3 käytännön tapaa järjestää ja automatisoida Outlookin sähköpostitehtävät

Sähköpostien hallinta: huomioitavaa

Sähköpostista on usein tullut henkilökohtaisessa viestinnässä toissijainen yhteydenpitotapa, etenkin pika- ja tekstiviestien yleistymisen myötä. Liike-elämässä sähköposti on kuitenkin monille organisaatioille edelleen tärkein viestintäväline. Syyt vaihtelevat, mutta oikeudelliset ja arkistointiin liittyvät syyt ovat listan kärjessä.

Kun katsot juuri nyt saapuneet-kansiotasi, näetkö siellä enemmän kuin tusinan verran lukemattomia sähköposteja? Onko kaikki sähköpostisi tallennettu yksinkertaisesti pääasialliseen saapuneet-kansioon? Oletko luonut kansioita, joiden käyttö on loppunut muutamassa viikossa tai jopa päivässä? Tässä artikkelissa esitellään tapoja, joiden avulla voit hallita näitä sähköposteja, luokitella ne ja löytää ne helposti.

Kolme keskeistä osa-aluetta tämän saavuttamisessa ovat lajittelu, tunnistaminen ja automatisointi.

Vaihe 1: Lajittelu

Postin lajitteluun on kaksi tapaa:

• Liput: niiden avulla luodaan visuaalinen merkintä siitä, että sähköpostiin on reagoitava. Niihin liittyy myös muistutuksia.
• Luokat: niiden avulla sähköpostit voidaan ryhmitellä loogisesti ja saapuneet-kansio jäsentää aiheiden mukaan.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Liput

Perusseurantamerkinnän asettaminen:

1. Etsi sähköposti, johon haluat lisätä lipun, ja napsauta harmaata lippua. Tämä liittää viestin Outlookin tehtäväluetteloon, mutta ei aseta muistutusta.

2. Jos haluat asettaa muistutuksen, napsauta lippua hiiren kakkospainikkeella ja valitse luettelosta haluamasi ajankohta.

3. Lippu vaihtaa asetetun lipun väriseksi, ja sähköpostiviestin ylätunnisteeseen ilmestyy seurantaviesti.

Odottavien seurantaa vaativien sähköpostien luettelon tarkasteleminen:

1. Valitse Näytä > Tehtäväpalkki > Tehtävät.

2. Tehtäväpalkin ruutu näytetään, ja kaikki liput näkyvät aikajärjestyksessä.

Tehtävän merkitseminen valmiiksi tai lipun poistaminen:

1. Napsauta sähköpostiviestiä hiiren kakkospainikkeella.
2. Valitse Seuranta > Merkitse valmiiksi tai Poista lippu.

Lipun merkitseminen valmiiksi mahdollistaa aiempien tehtävien tarkastelemisen napsauttamalla tehtäväluettelon Valmis-kuvaketta. Tämä tulee näkyviin automaattisesti, kun tehtäväruutu näytetään. Voit myös valita Aloitus > Nykyinen näkymä ja napsauttaa sitten vihreää valintamerkkiä.

Muistutuksen asettaminen:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostiviestiä, jolle haluat asettaa muistutuksen.
2. Valitse Lisää muistutus.

3. Valitse Mukautettu-ruudussa Merkitse kohteeksi -kohdasta jokin vaihtoehdoista ja aseta aloitus- ja määräpäivä.
4. Valitse Muistutus-ruutu, anna päivämäärä ja kellonaika ja valitse sitten OK.
5. Viestiin ilmestyy hälytyskellon muistutuskuvake.
6. Voit muuttaa muistutusta napsauttamalla viestiä hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Lisää muistutus ja muokkaamalla asetuksia.

Kun olet asettanut liput, voit lajitella viestit merkittyjen sähköpostien perusteella, saada muistutuksia ja jopa käyttää sääntöjä (joita käsitellään myöhemmin tässä artikkelissa).

