Tehtävien hallinta verrattuna projektinhallintaan: 3 tärkeintä eroa
Tiedätkö eron ystävän kanssa suunnitellun lounaan ja häiden suunnittelun välillä? Silloin olet jo matkalla ymmärtämään tehtävien ja projektien välisen eron.
Projektit sisältävät lukuisia tehtäviä, jotka on järjestettävä ja hallittava tehokkaasti. On tärkeää tietää, milloin tavoitteiden saavuttamiseksi kannattaa käyttää tehtävienhallintaa tai projektinhallintaa. Mitä tehtävienhallinta ja projektinhallinta siis ovat, ja miksi sillä on merkitystä?
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä tehtävienhallinta ja projektinhallinta ovat ja miten ne eroavat toisistaan. Näiden erojen ymmärtäminen auttaa sinua lähestymään jokaista projektia tehokkaan strategian avulla, jotta saavutat virstanpylväät ja onnistut.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä tehtävienhallinta on?
Tehtävienhallinta on prosessi, jossa projektin tehtäviä tai yksittäisiä työtehtäviä hallitaan. Tehtävienhallintaan kuuluu tehtävien suunnittelu, seuranta ja hallinta, jotta projekti saadaan onnistuneesti päätökseen.
Tehtävienhallinnasta vastaavat henkilöt käyttävät työkaluja tehtäviensä järjestämiseen, tehtävien priorisointiin, työnkulkujen määrittämiseen ja kunkin tehtävän edistymisen seurantaan. Tehtävienhallinta auttaa projektipäälliköitä pitämään projektit aikataulussa jakamalla suuremmat tavoitteet pienemmiksi, saavutettaviksi tehtäviksi ja seuraamalla niiden edistymistä.
Mitä projektinhallinta on?
Projektinhallinta on organisatorinen prosessi, jota käytetään projektin johtamiseen ja suunnitteluun alusta loppuun. Siihen kuuluu projektin laajuuden määrittäminen, tavoitteiden asettaminen, tehtävien aikatauluttaminen, resurssien kohdentaminen, suorittamisesta vastaavien henkilöiden nimeäminen ja edistymisen seuranta. Projektinhallintaan kuuluu myös kustannusten budjetointi, riskien analysointi, tulosten arviointi ja muutosten tekeminen tarpeen mukaan.
Projektinhallinta sisältää kaiken, mitä tarvitaan tehtäväsarjan suorittamiseen, lopullisen tavoitteen saavuttamiseen ja lopullisten tuotosten toimittamiseen.
3 keskeistä eroa tehtävienhallinnan ja projektinhallinnan välillä
Tehtävienhallinnan ja projektinhallinnan suurin ero on suoritettavan kokonaisuuden laajuus. Tehtävienhallintaa käytetään pienimuotoisten tehtävien hallintaan, kun taas projektinhallintaa käytetään laajojen projektien hallintaan.
Tehtävienhallintaa voi ajatella tehtäväluettelona, kun taas projektinhallinta varmistaa tiimin jäsenten toiminnan koordinoinnin ja pitää kirjaa projektin kaikista liikkuvista osista, jotta projekti saadaan onnistuneesti päätökseen.
1. Tavoitteesi koko ja laajuus
Suurin ero tehtävienhallinnan ja projektinhallinnan välillä on se, että projektinhallintaa käytetään suuremman tavoitteen saavuttamisen hallintaan. Tehtävienhallintaa voidaan käyttää tavoitteen saavuttamiseen ja toimittamiseen tarvittavien tehtävien järjestämiseen ja suorittamiseen.
Jos esimerkiksi rakennat taloa, käyttäisit projektinhallintaa prosessisi ohjaamiseen. Rakentaminen koostuu monista erilaisista tehtävistä, kuten perustuksen valamisesta, rungon rakentamisesta ja viimeistelystä, jotka ovat kaikki omia tehtäviään.
Kaikki tehtävät on suoritettava, jotta koko talonrakennusprojekti saadaan vietyä päätökseen. Jokainen projektin yksittäinen tehtävä suunnitellaan projektin suunnitteluvaiheessa huolellisesti (tai digitaalisten projektien tapauksessa ei välttämättä aivan yhtä huolellisesti!), käytitpä sitten rakentamisen työnkulkuohjelmistoa, rakentamisen projektinhallintaohjelmistoa tai yleisempää projektinhallintatyökalua.
