Projektin resurssienhallintaprosessi: asiantuntijan opas viidessä vaiheessa

Laajemmassa projektinhallinnan kokonaisuudessa se toimii siltana projektistrategian ja toteutuksen välillä sovittamalla organisaation kapasiteetin projektin vaatimuksiin.

Projektin resurssienhallintaprosessi

13 vuoden kokemukseni perusteella olen päätynyt siihen, että käytännössä resurssienhallintaprosessiin kuuluu viisi vaihetta tai prosessia (toisin kuin PMBOK-oppaassa kuvattu kuusi vaihetta). Näitä ovat:

1. Resurssien suunnittelu
2. Resurssien arviointi / Resurssien kohdentaminen
3. Resurssien hankinta
4. Tiimin kehittäminen ja hallinta
5. Jatkuva resurssien arviointi

Vaihe 1: Resurssien suunnittelu

Resurssien suunnittelu on prosessi, jossa määritetään, millaisia ihmisiä, taitoja, työkaluja, laitteita ja budjettia tarvitaan projektin onnistuneeseen toteuttamiseen. Sen tavoitteena on varmistaa, että oikeat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan ilman tiimien ylikuormittamista tai toimitusten pullonkaulojen syntymistä.

Ennen kuin voit kuitenkin arvioida resursseja, sinun on ymmärrettävä:

• toteutettava työ,
• aikataulu,
• riippuvuudet
• ja tarvittava asiantuntemuksen taso.

Lisäksi vaatimusten määrittely edellyttää myös sen kuuntelemista, mitä sidosryhmät sanovat haluavansa, mutta erityisesti sen huomioimista, mitä he eivät sano.

Hyödynnä päätöksentekotaitojasi (jotka ovat yhdet monista resurssienhallintataidoista) lukeaksesi rivien välistä ja esittääksesi harkittuja kysymyksiä. Jos sidosryhmäsi esimerkiksi vaativat yksinkertaisen sovelluksen rakentamiseen ohjelmistoinsinööriä, jolla on yli 30 vuoden kokemus, selvitä, miksi näin on. Olisiko vähemmän kokeneen kehittäjän, jolla on syvällisempää osaamista uudemmasta ohjelmointikielestä, käyttäminen sopivampi ratkaisu? Miksi tai miksi ei?

Suunnitteluvaiheen lopussa sinun pitäisi ymmärtää, mitä tarvitset ja milloin sekä onko aikataulusi realistisesti toteutettavissa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vaihe 2: Resurssien arviointi / Resurssien kohdentaminen

Resurssien arvioinnissa ja kohdentamisessa määritetään, kuinka paljon työtä projekti vaatii ja kuka toteuttaa työn realistisesti käytettävissä olevan aikataulun ja budjetin puitteissa.

Tässä vaiheessa sinun tulee:

1. Arvioida tarvittava työmäärä
2. Määrittää tarvittavat taidot
3. Laskea tiimin käytettävissä oleva kapasiteetti
4. Kohdentaa resurssit prioriteetin ja saatavuuden perusteella
5. Mukauttaa aikatauluja tai laajuutta, jos kapasiteetti ei vastaa kysyntää

Kun olet määrittänyt, millaisia resursseja tarvitset, voit hyödyntää monia resurssien kohdentamismenetelmiä. Tässä vaiheessa sinun on määritettävä tarkemmin resurssien aikataulutus. Kuinka paljon aikaa nämä ihmiset käyttävät projektin toimittamiseen?

Voit lähestyä tätä arviointia kahdella pääasiallisella tavalla:

• Alhaalta ylöspäin: Arvioi kunkin vaatimuksen toteuttamiseen tarvittavien tuntien määrä sekä se, kuinka monta tuntia kunkin henkilön on käytettävä kuhunkin tuotokseen. Tämä lähestymistapa sopii parhaiten silloin, kun laajuus on hyvin määritelty, tarkkuus on tärkeää ja aikataulut ovat joustavia.

• Ylhäältä alaspäin: Jos käytettävissäsi on projektinhallintasuunnitelmaan perustuva kiinteä budjetti, aloita tästä rajoitteesta ja kohdenna henkilöstöresurssit projektin onnistumisen kannalta tärkeimpien roolien perusteella. Tämä lähestymistapa sopii parhaiten silloin, kun budjetti tai määräajat ovat kiinteitä,
• ja kompromisseja on tehtävä jo varhaisessa vaiheessa.

