La cheffe de projet partage comment elle passe de la gestion de projet à l’architecture des systèmes
Melissa Magee explique comment des outils d’IA comme Copilot, SharePoint et Asana ont transformé son approche de la gestion de projet en architecture des systèmes. Découvrez comment elle automatise les validations, réduit les délais de traitement et permet à son organisation d’économiser 40–60k $ par an.
Melissa Magee
Gestionnaire de projets et de portefeuille chez Chaucer
Transformation par l’IA: Melissa Magee explique comment l’IA révolutionne ses tâches et son rôle en gestion de projet.
Bénéfices de l’automatisation: Les systèmes pilotés par l’IA permettent de gagner du temps et de l’argent tout en améliorant la visibilité et l’efficacité des projets.
Préparation efficace: Informer l’IA des besoins en amont améliore la qualité et l’efficacité de ses résultats.
Intégration des outils: Magee utilise des outils d’IA comme Copilot, SharePoint et Asana pour optimiser la gestion de projet.
Limites de l’IA: Même si l’IA accroît la productivité, l’intervention humaine reste essentielle pour gérer les émotions et les subtilités des projets.
Melissa Magee est cheffe de projet et gestionnaire de portefeuille chez Chaucer et a auparavant travaillé comme cheffe de projet internationale dans une entreprise de technologie RH et de conseil. En parallèle, elle crée des ressources pour aider les personnes à se reconvertir dans la gestion de projet.
Nous nous sommes entretenus avec elle pour comprendre comment l’IA transforme sa manière de travailler. Elle nous a expliqué qu’elle adopte peu à peu le rôle d’architecte de systèmes.
Comment l’IA transforme la réalisation des projets et les tâches de gestion
Je m’appelle Melissa Magee. Actuellement, je suis cheffe de projet et gestionnaire de portefeuille dans une entreprise de fruits lyophilisés. Je gère un portefeuille B2B de plus de 100 projets. Je travaille directement avec l’équipe commerciale et les clients pour développer de nouveaux produits et fournir des ingrédients. J’interviens aussi côté opérations, où j’ai mis en place plusieurs processus pour améliorer l’efficacité.
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Il y a trois ans, j’ai changé de carrière, passant de professeure d’espagnol au collège à cheffe de projet. Avant mon poste actuel, j’étais cheffe de projet internationale dans une entreprise de technologie RH et de conseil. J’ai également créé des ressources pour accompagner ceux qui souhaitent se reconvertir vers la gestion de projet ou quitter l’enseignement.
J’utilise l’IA au quotidien. Je crée des plans de projet, j’optimise les processus et je prends des notes grâce à elle. J’utilise aussi l’IA pour rédiger de façon plus concise et ajuster le ton de mes communications. J’analyse mon portefeuille de projets et repère, grâce à l’IA, les actions en attente de suivi. Je l’ai utilisée pour coder et créer de nouveaux sites, lancer des documents et des canevas, et gérer des projets complexes.
J’utilise l’IA au quotidien. Je crée des plans de projet, j’optimise les processus et je prends des notes grâce à elle.
Comment des systèmes soutenus par l’IA permettent d’économiser 40 à 60 000 $ par an
J’ai récemment transféré tout notre processus d’approbation CapEx et notre système de stockage d’un lecteur Z vers SharePoint. J’ai conçu l’ensemble des workflows et notifications, ce qui a permis à notre équipe de direction de gagner un temps considérable lors des validations, des emails, et des étapes manuelles. Ce système a également augmenté la visibilité des projets : chacun sait où en est le statut d’approbation d’un projet. Fini les incertitudes.
Pour cela, j’ai mis en place une bibliothèque de documents et utilisé la fonction « liste » dans SharePoint. J’ai préchargé environ 45 projets CapEx pré-approuvés pour 2026, avec des liens vers les dossiers de leurs documents, et un workflow d’approbation. Dès que chaque personne valide le document et change son statut, le système avertit automatiquement la suivante. J’ai également ajouté d’autres tâches et notifications. J’ai utilisé Copilot pour mettre en place certains workflows. J’ai réussi à réduire de 90 % le cycle de certains projets et à éviter des hausses de prix à cause d’approbations bloquées ou de devis expirés, ce qui représente une économie d’environ 40 à 60 000 $ par an sur un total de 11 millions $ de projets.