Jos vaihtaisit terassista vain yhden laudan, tehtävienhallinta sopisi siihen paremmin. Tavoitteen saavuttamiseen tarvitaan vain yksi tai kaksi tehtävää, eikä se liity laajempaan tavoitteeseen.
2. Kaikki on kiinni yksityiskohdista
Tehtävienhallinta edellyttää yksityiskohtaista työnkulkua, jotta projektin yksittäiset tehtävät voidaan suorittaa onnistuneesti, kun taas projektinhallinta edellyttää kokonaisvaltaisempaa lähestymistapaa koko projektin hallintaan alusta loppuun.
Tehtävät voivat olla riippuvaisia toisistaan, ja ajoitus voi olla ratkaisevan tärkeää. Taloa rakennettaessa rungon rakentajat eivät voi aloittaa tehtäväänsä, ennen kuin heillä on perustus, jonka päälle rakentaa.
Tehtävienhallinta voi varmistaa tehtävien valmistumisen ajallaan ajanseurannan ja työnkulun hallinnan avulla. Ne auttavat myös korostamaan tehtävien suoritusjärjestystä, jotta muut tehtävät voivat rakentua tämän työn varaan, ja ajanseuranta voi auttaa myös projektin budjetoinnissa.
3. Projektinhallinta on väliaikaista, tehtävienhallinta jatkuvaa
Tehtävienhallintaa käytetään pienemmissä projekteissa tai tehtävissä, jotka työntekijät suorittavat päivittäin. Olipa kyse päivittäisten raporttien lähettämisestä tai kokouksiin osallistumisesta, työntekijöillä on tehtäviä, jotka heidän on suoritettava johdonmukaisesti. Tehtävienhallintatyökaluja voidaan käyttää tehtävien pilkkomiseen, toistuvien tehtävien ja tehtävien välisten riippuvuuksien luomiseen päivittäistä työtä varten, ja ne auttavat sujuvoittamaan päivittäisiä työnkulkujasi.
Projektinhallinta on väliaikaista. Sitä käytetään, kun yrityksen on toteutettava suurempia projekteja, kuten kehitettävä uutta ohjelmistoa tai luotava uusi tuote tai sovellus.
Projektinhallintatyökalujen avulla voit määritellä hankkeet ja aikataulut, asettaa projektiryhmäsi virstanpylväät ja tehtävät tärkeysjärjestykseen, auttaa määrittämään projektin elinkaaren, mitata projektin edistymistä sekä käyttää automaatiota ja integraatioita varmistaaksesi, että projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa.
Näillä kahdella käyttötapauksella on erilaiset tavoitteet ja tarpeet. On tärkeää tietää, mikä hallintaprosessi sopii käyttötapaukseesi.
Mikä on projektin ja tehtävän ero?
Projektit ja tehtävät eroavat toisistaan laajuudeltaan ja monimutkaisuudeltaan. Projekti on joukko toimintoja, joilla on alku ja loppu. Projekteihin osallistuu useita sidosryhmiä, ne edellyttävät laajaa suunnittelua, eri tiimien välistä koordinointia ja valmistumisaikataulua, joka voi kestää useita kuukausia.
Tehtävä on yksi työvaihe projektin sisällä. Tehtävät ovat yleensä laajuudeltaan pienempiä kuin koko projekti, ja niiden suorittamiseen voi osallistua vain yksi henkilö tai tiimi. Tehtävät voivat riippua toisistaan ja rakentua edellisen tehtävän työn varaan.
Tehtävän suorittamiseen voi riittää yksi henkilö, kun taas projekti edellyttää lähes aina tiimiä.
Milloin käyttää projektinhallintaa tai tehtävienhallintaa?
Työstämäsi projektin tyyppi määrittää, mikä lähestymistapa sopii sinulle parhaiten. Tehtävienhallintastrategioita (kuten Pomodoro-tekniikkaa, Eisenhowerin matriisia ja Ivy Leen menetelmää) käytetään parhaiten pienemmissä projekteissa tai tehtävissä, joiden suorittamiseen osallistuu vain yksi henkilö tai tiimi.
