Kuinka ryhtyä itsenäiseksi projektipäälliköksi: 6-vaiheinen opas

Freelance-projektinhallinta tarkoittaa projektien hallintaa itse valitsemillesi asiakkaille itsenäisesti. Tässä tilanteessa et työskentele vakiintuneelle yritykselle tai toimistolle – työskentelet itsellesi. 

Tämä voi tarkoittaa työskentelyä osa-aikaisesti tai perinteisten työaikojen 9–17 ulkopuolella. Saatat myös hallita samanaikaisesti useita projekteja eri asiakkaille tai hallita vain tiettyjä projektin osa-alueita, kuten projektin käynnistämistä tai projektisuunnitelmien laatimista.

Freelance-projektipäälliköksi ryhtyminen tarjoaa useita hyötyjä.

1. Joustavammat työajat

Freelance-projektinhallinta tarjoaa mahdollisuuden päättää itse aikataulustasi ja työajoistasi. Kun olet yrityksen palveluksessa, sinun odotetaan olevan käytettävissä keskeisinä työaikoina. Freelancetyössä sinä sovit asiakkaidesi kanssa odotuksista.

2. Paremmat mahdollisuudet luovaan vapauteen

Kun olet yrityksen palveluksessa, sinulla ei yleensä ole mahdollisuutta kieltäytyä projekteista tai asiakkaista, jotka eivät vastaa eettisiä tai luovia arvojasi. Kun työskentelet itsellesi, voit valita, kenen kanssa työskentelet, ja ainoa luova rajoite on asiakkaan hyväksyntä. Työskentely useille asiakkaille samanaikaisesti lisää myös tehtävien monipuolisuutta.

3. Mahdollisuus määrittää omat hintasi ja ansaita enemmän

Freelance-projektipäällikkönä voit itse päättää, kuinka paljon ansaitset, ja korottaa omaa palkkaasi aina tarvittaessa tai kokemuksesi ja asemasi karttuessa. Kun olet yrityksen palveluksessa, olet sidottu yrityksesi palkkarakenteeseen ja sen määritelmiin uralla etenemisestä.

1. Selvitä freelance-projektinhallinnan erikoisalasi

Selkeiden ja ytimekkäiden kuvausten laatiminen sekä ymmärrys siitä, mitä tarjoat, hyödyttävät jokaista keskustelua, jota käyt potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

Pohdi aiemmin hallinnoimiasi projekteja:

• Missä onnistuit hyvin?
• Millä alueilla tiimisi menestyi johdollasi?
• Millaisia olivat parhaat asiakkaat, joiden kanssa olet työskennellyt projektipäällikkönä? 

Pohdi näiden projektien yhteisiä piirteitä.

• Oliko niissä samanlaisia toimitettavia kokonaisuuksia tai haasteita (esim. tiukat aikataulut, pieni budjetti, paljon sidosryhmiä)?
• Millaisissa projekteissa olet työskennellyt (esim. ohjelmistokehitys)?
• Entä markkina- tai toimialaosaamisesi? 
• Mitä projektinhallintatyökaluja (esim. Asana, Trello, Jira) tai projektinhallintamenetelmiä (esim. ketterää menetelmää tai Scrumia) olet käyttänyt?
• Kuinka paljon sinulla on kokemusta projektinhallinnasta?
• Onko sinulla Project Management Professional (PMP) -sertifiointia tai muuta projektinhallinnan sertifiointia?

Projektinhallintataitojesi ja aiempien projektiesi ymmärtäminen auttaa määrittämään ne erityiset erikoisalat, joilla sinulla on valmiudet toimia freelancerina.

2. Laadi itsellesi työnkuvaus

Monet eivät ymmärrä, miten kokenut projektipäällikkö – saati freelance-projektipäällikkö – voisi hyödyttää heidän projektiaan tai organisaatiotaan. Kysymykseen ”mitä voit tehdä hyväkseni” voi olla vaikea vastata tilanteessa. 