Luokat

Luokat on oletusarvoisesti merkitty väreillä. Voit muokata niitä vastaamaan erilaisia tarpeita, kuten kriittisiä viestejä, henkilökohtaisia viestejä, kokouksen asettamista, tehtäviä, FYI-viestejä, tiedostoja ja niin edelleen.

Luokkien nimien muokkaaminen:

1. Voit tunnistaa luokat helposti lisäämällä niille nimet ja värit valitsemalla Aloitus > Tunnisteryhmät > Luokittele > Kaikki luokat.
2. Voit muuttaa luokan väriä valitsemalla luokan ja valitsemalla värin oikealla olevasta avattavasta ruudusta. 
3. Voit nimetä luokan uudelleen valitsemalla luokan ja napsauttamalla sitten Nimeä uudelleen. Kirjoita haluamasi nimi nimiruutuun, valitse väri ja pikanäppäin ja paina Enter-näppäintä.
4. Voit luoda uuden väriluokan valitsemalla Uusi, kirjoittamalla nimen, valitsemalla värin ja valitsemalla OK.
   1. Huomautus: Voit käyttää värejä uudelleen, mutta et nimiä.

5. Kun olet lisännyt nimen ja värin, valitse OK.

Luokan määrittäminen:

1. Napsauta sähköpostiviestiä hiiren kakkospainikkeella.
2. Valitse Luokittele ja valitse sitten viestille sopiva väriluokka.

Kun sähköpostisi on luokiteltu, voit käyttää sääntöjä niiden loogiseen lajitteluun. Sääntöjen avulla (niitä käsitellään myöhemmin tässä artikkelissa) voit esimerkiksi luoda säännön, joka lajittelee kaikki Tehtäväksi luokitellut sähköpostit samannimiseen kansioon. Näin voit hallita näitä sähköposteja luomalla tehtäviä ja merkitsemällä ne valmiiksi, kun merkitset kohteita tehtäväluettelostasi tehdyiksi.

Vaihe 2: Tunnistaminen

Hakukansiot

Yksi helpoimmista tavoista aloittaa saapuneet-kansion automatisointi on käyttää hakukansioita. Hakukansiot ovat virtuaalisia sijainteja, joihin kootaan luettelo määritetyt ehdot täyttävistä sähköposteista.

Voit esimerkiksi luoda kansion, joka sisältää kaikki tietyn lähettäjän lähettämät sähköpostit tai tietyllä lipulla merkityt viestit. Se kokoaa sähköpostit yhteen, jotta voit siirtyä nopeasti kansiossa olevien viestien välillä.

Valmiiksi määritettyjen hakukansioiden luominen ja käyttäminen:

1. Valitse Kansio-valikko.
2. Valitse Uusi-ryhmästä Uusi hakukansio.
3. Valitse Valitse hakukansio -luettelosta lisättävä hakukansio.
4. Jos valmiiksi määritetyssä hakukansiossa on mukautusvaihtoehtoja, ne näkyvät kohdassa Mukauta hakukansiota. Jos valitset Sähköposti, joka sisältää tiettyjä sanoja, määritä käytettävät sanat kohdassa Mukauta hakukansiota.

Mukautetun hakukansion luominen:

1. Valitse Kansio-valikko.
2. Valitse Uusi-ryhmästä Uusi hakukansio.
3. Vieritä Valitse hakukansio -luettelon alareunaan ja napsauta sitten Luo mukautettu hakukansio.

4. Valitse Mukauta hakukansiota -kohdassa Valitse.
5. Kirjoita mukautetulle hakukansiolle nimi.

6. Valitse Ehdot ja valitse sitten haluamasi asetukset.

7. Ota muutokset käyttöön välilehtien kautta:
   1. Viestit-välilehti sisältää viestin sisältöön tai ominaisuuksiin liittyviä ehtoja, kuten lähettäjän, avainsanat tai vastaanottajat.
   2. Lisävalinnat-välilehti sisältää muita viestin ehtoja, kuten tärkeyden, liput, liitteet tai luokittelun.
   3. Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää yksityiskohtaisia ehtoja. Valitse Määritä lisää ehtoja -kohdassa Kenttä, valitse haluamasi ehdon tyyppi ja valitse sitten luettelosta tietty ehto. Valitse sitten Ehto- ja Arvo-ruuduissa haluamasi asetukset ja valitse Lisää luetteloon. 
   4. Toista tämä jokaisen hakukansioon lisättävän ehdon kohdalla ja valitse sitten OK.
8. Valitse Selaa ja valitse sitten kansiot, joista haluat suorittaa haun.
9. Sulje jokainen avoinna oleva valintaikkuna valitsemalla OK.

