4 tärkeintä resurssien käyttöasteen mittaria & niiden mittaaminen
Päivittäisen projektitoiminnan kiireessä ja vilinässä on helppo juuttua yksityiskohtiin ja unohtaa kokonaisuuden tarkastelu. Resurssien käyttöasteen mittarit voivat olla tärkeä työkalu projektin resurssien hallintaan sekä projektin ja projektisalkun tilan seurantaan.
Mitä resurssienhallinta on?
Projektin resurssienhallinta on keskeinen osa projektipäällikön vastuualueita. Siihen kuuluu projektiryhmän jäsenten kokoaminen ja hallinta sekä projektityön loppuun saattamiseen tarvittavien resurssien ja tarvikkeiden suunnittelu. Jotta voit hallita projektin resursseja tehokkaasti, sinun on otettava huomioon resurssien saatavuus, resurssien kohdentaminen ja resurssienhallinta. Ajattele näitä keskeisiä termejä seuraavasti:
- Resurssien saatavuus: teoreettisesti tarkasteltuna se aika, jonka ihmiset voivat käyttää projektiin
- Resurssien kohdentaminen: todellisuudessa se aika, jonka ihmiset käyttävät projektityöhön
- Resurssienhallinta: kohdennettujen resurssien optimointi projektin aikana.
Keskeiset resurssien käyttöasteen mittarit
Projektipäälliköt analysoivat resurssien käyttöasteen mittareita osana resurssianalyysiä ymmärtääkseen, mitä resursseja käytetään, miten niitä käytetään ja onko niiden käyttö tarkoituksenmukaista. Tavoitteena on tunnistaa resurssien tehoton käyttö ja kehittää sen jälkeen strategia resurssien käyttöasteen parantamiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mutta mitä suorituskykymittareita on tärkeintä seurata? Alla on luettelo keskeisistä resurssien käyttöasteen mittareista, jotka voivat olla hyvä lähtökohta tarkastelulle. Ne auttavat määrittämään, käytetäänkö resursseja optimaalisesti.
Muista, ettei tämä luettelo ole kattava. Saatat huomata, että muut mittarit tai strategiat ovat hyödyllisempiä projekteillesi, tiimeillesi ja yrityksellesi.
1. Resurssien käyttöaste
Tämä on erittely ja analyysi tiimin jäsenen käytettävissä olevista tunneista ja siitä, kuinka paljon aikaa hän käyttää kuhunkin projektiin. Sitä kutsutaan myös laskutettavan työn käyttöasteeksi.
Helpoin tapa määrittää käyttöasteesi on käyttää seuraavaa kaavaa:
Työtunnit / Käytettävissä olevat tunnit = Käyttöaste
Käyttöaste perustuu siihen, kuinka paljon aikaa tiimin jäsen käyttää projektiin verrattuna siihen, kuinka paljon aikaa hänelle on siihen osoitettu. Voit ajatella sitä laskutettavina tunteina suhteessa käytettävissä olevaan aikaan. Tässä esimerkki:
36 työtuntia / 40 käytettävissä olevaa tuntia = tiimin jäsenen käyttöaste 90 prosenttia
2. Käynnistymisnopeus
Käynnistymisnopeus mittaa aikaa, joka tiimin jäseneltä kuluu tavoitellun resurssien käyttöasteen saavuttamiseen. Jos käynnistymisnopeus on liian hidas, tiimin jäsen saattaa tarvita lisäkoulutusta tai tukea. Se voi myös olla merkki siitä, että tulevien uusien työntekijöiden perehdytysprosessia on parannettava.
3. Työmäärän vaihtelu
Työmäärän vaihtelu mittaa ennustettujen tuntien ja tehtyjen työtuntien eroa. Sen voi laskea resurssikohtaisesti, projektikohtaisesti tai osastokohtaisesti. Tämä mittari on hyödyllinen määritettäessä, kuinka monta tuntia projektiin tarvitaan. Näistä tiedoista esiin nousevat trendit voivat auttaa johtajia projektin suunnittelussa.
4. Kustannusvaihtelu
Kustannusvaihtelu tarjoaa tietoa budjetista. Projektipäälliköt laskevat kustannusvaihtelun vertaamalla toteutuneita menoja arvioituihin kustannuksiin. Tämä mittari osoittaa, pysyvätkö projektit budjetissa ja miten ne voivat vaikuttaa tuottoihin.
SMART-tavoitteet ja resurssien käyttöasteen mittarit
Kun projektipäälliköt seuraavat resurssien käyttöasteen mittareita, on tärkeää asettaa näihin mittareihin liittyviä tavoitteita ja saavuttaa ne.