Voit nopeuttaa tätä prosessia käyttämällä resurssien kohdentamisen taulukkomalliani – se tekee laskelmat puolestasi, joten näet nopeasti, mihin budjettiasi käytetään.

Kohdentamisprosessin ohjaamiseksi voit myös harkita resurssien erittelyrakenteen (RBS) luomista – kyseessä on hierarkkinen viitekehys, joka luokittelee kaikki resurssit – henkilöstön, materiaalit ja laitteet – tyypin ja käyttötarkoituksen mukaan. Se on erityisen hyödyllinen havainnollistettaessa kaikkia tarvittavia resursseja ja varmistettaessa, ettei mitään olennaista jää huomaamatta.

Jos et ole varma siitä, mitkä roolit ovat kriittisiä, haastattele kollegoita, jotka ovat toteuttaneet aiemmin vastaavanlaisia projekteja. Älä myöskään epäröi hyödyntää aihealueen asiantuntijoiden laajaa tietämystä. He voivat varmasti kertoa, kuinka monta tuntia he tarvitsevat parhaansa tekemiseen.

Asiantuntijan vinkki

Pidä mielessä, että ihmiset ovat tunnetusti huonoja arvioimaan. Itse varaan mielelläni vähintään 10 prosentin puskurin odottamattomien riskien tai viivästysten varalta.

Vaihe 3: Resurssien hankinta

Resurssien hankinta on prosessi, jossa varmistetaan projektin ajoissa ja budjetin puitteissa toteuttamiseen tarvittavat henkilöt, laitteet, työkalut ja materiaalit. Haasteena on tasapainottaa nopeus, kustannukset, saatavuus ja osaamisen sopivuus, sillä ihanteellinen resurssi ei aina ole käytettävissä silloin, kun sitä tarvitaan.

Henkilöstöresurssien osalta projekteihin voidaan hankkia työntekijöitä kahdella pääasiallisella tavalla:

• Palkkaa organisaation sisältä. Tämä tapahtuu pääasiassa esihenkilösi kautta tai organisaation sisällä luomiesi suhteiden avulla. Organisaation sisäiset palkkaukset voidaan perehdyttää nopeammin, he tuntevat yrityksen työnkulut ja aiheuttavat toiminnallisesti vähemmän riskejä. He voivat kuitenkin olla jo valmiiksi ylikuormitettuja.

• Palkkaa organisaation ulkopuolelta. Yhteistyö rekrytoinnin tai henkilöstövuokrausyrityksen kanssa tai työntekijöiden suosittelujen hyödyntäminen voi olla hyvä tapa houkutella uusia työntekijöitä. Jälkimmäisessä tapauksessa sinun on ehkä rakennettava suositteluohjelmasi siten, että ennakkoluuloja vähennetään. Ulkopuolisilla palkkauksilla voidaan nopeasti täyttää osaamisvajeita, tuoda erikoisosaamista tai kasvattaa kapasiteettia. Ne vaativat kuitenkin yleensä enemmän perehdytysaikaa ja budjettia.

Vaikka haastatteluvaiheessa voi olla houkuttelevaa sivuuttaa punaiset tai keltaiset varoitusmerkit, jotta työskentely päästäisiin aloittamaan nopeasti, toimi projektiaikataulun sallimissa rajoissa harkiten varmistaaksesi, että löydät oikean henkilön. Se säästää myöhemmin tuntikausia aikaa.

Tässä vaiheessa sinun kannattaa myös hankkia projektiin tarvitsemasi tarvikkeet. Pyydä tarjouksia useilta toimittajilta ja neuvottele löytääksesi parhaan hinnan. Harkitse resurssien varausohjelmiston käyttämistä yhteisten resurssien, kuten laitteiden tai kokoustilojen, tehokkaaseen aikatauluttamiseen ja kohdentamiseen

Vaihe 4: Tiimin kehittäminen & johtaminen

Tiimin kehittämisessä ja johtamisessa keskitytään siihen, että projektin resurssit työskentelevät tehokkaasti yhdessä koko projektin toteutuksen ajan. Tässä vaiheessa projektipäällikön rooli muuttuu projektin resursoinnista tiimin suorituskyvyn, yhteistyön, vastuullisuuden ja työmotivaation ylläpitämiseen ajan mittaan.

Jos ajattelit, että projektin suunnittelu, arviointi ja resurssien hankinta olivat haastavia, ne eivät ole mitään verrattuna siihen, kuinka vaikeaa on kehittää ja johtaa tiimiä. Voisit omistaa kokonaisen artikkelin ihmisten johtamiselle, joten tässä on lyhyt versio: luo olosuhteet, joissa ihmiset voivat tehdä parhaansa.