Ce nouveau processus fait gagner 10 à 15 minutes par projet à la direction, ce qui finit par représenter beaucoup de temps sur une année. Il fournit aussi à l’équipe finance des informations plus directes, ce qui leur permet de boucler les rapports mensuels 20 à 30 minutes plus vite. Au premier trimestre, nous avons plus que doublé le nombre de projets CapEx approuvés grâce à cet outil efficace et à une meilleure visibilité. Les directeurs et chefs de service me font des retours très positifs : ils sont ravis du nouveau processus, qui leur fait gagner du temps, et ne sont plus obligés de se connecter au VPN depuis chez eux, ce qui était une vraie contrainte pour tout le monde.
J’ai réussi à réduire de 90 % le cycle de certains projets et à éviter des hausses de prix à cause d’approbations bloquées ou de devis expirés, ce qui représente une économie d’environ 40 à 60 000 $ par an sur un total de 11 millions $ de projets.
Aider l’IA à comprendre les besoins renforce son efficacité
En posant quelques questions avant de demander un livrable, j'obtiens un produit plus fluide et de meilleure qualité. Quelques minutes de préparation pour aider l'IA à comprendre mes besoins me font gagner un temps considérable. Il m’arrive même de demander à l’IA quelles questions je devrais poser.
J’indique à l’IA ce dont j’ai besoin et je demande : « Avant de créer ceci, de quoi avez-vous besoin de ma part pour produire un meilleur livrable ? » Je trouve cette méthode de travail particulièrement efficace.
Comment l’IA automatise la gestion de projet et le contrôle documentaire
De nombreux processus de validation en ligne sont automatisables, et nous pouvons en automatiser encore davantage. Divers processus nécessitent des validations, notamment le contrôle de documents, les escalades d’incidents et les approbations de factures. Actuellement, nous les gérons manuellement par e-mail ou à l’aide de fichiers Excel maladroits. L’automatisation de ces processus nous permettrait de réviser et d’approuver d’un simple clic.
Je mets actuellement en place un processus d’escalade pour les problèmes fournisseurs. Un formulaire SharePoint déclenchera automatiquement une liste, recueillera les informations nécessaires et automatisera les prochaines étapes de révision. J’utilise également Asana et sa fonctionnalité IA pour m’aider à coder des éléments complexes. Lors de la création d’un plan de projet pour suivre 300 chariots, j’ai demandé à l’IA de générer le code, que j’ai copié-collé dans Asana. En quelques minutes, j'ai pu suivre l’avancement de 300 réparations, une tâche qui m’aurait pris des heures à réaliser manuellement.
En quelques minutes, j’ai pu suivre l’avancement de 300 réparations, une tâche qui m’aurait pris des heures à construire manuellement.
J’automatise également le contrôle documentaire. Là encore, un formulaire serait rempli et déclencherait le bon chemin en fonction du responsable. Cela offrirait le cadre nécessaire pour la mise à jour des documents, garantirait l’alignement avec nos équipes Techniques et Réglementaires ainsi que la conformité lors des audits. Aujourd’hui, ce processus se fait entièrement par e-mail et de façon manuelle.
J'ai automatisé les éléments suivants :
- Gestion des changements (processus de contrôle documentaire)
- Workflows de modification de code ou de mise à jour d’élément
- Automatisation du passage de réunions en tâches
- Automatisation des approbations Capex, de la visibilité et du cycle de vie
- Automatisation du suivi de portefeuille et du reporting
Autres automatisations : les changements de statut remplissent automatiquement les dates et déclenchent des notifications à la Finance, aux Opérations et aux Directeurs. Un statut « Besoin d’informations complémentaires » renvoie le travail au responsable pour un complément. Cela garantit la cohérence du processus et supprime le suivi manuel du chef de projet.
J’utilise Copilot pour dépanner des formules de listes, des champs, des calculs et pour générer des synthèses.