Vaihe 3: Automatisointi

Ehdollinen muotoilu: eli pomosääntö

Monet tuntevat Excelin ehdollisen muotoilun. Kun tietty ehto täyttyy, muotoilu otetaan automaattisesti käyttöön. Tiesitkö, että voit tehdä saman myös Outlookissa? Paras tapa havainnollistaa tätä on niin kutsumani pomosääntö.

1. Ensin meidän on siirryttävä Outlookiin. Valitse Näytä > Nykyinen näkymä -osa > Näkymän asetukset.

2. Valitse nyt Ehdollinen muotoilu -painike. 

3. Kirjoita säännölle nimi (esimerkiksi Pomo) ja valitse sitten Ehto.

4. Kirjoita pomosi nimi Lähettäjä-kentän oikealle puolelle ja valitse sitten OK. Huomautus: sähköpostiosoitteen etsimiseen saatat joutua käyttämään Active Directorya. Valitse tässä tapauksessa Lähettäjä ja kirjoita hakuehdot samalla tavalla kuin osoittaisit sähköpostiviestin. 

5. Valitse Ehdollinen muotoilu -valintaikkunassa Fontti-painike.

6. Täällä voit valita fontin, tyylin, koon ja erilaisia tehosteita. Jos saat paljon sähköposteja, älä liioittele. Valitsin oletusfontin, suurensin sitä hieman ja muutin sen vihreäksi. Napsauta sitten OK.

7. Ehdollinen muotoilu -valintaikkunassa näet nyt Muotoilu-kohdassa alla olevan nuolen osoittaman muotoilun: 

8. Napsauta OK, niin näet nyt saapuneet viestit ehdollisesti muotoiltuina.

Nyt esihenkilöltäsi tulevat sähköpostit korostetaan, jotta ne on helppo tunnistaa. 

Makrot

Outlookissa makroja käytetään komentosarjoina automatisoimaan käyttäjien toistuvia tai työläitä tehtäviä. Makrot tallennetaan moduuleihin, jotka ovat käytännössä ”koodisäiliöitä”. Moduuleja käytetään makrojen lajitteluun ja tallentamiseen, jotta toiminnot voidaan pitää erillään. 

Voit käyttää useita moduuleja automaatioiden lajitteluun ryhmiin, kuten muotoiluun, sähköpostien hallintaan, kalenterin hallintaan ja niin edelleen. Se muistuttaa hieman koodin tiedostonhallintaa.

Uuden makron luominen:

1. Siirry kohtaan Kehittäjä > Visual Basic. Visual Basic -projekti-ikkuna avautuu.
   1. Jos Kehittäjä-välilehti ei ole näkyvissä, napsauta Tiedosto > Asetukset > Mukauta valintanauhaa. 
   2. Valitse valintaikkunan Päävälilehdet-kohdasta Kehittäjä-kohdan vieressä oleva valintaruutu.
   3. Kehittäjä-välilehti näkyy nyt pääikkunassa
2. Oletusarvoisesti makrot voidaan liittää Microsoft Outlook Objects -moduuliin, mutta voit lisätä moduuleja siirtymällä Lisää-valikkoon ja valitsemalla Lisää moduuli.
3. Kaksoisnapsauta projekti-ikkunassa moduulia, johon haluat tallentaa koodisi.
4. Napsauta Lisää-valikossa kohtaa Menettely.
5. Anna makrolle nimi Nimi-ruudussa. Nimi ei voi sisältää välilyöntejä, joten yleensä käytetään alaviivaa.
6. Napsauta OK. Projekti-ikkunaan luodaan osio, johon voit kirjoittaa tai liittää koodisi:

