Kuinka ratkaista 5 resurssien kohdentamisen ongelmaa

Suunnitelma näiden resurssien kohdentamiseen liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi on ratkaisevan tärkeä, jotta parhaat resurssisi voidaan ohjata oikeaan työhön ja jokainen projekti saadaan päätökseen mahdollisimman laadukkaasti. Osa resurssien kohdentamista on kyky mukauttaa kohdentamispäätöksiä projektin valmistumista hidastavien pullonkaulojen ratkaisemiseksi.

Yleiset resurssien kohdentamiseen liittyvät ongelmat

Seuraavassa on joitakin yleisiä ongelmia, jotka vaivaavat päätöksenteko- ja resurssien kohdentamisprosessia.

1. Projektin laajuuden hallitsematon kasvu

Yksi yleisimmistä resurssien kohdentamiseen liittyvistä ongelmista on projektin laajuuden hallitsematon kasvu. Näin tapahtuu, kun projektin laajuuteen lisätään jatkuvasti asioita ja se kasvaa nopeasti käytettävissä olevien resurssien ylärajojen yli.

• Mikä sen aiheuttaa? Projektin laajuus kasvaa hallitsemattomasti, kun asiakkaat pyytävät muutoksia tai töitä, joita ei määritelty alkuperäisessä laajuudessa, tai kun tiimin jäsenet lisäävät toimituksiinsa enemmän kuin on tarpeen. Kun sinä tai tiimisi ”haukkate enemmän kuin pystytte pureskelemaan”, se voi nopeasti johtaa uupumukseen tai projektin epäonnistumiseen, jos tilanteeseen ei puututa.
• Miten sen voi välttää? Paras tapa välttää projektin laajuuden hallitsematon kasvu kokonaan on määritellä selkeä projektin laajuus heti alusta alkaen, kartoittaa resurssien kokonaismäärä projektin laajuuden perusteella ja viestiä odotuksista selkeästi asiakkaalle ja tiimille.
• Miten se korjataan? Projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun tunnistaminen on ensimmäinen askel sen korjaamisessa. Sen jälkeen voit ottaa käyttöön muutoksenhallintamenettelyjä, joiden avulla asiakkaille voidaan tehdä selväksi, miten heidän pyyntönsä aiheuttavat viivästyksiä aikatauluun tai edellyttävät lisäbudjettia. Jos projektin laajuus kasvaa hallitsemattomasti tiimin jäsenten toiminnan vuoksi, varmista, että viestit heille odotuksista ja annat palautetta selkeästi.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tapaustutkimus

Oletetaan, että kehität asiakkaalle CRM-järjestelmää, mutta projektin laajuudesta sopimisen jälkeen asiakas päättää haluavansa monipuolisempia ominaisuuksia, jotka edellyttävät huomattavasti monimutkaisempia koodaustaitoja ja siten myös enemmän resursseja.

Tämän huomioimiseksi sinun on pidennettävä aikataulua, kasvatettava budjettia tai poistettava jotakin muuta projektin laajuudesta. Ratkaisuna on istua asiakkaan kanssa alas, arvioida projekti uudelleen ja päättää, mikä kompromissi tehdään. Sinun tulisi myös määritellä uudet parametrit ja ohjeet projektin laajuuden tulevia muutoksia varten.

2. Osaamisvajeet

Toinen yleinen resurssien kohdentamiseen liittyvä ongelma voi ilmetä silloin, kun projektin loppuun saattamiseen ei ole tarvittavaa henkilöstöä tai oikeanlaista osaamista. Tätä kutsutaan osaamisvajeeksi, ja se voi aiheuttaa paljon ongelmia, jos siihen ei puututa riittävän aikaisin.

