Projektin resurssienhallintaprosessi: asiantuntijan 5-vaiheinen opas

Laajemmassa projektinhallinnan kokonaisuudessa se toimii siltana projektistrategian ja toteutuksen välillä sovittamalla organisaation kapasiteetin projektien vaatimuksiin.

Projektin resurssienhallintaprosessi

13 vuoden kokemukseni perusteella olen määrittänyt, että resurssienhallintaprosessiin kuuluu käytännössä viisi vaihetta tai prosessia (toisin kuin PMBOK-oppaassa kuvatut kuusi vaihetta). Näitä ovat:

1. Resurssien suunnittelu
2. Resurssien arviointi / Resurssien kohdentaminen
3. Resurssien hankinta
4. Tiimin kehittäminen ja hallinta
5. Resurssien jatkuva arviointi

Vaihe 1: Resurssien suunnittelu

Resurssien suunnittelu on prosessi, jossa määritetään, mitä ihmisiä, taitoja, työkaluja, laitteita ja budjettia tarvitaan projektin onnistuneeseen toteuttamiseen. Sen tavoitteena on varmistaa, että oikeat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan – ilman tiimien ylikuormittamista tai toteutuksen pullonkaulojen syntymistä.

Ennen kuin voit kuitenkin arvioida resursseja, sinun on ymmärrettävä:

• toteutettava työ,
• aikataulu,
• riippuvuudet
• sekä tarvittava asiantuntemuksen taso.

Lisäksi vaatimusten määrittely edellyttää myös sen kuuntelemista, mitä sidosryhmät sanovat haluavansa, mutta erityisesti sen huomioimista, mitä he jättävät sanomatta.

Hyödynnä päätöksentekotaitojasi, jotka ovat yksi monista resurssienhallintataidoista, tulkitaksesi rivien välistä ja esittääksesi harkittuja kysymyksiä. Jos sidosryhmäsi esimerkiksi vaativat yli 30 vuoden kokemuksen omaavaa ohjelmistoinsinööriä yksinkertaisen sovelluksen rakentamiseen, selvitä, miksi näin on. Sopisiko tehtävään paremmin vähemmän kokenut kehittäjä, jolla on syvällisempää tietämystä uudemmasta ohjelmointikielestä? Miksi tai miksi ei?

Suunnitteluvaiheen lopussa sinun pitäisi pystyä ymmärtämään, mitä tarvitset ja milloin sekä onko aikataulusi realistisesti saavutettavissa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vaihe 2: Resurssien arviointi / Resurssien kohdentaminen

Resurssien arvioinnissa ja kohdentamisessa määritetään, kuinka paljon työtä projekti vaatii ja kuka toteuttaa työn realistisesti käytettävissä olevan aikataulun ja budjetin puitteissa.

Tässä vaiheessa sinun tulee:

1. Arvioida tarvittava työ
2. Määrittää tarvittavat taidot
3. Laskea tiimin käytettävissä oleva kapasiteetti
4. Kohdentaa resurssit prioriteetin ja saatavuuden perusteella
5. Mukauttaa aikatauluja tai laajuutta, jos kapasiteetti ei vastaa kysyntää

Kun olet määrittänyt, millaisia resursseja tarvitset, käytettävissäsi on monia resurssien kohdentamismenetelmiä. Tässä vaiheessa sinun on täsmennettävä resurssien aikataulutusta. Kuinka paljon aikaa nämä henkilöt käyttävät projektin toteuttamiseen?

Voit lähestyä tätä arviointia kahdella pääasiallisella tavalla:

• Alhaalta ylöspäin: Arvioi kunkin vaatimuksen toteuttamiseen tarvittavien tuntien määrä sekä se, kuinka monta tuntia kukin henkilö tarvitsee käyttää kuhunkin tuotokseen. Tämä lähestymistapa sopii parhaiten tilanteisiin, joissa laajuus on hyvin määritelty, tarkkuus on tärkeää ja aikataulut ovat joustavia.

• Ylhäältä alaspäin: Jos käytettävissäsi on projektinhallintasuunnitelmaan perustuva kiinteä budjetti, aloita tästä rajoitteesta ja kohdenna henkilöresurssit projektin onnistumisen kannalta tärkeimpien tehtävien perusteella. Tämä lähestymistapa sopii parhaiten tilanteisiin, joissa budjetti tai määräajat ovat kiinteitä,
• ja kompromisseja on tehtävä jo varhaisessa vaiheessa.

nopeuta tätä prosessia käyttämällä resurssien kohdentamisen taulukkomalliani — se tekee laskelmat puolestasi, joten näet nopeasti, mihin budjettiasi käytetään.