Tehtävienhallinnalla voidaan seurata tehtävien valmistumista, tarkastella riippuvuuksia ja arvioida tehtävien vastuuhenkilöitä. Tehtävienhallintaa voidaan käyttää toistuvien ja jatkuvien päivittäisten tehtävien ohjeiden laatimiseen.
Projektinhallinta sopii parhaiten suurempiin projekteihin, jotka edellyttävät laajaa suunnittelua ja useiden sidosryhmien välistä koordinointia. Käytä projektinhallintaa, kun sinun on otettava mukaan useita tiimejä, aikataulu, budjetti ja/tai useita tehtäviä.
Projektinhallinta auttaa sinua pysymään tavoitteessasi projektin laajuuden puitteissa.
Tehtävienhallintaohjelmisto vs. projektinhallintaohjelmisto
Tehtävienhallintaohjelmisto on erinomainen valinta tehtävälistan järjestämiseen. Ohjelmiston avulla voit luoda tehtäväluetteloita, ryhmitellä tehtäviä (tyypin, tehtävän vastuuhenkilön, ajan ja niin edelleen mukaan) ja pitää tehtävät tietyssä aikataulussa. Ohjelmisto on hyödyllinen myös tehtävien peräkkäisen etenemisen seuraamiseen, kun tehtävillä on tietty järjestys. Jos budjettisi on rajallinen, voit lukea lisää tehtävienhallintaohjelmistojen kustannuksista täältä tai tutustua ilmaisiin tehtävienhallintaohjelmistoihin täällä.
Projektinhallintaohjelmisto muistuttaa tehtävienhallintajärjestelmiä, mutta sen kattavuus on huomattavasti laajempi. Tämä ohjelmisto voi sisältää tiedostojenhallinnan, viestinnän, yhteistyöasiakirjat ja ryhmäkalenterit yhdessä paikassa. Sen tulisi sisältää myös mahdollisuus luoda ja muokata Gantt-kaavioita ja Kanban-tauluja, sillä molemmat ovat hyödyllisiä tapoja visualisoida tehtäviä ja luoda kattava projektisuunnitelma.
Projektipäällikkö voi käyttää ohjelmistoa projektin aikataulun ja budjetin analysointiin pysyäkseen laajuuden puitteissa. Sidosryhmät voivat myös käyttää ohjelmistoa raporttien, päivitysten ja toimitettavien tuotosten jakamiseen sekä olennaisten projektitietojen tarkastelemiseen yhdessä paikassa.
Molempien ohjelmistotyyppien tulisi tarjota malleja esimerkiksi toistuville erityistehtäville, eri projektityypeille ja työnkulkujen visualisointiin (riippuen siitä, kumman tyyppisen ohjelmiston valitset). Molemmissa pitäisi myös olla mahdollisuus asettaa määräpäiviä, päättymispäiviä ja aloituspäiviä yksittäisille tehtäville ja/tai kokonaisille projekteille.
Valitse sinulle sopiva vaihtoehto
Tehtävienhallinnalla ja projektinhallinnalla on molemmilla paikkansa nykypäivän työpaikalla. Tehtävienhallinta sopii parhaiten pienempiin projekteihin tai tehtäviin, kun taas projektinhallinta soveltuu paremmin suurempiin projekteihin, jotka edellyttävät laajaa suunnittelua ja koordinointia useiden sidosryhmien välillä.
Tehtävienhallinnan avulla voit keskittyä yksityiskohtiin ja kattaa pienen projektin kaikki osa-alueet. Projektinhallinta tarkastelee kokonaisuutta ja sisältää kaikki suuremman tavoitteen saavuttamiseen tarvittavat tehtävät. Niiden yhdistäminen tiimien tehtävienhallintatyökalujen tuella voi auttaa sinua saavuttamaan uusia menestyksen tasoja ja pitämään koko tiimisi oikealla tiellä.
Kun valitset tarpeisiisi parhaiten sopivaa ohjelmistoa, muista vertailla esimerkiksi hinnoittelua, integraatioita (eli sitä, voitko käyttää Google Drivea ja Exceliä projektinhallintaan) sekä sitä, sisältääkö ohjelmisto kaikki tarvittavat ominaisuudet (jotkin tiimit ja organisaatiot saattavat koosta ja laajuudesta riippuen tarvita resurssienhallintatyökaluja, digitaalisen aineiston hallintaominaisuuksia tai muita ominaisuuksia).