Itsellesi kannattaa laatia työnkuvaus, joka tiivistää tarjoamasi palvelut. Päivitä ja ylläpidä työnkuvaustasi lisäämällä siihen luettelo taidoistasi ja kokemuksestasi sekä tapaustutkimuksia ja esimerkkejä tilanteista, joita olet ratkaissut.

Etsitkö mallipohjia?

Jos etsit ideoita alkuun pääsemiseksi, olemme laatineet sinulle digitaalisen projektipäällikön työnkuvauksen mallipohjan (sinun on oltava jäsen, jotta voit käyttää näitä mallipohjia!).

• Digitaalisen projektipäällikön työnkuvaus
• Senior-tason digitaalisen projektipäällikön työnkuvaus
• Projektijohtajan työnkuvaus
• Digitaalisen projektikoordinaattorin työnkuvaus

3. Kerää asiakaspalautteita ja suosituksia

Jos mahdollista, kerää palautteita tai suosituksia asiakkailta, joiden kanssa olet aiemmin työskennellyt. Kun saat ensimmäiset asiakkaasi ja projektisi freelancerina, muista pyytää jokaiselta asiakaspalautetta, vaikka kyse olisi pienestä projektista.

Tee tästä myös osa säännöllistä projektin alasajo- ja päätösprosessiasi, jotta saat jatkuvasti uusia suosituksia ja asiakaspalautteita. Tästä on hyötyä myös seuraavassa vaiheessa eli portfolion luomisessa.

4. Rakenna portfolio

Luo projektipäällikön portfolio, jossa esittelet aiemmin toteuttamiasi projekteja. Projektin portfolion käyttäminen auttaa asiakkaita näkemään työsi, asiantuntemuksesi ja tuloksesi. Lisää mahdollisuuksien mukaan aiempien asiakkaiden palautteita sekä tietoja projektin taustasta, omasta panoksestasi ja kohtaamistasi haasteista.

Jos et voi paljastaa tiettyjä projektitietoja, tuloksia tai dataa, kokeile käyttää laadullista tietoa tai yleisesti ymmärrettyjä liiketoimintamittareita (kuten liikevaihtoa, tuottavuuslukuja jne.)

5. Rakenna suhteita kasvattaaksesi potentiaalista asiakaskuntaasi

Verkostoitumiskyky on menestyvän freelance-projektipäällikön olennainen ominaisuus. Se on tärkein tapa löytää freelance-projektipäällikön töitä.

Kannattaa aloittaa olemassa olevista suhteista: ota yhteyttä ystäviin, entisiin kollegoihin ja tuntemiisi yrittäjiin ja kerro heille aloittavasi itsenäisen työskentelyn. Pyydä heiltä suosituksia tai neuvoja, joita he voivat tarjota.

Ala selvittää, miten voisit markkinoida palveluitasi ensimmäisessä vaiheessa tunnistamillesi potentiaalisille markkinoille. Älä epäröi pyytää tuntemaltasi henkilöltä esittelyä yritykseen, jonka kanssa haluaisit työskennellä, mutta älä painosta häntä.

6. Etsi freelance-projektinhallinnan toimeksiantoja

Kun mikään muu ei auta, perinteisestä työnhausta ei ole haittaa. Selaa LinkedInin kaltaisia työpaikkasivustoja ja niiden ilmoituksia, etsi paikallisia ilmoituksia kauppakamarisi verkkosivustolta, tutustu freelancereille tarkoitettuihin toimeksiantosivustoihin ja tarkista välillä myös Craigslist.

Etsi tehtäviä, joita monet muut freelance-projektipäälliköt eivät ehkä etsi, ja saatat löytää seuraavan mahdollisuutesi.

Vuonna 2023 toteuttamamme kyselyn mukaan freelance-projektipäälliköiden päivähinnat Yhdysvalloissa vaihtelevat välillä $51-$2,000 projektipäällikön taitojen ja kokemuksen mukaan. Keskimääräinen päivähinta on $451 päivässä.

Tutustu palkkaoppaaseemme saadaksesi lisätietoja Yhdistyneen kuningaskunnan ja Kanadan hinnoista.