• Mikä sen aiheuttaa? Osaamisvaje syntyy, kun tiimistä puuttuu tehtävän suorittamiseen tarvittavaa tietoa omaavia jäseniä. Näin voi yleensä tapahtua, kun tarvitaan tietty toimitus tai työvaihe, jota kukaan nykyisestä tiimistä ei pysty suorittamaan.
• Miten sen voi välttää? Kuten projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun kohdalla, paras tapa torjua osaamisvajeita on määritellä projektin laajuus selkeästi jo projektin alussa. Jos olet suunnitellut huolellisesti projektin jokaisen vaiheen, tiedät tarkalleen, mitä osaamista ja henkilöstöä projektin toteuttamiseen tarvitaan.
• Miten se korjataan? Osaamisvajeiden korjaamiseen on kaksi vaihtoehtoa: palkata uusia tiimin jäseniä, joilla on tarvittava osaaminen, tai käyttää aikaa ja resursseja nykyisten tiimin jäsenten kouluttamiseen kyseisissä taidoissa. Molemmat vaihtoehdot vaativat kohtuullisen paljon aikaa, mikä voi siirtää projektin määräaikaa.

Tapaustutkimus

Oletetaan, että työskentelet asiakkaalle tehtävän verkkokehitysprojektin parissa. Tiimissäsi tarvitaan luonnollisesti joku, jolla on tietojenkäsittelytieteen ja koodauksen taitoja.

Jotkin asiakkaan pyynnöistä edellyttävät kuitenkin lisälaitteiston asentamista, johon et ollut varautunut. Tämä vaatii perusteellisen uudistuksen, joka ylittää selvästi alun perin suunnitellun laajuuden. Nyt projektin tämän osan toteuttamiseen tarvittavassa osaamisessa on aukko.

Vietät kokonaisen viikon etsiessäsi oikean tiimin jäsenen, joka täyttää nämä vaatimukset, samalla kun muu tiimisi odottaa tämän uuden tiimin jäsenen perehdyttämistä ja projektin tilanteen tasalle saattamista. Lisäksi siirrät projektin määräaikaa ja tuhlaat arvokkaita resursseja.

Vaikka osaamisaukko on nyt täytetty ja olet oppinut tulevia projekteja varten, menetät aikaa nykyisen projektin loppuun saattamisessa.

3. Epätarkka ennustaminen

Sen sijaan, että projektin laajuus kasvaisi tai että projektin loppuun saattamiseen ei olisi tarvittavaa osaamista, saatat ennustaa projektin toteuttamiseen tarvittavat resurssit väärin tai epätarkasti.

• Mikä sen aiheuttaa? Syynä on yleensä puutteellinen tieto siitä, miten projekti saatetaan loppuun. Jos projektin tuotoksia ei ymmärretä, käytettävissä ei välttämättä ole esimerkiksi oikeanlaista osaamista tai oikeita tiimin jäseniä.
• Miten sitä voi välttää? Ennusteiden epätarkkuuden ehkäisemiseksi viesti aktiivisesti tiimin jäsenten ja alan asiantuntijoiden kanssa varmistaaksesi, että sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä on tehtävä. Voit myös käyttää erityistä projektien ennustamiseen tarkoitettua ohjelmistoa auttamaan ennakoimaan, mitä ongelmia projektin aikana saattaa ilmetä.
• Miten sen voi korjata? Parasta, mitä voit tehdä, on viestiä selkeästi sidosryhmiesi ja tiimisi kanssa sekä siirtää määräaikaa, jotta projektin puutteet voidaan korjata ajoissa.

Tapaustutkimus

Resurssien kohdentamisessa tunnetaan ”reppu”-niminen viitekehys, jossa kuvittelet repun edustavan projektin loppuun saattamiseen käytettävissä olevien resurssien rajallista kokonaismäärää. Et voi lisätä projektiin enempää resursseja suurentamatta tai vaihtamatta reppua, koska se edustaa kokonaisresurssiesi selkeästi määriteltyjä ala- ja ylärajoja.

Epätarkka ennustaminen on kuin valitsisit projektin loppuun saattamista varten väärän kokoisen tai muotoisen repun. Siihen eivät mahdu kaikki tarpeelliset asiat tai oikeat asiat, joita todella tarvitset tavoitteidesi saavuttamiseen.

