10 parasta ajanseurannan käytäntöä: hanki tarvitsemasi aikatiedot
Ajan seuranta on suunnilleen yhtä hauskaa kuin maalin kuivumisen katselu. Kukaan ei pidä asiakkaiden ja tiimin jäsenten kanssa kinastelusta siitä, miksi tilanneraporttiin kului viisi laskutettavaa tuntia. Joskus tiimin ajanseurannasta saadut tiedot voivat kuitenkin olla todella hyödyllisiä. Puhutaan ajanseurannan parhaista käytännöistä ja siitä, miten tiedot voidaan kerätä hieman vähemmällä vaivalla.
Yksi heti mainitsemisen arvoinen hyvä käytäntö on investoida ajanseurantaohjelmistoon, joka voi auttaa automatisoimaan ajanseurantaprosessin ja tehostamaan sitä tiimillesi – tästä lisää alla!
10 ajanseurannan parasta käytäntöä projektipäälliköille
Jos toimit tällä hetkellä projektipäällikkönä, erityisesti toimistoympäristössä, seuraavassa on hyviä käytäntöjä ajanseurantatietojen keräämiseen ja hyödyntämiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Vältä ajanseurannan käyttöä rangaistuskeinona
- Automatisoi se
- Tee pistokokeita
- Hyödynnä aiempia tietoja tulevaa suunnitellessasi
- Perustele näkemyksesi datan avulla
- Pyydä tiimin jäseniltä palautetta
- Tuo dataa sprinttien retrospektiiveihin
- Analysoi eri projekteista kerättyä dataa
- Aseta suorituskyvyn vertailuarvot
- Tarkasta ajanseurannan käytännöt säännöllisesti
1. Vältä ajanseurannan käyttöä rangaistuskeinona
Vaikka ajanseuranta voi auttaa ymmärtämään kannattavuutta, erityisesti jos tiimin jäsenten työaika on laskutettavaa ja olette sopineet laskuttavanne asiakkaita tietystä työmäärästä, ajanseurantatietoja ei pidä koskaan käyttää rangaistuskeinona (se saa tiimisi vain inhoamaan ajanseurantaa, ja tiimit mainitsevat sen jatkuvasti yhdeksi syyksi siihen, miksi ajanseuranta on huono asia).
Kun tarkastelet tehtäviä ja tiimin jäseniä, voi olla selvää, että kokeneemmalta tai vanhemmalta tiimin jäseneltä kuluu tehtävän suorittamiseen vähemmän aikaa kuin uudemmalta tai nuoremmalta työntekijältä. Mutta mitä tapahtuu, kun ajanseurantajärjestelmän tiedot osoittavat työntekijän työskentelevän alle optimaalisen tehokkaasti?
Ajanseurannan käyttäminen rangaistuskeinona johtaa helposti siihen, että työntekijät kaunistelevat työaikakirjauksiaan tai ilmoittavat aikansa epätarkasti. Vaikka voit käyttää ajanseurantatietojasi keskustelun aloittamiseen heikosta suoriutumisesta, niiden ei pitäisi olla keskustelun ainoa tekijä.
2. Automatisoi se
Vaikka ajanseurannan automaattinen tapahtuminen tuntuu tulevaisuuden asialta, työajanseurantaohjelmisto voi auttaa tekemään siitä (lähes) todellisuutta. Projektinhallintatyökaluun integroitava tai Chromen laajennuksena toimiva ajanseurantaohjelmisto voi auttaa automatisoimaan ajanseurannan reaaliajassa – tämä on yksi ajanseurantaohjelmiston keskeisistä hyödyistä.
Tiimin jäsenet, sinä mukaan lukien, voivat käynnistää ajastimen aina tehtävän alkaessa ja pysäyttää tai keskeyttää sen, kun muita asioita ilmenee. Valitsemastasi ohjelmistosta riippuen voit ehkä myös määrittää ilmoituksia, jotka muistuttavat ajastimen käynnistämisestä tehtävän aloittamisen yhteydessä.
