8 tehtävien hallinnan strategiaa tuottavuuden parantamiseksi
Tehtävien hallinnan merkitys: Tehokas tehtävien hallinta ehkäisee kaaosta ja auttaa priorisoimaan oikeat tehtävät. Tämä hyödyttää sekä henkilökohtaista tuottavuutta että koko tiimin menestystä.
Selkeillä tavoitteilla on merkitystä: Aseta selkeät tavoitteet keskittymisen ja tehokkuuden tueksi. Sen ymmärtäminen, mitä on saatava aikaan, auttaa priorisoimaan tehtäviä, sujuvoittaa projektin toteutusta ja vähentää stressiä.
Hyödynnä ohjelmistoja: Voit käyttää tehtävienhallintaohjelmistoa tehtävien järjestämiseen, delegointiin ja seurantaan. Tämä auttaa sujuvoittamaan työprosesseja hälytysten, integraatioiden ja työmäärän visualisoinnin kaltaisten ominaisuuksien avulla.
Sähköpostit. Selainilmoitukset. Slackin yksityisviestit. Tunnetko olosi ylikuormittuneeksi etkä ole varma, mistä etsiä tai mistä aloittaa? Kaiken tämän melun keskellä vastaaminen samalla, kun tehtävälistasi näyttää kasvavan eksponentiaalisesti, on haastavaa. Tässä ovat parhaat tehtävienhallintastrategiani, joiden avulla voit rauhoittaa kaaosta ja saada hommat tehtyä.
Miksi tehtävienhallinta on tärkeää
Tehtävienhallinta on tärkeää, sillä jos tehtäviä ei hallita, kaaos syntyy hyvin nopeasti. Kyse ei ole vain asioiden tekemisestä, vaan oikeiden asioiden tekemisestä oikeassa järjestyksessä.
Projektipäällikkönä sinun on hallittava oma tehtävälistasi ja tiimisi tehtävät. Kun mukana on niin paljon liikkuvia osia, asiat unohtuvat helposti. Jotta näin ei tapahtuisi, tarvitset tehtävienhallintataitoja – työn pilkkomista sopivan kokoisiksi tehtäviksi ja realististen määräaikojen asettamista, tulevien tehtävien dokumentointia sekä seurantaa tehtävien määräpäivien lähestyessä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
8 tehtävienhallintastrategiaa
Projektipäällikön päivittäisen rutiinin aloittaminen hyvin hallitulla tehtävälistalla on hyväksi hyvinvoinnillesi ja auttaa luomaan rauhallisemman työympäristön. Tässä on kahdeksan tehtävienhallintastrategiaa, joiden avulla voit rauhoittaa kaaosta ja saada hallinnan omiin ja tiimisi tehtävälistoihin.
1. Käytä tehtävienhallintaohjelmistoa
Tehtävienhallintaa ei tarvitse hoitaa yksin. Saatavilla on runsaasti tehtävienhallintaohjelmistoja ja tehtävienhallintasovelluksia, joiden avulla sinä ja tiimisi voitte pysyä järjestyksessä ja hallita kaikkea, mitä pitää tehdä, kuka sen tekee ja milloin. Yksi tehtävienhallintaohjelmiston hyödyistä on se, että ne sisältävät työkaluja luetteloiden luomiseen, työkuorman visualisointiin ja tehtävien määräajoista muistuttamiseen.
Jotkin näistä ohjelmistotyökaluista integroituvat yhteistyökaluihin, kuten Slackiin ja Microsoft Teamsiin, joten saat välittömiä ilmoituksia, kun jokin on valmis. Monilla niistä on myös mobiilisovelluksia, kuten nämä iPadin projektinhallintaohjelmistot, ja jotkin tarjoavat jopa tekoälyominaisuuksia tai integraatioita.
Jos sinun on jatkettava työskentelyä yhteyden katketessa, etsi tehtävienhallintasovelluksia, joissa on offline-käyttömahdollisuus.