Freelance-projektinhallinnan ammattilaiseksi ryhtyminen edellyttää perinteisten projektinhallintataitojen lisäksi kykyä johtaa omaa yritystä menestyksekkäästi. Tarvittavia taitoja ovat:

Koordinointi-, yhteensovittamis- ja viestintätaidot

Asiakkaat haluavat projektipäällikön, joka pystyy yhteensovittamaan erilliset sidosryhmät ja pitämään ne vastuullisina yhteisen tavoitteen saavuttamisesta.

Budjetin ja ajankäytön hallinta

Projektipäälliköiden on varmistettava, että asiakkaat saavat halutut tuotokset ajallaan ja budjetissa.

Prosessien kehittäminen

Projektipäälliköiden tulisi pystyä suunnittelemaan, yksinkertaistamaan ja mahdollisesti automatisoimaan työnkulkuja parantaakseen tiimien liiketoiminnan harjoittamista (ja tehostaakseen oman liiketoimintansa pyörittämistä!)

On tärkeää varmistaa, että raha-asiasi ovat kunnossa ja että ymmärrät freelancer-toimeksiantoon liittyvät oikeudelliset näkökohdat ennen sen aloittamista.

1. Säästä: kerrytä kohtuullinen turvaverkko ja hätärahasto

Laadi Excel-taulukko ja laske yhteen kaikki toistuvat koti-, yleishyödylliset ja palvelumaksut, lainanlyhennykset, ruokakulut, eläkerahastomaksut, satunnaiset menot ja muut ”säännölliset” kulut. Pane sivuun riittävästi rahaa kattamaan nämä kulut vähintään 3–6 kuukauden ajan.

Pähkinänkuoressa

Jos harkitset freelancer-uraa, kokeile ennen sitoutumista. Älä lopeta työtäsi ennenaikaisesti.

2. Ymmärrä freelancetyön lisäkustannukset

Ota huomioon terveys- ja muut vakuutuskulut, selvitä tarvitsemasi ohjelmistot ja mobiilisovellukset, kotitoimiston kulut sekä kaikki muut viikoittaiset, kuukausittaiset tai vuosittaiset lisäkustannukset, joita voi syntyä aloittaessasi työskentelyn itsenäisesti.

Koska sinun on järjestettävä työsi, voit aloittaa tutustumalla edulliseen projektinhallintaohjelmistoon.

3. Hanki neuvoja kulujen, kustannusten ja tulojen seurantaan

Etsi kokenut kirjanpitäjä tai veroasiantuntija ja tapaa hänet, jotta saat ajantasaisimman käsityksen siitä, mitä sinun on seurattava ja jotta verotusasiat ovat aina kunnossa tulevana yrittäjänä.

Ammattilaisen vinkki

Usein ensimmäinen tapaaminen kirjanpitäjän tai talousalan ammattilaisen kanssa on yleensä maksuton konsultaatio- tai tutustumistapaaminen. Tämä on hyvä tapa saada käyttöön tietoa, joka auttaa sinua aloittamaan yritystoimintasi oikealla tavalla.

Ensimmäinen keskustelu voi myös mahdollisesti käynnistää pitkäaikaisemman suhteen henkilön kanssa, joka voi auttaa sinua yrityksesi taloudellisissa päätöksissä freelancer-urasi kasvaessa.

4. Aloita oikeudellisten asiakirjojen valmistelu

Kun solmit asiakassuhteita, sinun on todennäköisesti alettava valmistella oikeudellisesti sitovia sopimuksia ja muita asiakirjoja. Päästäksesi alkuun kysy neuvoa muilta freelancereilta tai verkkokonsulteilta tai tarkista ja arvioi huolellisesti verkossa olevat maksuttomat oikeudelliset asiakirjat. 

Tutustu itsenäisen toimeksisaajan asiakirjoissa tyypillisesti käytettyihin ehtoihin ja opi, mitä sinun on huomioitava allekirjoittaessasi sopimuksia muiden kanssa. Selvitä lisäksi, haetko yritykselle oikeudellista muotoa tai toimilupaa osavaltiossasi/maassasi — suunnittele huolellisesti, sillä tämä vaikuttaa siihen, miten hoidat verotuksesi ja raha-asiasi.