Les aspects de la gestion de projet nécessitant encore une touche humaine concernent la gestion des plannings, l’intégration des aléas et la prise en compte du facteur humain. L’intelligence émotionnelle demeure également une composante essentielle de la gestion de projet. Cela inclut de savoir quand, pourquoi et à qui s’adresser, ainsi que de faire preuve de sensibilité quant aux personnalités et au ton employé.
L’intelligence émotionnelle demeure une composante cruciale de la gestion de projet.
Quels outils d’IA révolutionnent la livraison et le reporting des projets
Mon stack IA comprend :
- ChatGPT
- Microsoft Facilitator : prend des notes de réunion et relie Planner pour les tâches et Loops. Grâce aux synthèses de réunions générées par IA, j’assigne des tâches sur Loop.
- Asana : J'utilise Asana pour gérer le développement de nouveaux produits et communiquer avec de nombreux intervenants dans l'entreprise. Je l'utilise pour automatiser les flux de travail, ce qui notifie automatiquement les personnes lorsque les tâches sont terminées et prêtes pour leur intervention. Cela fait gagner du temps, rend les processus plus efficaces et évite que les tâches ne se perdent dans les emails. J'ai créé un plan de projet dans Asana pour suivre 100 équipements. L’IA m’a aidée à générer des invites afin de dupliquer la configuration de suivi en quelques minutes. J’ai également implémenté Asana pour des processus spécifiques, comme notre processus de développement de nouveaux produits (NPD). Je dispose de modèles pré-remplis, donc j’assigne les rôles, et les tâches ainsi que les dates d’échéance sont automatiquement attribuées en fonction de la date de début du projet.
- Microsoft Copilot : Je l’utilise pour résumer les réunions, rassembler tous mes emails sur un sujet spécifique. Je m’en sers aussi pour créer des PowerPoints et des documents Word, pour m’aider à définir les prochaines étapes sur des projets ou problématiques complexes, pour m’assister dans l’écriture de code ou diviser par plusieurs heures le temps passé sur des tâches techniques.
- Scribe : automatise la création des procédures (SOP), ce qui permet d’économiser des heures de travail manuel.
J'apprécie particulièrement la façon dont les outils Microsoft AI accèdent à tous mes emails, documents d'entreprise et notes de réunions Teams, et compilent tout. Leur composant d’historique m’est inestimable. J’ai été la première personne de mon entreprise à défendre l’usage de ces outils, donc je forme souvent les autres à les utiliser.
Lorsque nous avons eu des problèmes avec un fournisseur de fraises, j'ai rassemblé tous les emails, notes de réunions (grâce à Facilitator) et documents afin de créer un résumé de haut niveau du problème. J'ai créé des présentations PowerPoint et des tableaux Excel avec validation de données, le tout en quelques minutes. J’ai utilisé Copilot avec Microsoft Forms pour créer des formulaires de saisie pour les propositions CapEx et utilisé l’IA pour exporter les données à présenter. Parce que je précharge les ordres du jour dans toutes mes réunions, l’IA nous garde sur la bonne voie. Je lui pose des questions comme : « Y a-t-il eu une question posée lors de cette réunion qui n’a pas trouvé de réponse ? » pour m’assurer que rien n’est oublié. Cela m’aide à renforcer la responsabilité et complète mes notes. J’utilise Loop pour capturer les notes de réunion avec des résumés générés par l’IA. J’utilise Power Automate dans SharePoint pour de nombreux processus que j’ai créés.
Comment Copilot et SharePoint optimisent la gestion de projet
J’utilise Copilot dans le cadre des projets pour générer des plans, des dépendances et des calendriers, un processus qui prenait auparavant des heures. Copilot produit des fichiers structurés (Word, PPT, Excel) à partir d’entrées brutes en quelques minutes. Les outils d’IA remplaceront la rédaction des plans et calendriers, la transformation des réunions en documentation, et le calcul manuel de l’état d’avancement. Je considère Copilot comme un assistant analyste junior ou PMO.
Je considère Copilot comme un assistant analyste junior ou PMO.
