce qui augmente considérablement la probabilité qu'ils restent à leur poste actuel.
Ces deux constats nous montrent que nous devons mieux faire lors de nos réunions. Si nous les transformons en ateliers, nous pouvons les rendre plus efficaces, engageantes et réellement exploiter la puissance de la collaboration au sein de nos projets.
Je suis Annie MacLeod, cheffe de projet et coach passionnée et expérimentée, spécialisée dans la création d'expériences collaboratives pour les équipes à distance et leurs projets. Ces expériences couvrent l'ensemble du cycle de vie des projets : depuis la sollicitation de l'avis des clients du projet, la création d'ateliers collaboratifs pour résoudre des problèmes, l'obtention de décisions finales jusqu'à l'amélioration de la culture d'équipe.
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Une grande partie de l'efficacité des réunions et des ateliers, en particulier dans le monde distribué, repose sur la compréhension des nouveaux rôles de facilitateur, contributeur et concepteur. Lorsque vous faites des réunions, des ateliers et construisez des expériences collaboratives dans un univers distribué, il faut prévoir en amont pour garantir l'efficacité maximale de ces séances.
Les objectifs clés pour rendre les réunions et les ateliers efficaces sont :
- Respecter le temps de chacun : les réunions doivent débuter et se terminer à l'heure avec une structure permettant la plus grande efficacité possible
- Solliciter la participation : il ne s'agit pas simplement de diffuser de l'information — il faut impliquer les participants pour qu'ils se sentent valorisés et investis
- Tirer parti du savoir de l’équipe collaborative : les réunions coûtent cher — tous ceux qui y assistent doivent apporter de la valeur et, pour cela, il faut organiser des ateliers qui aboutissent concrètement
Se concentrer sur ces objectifs, utiliser efficacement les facilitateurs et les concepteurs, et comprendre comment mobiliser au mieux vos contributeurs portera vos réunions de projet à un niveau supérieur !
Quels sont les rôles clés dans la collaboration ?
J'ai constaté que, particulièrement dans la collaboration numérique, il existe trois nouveaux rôles au sein des équipes qui permettent d'optimiser l'efficacité, l'efficience et l'engagement lors des réunions. Certains rôles collaboratifs existent depuis longtemps, mais ceux que je présente ici sont nouveaux à cause de l'importante migration vers les équipes distribuées et du besoin d'une collaboration efficace.
Ces rôles sont :
- Concepteur : le créateur de l’espace de réunion ou des expériences d’atelier
- Facilitateur : la personne qui anime réellement la réunion ou l’atelier
- Contributeur : les membres internes ou externes qui viendront enrichir la réunion par leur expertise et leurs connaissances
Voyons un exemple concret de réunion de gestion de projet digital pour illustrer ces différents rôles. Votre agence pourrait organiser une réunion de conception avec le client pour définir les principaux éléments graphiques, leur aspect visuel, les contenus nécessaires, qui les possède, ainsi que d’autres détails.
De telles réunions sont souvent pratiquées régulièrement au sein de votre agence. Il est donc logique d’investir dans leur standardisation et d’y inclure des activités personnalisées à l’image de votre marque. Ces formats pourront être transformés en modèles et utilisés par plusieurs personnes lors des réunions clients.
Dans ce cas, un concepteur construira l’espace de tableau blanc ou un autre outil de collaboration d’équipe (comme le PM Gameboard !) pour garantir la conformité à l’image de marque, la cohérence graphique et le respect de la voix, de la typographie et des autres éléments visuels de votre agence. Un concepteur veillera aussi à ce que les activités collaboratives principales soient attractives visuellement et faciles à suivre.
Le facilitateur travaillera avec le concepteur sur le déroulement de la réunion, puis il s’occupera de l’animation. Le tout sera pensé pour les contributeurs — ici, vos collaborateurs internes et les représentants du client qui participeront à la réunion. Il sera essentiel de s'assurer que votre espace-mémo propose des activités adaptées à votre public de contributeurs.