7. Kirjoita aliohjelman runkoon koodi, jonka haluat suorittaa.

Makrojen käyttämiseen sovelluksessa on lukemattomia syitä. Monet niistä on suunniteltu yhtä tehtävää varten, kuten sähköpostien arkistointiin, kun taas toiset ovat monipuolisempia, kuten sähköposteihin vastaaminen automaattisesti. Yksi ensimmäisistä ideoiden ja hyödyllisten työkalujen lähteistäni on GitHub. Koska makrokomentosarjat vaativat paljon tilaa, tässä on linkki moniin erinomaisiin esimerkkeihin.

Pikatoiminnot

Outlookissa on valmis pikatoiminto-ominaisuus, jonka monet jättävät huomiotta, vaikka se on yksi parhaista toiminnoista päivän automatisointiin. Se on sisäänrakennettu ja muokattavissa. Tarkastellaan ensin sisäänrakennettuja toimintoja:

Kotinäytössä näkyy jompikumpi kahdesta vaihtoehdosta ikkunan koon mukaan (Huomautus: alla näkyvät pikatoiminnot voivat olla näytölläsi erilaisia; katso alla oleva kuvakaappaus).

Yllä olevassa kuvakaappauksessa on useita esimerkkejä. Esimerkiksi Lisää kalenteriin -pikatoiminto lisää sähköpostit kalenteriisi ja luo muistutuksia, ja Tiimin sähköposti -pikatoiminto luo nopeasti sähköpostin määrittämällesi jakelulistalle. Uuden kohteen luominen ohjaa sinut alla kuvattujen vaiheiden läpi. 

Pikatoiminnon luominen:

1. Valitse Aloitus-välilehti > Pikatoiminnot-ryhmä > Luo uusi pikatoiminto.
2. Kirjoita Nimi-kenttään lyhyt nimi uudelle pikatoiminnolle. Lyhyet nimet näkyvät ryhmässä paremmin.
3. Valitse Nimi-kentän vieressä oleva salamakuvakepainike, valitse kuvake ja valitse OK.
4. Valitse Toiminnot-kohdassa toiminto, jonka pikatoiminnon tulee suorittaa. Valitsemalla Lisää toiminto voit lisätä tarvittaessa uusia vaiheita. Esimerkiksi monivaiheinen kohde voisi olla seuraavanlainen: merkitse valmiiksi ja siirrä sitten tiettyyn kansioon.

5. Voit luoda pikanäppäimen valitsemalla Pikanäppäin-kentässä pikanäppäimen, jonka haluat määrittää.

Hyviä esimerkkejä pikatoiminnoista ovat seuraavat:

• Sähköpostien automatisointi: Jos luot viikoittaisen raportin, voit luoda pikatoiminnon, joka avaa tyhjän sähköpostin, täyttää jakelulistan, lisää aiheen ja leipätekstin. Voit sitten lisätä liitteitä tai muuta mukautettua tekstiä ja lähettää viestin.
• Sähköpostien luokittelu: Yksi tapa hallita Saapuneet-kansiota paremmin on käyttää luokkia. Minulla on useita luokkia, mutta tärkeimmät ovat tänään, tällä viikolla ja ensi viikolla. Minulla on kolme pikatoimintoa tätä varten, ja lisään sähköpostit vastaavaan hakukansioon, joten minun tarvitsee vain tarkistaa ne kyseisen aikataulun mukaisesti.
• Siirtäminen tiettyihin kansioihin: Voit lajitella Saapuneet-kansion, valita muutaman sähköpostin ja valita sitten tämän pikatoiminnon siirtääksesi viestit määritettyyn kansioon, kuten Myöhemmin tallennettavat tai Älä arkistoi.
• Eri lippujen ja tilojen määrittäminen: Toiminnot, kuten lippujen määrittäminen, lippujen poistaminen tai viestien merkitseminen keskeneräisiksi, voidaan suorittaa samanaikaisesti useille sähköposteille. Tämä on hyödyllistä, kun tyhjennät päivän tehtäväluetteloa. Lajittele tänään erääntyvien mukaan ja merkitse viestit suoritetuiksi, kun olet käsitellyt ne.