Mitä vähemmän kunkin tiimin jäsenen tarvitsee ajatella ajanseurantaa, sitä helpompi ihmisten on omaksua ajanseurantatyökalusi. Jos et voi automatisoida ajanseurantaa täysin (tai käyttää tekoälyä ajanseurantaan), harkitse työaikakirjaussovellusta tai muita digitaalisia ajanseurantaratkaisuja, jotta tiimisi ei joudu täyttämään työaikakirjauksiaan manuaalisesti. Tämä voi helpottaa ajankäytön seurantaa kaikkien osalta, projektijohtajat mukaan lukien.
3. Tee pistokokeita
Projektipäällikkönä sinun tulisi tarkastella tiimisi ajankäyttöä säännöllisesti. Tämä sisältää sekä laskutettavat että ei-laskutettavat tunnit. Se voi tarkoittaa analysointia viikoittain tai jokaisen sprintin jälkeen. Sopimuskauden lopun lähestyessä tarkastelu voi olla tarpeen tehdä päivittäin, jotta tiimisi ei ylitä sille varattuja tunteja.
Tämä syvällinen ja säännöllinen aikadatan analysointi auttaa riskienhallinnassa, sillä voit havaita aikatauluun ja työn etenemisvauhtiin liittyviä ongelmia. Ongelmat on helpompi korjata, kun ne ovat vielä pieniä, kuin jos odotat myöhempään vaiheeseen, jolloin niistä on kasvanut suuria ongelmia.
Jos esimerkiksi olet kolmen kuukauden projektin kolmannella viikolla ja huomaat, että tiimin olisi pitänyt käyttää vain 750/3000 tuntia, mutta he ovat jo kuluttaneet 1000 tuntia, sinulla on vaihtoehtoja.
Voit pyytää heitä hidastamaan käyttöastetta tai ilmoittaa asiakkaallesi tai sidosryhmillesi, että tunnit saattavat loppua ennen sopimuksen tai projektin päättymistä ja saatat tarvita muutosmääräyksen. Jos odotat siihen asti, että tiimisi on kuluttanut 2999/3000 tuntia, sinulla ei ole yhtä paljon vaihtoehtoja tilanteen korjaamiseksi.
4. Hyödynnä aiempia tietoja tulevaa suunnitellessasi
Työajanseurantatietosi voivat auttaa ennustamaan, kuinka kauan tiettyjen tehtävien suorittaminen kestää. Jos esimerkiksi hallinnoit verkkosivustojen kehitysprojekteja, voit tarkastella kolmea tai viittä viimeisintä projektiasi selvittääksesi, kuinka kauan tiimiltä kesti kehitysympäristön määrittämiseen, etusivun suunnitteluun tai analytiikan käyttöönottoon.
Vaikka projektisi voivat vaihdella kooltaan ja laajuudeltaan, tehtävätason tiedot voivat auttaa sinua ja tiimiäsi suunnittelemaan projektit paremmin ja laatimaan tulevaisuudessa tarkempia projektikustannusarvioita.
Oletetaan, että arvioit keskikokoisen verkkokauppasivuston uudistamiseen tarvittavaa aikaa ja suunnittelet projektia. Todennäköisesti sinun on varattava enemmän aikaa kuin pienemmän, rajallisesti toimivan voittoa tavoittelemattoman organisaation sivuston uudistamiseen kului. Tiedot voivat kuitenkin antaa sinulle hyödyllistä tietoa monimutkaisemman projektin hyvän lähtökohdan määrittämiseen (erityisesti jos käytät voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden projektinhallinnan parhaita käytäntöjä).
5. Perustele näkemyksesi tietojen avulla
Kun viestit keskeisten sidosryhmien tai asiakkaiden kanssa projektin edistymisestä, tiedot voivat auttaa keskustelujen tukena. Useimpien projektiin osallistuvien sidosryhmien pitäisi ymmärtää ajanhallinnan merkitys.
Jos esimerkiksi pystyt osoittamaan, että kehittäjä aliarvioi toistuvasti keskeisten tehtävien suorittamiseen kuluvan ajan, kun keskustelet tarvittavista muutoksista hänen esihenkilönsä kanssa, sinulla on konkreettista tietoa siitä, missä arviot eivät vastaa todellisuutta. Esihenkilö pystyy silloin perehtymään asiaan tarkemmin ja ymmärtämään, että kyse on arviointiongelmasta eikä ajanhallintaongelmasta.