Kohdentamisprosessin ohjaamiseksi voit myös harkita resurssien erittelyrakenteen (RBS) laatimista — kyseessä on hierarkkinen viitekehys, joka luokittelee kaikki resurssit — henkilöstön, materiaalit ja laitteet — tyypin ja käyttötarkoituksen mukaan. Se on erityisen hyödyllinen, kun haluat hahmottaa tarvittavien resurssien koko kirjon ja varmistaa, ettei mitään olennaista jää huomiotta.

Jos et ole varma siitä, mitkä tehtävät ovat kriittisiä, haastattele kollegoita, jotka ovat toteuttaneet vastaavia projekteja aiemmin. Älä myöskään epäröi hyödyntää alan asiantuntijoita ja heidän laajaa tietämystään. He voivat varmasti kertoa, kuinka monta tuntia he tarvitsevat tehdäkseen parhaansa.

Vinkki

Pidä mielessä, että ihmiset ovat tunnetusti huonoja arvioimaan. Haluan varata itselleni vähintään 10 prosentin varapuskurin odottamattomien riskien tai viivästysten varalta.

Vaihe 3: Resurssien hankinta

Resurssien hankinta on prosessi, jossa varmistetaan projektin oikea-aikaiseen ja budjetin mukaiseen toteuttamiseen tarvittavat henkilöt, laitteet, työkalut ja materiaalit. Haasteena on tasapainottaa nopeus, kustannukset, saatavuus ja osaamisen sopivuus — ihanteellinen resurssi ei nimittäin aina ole saatavilla silloin, kun sitä tarvitset.

Henkilöresurssien osalta projekteihin voidaan hankkia työntekijöitä kahdella pääasiallisella tavalla:

• Palkkaa sisäisesti. Pääasiassa esihenkilösi tai organisaatiosi sisällä luomiesi suhteiden kautta. Sisäiset rekrytoinnit voidaan perehdyttää nopeammin, he tuntevat yrityksen työnkulut ja niihin liittyy toiminnallisesti vähemmän riskejä. Heillä voi kuitenkin jo ennestään olla liikaa tehtäviä.

• Palkkaa ulkoisesti. Yhteistyö rekrytoinnin tai henkilöstövuokrausyrityksen kanssa tai työntekijöiden suosittelujen hyödyntäminen voi olla erinomainen tapa houkutella uusia työntekijöitä. Jälkimmäisessä tapauksessa sinun on kuitenkin ehkä rakennettava suositteluohjelmasi siten, että se vähentää ennakkoluuloja. Ulkoiset rekrytoinnit voivat täyttää osaamisaukkoja nopeasti, tuoda mukanaan erikoisosaamista tai lisätä kapasiteettia. Ne vaativat kuitenkin yleensä enemmän perehdytysaikaa ja budjettia.

Vaikka haastatteluvaiheen punaisten tai keltaisten lippujen ohittaminen voi tuntua houkuttelevalta, jotta pääset nopeasti vauhtiin, toimi projektin aikataulun sallimissa rajoissa harkiten ja varmista, että löydät oikean henkilön. Se säästää sinulta myöhemmin tuntikausia.

Tässä vaiheessa sinun kannattaa myös hankkia projektiin tarvitsemasi tarvikkeet. Pyydä tarjouksia useilta toimittajilta ja neuvottele löytääksesi parhaan hinnan. Harkitse resurssien varausohjelmiston käyttöä yhteisten resurssien, kuten laitteiden tai kokoustilojen, tehokkaaseen aikatauluttamiseen ja kohdentamiseen

Vaihe 4: Tiimin kehittäminen ja johtaminen

Tiimin kehittämisessä ja johtamisessa keskitytään auttamaan projektin resursseja työskentelemään tehokkaasti yhdessä koko projektin toteutuksen ajan. Tässä vaiheessa projektipäällikön rooli muuttuu projektin resursoinnista tiimin suorituskyvyn, yhteistyön, vastuullisuuden ja työmotivaation ylläpitämiseen ajan kuluessa.

Jos ajattelit, että projektin suunnittelu, arviointi ja resurssien hankinta olivat haastavia, ne eivät ole mitään verrattuna siihen, kuinka vaikeaa on kehittää ja johtaa tiimiä. Ihmisten johtamisesta voisi kirjoittaa kokonaisen artikkelin, joten tässä on TLDR; -versiona: luo olosuhteet, joissa ihmiset voivat tehdä parhaansa.