Mikään resurssien optimointi ei auta, jos et yksinkertaisesti ole valmistautunut siihen, mitä saattaa tapahtua. Ymmärrä jokainen projekti täysin ja perusteellisesti, jotta voit valmistautua parhaalla mahdollisella tavalla kaikkiin mahdollisiin lopputuloksiin.

4. Viestinnän katkeaminen

Toinen yleinen resurssien kohdentamiseen liittyvä ongelma on viestinnän katkeaminen, joka voi aiheuttaa projektissasi paljon kaaosta.

• Mikä sen aiheuttaa? Syynä voi olla se, ettei selkeitä viestintätapoja ole määritetty, mutta se voi johtua myös yksinkertaisesti siitä, että ymmärretään väärin, mitä kukin sidosryhmä yrittää viestiä. Näin käy helposti, kun meillä ei ole selkeitä sääntöjä siitä, miten olemme vuorovaikutuksessa toistemme kanssa.
• Miten sitä voi välttää? Helpoin tapa välttää viestinnän katkeaminen on kokoontua projektin alkuvaiheessa ja laatia viestintäsuunnitelma. Siinä määritellään käytettävät viestintätavat ja mahdollisesti käytettävä yhteinen sanasto sekä asetetaan viestinnälle rajat sen suhteen, milloin ja missä viestitään, jotta kaikilla on sama käsitys tilanteesta.
• Miten sen voi korjata? Kun viestinnän katkeaminen on alkanut, paras tapa päästä takaisin raiteilleen on alkaa viestiä selkeämmin ja perustaa viestintäkanavia. Sinun tulisi myös ottaa käyttöön säännölliset projektipäivitykset koko tiimille ja määrittää selkeät odotukset jatkoa varten.

Tapaustutkimus

Oletetaan, että sinulla on täysin etätyötä tekevä tiimi ja asiakas, joka ei työskentele etänä. Viestinnästä voi tulla ongelma, koska toinen tiimi on jo tottunut etätyöhön, kun taas toinen tiimi on tottunut työskentelemään ja viestimään tarvittaessa kasvokkain.

Yksi tiimin jäsen voi olla New Yorkissa ja toinen Vancouverissa, ja he työskentelevät samojen standardien mukaisesti, mutta Omahassa oleva asiakkaasi kokee, ettei hän saa haluamiaan päivityksiä tai palautetta riittävän nopeasti.

Kuukauden kuluttua projektin alkamisesta asiakkaasi on tyytyväinen tehtyyn työhön ja saavutettuihin tavoitteisiin, mutta kertoo olevansa turhautunut ”viestinnän puutteeseen”. Tällöin saattaa olla aika järjestää kokous, jotta kaikilla on sama käsitys projektissa saavutetusta edistyksestä ja jotta viestintää koskevat odotukset voidaan määrittää jatkoa varten.

5. Resurssien alihyödyntäminen

Resurssien vajaakäyttöä esiintyy, kun käytettävissä olevia taitoja, henkilöstöä tai jopa laitteita ei hyödynnetä täysimääräisesti projektin loppuun saattamiseksi. Tämä voi johtaa projektin laajuuden hallitsemattomaan kasvuun, epätarkkoihin ennusteisiin tai tiimin jäsenten vähäiseen sitoutumiseen.

• Mikä sitä aiheuttaa? Usein tämä lähestymistapa johtuu puutteellisesta tiedosta käytettävissä olevista resursseista ja niiden hyödyntämisestä. Jos tiimissäsi on esimerkiksi joku, joka hallitsee palvelinpuolen kehityksen, mutta työskentelee käyttöliittymäkehityksen parissa, hän saattaa menettää kiinnostuksensa työhön tai hänen tehokkuutensa voi jäädä heikommaksi kuin se voisi olla. 
• Miten sitä voidaan välttää? Yksi parhaista tavoista välttää tällaiset resurssien kohdentamiseen liittyvät ongelmat on käyttää aikaa ja energiaa taitojen kartoittamiseen ja inventointiin. Näin voit tunnistaa tarvittavat taidot, jotka ovat jo käytettävissäsi, sekä käytettävissä olevat fyysiset tai digitaaliset resurssit.
• Miten se korjataan? Korjaa resurssien vajaakäyttö aloittamalla työkuorman jakautumisen seurannasta ja kohdentamalla resurssit sen jälkeen strategisesti uudelleen. Näin säästät lopulta enemmän aikaa kuin jatkamalla tätä resurssien vajaakäytön mallia.