Je constate que lorsqu'on s'adresse à des cadres dirigeants, il vaut mieux aller droit au but, éviter les icebreakers et s’en tenir aux faits. Si vous travaillez avec des pairs et des collaborateurs, il est important d’intégrer des activités telles que des icebreakers et donner une ambiance ludique et engageante pour tisser ces relations !
Découvrez d’autres meilleures pratiques de collaboration ici.
Pourquoi ces rôles sont-ils importants ?
Dans nos projets numériques, il existe toutes sortes de réunions ! À chaque étape ou jalon d’un projet, nous avons des réunions et il est particulièrement important de veiller à ce qu’elles soient aussi efficaces que possible pour que chacun puisse retourner créer de la valeur sur le projet.
Aujourd’hui, comme nous menons de nombreuses réunions à distance pour des équipes en télétravail ou hybrides, il faut beaucoup de préparation pour les rendre efficaces.
Heureusement, de nombreuses solutions émergent pour rendre ces réunions techniquement plus interactives. Zoom a ajouté un tableau blanc, Apple a annoncé une nouvelle application, ClickUp a intégré des fonctionnalités de tableau blanc, les tableaux Miro peuvent être ajoutés aux espaces MS Teams, et tout le monde comprend désormais qu’une réunion doit être un espace d’interaction, et pas seulement des têtes parlantes flottant dans l’espace numérique.
Ce que nous devons faire, c’est transformer nos réunions en ateliers. J’adore cette citation pour l’expliquer :
En résumé, les réunions sont des espaces de discussion.
Les ateliers, eux, sont des espaces où l’on agit.
| Réunions | Ateliers |
|---|---|
| Objectif parfois flou | Orienté action |
| La personne la plus haut placée capte le plus d’attention | Délibéré |
| Celui qui parle le plus fort a le plus de temps de parole | Participation de tous |
| Tendance à diffuser de l’information – interactions limitées | Attrayant & collaboratif |
| La durée pose parfois problème, ne commence ou finit pas à l’heure | Durée et déroulé planifiés |
Dans nos projets numériques, nous avons de nombreuses réunions que l’on peut transformer en ateliers, que ce soit une réunion de planification, un brainstorming pour résoudre un problème ou concevoir une solution, ou des rétrospectives pour réfléchir à notre travail.
J’aime dire à mes clients qu’il n’existe en réalité que quatre raisons d’organiser une réunion :
- Résoudre un problème
- Prendre une décision
- Créer ensemble
- Renforcer les relations
Tous ces types de réunions peuvent être transformés en ateliers, au lieu de se limiter à une discussion. Lorsque nous transformons les réunions en ateliers, il existe des techniques clés et des rôles spécifiques qui garantissent que nous atteignons nos objectifs :
| Objectif | Technique | Rôle du concepteur | Rôle de l’animateur |
|---|---|---|---|
| Respecter le temps de chacun | Ordre du jour | Concevoir des activités efficaces et inclusives pour atteindre le résultat | Techniques pour maintenir le groupe concentré, clarifier les objectifs, et obtenir des résultats |
| Recueillir des contributions | Activités pour obtenir informations, connaissances et retours. Par exemple, brainstorming, brainwriting ou décisions collaboratives | Concevoir des activités engageant efficacement les participants | Maîtrise des techniques pour garantir la participation active de chacun et permettre à tous d’exprimer leur avis |
| Tirer parti des connaissances de l’équipe | Salles de travail en sous-groupes où de petits groupes résolvent des problèmes, font des recommandations, conçoivent des solutions, puis présentent leur travail au groupe principal | Créer des activités qui exploitent la créativité, permettant de subdiviser le groupe et de présenter ensuite leur production | Superviser efficacement les individus et groupes pour s'assurer que chacun progresse et termine la tâche assignée dans le temps imparti |
5 techniques pour transformer vos réunions en ateliers
Voyons à présent quelques techniques, ainsi que les rôles de concepteur et d’animateur, plus en détail pour comprendre comment ils peuvent garantir le succès de nos réunions et ateliers selon les objectifs suivants :
- Respecter le temps des personnes
- Demander l'avis de l'équipe
- Tirer parti des connaissances de l'équipe
1. Ordre du jour
Des réunions sans ordre du jour ne respectent pas le temps des personnes ni la valeur de leur participation. À tout le moins, il doit y avoir un objectif attendu pour la réunion et celui-ci doit être communiqué avec l'invitation — autrement, les gens ne savent pas pourquoi ils y assistent ni ce qu'on attend d'eux.