Tehokkaaseen tiimin johtamiseen kuuluu:

• vastuiden selkeyttäminen,
• työkuormien tasapainottaminen,
• esteiden poistaminen,
• ristiriitojen ratkaiseminen,
• suorituksen seuraaminen,
• ja yhteistyön tukeminen koko tiimissä.

Muista, että projektien kehittyessä resurssipäälliköiden on usein tasapainotettava työkuormia uudelleen, mukautettava vastuita ja muokattava tiimirakenteita, jotta toimitus pysyy aikataulussa.

Vaihe 5: Resurssien jatkuva arviointi

Jokainen uusi projekti alkaa myönteisellä aikomuksella, mutta opituista asioista ja mittareista voi olla vaikea ajatella, kun olet keskellä projektia ja sidosryhmien pyyntöjä tulee joka suunnasta taukoamatta.

PMI kutsuu tätä vaihetta resurssien hallinnaksi. Ymmärrän ajatuksen, mutta en pidä termin sävystä.

Jotta et kadota suorituskykyä näkyvistä, ajoita projektin tilan säännölliset tarkistukset ennen kuin työsi pääsee kunnolla vauhtiin. Tarkistuksessa:

• Vertaat toteutuneita tunteja/kustannuksia arvioituihin tunteihin/kustannuksiin (voit tehdä tämän Excelissä tai valitsemassasi ilmaisessa resurssienhallintatyökalussa)
  • Jos huomaat henkilöstön kokonaiskuormituksen olevan liian suurta etkä näe keinoa korjata tilannetta, kerro asiakkaillesi resurssien käyttöasteen tilanteesta, jotta asia ei tule heille myöhemmin yllätyksenä. Kerro myös ideasi kulujen vähentämiseksi ja tilanteen palauttamiseksi raiteilleen.
• Olet säännöllisesti yhteydessä projektitiimiisi varmistaaksesi, että he ovat sitoutuneet työhön, jonka he kokevat arvokkaaksi
  • Tarkkaile työtä, joka on poikennut suunnitelmasta. Tunnista mahdollisuudet tehdä kustannustehokkaampia muutoksia, jotka lisäävät henkilöstön motivaatiota ja samalla pienentävät projektin kustannuksia.
• Järjestä säännöllisiä ketteriä retrospektiivejä projektiprosessien tarkistamiseksi ja päivittämiseksi opittujen asioiden perusteella.

Esimerkki projektin resurssienhallintaprosessista

Nyt kun vaiheet ovat hallussa, sovelletaan tätä menetelmää seuraavaan esimerkkiin:

"Olet projektipäällikkö, jonka tehtävänä on järjestää koulutusta valtion virkamiehille seuraavan kuuden kuukauden aikana."

Pidin harjoituksen yksinkertaisena käyttämällä taulukkolaskentaa, mutta mikä tahansa resurssienhallintatyökalu käy.

Vaihe 1: Resurssien suunnittelu

• Dokumentoi ymmärryksesi projektin laajuudesta projektin laajuusmäärittelyssä saatavilla olevan dokumentaation, haastattelujen ja muun aineiston perusteella ja vahvista se sidosryhmiesi kanssa
• Tunnista projektin laajuuden perusteella, millaisia henkilöitä tarvitset projektityön toteuttamiseen, sekä heidän ehdotetut vastuunsa rooleittain
• Luettele koulutuksen toteuttamiseen tarvitsemasi tarvikkeet
• Jos suunnittelet resursseja useille projekteille samanaikaisesti, järjestä ne tärkeysjärjestykseen

Vaihe 2: Resurssien arviointi / resurssien kohdentaminen

• Oletetaan, että asiakkaasi antaa sinulle 100 000 $:n budjetin tätä koulutusta varten, projektin kesto on kuusi kuukautta ja asiakas haluaa projektipäällikön käyttävän 50 % työajastaan tähän toimeksiantoon. Oleta kullekin tehtävälle suuntaa-antavat tuntihinnat, dokumentoi oletuksesi ja laske luvut.
• Kun lasket luvut, huomaat, että asiakkaasi pyynnön perusteella noin puolet budjetistasi kuluu PM:ään. Pohdi, onko tämä aiemman kokemuksesi perusteella järkevää. Päätän, että on — koska tämä koulutus on tarkoitettu korkean profiilin henkilöille ja edellyttää teknisen sisällön kehittämistä, arvelen osallistuvani siihen melko käytännönläheisesti.