Samoin jos viestit sidosryhmän tai projektin toimeksiantajan kanssa aikatauluun tai kulutusasteeseen liittyvistä haasteista, työajanseurannasta – tai vielä parempi, ajankäytön auditoinnista – kerättyjen tietojen käyttäminen antaa sinulle enemmän uskottavuutta ja objektiivisuutta kuin anekdoottisiin esimerkkeihin tukeutuminen.
6. Pyydä tiimin jäseniltä palautetta käytetyistä työajanseurantamenetelmistä
Tiimin sitoutuminen työajanseurantaan on ratkaisevan tärkeää. Siksi sinun kannattaa aika ajoin kysyä tiimiltäsi, onko heillä palautetta siitä, miten työaikaa seurataan. Heillä voi olla ideoita siihen, miten työajanseurantatiedoista saataisiin enemmän tietoa (seurataanko aikaa tehtävän tai ominaisuuden eikä projektin mukaan tai jollakin muulla tavalla) tai miten tietojen kirjaaminen olisi heille helpompaa.
Olen työskennellyt tiimien kanssa, jotka ovat kokeilleet työajanseurantaa tiimin hyödyksi. Jotkut ovat kokeilleet erilaisia työkaluja tai menetelmiä, kuten ajankäytön lohkottamista tehokkuuden lisäämiseksi tai ajan seuraamista ominaisuuden eikä yksittäisten tehtävien mukaan.
7. Jos työskentelet ketterästi, tuo työajanseurantatietosi sprinttien retrospektiiveihin keskustelujen aloittamiseksi
Ketterässä projektinhallinnassa sprintin retrospektiivi antaa tiimille mahdollisuuden tarkastella ja pohtia edellistä sprinttiä sekä sitä, miten toimintaa voitaisiin parantaa seuraavaan siirryttäessä.
Tiedot siitä, miten tiimi käytti aikansa sprintin aikana, voivat tarjota arvokasta tietoa, jota tiimi saattaa haluta hyödyntää seuraavassa sprintissä. Sprintin nopeuteen, tiettyyn tehtävään tai ominaisuuteen käytettyyn aikaan tai siihen, kuinka lähelle arvioitaan tiimi pääsi, liittyvät tiedot ovat kaikki arvokkaita tietopisteitä, jotka voidaan johtaa työajanseurannasta.
8. Analysoi eri projekteista kerättyjä tietoja trendien havaitsemiseksi
Jos työajanseurantatyökaluissasi on raportointiominaisuudet (tai käytät niiden yhteydessä avoimen lähdekoodin raportointityökaluja), voit hyödyntää niitä tiimin jäsenten ja projektien työaikakirjausten tarkasteluun ja trendien havaitsemiseen. Vaikka et pystyisi automatisoimaan tällaista raportointia, juuri sitä varten taulukkolaskentaohjelmat on tehty!
Sen tarkasteleminen, miten tiimin jäsenet käyttävät työaikansa, voi auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä projektien resursoinnissa. Jos esimerkiksi yksi tiimin jäsen pystyy käsittelemään kymmenen virhelippua samassa työajassa, jossa toinen tiimin jäsen käsittelee viisi, asiaa kannattaa ehkä tutkia tarkemmin.
Olettaen, että kaikki tiketit ovat kooltaan ja laajuudeltaan samankaltaisia, sen ymmärtäminen, kuinka tehokkaasti tiimin jäsenet työskentelevät, voi auttaa sinua ja kollegoitasi tekemään parempia henkilöstöpäätöksiä.
9. Aseta ajanseurannan avulla vertailuarvoja tiimin suorituskyvylle
Kun tiedät, kuinka monta tuntia jonkin asian pitäisi kestää, voit projektipäällikkönä ymmärtää, kuinka paljon työtä on kohtuullista odottaa tiimisi jäseneltä. Pidemmän ajanjakson aikana ajanseurannasta saamasi tiedot voivat auttaa sinua asettamaan vertailuarvoja sille, kuinka paljon työtä voit odottaa tiimin jäsenten saavan valmiiksi.
Jos esimerkiksi yksi tiimisi vastuista on koulutusten ja dokumentaation laatiminen jokaisen projektin lopussa, sinun kannattaa tarkastella ajanseurantasovelluksesi tietoja ymmärtääksesi, kuinka paljon aikaa tähän kului kunkin projektin lopussa.