Avec SharePoint et Lists, je n’ai plus besoin de courir après les mises à jour ; j’ai désormais un vrai contrôle de version et tout le monde a une visibilité sur le statut du projet. Cela crée une source unique de vérité. Je peux utiliser des vues pour filtrer par responsable, phase et tâches. Je peux afficher des tableaux de bord en direct qui se mettent à jour automatiquement. J’ai créé une Liste pour notre réunion quotidienne KPI/point d'équipe à 10h. Cette réunion de 15 minutes permet de discuter des opérations de l’usine, de passer en revue les KPI quotidiens, etc. J’ai aussi créé un registre des incidents pour assurer le suivi des problèmes à traiter. Nous attribuons des dates limites, et l’automatisation prévient les gens à l’approche de l’échéance.
En tant que chef de projet, je crée le système et le processus ; le système les impose à jamais. Cela fait de moi davantage un architecte de processus qu’un chef de projet traditionnel.
Comment les systèmes légers remplacent les méthodes de gestion de projet traditionnelles
Nous n’utilisons pas de chartes de projet ni ne tenons de multiples réunions d’intervenants. Les résumés se font souvent lors des réunions hebdomadaires ou par email. Nous suivons les tâches et les questions dans la section des commentaires de nos outils de gestion de projet, évitant ainsi de devoir organiser une réunion dès qu’une question se pose.
Pour notre processus Capex, au lieu de processus manuels où l'on s’échange de multiples copies et versions d’approbations signées et de formulaires, nous utilisons une source unique de vérité. Nous envoyons des liens plutôt que des copies de documents. Nous ne gérons plus l’historique des versions ni ne nous demandons où nous en sommes dans le processus d’approbation. Une fois que j’ai formé tout le monde et utilisé des méthodes de gestion du changement pour les embarquer, la réaction a été très positive. Les finances ont rapporté un gain de temps au niveau des reportings mensuels, et le processus d’approbation est beaucoup moins frustrant pour les chefs de projet et les approbateurs.
Nous n’utilisons pas de chartes de projet ni ne tenons de multiples réunions avec les parties prenantes. Les synthèses se font souvent lors des réunions hebdomadaires ou par e-mail.
Comment les flux de travail pilotés par l'IA transforment la gestion de projet
L'IA m'a offert davantage de choix. J'ai maintenant la possibilité d'assigner les notifications dans un ordre en cascade plutôt qu'en mode agile (tout à la fois). Bien que certaines opérations nécessitent encore un ordre strict, les automatisations réduisent les temps intermédiaires et accélèrent l'ensemble du processus. Je m'éloigne de la gestion de projet traditionnelle. Au lieu de systèmes de contrôle très documentés et détenus par le chef de projet, j'utilise maintenant des systèmes intégrés et pilotés par les flux de travail, où la responsabilité, le statut et les décisions se situent là où le travail s'effectue.
Gestion de projet traditionnelle : Repose sur des plans de projet, des diagrammes de Gantt et des outils centraux de suivi, pour rendre compte de l'avancement hors du lieu de travail réel.
Aujourd'hui : Je pré-crée les structures de projet et j'intègre les statuts et validations directement dans le système. Le "plan de projet" traditionnel n'est plus simplement un document (comme enseigné dans le PMBOK et les 49 processus) ; le "plan" est un flux de travail lui-même. Les personnes n'ont plus besoin de consulter un plan ; elles agissent directement dans le système. C'est un changement majeur par rapport à la gestion de projet classique.
Gestion de projet traditionnelle : M'obligeait, en tant que chef de projet, à relancer manuellement par e-mails, rappels et à courir après les validations.
Aujourd'hui : Les changements de statut et notifications automatisés déclenchent e-mails et demandes d'approbation. Le système renforce la responsabilité, et je joue moins le rôle de "garde-barrière".
Gestion de projet traditionnelle : Nécessite des plans détaillés et des configurations sur-mesure pour chaque projet.
Aujourd'hui : Modèles réutilisables, rôles et dépendances. Je peux utiliser l'IA pour générer des plannings, m'aider avec les dépendances et identifier le chemin critique.