• Arvioi sitten jäljellä olevien roolien tehtäviin tarvitsemat resurssit ja dokumentoi oletuksesi. Älä unohda varata 10:tä prosenttia odottamattomia tilanteita varten.

• Ensimmäisessä yrityksessäni budjetti ylittyy 60 000 dollarilla. Huh. Tämä tarkoittaa, että minun on selvitettävä, miten voin leikata kustannuksia resurssien tasaamisen avulla.
  • Olen varannut kokeneen insinöörini projektille 20 prosentiksi hänen työajastaan koko projektin ajaksi, mutta tarvitsen häntä todennäköisesti vain ensimmäisen kuukauden aikana kurssin aiheiden määrittämiseen sekä uudelleen kuukausina 4 ja 5 sisällön tarkistamiseen. Lisäksi tarvitsen häntä todennäköisesti keskimäärin vain yhden päivän viikossa kahden päivän sijaan. Säästän budjetistani 30 000 dollaria.
    • Säädän jäljellä olevia tunteja sen mukaan, minkä uskon olevan hyväksyttävissä. Minun on leikattava projektipäällikön työaika 35 prosenttiin ja pienennettävä varaus odottamattomia tilanteita varten 10 prosentista 5 prosenttiin, jotta budjetti tasapainottuu. Tarvikkeisiin jää vain 300 dollaria. Tästä tulee tiukkaa.

• Tässä vaiheessa palaan yleensä asiakkaan luo ja keskustelen tavoista vähentää projektin laajuutta. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi koulutuksen lyhentämistä viidestä päivästä kolmeen, jotta kouluttajan ja analyytikon työaikaa säästyy, osallistujamäärän vähentämistä tarvikekustannusten pienentämiseksi tai kurssin sisällön muuttamista niin, ettei kokenutta insinööriä enää tarvita.

Vaihe 3: Resurssien hankinta

Hyödynnän tämän toimeksiannon henkilöstöresursoinnissa useita tekniikoita resurssien saatavuuden perusteella:

• Sisäinen rekrytointi: Nuoremman insinöörin ja nuoremman liiketoiminta-analyytikon löytäminen on helppoa. Tiimissäni on kaksi huippuosaajaa, jotka työskentelevät hyvin kanssani ja etsivät haastetta. Voin jopa kouluttaa analyytikkoa ottamaan ajan myötä vastuulleen osan projektinhallintatehtävistäni kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Kun olen nopeasti keskustellut heidän kanssaan ja varmistanut heidän kiinnostuksensa ja saatavuutensa, he ovat mukana.
• Ulkoinen rekrytointi: Kokeneen insinöörin löytäminen on hankalaa. Sisäisiä ehdokkaita on vähän, ja ulkopuolelta on vaikea palkata henkilöä, jolla on näin erityislaatuinen osaaminen. Onneksi verkostossani on henkilö, joka tuntee entisen työntekijän, joka olisi valmis auttamaan tuntiperusteisesti. Kun olemme täyttäneet tarvittavat paperit, voimme aloittaa työt.
• Sopimuspohjainen tehtävä: Asiakkaalla on jo mielessään kurssikouluttaja. Otan yhteyttä rekrytointitiimiini ja kokeneeseen insinööriin, jotta he haastattelevat ehdokkaan, ja työskentelen sitten hankintatiimin kanssa saadakseni hänet mukaan osa-aikaisesti. En tarvitse tällaista koulutusta enää tulevaisuudessa, joten kokoaikaisen työntekijän palkkaaminen ei ole järkevää.

Vaihe 4: Tiimin kehittäminen & johtaminen

Säännöllisten tiimikokousten lisäksi järjestän viikoittaiset kahdenkeskiset keskustelut niiden projektissa työskentelevien ihmisten kanssa, joita johdan. Keskustelemme heidän haasteistaan ja tavoitteistaan sekä siitä, miten voin auttaa heitä pysymään motivoituneina ja huomioida heidän panoksensa parhaalla mahdollisella tavalla. 

Niiden kanssa, joita en johda suoraan, järjestän kuukausittaisen keskustelun varmistaakseni, että he ovat tyytyväisiä projektiin, ja saadakseni esiin mahdollisen palautteen siitä, miten voisin kehittyä. 