Tehokas tiimin johtaminen sisältää seuraavat asiat:

• vastuiden selkeyttäminen,
• työkuormien tasapainottaminen,
• esteiden poistaminen,
• konfliktien ratkaiseminen,
• suoriutumisen seuranta,
• ja yhteistyön tukeminen koko tiimissä.

Pidä mielessä, että projektien kehittyessä resurssienhallinnasta vastaavien on usein sovellettava resurssienhallintatekniikoita työkuormien tasapainottamiseksi, vastuiden mukauttamiseksi ja tiimirakenteiden muuttamiseksi, jotta toimitukset pysyvät aikataulussa.

Vaihe 5: Jatkuva resurssien arviointi

Jokainen uusi projekti alkaa myönteisin tavoittein, mutta opituista asioista ja mittareista voi olla vaikea ajatella, kun olet keskellä projektia ja sidosryhmien pyyntöjä tulee joka suunnasta taukoamatta.

PMI kutsuu tätä vaihetta resurssien hallinnaksi. Ymmärrän ajatuksen, mutta en pidä termin sävystä. 

Varmistaaksesi, ettet kadota näkyvyyttä suoriutumiseen, sovi projektin tilan säännöllisistä tarkistuksista ennen työn aloittamista. Tilantarkistuksen yhteydessä:

• Vertaat toteutuneita työtunteja ja kustannuksia arvioituihin työtunteihin ja kustannuksiin (voit tehdä tämän Excelissä tai valitsemallasi maksuttomalla resurssienhallintatyökalulla)
  • Jos huomaat henkilöstön ylikuormitusta etkä näe tapaa korjata tilannetta, kerro asiakkaillesi resurssien käyttötilanteesta, jotta asia ei tule myöhemmin yllätyksenä. Kerro myös ideasi siitä, miten kuluja voidaan vähentää, jotta projekti saadaan takaisin raiteilleen.
• Olet säännöllisesti yhteydessä projektitiimiisi varmistaaksesi, että he ovat sitoutuneita arvokkaaksi kokemaansa työhön
  • Pidä silmällä työtä, joka on poikennut suunnitelmasta. Tunnista mahdollisuudet tehdä kustannustehokkaampia korvaavia ratkaisuja, jotka lisäävät henkilöstön motivaatiota ja pienentävät samalla projektin kustannuksia.
• Järjestä säännöllisesti ketteriä retrospektiivejä projektiprosessien tarkistamiseksi ja päivittämiseksi opittujen asioiden perusteella.

Esimerkki projektin resurssienhallintaprosessista

Nyt kun vaiheet ovat selvillä, sovelletaan tätä menetelmää seuraavaan esimerkkiin:

"Tehtäväsi projektipäällikkönä on järjestää koulutusta valtion virkamiehille seuraavien kuuden kuukauden aikana."

Pidin asian yksinkertaisena ja käytin tässä harjoituksessa taulukkolaskentaa, mutta mikä tahansa resurssienhallintatyökalu sopii.

Vaihe 1: Resurssien suunnittelu

• Kirjaa ymmärryksesi projektin laajuudesta projektin laajuuskuvaukseen saatavilla olevan dokumentaation, haastattelujen ja muiden lähteiden perusteella sekä vahvista se sidosryhmiesi kanssa
• Tunnista projektin laajuuden perusteella, millaisia henkilöitä tarvitset projektin toteuttamiseen, sekä määritä heidän ehdotetut vastuunsa rooleittain
• Luettele koulutuksen toteuttamiseen tarvitsemasi tarvikkeet
• Jos suunnittelet resursseja useille projekteille samanaikaisesti, järjestä ne tärkeysjärjestykseen

Vaihe 2: Resurssien arviointi / Resurssien kohdentaminen

• Oletetaan, että asiakkaasi antaa tälle koulutukselle $100,000 budjetin, projektin kesto on kuusi kuukautta ja asiakas haluaa projektipäällikön käyttävän tähän toimeksiantoon 50 % työajastaan. Oleta kullekin tehtävälle suuntaa-antavat tuntihinnat, dokumentoi oletuksesi ja laske luvut.
• Kun lasket luvut, näet, että asiakkaasi pyynnön perusteella noin puolet budjetistasi kuluu projektipäällikköön. Pohdi, onko tämä aiemman kokemuksesi perusteella järkevää. Päätän, että on – koska tämä koulutus on tarkoitettu korkean profiilin henkilöille ja edellyttää teknisen sisällön kehittämistä, arvelen olevani hyvin tiiviisti mukana.