Muista tarkistaa huolellisesti kaikki ilmaisten tekoälyä hyödyntävien tehtävienhallintaohjelmistojen suositukset. Jos jokin vaikuttaa hieman oudolta, se todennäköisesti on sitä. Lisäksi näitä vaihtoehtoja tutkiessasi kannattaa ottaa huomioon tehtävienhallintaohjelmiston hinta, jotta valitset budjettiisi sopivan työkalun.
2. Aseta selkeät tavoitteet ja odotukset
Kun annat tehtäviä tiimillesi tai delegoit niitä, aseta selkeät tavoitteet ja odotukset. Esimerkiksi teen tiimilleni selväksi, että odotan heidän ilmoittavan minulle ennakoivasti, jos he tulevat myöhästymään määräajasta, ennen kuin määräaika on umpeutunut. Mitä aikaisemmin saan tiedon, sitä enemmän minulla on aikaa työskennellä asian vaikutuspiiriin kuuluvien kanssa ja järjestellä uudelleen riippuvaisia töitä, joita ei voida aloittaa.
Tavoitteet auttavat sekä motivoinnissa että vertailuarvojen määrittämisessä. Jos tiimi esimerkiksi sai valmiiksi 25 % enemmän tehtäviä kuin edellisellä viikolla, se voi auttaa heitä tuntemaan onnistuneensa ja osoittaa, millä tahdilla he etenevät.
Vertailuarvot voivat auttaa myös tiimisi jäsenten suoriutumisen mittaamisessa. Jos tiimissäsi on esimerkiksi kolme suunnittelijaa, voit verrata heidän suorituksiaan keskenään ja asettaa odotukset sen mukaisesti.
- Oletetaan, että suunnittelija A saa päivässä valmiiksi noin kuusi tehtävää, suunnittelija B seitsemän ja suunnittelija C 12.
- Olettaen, että tehtävät ovat samankokoisia ja suunnittelija C on kokenein, voisit asettaa tavoitteeksi, että suunnittelija A saa päivässä valmiiksi seitsemän tehtävää ja suunnittelija B pyrkii kahdeksaan.
- Jos suunnittelija C on asemaltaan vanhempi ja kokeneempi, ei ole reilua vaatia suunnittelijoilta A ja B samaa suoritustasoa, mutta heitä kannattaa kannustaa työskentelemään tehokkaammin.
3. Aseta tärkeysjärjestys
Tehokas tehtävienhallinta perustuu usein tärkeysjärjestyksen määrittämiseen. Katso tehtävienhallintatyökalustasi tai tehtäväluettelostasi, mikä on kiireellisintä ja tärkeintä.
Miten kiireellisyys määritellään? Se voi vaihdella, mutta aloitetaan aikarajoitetuista asioista. Jos jokin asia on tehtävä välittömästi, sen pitäisi olla tiimisi tärkein prioriteetti, etenkin jos sen tekemättä jättäminen viivästyttää jonkun muun työtä tai asiakkaan työn etenemistä.
Katso seuraavaksi luettelossasi olevien asioiden vaikutusta. Eniten ihmisiin vaikuttavat asiat pitäisi käsitellä ensin. Jos esimerkiksi projektisuunnitelman laatiminen antaa 20 hengen tiimillesi mahdollisuuden suunnitella aikataulunsa seuraaville viikoille, tee se ennen esimerkiksi sisäistä kokousta koskevaan sähköpostiin vastaamista, sillä sen voi tehdä myöhemmin.
Jos et ole varma, vastaako päivittäinen työsi näitä prioriteetteja, nopea ajankäytön arviointi voi auttaa. Tarkastelemalla, miten aikasi tosiasiassa kuluu, näet, saavatko kiireelliset ja paljon vaikuttavat tehtävät ansaitsemansa huomion – vai vievätkö matalan prioriteetin tehtävät koko päiväsi.