Koska käytän aikaa heidän uratavoitteisiinsa tutustumiseen ja olen avoin heidän suoriutumisestaan sekä siitä, miten he voivat kehittyä, he luottavat minuun niin paljon, että he eivät ainoastaan tee parhaansa vaan myös antavat minulle palautetta, jota tarvitsen kehittyäkseni paremmaksi johtajaksi.

Vaihe 5: Jatkuva resurssien arviointi

Vaikka projekti käynnistyy erittäin kiireisenä, kuukausibudjettiani tarkistaessani huomaan vähitellen, että valmennukseni tuottaa tulosta ja minun tarvitsee käyttää vähemmän aikaa projektin toteuttamiseen. Kun analyytikko ottaa vastuulleen yhä enemmän projektinhallintatehtäviä, alun perin tiukassa budjetissa pysyminen helpottuu.

Järjestämme myös kuukausittaiset ketterät retrospektiivit, joissa keskustelemme opituista asioista ja dokumentoimme ne. Käymme dokumentaation läpi ennen jokaisen uuden tuotoksen aloittamista. Näin voimme vähentää kuhunkin koulutusmoduuliin käyttämiemme tuntien määrää. 

Voimme sisällyttää ylimääräisen moduulin ilman lisäkustannuksia. Tämä hyväntahdon ele kannustaa asiakkaitamme ottamaan meidät mukaan vielä suurempaan projektiin ensi vuonna.

Miksi projektin resurssienhallinta on tärkeää?

Tehokas resurssienhallinta voi muuttaa projektisi kaoottisesta sotkusta helpoksi tehtäväksi. Vaikka projekti on mahdollista toteuttaa ilman suunnitelmaa ja työhön sopimattomien tai siitä motivoitumattomien ihmisten voimin, en suosittele sitä. Projekti on tarpeettoman haastava, ja työympäristö on suorastaan epämiellyttävä.

Oikein toteutettuna tehokkaan resurssienhallintasuunnitelman laatiminen hyödyttää projektipäällikköä, tiimin jäseniä, sidosryhmiä ja yritystä.

• Projektipäällikön on helpompi johtaa projektia, kun työ, arvioitu työmäärä ja tarvittavat osaamiset määritellään asianmukaisesti projektin käynnistysvaiheessa
• Tiimin jäsenet ovat motivoituneita työstään ja sitoutuneita siihen, mikä parantaa tuottavuutta ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta
• Sidosryhmien odotusten täyttäminen tai jopa ylittäminen on helpompaa, jos projekti määritellään ja resursoidaan oikeilla resursseilla
• Projektin onnistunut toimittaminen edistää jatkuvaa kasvua uusien tai toistuvien toimeksiantojen kautta.

Lue lisää siitä, miksi resurssienhallinta on tärkeää.

Miten resurssienhallintaohjelmisto voi auttaa?

Vaikka resurssisuunnittelua voi tehdä Excelillä, se edellyttää tietojen manuaalista syöttämistä ja jatkuvaa päivittämistä. Investoimalla resurssienhallintaohjelmistoon saat käyttöösi suuren joukon automatisoituja ominaisuuksia, jotka säästävät aikaa ja vähentävät virheiden riskiä.

Mitä resurssienhallintatyökalussa siis kannattaa etsiä? Hyödyllisiä ominaisuuksia ovat reaaliaikainen resurssien seuranta, osaamisen yhteensovittaminen ja työkuorman tasapainottaminen. Kapasiteetin suunnittelutyökalut, jotka ovat yksi tähän liittyvä ohjelmistotyyppi, voivat auttaa tasapainottamaan tehtäviä, jotta tiimi ei kuormitu liikaa, sekä keräämään palautetta jatkuvan kehittämisen varmistamiseksi.

Monet työkalut integroituvat saumattomasti myös muihin projektinhallintaohjelmistoihin, joita saatat jo käyttää. Näin saat kokonaisvaltaisen näkymän projektin etenemiseen ja resurssien käyttöasteisiin.

Etsitkö oikeaa resurssienhallintatyökalua? Tutustu tähän resurssienhallintaohjelmiston esittelyoppaaseen, joka auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen.

Paras resurssienhallintaohjelmisto

1. 

   Dayshape

   Visit Website
2. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

Mitä seuraavaksi?

Haluatko hallita resurssienhallinnan hienovaraisemmat yksityiskohdat? Tutustu DPM Schoolin asiantuntijoiden laatimaan koulutukseen tai johonkin näistä parhaista resurssienhallintakursseista.