5. Valmistele kotitoimistosi

Tämä osuus on hauska! Onko sinulla kotitoimistolle sopiva tila? Millaisia laitteita tarvitset (saat ideoita näistä projektipäälliköille tarkoitetuista lahjoista)? Missä työskentelet parhaiten? Jos kaupungissasi on yhteiskäyttöisiä työtiloja, ne ovat erinomainen täydentävä vaihtoehto tai vaihtoehto kotoa työskentelylle (mutta lisäävät uuden toistuvan kulun kulutaulukkoosi!)

1. Aseta rajat työllesi ja asiakkaillesi

Olet ainutlaatuisessa asemassa suojaamaan aikaasi ja taitojasi sekä rajoittamaan kaikkea, mihin et halua tai pysty sitoutumaan. Tämä tarkoittaa kieltäytymistä projekteista, jotka kuluttaisivat kohtuuttomasti aikaasi ja taitojasi.

Author's Tip

Freelance-digiprojektipäällikkönä aikasi on arvokkain resurssisi, joten suojaa sitä.

2. Ole selkeä aikomuksistasi ja aseta odotukset

Kerro aikomuksistasi ja määrittele odotukset siitä, mikä roolisi projektissa on, mikä on tiimisi rooli, mitä odotat tiimiltä sekä millaista vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa tarvitaan. Huolehdi siitä, että viestit jatkuvasti projektin tilasta ja sen vaikutuksista.

Haluat myös pitää asiakkaasi ajan tasalla aikataulustasi ja saatavuudestasi, projektin rooleista ja tavoitteista sekä projektitiimin jäseniä ja sidosryhmiä koskevista odotuksista.

3. Suunnittele lomat, elämänmuutokset ja (odottamattomat) vapaat

Dokumentoi, dokumentoi, dokumentoi. Jätä projektitiimillesi, sidosryhmille ja asiakkaan yhteyshenkilöille selkeä jälki työstäsi. Käytä ”bussin alle jäämisen” periaatetta: jos saatavuudellesi tapahtuisi jotain, pitäisi olla selvää, mihin olet jäänyt ja miten joku toinen voi jatkaa työtäsi. 

Avoimuus on ratkaisevan tärkeää maineesi säilyttämiseksi. Kiität itseäsi, kun kiire iskee ennen lomaa tai eteen tulee äkillinen matka: suurin osa valmistelutyöstäsi on jo tehty ja dokumentoitu, joten vapaan järjestäminen ja siitä viestiminen on helppoa.

4. Sovella projektinhallinnan periaatteita freelancer-elämääsi

Ole realistinen sen suhteen, mitä pystyt saamaan aikaan tietyissä rajoitteissa. Laske aikasi arvo ja kullekin asiakkaalle tekemäsi työn kustannukset ja selvitä, tuottavatko nämä luvut voittoa. Jos otat vastuullesi enemmän kuin pystyt käsittelemään, et pysty tarjoamaan laadukasta työtä – ja maineesi kärsii.

Rajoita ”laajuuden hallitsematonta kasvua” omissa sopimuksissasi asettamalla rajat itsellesi ja asiakkaillesi sekä tietämällä, milloin pyytää uutta sopimusta tai lisäselvitystä roolistasi.

1. Etsi uusia tai lisää freelance-projektinhallintatöitä

Arvioi työnkuvasi ja taito- ja projektivalikoimasi uudelleen.

• Voisitko lisätä jotain uutta?
• Onko olemassa muita projektityyppejä, joita haluaisit kokeilla?
• Voisitko laajentaa potentiaalista asiakas- ja projektimarkkinaasi?

Selvitä, tarvitseeko sinun uudistaa asiakasmarkkinointisi lähestymistapoja tai painopisteitä. Jos olet kokenut projektipäällikkö, ehkä on aika kokeilla itsenäistä konsultointia, järjestää työpaja tai puhua konferensseissa.