Toinen tapa asettaa tärkeysjärjestys on käyttää Eisenhowerin matriisia. Piirrä paperille neljä nelikenttää ja sijoita tehtäväsi kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.
- Vasemman yläkulman nelikenttään sijoitetaan kiireellisimmät ja tärkeimmät tehtävät (tee nämä ensin)
- Oikean yläkulman nelikenttään sijoitetaan kiireelliset mutta ei tärkeät tehtävät (päätä, tarvitseeko sinun tehdä ne)
- Vasemman alakulman nelikenttään sijoitetaan tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä mutta ovat kiireellisiä (yritä delegoida nämä)
- Oikean alakulman nelikenttään sijoitetaan tehtävät, jotka eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä (tarvitseeko sinun todella tehdä nämä?)
Ajanhallinta on myös yksi tekijä. Saatat huomata, että kokousten väliin jää 15 minuuttia vapaata aikaa ja haluat käyttää sen viisaasti. Nosta esiin muutama pienempi tehtävä, jotka voit hoitaa nopeasti ajan salliessa.
4. Rajoita moniajoa
Tämä saattaa tuntua epäintuitiiviselta, mutta lupaan, ettei se ole sitä. Kun teet montaa asiaa samanaikaisesti, teet useita asioita joko a) et loppuun asti tai b) et hyvin. Sinun on keskityttävä edetäksesi tehtäväluettelosi kanssa.
Toki nopea kyllä- tai ei-vastaus kollegalle Slackissa samalla, kun kuuntelet suunnitteluesitystä, voi joskus olla ihan hyvä ratkaisu, mutta mitä tapahtuu, jos keskustelussa esiin tuleva kriittinen päätös tai toimenpide jää sinulta huomaamatta? Saatat vahingossa suistaa koko projektin raiteiltaan!
Varaa päivääsi muutama häiriötön ajanjakso (eli tehtävien ryhmittely), jolloin voit hoitaa osan tehtävistäsi loppuun. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty, mutta kerro tiimillesi, asiakkaallesi tai esihenkilöllesi, että sinun täytyy keskittyä 45 minuutiksi täysin käsillä oleviin tehtäviin. Saat paljon enemmän aikaan kuin yrittämällä kahden tai kolmen tunnin ajan suorittaa tehtäviä ja tehdä muita asioita samanaikaisesti.
Toinen syy välttää moniajoa on se, että asiayhteydestä toiseen siirtyminen voi viedä paljon aikaa. Jos olet kirjoittanut sähköpostia puoliväliin ja pysähdyt vastaamaan Slack-viestiin, samalle kohdalle palaaminen sähköpostissa, jossa olit ennen keskeytystä, voi kestää 20 minuuttia.
5. Käytä visualisointityökaluja
Pidän henkilökohtaisesti hyvästä visuaalisesta esityksestä tehtävälistani jäsentämisessä, ja käytän erilaisia visuaalisia esityksiä erityyppisille tehtävälistoille.
Pidän paperisesta listasta päivän tärkeimpiä asioita varten. Tuntuu hyvältä vetää tehtäviä yli sitä mukaa, kun saan ne tehtyä, ja nähdä visuaalinen muistutus edistymisestäni. Ja kyllä, tiedän, että voin tehdä tämän projektinhallintaohjelmistossa, mutta kynässä ja paperissa on jotain, mistä pidän.
Suurempaa kokonaisuutta (eli koko viikkoa) varten pidän järjestelmällisestä Asanan Kanban-taulunäkymästä, jossa voin siirtää tehtäviä sarakkeiden välillä aloittamattomille, käynnissä oleville ja valmiille tehtäville. Viikon lopussa on hyvä nähdä kaikki tehtäväni valmiiden tehtävien sarakkeessa.
Projektien aikatauluissa Gantt-kaavio auttaa näkemään, missä olet ja missä sinun pitäisi olla. Jotkin työkalut voivat luoda tämän näkymän automaattisesti, mikä säästää aikaa muihin tehtäviin.