Gestion de projet traditionnelle : Nous utilisons des réunions pour faire le point sur l'avancée, envoyer des comptes-rendus et attribuer les suivis par la suite.
Aujourd'hui : Grâce aux outils d'IA, le système peut générer automatiquement ces éléments pendant ou immédiatement après la réunion. Cela offre une visibilité rapide et claire avec moins de relais nécessaires.
En résumé, mon rôle de chef de projet a évolué : d'une optimisation des projets vers un pilotage des systèmes. Je suis plus orientée vers l'opérationnel, passant d'une approche axée sur la documentation à une gestion centrée sur les flux de travail.
Comment l'IA rend les rituels essentiels de livraison de projet "auto-propulsés"
En repensant les rituels de livraison, l'IA devient un acteur actif, et non plus un simple outil de support réactif. En gestion de projet traditionnelle, le chef de projet définit le périmètre en amont, qui se retrouve dans la charte ou le plan de projet. Les équipes gèrent les modifications via un processus de changement ou un réalignement manuel, ce qui peut être lourd et chronophage. Avec l'IA, le périmètre n'est plus figé. Les systèmes, modèles et règles limitent davantage le périmètre, et l'IA aide à le piloter. La gestion de projet classique valide l'avancement lors des étapes clés, réunions de suivi et revues formelles. Avec l'IA et ces outils, la validation se fait à l'intérieur du flux de travail, et non plus dans des moments de revue séparés. L'IA signale les problèmes en amont. J'ajoute de la logique à mes workflows (ex. : des propositions de projets CAPEX incomplètes sont renvoyées à leur responsable) ou déclenche des e-mails en fonction des changements de statut. La validation devient continue, et non plus calée sur des échéances fixes.
Une grande partie de mon travail de base est automatisée et « auto-propulsée ». Au lieu de courir après les personnes, les affectations de tâches et les résumés interpellent directement. Le système assigne et suit également les dates d'échéance et les éléments en retard. L’IA offre aussi une visibilité immédiate. Je continue néanmoins à gérer les priorités et à orienter régulièrement les équipes sur les points à privilégier. Je continue aussi de résoudre les frictions interfonctionnelles et, bien sûr, de concevoir le système lui-même. Si l’IA soutient et génère la structure, fait apparaître les lacunes et réduit le temps et l’énergie consacrés à la coordination, je peux me concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et sur le pilotage des opérations, pas seulement sur la gestion de projet.
Une grande partie de mon travail de base est automatisée et “auto-propulsée”. Au lieu de courir après les personnes, les affectations de tâches et les résumés interpellent directement.
Pourquoi les hésitations du service informatique freinent l'adoption des workflows agentiques
Notre service informatique reste réticent à l'égard de l'IA, alors j’ouvre la voie et les sensibilise. J’ai récemment proposé des formations sur nombre de nos outils. Il existe un certain malaise : certaines entreprises attribuent des licences IA sans véritable accompagnement ou garde-fous.
J’ai dû présenter le business case de la nécessité pour toute l’équipe dirigeante d’avoir accès à l’IA, en expliquant comment elle aide sur les aspects manuels et structurels, nous permettant ainsi de nous concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.
Pourquoi l’IA ne remplacera pas les chefs de projet, mais augmentera leur productivité
On parle beaucoup de l’IA qui prendrait nos emplois, mais elle ne prendra pas totalement celui de chef de projet. Il faut toujours une personne pour interpréter les émotions et ressentis des autres. Cependant, les chefs de projet qui ne se servent pas de ces outils seront distancés. J’arrive à lancer plus de projets et accomplir beaucoup plus en une journée de huit heures que celui ou celle qui n’utilise pas l’IA. Le nombre de livrables que je produis dépasse de loin ce qu’une personne peut faire sans IA, et cela va continuer.
Adoptez l’IA. Elle progresse de jour en jour. Elle peut vous faire gagner beaucoup de temps sur de nombreux aspects. Apprenez à l’utiliser pour plus que de la simple recherche. En prenant quelques minutes pour poser des garde-fous, vous gagnerez des heures.
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