More Articles

• 16 tehtävien automatisointiohjelmiston hyötyä sujuviin työnkulkuihin
• 17 tehtävienhallintaohjelmiston hyötyä tiimeille ja projekteille
• Tekoäly projektitehtävien automaatiossa: pilottihankkeesta tuotantoon – miten toteuttaa toimiva tekoäly

Säännöt

Sääntöjä voi käyttää Outlookissa kahdella tavalla:

• Power Automate: Power Automaten avulla voit luoda edistyneitä sääntöjä, jotka eivät edellytä kirjautumistasi toimiakseen. Voit lähettää sähköpostia, ajoittaa kokouksia, lisätä yhteystietoja ja suorittaa monia muita toimintoja, mutta niiden käyttö edellyttää jonkin verran vähäkoodista tai kooditonta määritystä sekä järjestelmänvalvojan myöntämää käyttöoikeutta.
• Työasemaohjelma: Työasemaohjelman säännöt mahdollistavat sähköpostiviestien automaattisen siirtämisen, merkitsemisen lipuilla ja niihin vastaamisen sekä tietyt muut työasemaohjelmassa (paikallisesti) suoritettavat toiminnot, mutta rajoituksena on, että sinun on oltava kirjautuneena.

Koska kaikilla tätä artikkelia lukevilla ei ole mahdollisuutta käyttää Power Automatea (katso Microsoft Power Automaten hinnoittelu täältä), keskitymme työasemaohjelmassa käytettäviin sääntöihin.

Perussäännön luominen:

1. Voit aloittaa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sähköpostia, johon haluat säännön vaikuttavan, valitsemalla Säännöt ja sitten Luo sääntö:

a. Vaihtoehtoisesti voit valita Aloitus-välilehdeltä Siirrä-ryhmän, sitten Säännöt-avattavan valikon ja lopuksi Luo sääntö.

2. Valitse Luo sääntö -valintaikkunassa ehdot ja sitten suoritettava toiminto.

3. Sähköpostiin voi käyttää paljon muitakin asetuksia Lisäasetukset-kohdassa:

4. Kun kaikki tarvittavat ehdot on määritetty, napsauta Seuraava.

5. Valitse viestiin käytettävät toiminnot ja napsauta Seuraava tai Valmis. Valmis tallentaa säännön ja sulkee sääntövelhon. Seuraava antaa sinun määrittää joitakin poikkeuksia.

6. Valitse sääntöön käytettävät poikkeukset ja napsauta Seuraava tai Valmis. Valmis tallentaa säännön ja sulkee sääntövelhon. Napsauttamalla uudelleen Seuraava voit tehdä viimeisiä muutoksia ja esikatsella sääntöä. 

7. Tässä voit nimetä säännön, muuttaa joitakin sääntöasetuksia ja valita Valmis.

Sääntötyypit ovat:

• Organisaatioon liittyvät: siirrä, poista, arkistoi, vastaa jne.
• Ilmoitukset: Näillä saat ilmoituksen, kun saat viestin, joka vastaa säännön ehtoja.
• Mukautetut: Näissä on laaja valikoima asetuksia, joiden avulla voidaan käyttää erilaisia ehtoja ja poikkeuksia monien toimintojen suorittamiseen automaattisesti puolestasi.

Selkeytä postilaatikkosi!

Näiden vinkkien avulla voit selkeyttää lähes minkä tahansa postilaatikon. Muista vain perusasiat: lajittele, tunnista ja automatisoi. Näitä työkaluja on tarkoitus käyttää yhdessä: luokittele ja lajittele, tunnista ja arkistoi, automatisoi ja luokittele.

Jos haluat lisää vinkkejä postilaatikkosi automatisointiin ja tuottavuutesi parantamiseen, tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje.