Guide du chef de projet pour la mise en œuvre d’un programme de conformité
Je travaille dans le secteur des SaaS B2B depuis près d'une décennie et, tout au long de cette période, mon objectif a été de faire croître les revenus de façon continue. Il existe de nombreuses façons d’atteindre cet objectif, mais le facteur constant et crucial de leur succès reste une bonne gestion de projet.
Au cours des deux dernières années, j’ai échangé avec des experts chevronnés de grandes entreprises et de cabinets de conseil, tels qu’Everbridge et Mirai Security, afin d’en apprendre davantage sur ce secteur de niche appelé GRC, ou Gouvernance, Risques et Conformité. Si vous êtes arrivé ici, vous en avez probablement entendu parler et cherchez peut-être à apprendre comment mettre en place un programme de conformité pour votre entreprise ou votre client.
J'ai écrit ce court guide pour mettre en avant les domaines clés de la gestion de projet et les meilleures pratiques recommandées par les experts, lesquelles sont essentielles pour réussir à instaurer des programmes de conformité dans presque toute organisation.
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Qu’est-ce qu’un programme de conformité ?
Bien qu’il puisse être défini de diverses manières, un programme de conformité est essentiellement un « système de processus, de politiques, de procédures et de contrôles élaboré pour garantir le respect de toutes les règles, réglementations, contrats et politiques applicables régissant les actions de l'organisation. »
Méthodes manuelles vs outils GRC
L'une des premières décisions qu'un chef de projet devra prendre est de choisir d’utiliser des outils GRC ou des méthodes manuelles. Mettre en œuvre des programmes de conformité avec des méthodes manuelles (tableurs, documents Word, e-mails, etc.) présente l’avantage de coûts initiaux faibles, d’une personnalisation selon les besoins de votre entreprise et, potentiellement, d’une exécution plus rapide qu’avec un système automatisé.
L’inconvénient des méthodes manuelles est qu’elles ne sont pas évolutives et peuvent rapidement devenir ingérables à mesure que les besoins de conformité de l’entreprise augmentent. Plus vous devez respecter de cadres de conformité, plus il faudra de membres d’équipe et de parties prenantes pour les soutenir.
Cela signifie que vous devrez agrandir votre équipe conformité, ce qui représente le coût principal de la gestion manuelle de la conformité : les salaires. Un livre blanc sur le coût de la conformité pour les banques de taille moyenne a révélé que le personnel représente plus de 70 % des coûts de conformité.
L’évolutivité est souvent la raison qui pousse les chefs de projet à opter pour des solutions GRC lors de la mise en place et la gestion des programmes de conformité. En plus des économies de coûts, on retrouve d’autres avantages comme la hausse de la performance globale grâce à l’automatisation des processus, la réduction de la non-conformité et une visibilité accrue à l’échelle de l’organisation.
Que vous choisissiez de mettre en place des programmes de conformité manuellement ou à l’aide d’un outil GRC, les domaines de connaissances et les meilleures pratiques suivants s’appliqueront dans tous les cas.
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Quels sont les domaines de connaissance en gestion de projet ?
Vous êtes peut-être déjà assez familier avec ces concepts, car les chefs de projet les utilisent déjà au quotidien, mais je vais tout de même faire un bref rappel.
Comme pour tout projet réussi, la mise en place d’un programme de conformité nécessite une planification, une organisation et une exécution méticuleuses, du début à la fin. Le Project Management Institute (PMI) a créé un référentiel appelé Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Il standardise toutes les terminologies, guides, bonnes pratiques et processus suivis par les chefs de projet.
Dans le PMBOK (maintenant dans sa 7e édition), vous trouverez des concepts appelés groupes de processus et domaines de connaissances. Les groupes de processus sont les grandes étapes d’un projet et les domaines de connaissances sont des groupes de processus individuels à suivre.
Essentiellement, ces guides décomposent le projet en étapes digestes afin que la mise en place de la conformité puisse être menée avec succès.
Domaines de connaissance clés pour la mise en place d’un programme de conformité
Intégration
L’intégration est fondamentale pour les programmes de conformité. Beaucoup d’informations doivent parvenir aux bonnes parties prenantes au bon moment afin d’assurer la visibilité et la responsabilité. L’intégration rassemble les processus et tâches individuels nécessaires afin de satisfaire aux réglementations en matière de conformité.
Le manque de communication, le manque de compréhension et le manque de planification sont les principales causes de la non-conformité. L’intégration peut être le domaine le plus difficile à maintenir efficace et ponctuel, surtout à mesure que les programmes de conformité prennent de l’ampleur.
Pour réduire la duplication, les erreurs, le travail perdu et le temps perdu à recouper les informations, il est préférable de créer un système centralisé. Un outil GRC offre aux membres de l’organisation un programme de conformité centralisé et accessible. Ceux-ci sont plus faciles à gérer et s’intègrent totalement à l’ensemble de l’entreprise. Répartissez les tâches en conséquence et déléguez-les à leurs responsables respectifs.
Vous ne souhaitez pas utiliser un outil GRCa0;: Jotform est un cre9ateur de formulaires manuel avec de9excellentes fonctionnalite9s de conformite9.
Périmètre
Il est très facile de s’égarer sur des aspects qui sortent du périmètre du projet. Pour éviter le débordement du périmètre, ce qui peut entraîner des retards de mise en œuvre, prenez le temps de définir précisément le périmètre.
Lors de la définition de votre déclaration de périmètre pour une mise en conformité, il est conseillé de cibler les objectifs nécessaires pour obtenir votre certification spécifique. Listez toutes les exigences réglementaires applicables qui concernent votre secteur et votre pays, et alignez les objectifs de votre organisation, les attentes des parties prenantes et les ressources disponibles.
Qualité
La gestion de la qualité ne vise pas la perfection, mais à garantir la cohérence sur l’ensemble de vos projets. Dans la rubrique sur le périmètre, nous avons évoqué l’importance de comprendre les attentes de vos parties prenantes. L’autre aspect essentiel est de fixer des accords raisonnables entre les parties prenantes et votre équipe en charge de la mise en œuvre.
Il est normal qu’il y ait des écarts lors de la création initiale d’un programme de conformité. Réaliser des analyses de lacunes ainsi que des audits internes et externes vous aidera à identifiera0;:
- l’efficacité des contrôles et des politiques
- la manière dont vos contrôles et politiques s’alignent avec votre périmètre
- ce qui manque ou ce qui n’est pas cohérent
Il est également recommandé de demander à un tiers d’effectuer une évaluation impartiale.
Risque
La gestion des risques consiste à identifier, catégoriser et hiérarchiser les risques afin de pouvoir élaborer des plans pour les atténuer. Lors de la mise en place de programmes de conformité, concentrez-vous sur l’évaluation des risques pertinents pour cette mise en œuvre spécifique.
Cela signifie examiner les contrôles, politiques et procédures, et documenter ce qui est fait, par qui, dans quel but, si cela a été effectué et comment cela doit être fait grâce à des instructions étape par étape. Certains cadres proposent une liste de contrôle structurée pour définir les contrôles afin d’atténuer les risques dans les programmes de conformité.
Après avoir défini les contrôles, politiques et procédures, vous devez attribuer des responsables à ces contrôles et politiques, ainsi que donner aux membres de l’équipe la responsabilité de ce processus et exiger qu’ils le gèrent.
L’un des grands avantages à utiliser un outil GRC est de pouvoir automatiser la surveillance et la gestion des contrôles, surtout à grande échelle. C’est là que les méthodes manuelles peuvent vraiment ralentir les flux de travail et provoquer des lacunes et des non-conformités.
Ressources humaines
Votre équipe est votre ressource la plus précieuse, et la gestion des ressources va bien au-delà de l’attribution de tâches. Il est essentiel de connaître les compétences de votre équipe, de travailler dans le cadre de leurs possibilités, d’identifier les écarts de connaissances, de leur offrir des perspectives de développement et de suivre leurs progrès.
Que ce soit par la formation ou par des outils, il est de votre responsabilité de soutenir votre équipe et d’allouer les ressources nécessaires pour ce faire. Les systèmes GRC peuvent attribuer la responsabilité des contrôles pour que vous sachiez exactement de quelles ressources vous aurez besoin à chaque étape de la mise en œuvre.
Communication
La gestion de la communication est primordiale parmi les domaines de connaissance. Les chefs de projet peuvent consacrer environ 90a0;% de leur temps à communiquer, car cela permet à toutes les personnes impliquées de rester informées sur tous les aspects du projet ou, dans ce cas, de la mise en œuvre.
Votre plan de gestion de la communication est crucial pour déterminer comment les changements et mises à jour sont communiqués, qui doit connaître quelles informations, et à quel moment, avant le début de la mise en œuvre. Selon les cadres auxquels vous souhaitez vous conformer, vous devrez générer des rapports pour démontrer la conformité et pour vos parties prenantes.
La mise en œuvre n'est qu'un début : Préparez-vous aux non-conformités
Ceci est un guide général des domaines de connaissances en gestion de projet et des groupes de processus qui ont tendance à avoir le plus grand impact sur le succès de la mise en œuvre d'un programme de conformité. Mais à bien des égards, la mise en œuvre n'est qu'un début.
Par exemple, vous devrez créer des actions correctives et des plans de remédiation lorsque des non-conformités se produisent. Ces plans détaillent les tâches à accomplir pour effectuer les corrections requises.
Après avoir réalisé les actions correctives du plan de remédiation, il reste le processus de surveillance continue et permanente. Les contrôles doivent être testés régulièrement et la mise en place de tâches récurrentes automatisées contribue à garantir la maturité de votre programme de conformité.
Pour en savoir plus sur l'implémentation et les programmes de conformité, ainsi que sur les outils logiciels GRC, abonnez-vous à la newsletter de The Digital Project Manager.
Vous avez déjà entendu parler des équipes auto-gérées ? Si vous vous demandez ce que cela pourrait signifier pour vous, jetez un œil : Des équipes projet sans chefs de projet : explorer le dilemme du PM (avec Julia Ryzhkova de Railsware)