2. Nosta hintoja

Ollaanpa rehellisiä: useimmiten nostamme hintojamme tajuttuamme veloittaneemme aivan liian vähän. Onneksi on kohtuullista nostaa hintoja pienellä prosenttiosuudella joko vuosittain tai puolivuosittain, kunhan kehität tietojasi ja taitojasi.

Ilmoita asiakkaille tulevasta hinnanmuutoksesta vähintään muutamaa kuukautta etukäteen. Jos et voi nostaa hintoja voimassa olevissa sopimuksissa, lähesty jokaista uutta asiakassopimusta suunnitelmalla veloittaa hieman enemmän kuin viimeksi, jotta pääset tavoitteeseesi.

3. Markkinoi itseäsi uusilla tavoilla

Arvioi, mitä olet tehnyt saadaksesi uusia asiakkaita. Mikä on toiminut tai ei ole toiminut kohdallasi? Ehkä blogin tai podcastin aloittaminen voisi kiinnostaa potentiaalista asiakaskuntaasi. Tai ehkä aktiivisempi osallistuminen paikalliseen yhteisöön hyödyttäisi liiketoimintaasi.

Itsesi markkinoiminen on yksi parhaista tavoista lisätä kysyntää ja siten sitä, kuinka paljon voit veloittaa palveluistasi.

4. Jatka ammatillista kehittymistäsi projektipäällikkönä

Vaikka freelancereilla ei ole käytettävissään vakituisten työntekijöiden yrityksen taloudellista tai koulutuksellista tukea, heillä on silti runsaasti vaihtoehtoja täydennyskoulutukseen. Hyödynnä projektinhallintakonferensseja ja tapaamisia.

Vaikka freelance-projektinhallinta tarjoaa enemmän joustavuutta, se tuo mukanaan myös haasteita. Näihin haasteisiin voivat kuulua:

1. Epävakaat tulot

Toisin kuin vakituisessa työssä, jossa saat palkkaa riippumatta siitä, onko liiketoiminta vilkasta vai hiljaista, freelance-työn vaihtelut näkyvät tulojesi huippuina ja laaksoina. Sinun on suunniteltava sen mukaisesti.

2. Mahdollisesti pidemmät työajat

Freelance-projektipäälliköiden on käytettävä aikaa nykyisten asiakastöiden tekemiseen ja samalla etsittävä uutta liiketoimintaa. Vaikka voit ehkä päättää itse työaikasi, rajojen asettaminen on ratkaisevan tärkeää työuupumuksen välttämiseksi.

3. Mahdollisesti korkeat liiketoiminnan kustannukset

Yhdysvalloissa sopimustyö ei usein tarjoa sairausvakuutusta tai muita etuja, joten sinun on hankittava edut erikseen, jos et voi olla jonkun toisen vakuutuksen piiriin kuuluva henkilö. Tämä voi olla kallista, joten sinun on budjetoitava nämä kulut asianmukaisesti.

Lue lisää projektinhallintatyön eduista täällä.

Freelance-projektipäälliköt voivat hyötyä projektinhallintaohjelmistosta, joka helpottaa projektisalkun hallintaa, kunhan valitset ohjelmiston, jossa on oikeat toiminnot. Voit esimerkiksi käyttää projektinhallintaohjelmistoa seuraaviin tarkoituksiin:

• Projektien aikataulujen hallinta, mukaan lukien tehtävien hallinta ja toteutus
• Tuntien ja kulujen seuranta
• Riskien seuranta ja lieventäminen.

Lue lisää tarpeisiisi sopivista parhaista etäprojektinhallinnan työkaluista tai freelance-projektinhallintaohjelmistoista.

Mitä mieltä olet?

Tutustu myös Patrice Embryn kanssa järjestettävään live-mentorointisessioiden sarjaamme, jossa hän perehtyy syvällisesti kaikkeen freelancetyöhön liittyvään (sinun on oltava DPM-jäsen, jotta voit käyttää näitä sisältöjä ja osallistua keskusteluun Slackissa):

• Freelancetyön perusteet
• Freelancetöiden työjonon rakentaminen
• Oman rytmin ylläpitäminen freelancerina