Dans l'ordre du jour, il est aussi important de détailler les activités à réaliser pour atteindre cet objectif. Lorsque vous élaborez l'ordre du jour, vous prenez en compte le temps des participants et vous expliquez clairement comment l'équipe va contribuer au résultat attendu.
2. Activités
Ces éléments sont essentiels pour passer d'une simple réunion à un atelier — autrement dit, pour évoluer d’une discussion à la réalisation concrète. Ces activités sont structurées en fonction du type de résultat que vous souhaitez obtenir.
Quelques exemples clés :
- Remue-méninges : pour la résolution de problèmes, la définition du périmètre, l'élaboration d'alternatives et les rétrospectives
- Brise-glace : pour renforcer les liens et dynamiser les groupes avant d'aborder le contenu de la réunion
- Saisie d’avis ou de retours : planification, estimation, développement d'alternatives, priorisation, cartographie des processus de workflow, élaboration des user stories
- Synthèse d'informations : analyse de données issues de la recherche, analyse des causes profondes
Toutes ces propositions peuvent devenir des activités collaboratives permettant au groupe d’œuvrer ensemble vers un objectif, ce qui présente tous les avantages de la collaboration en équipe : prise en compte de différents avis et expertises.
3. Designer
Lorsque vous transformez vos réunions en ateliers ou que vous utilisez une nouvelle suite d’outils de collaboration de projet, il est essentiel que quelqu’un soit responsable de la préparation de l’espace numérique pour l’atelier et ses activités (le plan tarifaire du logiciel de collaboration choisi pourra influer sur vos options dans ce contexte).
Cette responsabilité peut être confiée au chef de projet, ou l’on peut s’appuyer sur des modèles prédéfinis pour les activités disponibles sur le web ou dans le MiroVerse. Si l’atelier est suffisamment important, complexe et visible, il peut même être pertinent de faire appel à un designer professionnel pour concevoir l’espace de l’atelier.
Le designer apporte des compétences et méthodes spécifiques pour rendre votre atelier attrayant visuellement, facile à suivre, logique et efficace. Grâce à sa collaboration avec le facilitateur, il peut enrichir les activités de collaboration, les rendre ludiques et motivantes.
Les critères sur le recours à un designer professionnel peuvent être les suivants :
| Élément | Considération |
|---|---|
| Taille de l'atelier | Si plus de 10 à 12 personnes sont attendues, la taille compte. L’espace doit permettre à chacun d’accéder facilement à son espace de travail et de contribuer efficacement, avec un minimum de friction technologique. |
| Complexité | Si plusieurs activités sont prévues lors de l’atelier, plusieurs groupes en salles de sous-commission, ou si différentes catégories de données, objectifs de recherche ou autres matériaux doivent être accessibles aux participants, un designer pourra structurer l’ensemble pour que l’intégralité des supports soient faciles d’accès. |
| Profil | Si votre atelier accueille des clients, des experts externes ou des conseillers, l’expérience doit être professionnelle et de qualité. |
4. Facilitateur
Comme pour le designer, il convient de définir qui sera le facilitateur de l’atelier. Cette personne orchestre le bon déroulement de l’atelier. Elle agit comme un chef d’orchestre, permettant à chacun de tirer le meilleur parti de l’expérience et encourageant la participation de tous !
De bons facilitateurs possèdent d'excellentes compétences en écoute active, gestion du temps, capacité à poser des questions de clarification, font preuve d’objectivité et apportent un point de vue neutre, et savent encourager un environnement psychologiquement sûr pour les participants à l’atelier. De nombreux outils de collaboration basés sur l’IA proposent des fonctionnalités qui peuvent prendre en charge certains aspects manuels de la facilitation à votre place.