Tavoitteiden ja vertailuarvojen asettaminen auttaa varmistamaan, että resursseja käytetään tehokkaasti ja että budjettia ja aikaa käytetään asianmukaisesti. Jokaisen tavoitteen tulisi olla täsmällinen, mitattava, saavutettavissa oleva, realistinen ja aikaan sidottu – siitä tulee SMART-lyhenne.
Täsmällinen
Tiimin jäsenet eivät voi saavuttaa tavoitetta, ellei sitä ole määritelty selkeästi. Ketkä ovat mukana, mitä he yrittävät saavuttaa, milloin heidän on saavutettava se, mitkä esteet ja/tai vaatimukset haittaavat edistymistä ja miksi heidän on saavutettava tämä tavoite?
Mitattava
Mikä on onnistumisen mittari? Tähän kysymykseen ei ole yhtä ainoaa määritelmää, ja se vaihtelee projektin mukaan. Pohdi tavoitetta ja sitä, miltä onnistuminen näyttää. Tiedot, kuten liikevaihto, automaattiset raportit, kyselyt ja työn tuotokset, ovat hyödyllisiä onnistumisen indikaattoreita.
Saavutettavissa oleva
Kuinka tärkeä tavoite on ja miten se voidaan saavuttaa? Onko tiimillä tarvittavat työkalut ja valmiudet sen saavuttamiseen? Jos ei, mitä tiimin tukemiseksi voidaan tehdä?
Olennainen
Miten projekti ja tavoitteet sopivat yhteen yrityksen muiden tavoitteiden kanssa? Molempien tulisi olla selkeästi linjassa yrityksen kanssa.
Aikaan sidottu
Mikä on tavoitteen määräaika? Miltä edistyminen näyttää puolivälissä?
Esimerkki SMART-tavoitteesta
Esimerkki voi auttaa erottamaan SMART-tavoitteen, hmm, hieman vähemmän älykkäästä tavoitteesta.
Esimerkki: Sarah julkaisee henkilökohtaisella verkkosivustollaan 18 luovaa sisältöä vuoden 2022 kolmannen neljänneksen loppuun mennessä kasvattaakseen sivustonsa kuukausittaista lukijamäärää 10 prosentilla.
Saavuttaakseen tämän tavoitteen hän käyttää sisällön luomiseen 4 tuntia viikossa heti aamusta lauantaisin ja sunnuntaisin vähentääkseen häiriötekijöiden riskiä.
Tämä tavoite on tärkeä, koska se tukee hänen haluaan lisätä luovaan tekemiseen käyttämäänsä aikaa parantaakseen henkistä hyvinvointiaan.
Tämä tavoite on SMART-tavoite, koska se on määrällisesti mitattavissa ja sille on asetettu määräaika. Tavoite sisältää myös tietoa sen suhteellisesta tärkeydestä ja yhteensopivuudesta laajempien päämäärien kanssa.
Jos tämä esimerkki tuntuu sopivan työhösi, tutustu luovien resurssien hallintaan ja toimiston resurssien hallintaan – ne ovat kaksi olennaista strategiaa luovien tiimien ja toimistojen osaamisen ja ajan käytön optimointiin.
Resurssien käyttöasteen mittareiden merkitys
Resurssien käyttöasteen mittarit ovat tärkeitä projektin tilan indikaattoreita, ja ne auttavat myös varmistamaan projektin asianmukaisen rahoituksen ja tuen. Kuvitellaan seuraavat tilanteet:
- Seuraa projektin tilaa. Projektin tehtävät etenevät suunnitelman mukaisesti, mutta huomaat, että projektin aikataulussa pysymiseen tarvittava työmäärä on aivan liian suuri. Resurssien käyttöasteen mittarit auttavat määrittämään vaikutukset projektin tulokseen ja korjaamaan kurssia ennen kuin tämä resurssien kohdentamisongelma riistäytyy käsistä. Tämä voi tarkoittaa aikataulun muuttamista, toiminnan tehostamiskeinojen tunnistamista ja/tai edullisempien resurssien käyttämistä.
- Optimoi resurssien kohdentaminen koko projektisalkussa. Resurssitietojen analysointi auttaa määrittämään, voivatko esihenkilöt jakaa ylimääräisiä resursseja uudelleen muihin projekteihin, jotka saattavat tarvita lisäapua. Projektipäällikkönä tunnet todennäköisesti tiimisi osaamisalueet ja uratoiveet, joten voit auttaa suosittelemaan sopivia tehtäviä, jotka lisäävät henkilöstön motivaatiota ja siten tuottavuutta sekä projektisalkun terveyttä.
- Paranna projektien valintaa. Suorituskykymittarit ovat hyödyllisiä myös määritettäessä, pitäisikö projekti lopettaa. Toisaalta resurssien käyttöasteen mittareiden asianmukainen soveltaminen voi myös perustella projektien säilyttämistä niin sanotulta lopetuslistalta.