6. Delegoi
Koko tehtävälistaa ei välttämättä tarvitse suorittaa itse. Tehtävien delegointi muille tiimin jäsenille voi vapauttaa sinut keskittymään muihin asioihin.
Muistiinpanojen tekeminen on yksi lempitehtävistäni delegoitavaksi. Projektipäällikkönä muistiinpanojen tekeminen jää lähes aina minulle, mutta se on haastavaa, kun vastuullani on samalla huolehtia siitä, että kaikki esityslistan kohdat käsitellään, seurata aikaa, päivittää projektinhallintatyökalua ja pitää keskustelua yllä.
Minun on usein päivitettävä projektinhallintatyökalua tai siirrettävä aikataulun kohtia kokouksen aikana, joten jos voin delegoida muistiinpanojen tekemisen tai jopa joitakin seurantatehtäviä tiimilleni, voin pitää asiat etenemässä tehokkaammin.
Voit myös harkita muistiinpanojen tekemisen ja seurantaviestien luonnostelun delegoimista tekoälylle. Saatavilla on runsaasti työkaluja kokousten yhteenvetojen ja toimenpiteiden automaattiseen luonnosteluun.
7. Säilytä joustavuus
Toinen tapa tehostaa tehtävienhallintataitojasi on olla joustava. Jos esimerkiksi tiedät keskittyväsi paremmin myöhemmin päivällä, säästä eniten keskittymistä vaativat tehtävät myöhemmäksi ja tee aamulla pienempiä ja helpommin hallittavia tehtäviä. Tällainen johtajien strateginen ajanhallinta voi parantaa tuottavuutta merkittävästi.
Energiatasojesi mukainen suunnittelu on erinomainen tapa pysyä päivittäisten tehtävien tasalla ja maksimoida tuottavuutesi. Kunhan saat määräajat ja eräpäivät pidettyä, on täysin sopivaa olla joustava ja tehdä asiat sinulle parhaiten sopivalla tavalla!
Minulla on esimerkiksi vaikeuksia päivittää projektien aikatauluja silloin, kun kaikki muut työskentelevät. Huomioni kiinnittyy aina Slack-viesteihin, tiimin kiireellisten tarpeiden ratkaisemiseen ja asiakkaiden sähköposteihin vastaamiseen. Tämän tehtävän tekeminen heti aamulla tai päivän päätteeksi vie kokonaisuudessaan paljon vähemmän aikaa.
Olen myös huomannut, että vaikka varaisin tietylle tehtävälle oman ajan, saatan joskus siirtää sitä energiatasojeni tai tehtävälistallani olevien muiden asioiden perusteella. Tätä artikkelia kirjoittaessani siirsin kalenterissani kirjoittamiseen varattua aikaa varmistaakseni, että priorisoin tehtävät, jotka olivat kiireellisempiä, mutta jätin silti aikaa kirjoittamiselle.
Jos minun on vaikea keskittyä pitkiin tai ikävystyttäviin tehtäviin, käytän joskus Pomodoro-tekniikkaa antaakseni itselleni ajanjaksoja, joiden välissä on suunniteltuja taukoja. Jos tämä tekniikka ei ole sinulle tuttu, työskentelet keskittyneesti tietyn ajan (yleensä noin 20 minuuttia), minkä jälkeen pidät tauon. Saatavilla on jopa ajastimia, jotka on suunniteltu erityisesti tämän työskentelytavan tukemiseen.
8. Aseta selkeät määräajat
Kun kyse on tehtävien hallinnasta, selkeiden määräaikojen asettaminen voi tehdä asioiden saavuttamisesta helpompaa. Siitä voi olla apua myös silloin, jos sinulla tai jollakin tiimisi jäsenellä on taipumusta viivyttelyyn.
Tässä on kyse muustakin kuin määräajan asettamisesta ja parhaan toivomisesta. Lisää matkan varrelle välitavoitteita tai tarkistuspisteitä, jotta voit seurata edistymistä tai saada ilmoituksen sen puuttumisesta.