Tapaustutkimus

Kuvitellaan, että työskentelet projektissa, jossa rakennetaan uutta sovellusta verkkokaupan alalla toimivalle asiakkaalle. Haluat varmistaa, että käytät työn loppuun saattamiseen oikeita resursseja, mutta tiimisi on suhteellisen uusi ja tutustut siihen edelleen.

Muutaman päivän kuluttua keskustelet yhden tiimisi jäsenen kanssa, jonka olet määrännyt työskentelemään käyttöliittymän ja käyttökokemuksen parissa, ja huomaat, että hän soveltuu paremmin analytiikan ja mittareiden seurantaan.

Yksinkertainen suunnanmuutos on siirtää tämä tiimin jäsen projektin sopivampaan osa-alueeseen, kirjata hänen taitonsa valitsemaasi taitojen kartoitustyökaluun ja olla uudelleen yhteydessä asiakkaaseen muutoksesta, jotta kaikilla on sama käsitys tilanteesta.

Lue lisää: Haluatko hallita inventaarioresursseja paremmin? Tutustu luetteloomme, joka sisältää parhaat inventaarioresurssien hallintatyökalut.

Miksi resurssien kohdentamiseen liittyvät ongelmat kannattaa korjata? 

Keskeinen syy resurssien kohdentamiseen liittyvien ongelmien korjaamiseen on se, että tehoton resurssien kohdentaminen voi haitata merkittävästi projektin onnistumista ja vaikuttaa kielteisesti tiimiisi ja organisaatioosi. Ne voivat aiheuttaa kielteisen kokemuksen sekä tiimillesi että asiakkaallesi.

Resurssienhallintaan tarttuminen ja resurssien kohdentamisen hallitseminen voivat auttaa sujuvoittamaan projektin työnkulkuja ja samalla tehostaa työskentelyäsi, jolloin saat enemmän tehtäviä valmiiksi lyhyemmässä ajassa ja vähemmillä resursseilla. Oikeanlaisilla resurssien kohdentamismenetelmillä voit säästää pitkällä aikavälillä paljon aikaa ja taloudellisia resursseja huolellisen ja strategisen suunnittelun avulla.

Tämä resurssienhallintatekniikka on kuitenkin teoriassa paljon helpompi kuin käytännössä tehokkaasti toteutettuna. 

Työkalut resurssien kohdentamiseen liittyvien ongelmien ratkaisemiseen

Ohjelmistotyökalut ovat helpoin tapa kohdentaa resursseja. Tässä on joitakin keskeisiä hyötyjä, joita resurssien kohdentamiseen tarkoitetut ohjelmistotyökalut tarjoavat:

• Parempi näkyvyys: Resurssien kohdentamiseen tarkoitetut työkalut auttavat tunnistamaan ja seuraamaan kaikkia taitojasi, henkilöstöäsi sekä fyysisiä ja digitaalisia resurssejasi, jotta voit tehdä päätöksiä nopeasti ja luottavaisin mielin.
• Suunnittelu- ja aikataulutusvalmiuksien parantaminen: Jotkin työkalut auttavat aikatauluttamaan tiimin jäsenten lisäksi myös käytettävät työkalut sekä sen, milloin tiimin jäsenten on ehkä hyödynnettävä tiettyjä taitoja projektin tietyissä vaiheissa.
• Resurssien kohdentamiseen liittyvien ongelmien helppo tunnistaminen ja ratkaiseminen: Ilmeinen hyöty on mahdollisuus merkitä resurssien kohdentamiseen liittyvät ongelmat, jotta voit ratkaista ne ennen kuin niistä tulee suurempia ongelmia.
• Resurssien ennustaminen: Saatavilla on erityisiä ennustetyökaluja, joiden avulla voit hallita projektisi resursseja ja maksimoida resurssien hyödyntämisen.
• Reaaliaikainen seuranta: Mahdollisuus nähdä edistyminen reaaliajassa auttaa hallitsemaan resursseja entistä tehokkaammin.
• Yhteistyö ja viestintä: Jotkin paremmista työkaluista mahdollistavat viestinnän samassa tilassa, jolloin projektin sidosryhmät löytävät kaiken tarvitsemansa yhdestä paikasta.