Näin seuraat resurssien käyttöasteen mittareita
Pienissä projekteissa tai osastoilla projektipäällikkö voi seurata resurssien käyttöasteen mittareita yksinkertaisen Excel-taulukon avulla (esimerkiksi luettelon tiimin jäsenistä ja heidän päivittäin tekemistään työtunneista).
Koska resurssien käyttöasteen mittareiden päivittäminen voi viedä aikaa, suosittelen määrittämään järkevän päivitystiheyden.
Konsulttiaikanani hain talousraportit kuukausittain ymmärtääkseni, kuinka monta tuntia tiimin jäsenet käyttivät projektiin verrattuna projektin alussa laadittuihin ennusteisiin (resurssienhallintaohjelmisto voi auttaa tässä!)
Projektin loppua kohden tai rahoitusta odotettaessa lisäsin tiheyden kahden viikon välein, viikoittaiseksi tai jopa päivittäiseksi, jotta pystyin pitämään sidosryhmät ajan tasalla talousnäkymistä ja ennen kaikkea välttämään kustannusten ylittymisen.
Resurssienhallintaohjelmisto
Resurssienhallintaohjelmisto on korvaamaton työkalu, jonka avulla projektipäälliköt voivat koota resurssitietoja ja analysoida niitä resurssien käytön optimoimiseksi.
Joissakin tapauksissa laskentataulukko voi toimia (kuten tämä resurssien kohdentamisen seurantaan tarkoitettu taulukko), mutta monimutkaisemmissa projekteissa, jotka vaativat enemmän resursseja, haluat todennäköisesti käyttää erillistä resurssienhallintaohjelmistoa.
Resurssienhallintaohjelmiston ominaisuudet
Kun valitset organisaatiollesi sopivaa resurssienhallintaohjelmistoa, varmista, että ohjelmisto sisältää nämä keskeiset resurssienhallintaominaisuudet:
- Resurssien saatavuuden ja kohdentamisen visualisointi tiimin jäsenten kesken
- Resurssien aikataulutus
- Integrointi työajanseurantaohjelmistoon
- Automaattinen resurssien kohdentaminen määrittämiesi parametrien perusteella
- Hälytykset, kun suorituskykymittareissa tapahtuu odottamattomia muutoksia
- Mahdollisuus määrittää eri käyttöoikeudet käyttäjäryhmille.
Mikä resurssienhallintaohjelmisto on paras?
On vaikea määrittää, mikä resurssienhallintaohjelmisto on paras – se riippuu monista tekijöistä, kuten projektin tavoitteista, organisaatiosi koosta ja liiketoimintasi luonteesta.
Lue lisää siitä, miten voit valita resurssienhallintaohjelmiston erityistarpeidesi perusteella, ja tutustu luetteloomme parhaista tällä hetkellä markkinoilla olevista vaihtoehdoista.
Voit myös tutustua siihen, miten valita tarpeisiisi sopiva resurssiohjelmisto.
Muuntyyppiset ohjelmistot
Voit yhdistää resurssienhallintaohjelmiston muuntyyppisiin ohjelmistoihin, jotta erilaisten tehtävien seuranta ja suorittaminen olisi helpompaa. Esimerkkejä ovat projektien aikataulutusohjelmisto, markkinoinnin resurssienhallintaohjelmisto, resurssienseurantaohjelmisto ja projektinhallintaohjelmisto.
Vaikka jotkut saattavat pitää ohjelmistoa ainoana ratkaisuna resurssien seurantaan, on myös totta, että laskentataulukoilla ja tietokannoilla voidaan suorittaa nämä tehtävät.
Ero liittyy kustannuksiin ja aikaan. Saatat pystyä ratkaisemaan tämän haasteen itse, mutta ilman resurssienhallintaohjelmiston käyttöä se vie väistämättä osan käytettävissä olevasta työajastasi.
Valtavan tietomäärän hallinta
Resurssien käyttöasteen mittarit vaativat jatkuvaa huomiota, mutta niiden tarjoamat näkemykset suojaavat tiimin jäseniä, resursseja ja projekteja hukalta.
Nämä mittarit auttavat myös ohjaamaan projekteja niiden aloituksesta loppuun ja sen jälkeenkin. Mittarit ovat välttämättömiä nopeasti muuttuvassa ja teknologiapainotteisessa toimintaympäristössä.
Jos tarvitset lisäapua resurssien käyttöasteen mittareihin, projektien resurssienhallinnan parhaisiin käytäntöihin tai muihin digitaalisen projektinhallinnan aiheisiin liittyen, tilaa The Digital Project Manager -uutiskirje.