Selkeys siitä, mitä pitää tehdä ja milloin, voi myös auttaa priorisoinnissa. Aseta vähemmän tärkeille tai kiireellisille tehtäville myöhemmät määräajat, jotta tiimin jäsenet voivat keskittyä sillä hetkellä tärkeimpiin asioihin. Älä anna tehtävien jäädä roikkumaan liian pitkäksi aikaa, sillä ne voivat unohtua kiireellisempien tarpeiden ilmaantuessa.
Esimerkki tehtävienhallinnasta
Harjoitellakseni tehtävienhallintaa (ja hyvän tehtävienhallinnan taustalla olevia ajanhallintastrategioita) käyn kanssasi läpi pienen harjoituksen.
Tässä on esimerkkitehtävälista; tärkeät tehtävät ovat sekoittuneet huomattavasti vähemmän kiireellisten tehtävien joukkoon. Katso listaa ja määritä, mitä sinun pitäisi tehdä ensin ja ennen kaikkea, miksi juuri tämä tehtävä pitäisi saada valmiiksi ennen muita?
- Tarkista viime viikon ajanseuranta ja merkitse muistiin, ketkä eivät kirjanneet työaikaansa kokonaan tai eivät seuranneet riittävästi laskutettavaa työaikaa.
- Vastaa asiakkaan A kysymykseen, joka koskee suunnitelmien toisen kierroksen muokkauksia.
- Sovi tapaaminen asiakkaan B kanssa, koska hänen karttasuunnitelmaansa koskeva palautteensa ei ole riittävän selkeää, jotta suunnittelija voisi toteuttaa sen.
- Tarkista tilanne asiakkaan B mikrosivuston UAT-testauksen osalta.
- Lähetä asiakkaalle C kysymyksiä heidän suunnitelmistaan huomista aloitussivun julkaisua varten. Sinun on vahvistettava, mitä seurantaa he haluavat sivulle, URL-osoite sekä se, haluavatko he huolehtia julkaisusta itse vai päivittääkö tiimisi DNS-tietueet.
- Viimeistele artikkelisi määräaikaan mennessä ja laskuta siitä, kun se on muokattu.
- Päivitä aikataulu asiakkaalle D. He lähettivät palautteen tyylioppaasta ja tunnelmataulusta myöhässä. Nyt kun se on hyväksytty, suunnittelija voi aloittaa suunnitelmien työstämisen.
- Sovi tapaaminen keskustellaksesi asiakkaan E sopimuksesta, joka päättyy 45 päivän kuluttua. He haluavat uusia sopimuksen, mutta uuden sopimuksen allekirjoittaminen voi kestää heidän puolellaan 14 arkipäivää.
Mikä siis on näiden tehtävien oikea järjestys? Mikä tämän listan tehtävistä on tärkein?
Jos vastasit kohtaan 5, olet oikeassa. Ensimmäiseksi kannattaa varmistaa, että olet valmis huomiseen julkaisuun. Mitä enemmän aikaa sinulla on asiakkaan vastausten saamiseen, sitä paremmassa asemassa olet.
Entä muut tehtävät? Mihin järjestykseen sinä asettaisit ne? Tehtäviä ei aina tarvitse tehdä reaaliajassa; voit aikatauluttaa ne tehokkuuden ylläpitämiseksi ja estääksesi esteiden tai pullonkaulojen syntymisen.
Mitä seuraavaksi?
Jos työnkulut, tuottavuus ja toimintojen sujuvoittaminen herättävät kiinnostuksesi, olet oikeassa paikassa! Liity The Digital Project Manager -jäsenyhteisöön saadaksesi lisää tällaisia näkemyksiä, jotka auttavat sinua kehittymään projektipäällikkönä. Yhteisö tarjoaa myös kursseja, malleja ja muita resursseja projektien hallintaan.