• Arvioi sitten jäljellä oleviin rooleihin tarvittavat resurssit ja dokumentoi oletuksesi. Muista varata 10 % odottamattomia tilanteita varten.

• Ensimmäisessä yrityksessäni budjetti ylittyy 60 000 dollarilla. Huh. Tämä tarkoittaa, että minun on selvitettävä, miten voin leikata kustannuksia resurssien tasaamisen avulla.
  • Seniori-insinöörini työskentelee koko projektin ajan 20 % työajastaan, mutta tarvitsen häntä todennäköisesti vain ensimmäisen kuukauden aikana auttamaan kurssin aiheiden tunnistamisessa sekä uudelleen kuukausina 4 ja 5 sisällön tarkistamisessa. Lisäksi tarvitsen häntä todennäköisesti keskimäärin vain yhden päivän viikossa kahden päivän sijaan. Saan näin vähennettyä budjetistani 30 000 dollaria.
    • Säädän jäljellä olevia tuntimääriä sen perusteella, minkä kanssa uskon voivani elää. Minun on vähennettävä projektipäällikön työaika 35 prosenttiin ja pienennettävä varaus odottamattomia tilanteita varten 10 prosentista 5 prosenttiin, jotta budjetti tasapainottuu. Tarvikkeisiin jää vain 300 dollaria. Tästä tulee tiukkaa.

• Tässä vaiheessa palaan yleensä asiakkaan luo ja keskustelen tavoista vähentää projektin laajuutta. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi koulutuksen lyhentämistä viidestä päivästä kolmeen ohjaajan ja analyytikon työajan säästämiseksi, osallistujamäärän vähentämistä tarvikekustannusten pienentämiseksi tai kurssisisällön muokkaamista niin, ettei seniori-insinööriä enää tarvita.

Vaihe 3: Resurssien hankinta

Käytän tämän toimeksiannon resursoinnissa tekniikoiden yhdistelmää resurssien saatavuuden perusteella:

• Sisäinen rekrytointi: Nuoremman insinöörin ja nuoremman liiketoiminta-analyytikon löytäminen on helppoa. Tiimissäni on kaksi huippuosaajaa, joiden kanssa työskentelen hyvin ja jotka etsivät haastetta. Voin jopa kouluttaa analyytikkoa ottamaan ajan mittaan hoitaakseen osan projektinhallintatehtävistäni kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Nopean kiinnostuksen ja saatavuuden vahvistavan keskustelun jälkeen he ovat mukana.
• Ulkoinen rekrytointi: Seniori-insinöörin löytäminen on hankalaa. Sisäisiä ehdokkaita on vähän, ja jonkun palkkaaminen ulkopuolelta näin erikoistuneella osaamisella on vaikeaa. Onneksi verkostossani on henkilö, joka tuntee entisen työntekijän, joka olisi valmis auttamaan tuntiperusteisesti. Kun olemme täyttäneet tarvittavat paperit, voimme aloittaa.
• Sopimuspohjainen tehtävä: Asiakkaalla on jo mielessään kurssin ohjaaja. Teen yhteistyötä rekrytointitiimini ja seniori-insinöörin kanssa haastatellakseni tätä ehdokasta ja työskentelen sitten hankinnan kanssa saadakseni hänet mukaan osa-aikaisesti. En tarvitse järjestää tällaista koulutusta uudelleen tulevaisuudessa, joten kokoaikaisen työntekijän palkkaaminen ei ole järkevää.

Vaihe 4: Tiimin kehittäminen ja johtaminen

Säännöllisten tiimikokousten lisäksi järjestän viikoittaiset kahdenkeskiset keskustelut projektin parissa työskentelevien ja johtamieni henkilöiden kanssa. Keskustelemme heidän haasteistaan ja tavoitteistaan sekä siitä, miten voin auttaa heitä säilyttämään motivaationsa ja huomioida parhaalla tavalla heidän panoksensa. 

Niiden kanssa, joita en johda suoraan, järjestän kuukausittaisen keskustelun varmistaakseni, että he ovat tyytyväisiä projektiin, ja kuullakseni mahdollisen palautteen siitä, miten voisin parantaa toimintaamme. 