De plus, les facilitateurs ont des techniques pour intervenir. Par exemple : interrompre des conversations inappropriées et faire respecter les normes de réunion, ou veiller à ce qu’il n’y ait qu’une seule conversation à la fois.
Comme pour le rôle de designer dans notre projet, ce facilitateur peut en fait être le chef de projet ou le chef d’équipe, mais il existe de nombreuses situations où il pourrait être préférable de faire appel à un facilitateur externe.
Pensez en termes de :
- Un problème survient dans le projet et le chef de projet a un point de vue unique ou significatif à exprimer pour résoudre ce problème, tout en souhaitant s’assurer que le reste de l’équipe soit entendu. Un facilitateur peut permettre à toutes les voix d’être prises en compte.
- Une rétrospective a lieu alors que le chef de projet a eu un conflit avec l’équipe. Dans ce cas, il serait probablement inadapté que le chef de projet anime la rétrospective, car il a pu contribuer au conflit.
- Le chef de projet n’a peut-être pas les compétences ou l’expérience nécessaires pour animer une activité particulière ou gérer un groupe de grande taille. Un facilitateur professionnel pourra non seulement assurer l’atelier mais aussi accompagner le chef de projet pour mener l’activité à l’avenir ou faire face à des groupes plus nombreux.
5. Contributeur
Voici quelques éléments à prendre en compte pour tirer le meilleur parti de vos contributeurs à l’atelier. Des personnes comme : des experts du domaine, des membres de l’équipe projet, des sponsors et des parties prenantes.
J’ai constaté que dans un environnement distribué ou à distance, certaines considérations spécifiques sont nécessaires afin de minimiser la friction que peut causer la technologie pour votre expérience d’atelier.
Voici quelques exemples :
- Les compétences de vos contributeurs sont primordiales pour la réussite de l’atelier. Souvent, leurs compétences numériques peuvent être inversement proportionnelles à leur niveau d’études. Les doctorants et avocats—des professions qui reposent sur l’oralité—peuvent avoir du mal avec la saisie clavier. Dans ce cas, il est utile de prévoir plusieurs moyens pour qu’ils puissent transmettre leur contribution, par exemple en affectant une personne capable de transcrire leurs remarques dans le chat sur des tableaux, voire en ayant une personne dédiée pour recueillir leurs apports.
- Vous devrez mettre à disposition les supports nécessaires avant l’atelier pour que les contributeurs puissent s’exercer aux compétences clés utilisées pendant la session. Une autre technique consiste à intégrer ces compétences dans un icebreaker au début de l’atelier, afin qu’ils puissent s'exercer dans un espace « sûr » avant de passer à des activités plus complexes.
- Vous devrez mettre en place des règles de fonctionnement ou des normes d’équipe pour votre atelier. Voici quelques excellentes ressources proposées par Indeed pour démarrer.
- Gardez à l’esprit que certains de vos participants ne seront pas familiers avec certaines techniques ou activités prévues dans votre atelier. Ces apprenants auront besoin d’instructions et peut-être d’un accompagnement tout au long des activités—prévoyez-le dans votre conception et informez-en le facilitateur.
Éloignez-vous de la folie des réunions !
Transformez autant de réunions que possible en ateliers ! Lorsque vous effectuez cette conversion, cherchez des opportunités de remplir les rôles individuels de concepteur et de facilitateur, mais n’oubliez pas non plus de bien comprendre votre public.
Profitez-en pour initier les contributeurs à de nouvelles techniques ou mettre à profit leurs connaissances et expériences lors d’activités de remue-méninges créatifs, comme le remue-méninges silencieux.
N’oubliez pas non plus de consulter les ressources en ligne et les modèles MiroVerse pour débuter. Ils peuvent être à la fois source d’inspiration et outil de conception.
J’ai également écrit cinq techniques d’experts pour le brainstorming qui méritent d’être lues. Commentez ci-dessous—je serais ravi de savoir ce que vous avez expérimenté, vos réussites, et ce que vous souhaitez approfondir concernant la collaboration !
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