Kun valitset projekteihisi sopivaa työkalua, kiinnitä huomiota seuraaviin resurssienhallintaohjelmistojen keskeisiin ominaisuuksiin:

1. Reaaliaikainen näkyvyys: Sinun on voitava nähdä reaaliajassa, kuka on käytettävissä, mikä heidän työkuormansa on ja kuinka paljon heillä on kapasiteettia. 
2. Yksityiskohtainen resurssien aikataulutus: Resurssien kohdentamiseen käytettävän ohjelmiston pitäisi mahdollistaa resurssien aikatauluttaminen tiettyihin projektitehtäviin ja tietyille ajanjaksoille. Sen ominaisuuksiin tulisi kuulua esimerkiksi vedä ja pudota -aikataulutus sekä aikajanojen visualisointi.
3. Kysynnän ennustaminen: Sinun pitäisi pystyä ennustamaan resurssitarpeet ja suunnittelemaan kapasiteetti sen mukaisesti.
4. Taitojen seuranta: Sinulla on oltava mahdollisuus seurata tiimisi jäsenten taitoja ja osaamista, mikä on olennaista oikeiden henkilöiden osoittamiseksi oikeisiin tehtäviin. Ominaisuudet, joiden avulla työntekijöille voidaan lisätä taitotunnisteita ja tehdä hakuja niiden perusteella, voivat tehostaa resurssien kohdentamista.
5. Taloushallinta: Projektien budjettien ja kustannusten seuranta on olennaista. Tämän ominaisuuden avulla voit seurata resurssien kohdentamista koskevien päätösten taloudellisia vaikutuksia ja varmistaa, että projektit pysyvät budjetissa.
6. Työkuorman resurssisuunnittelu: Hyvän työkalun pitäisi tarjota näkymä, jonka avulla voit seurata, kuka tekee mitäkin, kuinka paljon aikaa on varattu, missä on mahdollisia pullonkauloja ja kenellä on kapasiteettia.
7. Resurssien kohdentamisen automatisointi: Yksinkertainen, mutta erittäin hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus automatisoida resurssienhallinnan prosessit. Tehtävien osoittamisen kaltaisten prosessien automatisointi esimerkiksi vedä ja pudota -toiminnolla voi vähentää manuaalista työtä ja parantaa tehokkuutta.
8. Resurssien käyttöasteen seuranta: Resurssien käytön tehokkuuden seuraaminen on ratkaisevan tärkeää optimoinnin kannalta. On erittäin tärkeää löytää työkalu, joka auttaa hyödyntämään kaikkia käytettävissä olevia resursseja.
9. Yhteistyötyökalut: Erityisesti etätiimeille viestintää, tehtävien jakamista ja tiedostojen jakamista helpottavat ominaisuudet ovat tärkeitä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla.
10. Skenaarioiden suunnittelu ja mallintaminen: Jotkin edistyneet työkalut tarjoavat mahdollisuuden testata ”entä jos” -skenaarioita, jotta resurssien kohdentamisen tai projektien aikataulujen muutosten vaikutukset voidaan ymmärtää. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen suuremmissa projekteissa.

Mitä seuraavaksi?

Resurssien kohdentamiseen liittyvien ongelmien ratkaiseminen voi tuntua melko pelottavalta, mutta toivon, että tämä artikkeli on antanut sinulle uutta itseluottamusta kohdata nämä haasteet suoraan. Jos haluat oppia lisää resurssien kohdentamisesta tai resurssienhallinnasta, toivotamme sinut mielellämme jäseneksi ja liittymään tuhansien muiden digitaalisten projektipäälliköiden joukkoon Slack-yhteisössämme.