10. Tarkasta ajanseurantakäytännöt ja tiimin kirjaukset säännöllisesti
Hyvä data perustuu suurelta osin siihen, että ajanseurantajärjestelmässä on täsmälliset työaikaraportit. Projektipäällikkönä saatat haluta tarkastaa ajanseurantakäytäntösi säännöllisesti varmistaaksesi, että saat datasta mahdollisimman hyödyllisiä oivalluksia. Voit tehdä tämän kertaluonteisesti tai osana laajempaa projektin tarkastusta.
Tämä prosessi voi tarkoittaa työaikakorttien pistotarkastuksia sen varmistamiseksi, että työaika kirjataan täsmällisesti ja että kaikki tiimin jäsenet toimittavat täytetyt työaikaraportit viikon lopussa. Vaikka keskustelimme jo siitä, ettei ajanseurannan tietoja pidä käyttää rankaisemiseen, työaikaraporttejaan vaaditusti täyttämättä jättäneille tiimin jäsenille voi olla tarpeen määrätä seurauksia.
Ajanseurantamenetelmät
Projektitiimit voivat seurata ja raportoida työhönsä käyttämäänsä aikaa monin tavoin. Tässä on muutamia suosituimpia ajanseurantamenetelmiä:
Manuaalinen ajanseuranta
Manuaalinen ajanseuranta voi tapahtua kirjoittamalla tiedot kynällä ja paperilla näytön vieressä olevaan muistilappuun ja lähettämällä ne sitten sähköpostitse tai yrityksen laatimaa työaikaraporttia käyttäen joka päivä tai viikko.
Riippumatta siitä, miten organisaatiosi määrittelee manuaalisen ajanseurannan, se on yleensä aikaa vievin työntekijöiden ajanseurannan menetelmä. Ainoa poikkeus voi olla tilanne, jossa olet freelancer ja sinun on kirjauduttava joka päivä useisiin järjestelmiin kirjataksesi työaikasi. Tässä tapauksessa voi olla tehokkainta seurata ja ilmoittaa työaika manuaalisesti kerran päivässä (tai viikossa, jos se on mahdollista).
Automaattinen ajanseuranta
Automaattinen ajanseuranta on suunniteltu helpottamaan tiettyihin tehtäviin liittyvän ajan seurantaa. Tämä voi tapahtua käynnistämällä ajastimen suoraan projektinhallintaohjelmistossasi tai käyttämällä ajanseurantaohjelmistosi Chrome-laajennusta tai integraatiota tiettyyn tehtävään käytetyn ajan seuraamiseksi suoraan. Useimmat tekoälyä hyödyntävät ajanseurantatyökalut tarjoavat myös tämän toiminnon.
Tehtäväkohtainen ajanseuranta
Oli seuranta automaattista tai manuaalista, ajan seuraaminen tehtäväkohtaisesti voi olla tärkeää. Tämä voi sujuvoittaa raportointia ja helpottaa viestintää asiakkaiden tai sidosryhmien kanssa.
Jos tiimi esimerkiksi seuraa aikaa projektikohtaisesti ja sidosryhmän edustaja haluaa tietää tarkalleen, kuinka kauan tietyn tehtävän suorittaminen tai tietyn ominaisuuden kehittäminen kestää, sinun on projektipäällikkönä vaikeampi analysoida asiaa, jos joudut käymään läpi kaikki projektin kirjaukset selvittääksesi, kuka työskenteli tehtävän tai ominaisuuden parissa, milloin ja kuinka kauan.
Tehtäväkohtainen seuranta voi myös vaikeutua, jos tiimisi pitää moniajon tekemisestä. Työaikaraportin pitäminen selkeänä voi olla erityisen haastavaa, kun olet käsitellyt tunnin aikana kolmea tai useampaa tehtävää.
Mitä seuraavaksi?
Tämä projektin tilanneraportointia käsittelevä opas on välttämätöntä luettavaa projektipäälliköille, jotka haluavat parantaa tiiminsä viestintää ja prosesseja.
Tuntuuko sinusta, että ajanseurantakäytäntöjäsi pitäisi hieman päivittää? Jos haluat tietää, miten kollegasi hoitavat ajanseurannan (koska siihen ei ole selkeitä sääntöjä), liity jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slackissa yli 1000 kollegasi kanssa siitä, miten he hoitavat asian projekteissaan.