Koska käytän aikaa heidän uratavoitteidensa tuntemiseen ja olen avoin heidän suoriutumisestaan sekä siitä, miten he voivat kehittyä, he luottavat minuun riittävästi tehdäkseen parhaansa ja antaakseen minulle palautetta, jota tarvitsen kehittyäkseni paremmaksi johtajaksi.

Vaihe 5: Jatkuva resurssien arviointi

Vaikka projekti käynnistyy vauhdikkaasti, täsmäyttäessäni kuukausibudjettiani huomaan vähitellen, että valmennukseni tuottaa tulosta ja minun on käytettävä vähemmän aikaa projektin toimittamiseen. Kun analyytikko ottaa vastuulleen yhä enemmän projektinhallinnan tehtäviä, meidän on helpompi pysyä alun perin tiukassa budjetissamme.

Järjestämme myös kuukausittaisia ketteriä retrospektiivejä, joissa keskustelemme opituista asioista ja dokumentoimme opit. Käymme ne läpi ennen jokaisen uuden toimitettavan kokonaisuuden aloittamista. Näin toimimalla pystymme vähentämään kuhunkin koulutusmoduuliin käyttämiemme työtuntien määrää. 

Pystymme sisällyttämään mukaan ylimääräisen moduulin ilman lisäkustannuksia. Tämä hyväntahdon ele kannustaa asiakkaitamme ottamaan meidät mukaan vielä suurempaan projektiin ensi vuonna.

Miksi projektin resurssienhallinta on tärkeää?

Projektin resurssienhallinnan parhaiden käytäntöjen noudattaminen voi muuttaa projektisi kaoottisesta sotkusta vaivattomaksi. Vaikka projektin toteuttaminen ilman suunnitelmaa ja työhön sopimattomien tai siitä motivoitumattomien ihmisten voimin on mahdollista, en suosittelisi sitä. Projekti on tarpeettoman haastava ja työympäristö suorastaan epämiellyttävä.

Oikein toteutettuna tehokkaan resurssienhallintasuunnitelman laatiminen hyödyttää projektipäällikköä, tiimin jäseniä, sidosryhmiä ja yritystä.

• Projektipäällikön on helpompi hallita projektia, jos työ, arvioitu työmäärä ja vaadittavat taidot määritellään asianmukaisesti projektin käynnistysvaiheessa
• Tiimin jäsenet ovat motivoituneita ja sitoutuneita työhönsä, mikä parantaa tuottavuutta ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta
• Sidosryhmien odotusten täyttäminen tai jopa ylittäminen on helpompaa, jos projekti määritellään ja resursoidaan oikeilla resursseilla
• Projektin onnistunut toteutus edistää jatkuvaa kasvua uusien tai toistuvien toimeksiantojen kautta.

Lue lisää siitä, miksi resurssienhallinta on tärkeää.

Miten resurssienhallintaohjelmisto voi auttaa?

Vaikka resurssien suunnittelu Excelillä on mahdollista, se edellyttää tietojen manuaalista syöttämistä ja jatkuvaa päivittämistä. Investoimalla resurssienhallintaohjelmistoon saat käyttöösi lukuisia automatisoituja ominaisuuksia, jotka voivat säästää aikaasi ja vähentää virheiden riskiä.

Mitä resurssienhallintatyökalusta siis kannattaa etsiä? Hyödyllisiä ominaisuuksia ovat muun muassa reaaliaikainen resurssien seuranta, taitojen yhteensovittaminen ja työkuorman tasapainottaminen. Kapasiteetin suunnittelutyökalut, jotka ovat yksi tähän liittyvä ohjelmistotyyppi, voivat auttaa tasapainottamaan tehtäviä, jotta tiimisi ei kuormitu liikaa, sekä keräämään palautetta jatkuvan parantamisen varmistamiseksi.

Monet työkalut integroituvat saumattomasti myös muihin projektinhallintaohjelmistoihin, joita saatat jo käyttää. Näin saat kokonaisvaltaisen kuvan projektin etenemisestä ja resurssien käyttöasteista.

Etsitkö oikeaa resurssienhallintatyökalua? Tutustu tähän resurssienhallintaohjelmiston esittelyoppaaseen, joka auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen.

Paras resurssienhallintaohjelmisto

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

Mitä seuraavaksi?

Haluatko hallita resurssienhallinnan hienovaraisimmatkin yksityiskohdat? Tutustu DPM Schoolin asiantuntijoiden laatimaan koulutukseen tai johonkin näistä parhaista resurssienhallintakursseista.