Mitä projektin aloituskokouksessa tulisi käsitellä?

Katso tästä lyhyt katsaus:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Mitä ennen asiakkaan kanssa pidettävää projektin aloituskokousta tulisi käsitellä?

Kuten aiemmissa projektien aloituskokouksia käsittelevissä artikkeleissamme mainitsimme, ennen varsinaista asiakkaan kanssa pidettävää projektin aloituskokousta on usein hyödyllistä järjestää ennakkokokous. Tämä toimii parhaiten projektipäällikön ja asiakkaan yhteyshenkilön välisenä kahdenkeskisenä tapaamisena, ja se voi olla niinkin yksinkertainen kuin kahvilla tai lounaalla käyminen yhdessä.

Tämän ensimmäisen tapaamisen tavoitteena on saada asiakkaalta täsmällistä tietoa ilman osallistujajoukkoa, jolla saattaa olla keskenään ristiriitaisia mielipiteitä tai vähemmän konkreettinen käsitys uuden projektin todellisesta sisällöstä. Se on myös erinomainen tilaisuus alkaa rakentaa suhdetta asiakkaaseen.

Vaikka jokainen asiakastapaaminen edellyttää omaa yksilöllistä esityslistaansa, pyri käymään läpi nämä projektinhallinnan perusteet. Olemme laatineet tämän esimerkin ennen asiakkaan kanssa pidettävää projektin aloituskokousta käytettävästä esityslistasta ja suuntaa-antavista ajoituksista, jotta voit sovittaa sen 60 minuutin kokoukseen:

1. Esittelyt – hieman lämminhenkistä jutustelua (5 min)
2. Projektitiimien läpikäynti – kuka vastaa mistäkin? (3 min)
3. Hyväksymisprosessi – prosessi ja henkilöt tuotosten hyväksymistä varten (3 min)
4. Työmäärityksen läpikäynti – mitä teemme, milloin ja miten, ja mitä tuotamme? (20 min)
5. RAIDin (riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet) sekä muutoksenhallinnan käsittely – millainen asenne ja lähestymistapa asiakkaalla on riskien ja muutosten hallintaan? (3 min)
6. Raportointi – miten seuraamme ja viestimme projektin etenemisestä ja kenelle? (3 min)
7. Yhteistyö – mitä työkaluja käytämme työskentelyyn yhdessä? (3 min)
8. Aineistot – mitä tarvitsemme aloittamista varten? (5 min)
9. Aloituskokouksen esityslista – mitä käsittelemme asiakkaan kanssa pidettävässä aloituskokouksessa? (5 min)
10. AOB – onko vielä jotain muuta, josta meidän pitäisi keskustella? (5 min)

Esittelyt – hieman lämminhenkistä jutustelua (5 min)

Kunhan asiakkaasi ei ole tuonut koko projektitiimiä mukaan, tämä on tilaisuus käydä hieman henkilökohtaisempaa keskustelua, jotta voit johtaa projektia paremmin ja välttää ikävät yllätykset.

On hyvä aloittaa yksinkertaisella jäänmurtajalla — kysy, miten heidän viikkonsa on sujunut tai mitä he ovat suunnitelleet viikonlopuksi. Tavoitteena on tutustua asiakkaaseen projektin ulkopuolella ja rakentaa ajan myötä suhde sekä luottamuksen taso, jotka kantavat projektin ylä- ja alamäkien läpi.

Projektitiimin läpikäynti – kuka vastaa mistäkin? (3 min)

Varsinaisessa aloituskokouksessa koko projektitiimin kanssa on tilaisuus kerrata roolit ja vastuut, joten projektitiimin käsittelyn tarkoituksena tässä on yrittää saada ja jakaa tietoa tiimin dynamiikasta.

Yrität saada kulissien takaista tietoa siitä, ketkä projektiin osallistuvat ja missä laajuudessa. Haluat tietää parhaan tavan tehdä yhteistyötä heidän kanssaan, jotta he auttavat projektin edistämisessä. On todella hyödyllistä ymmärtää, ketkä projektin liittolaisia tai tukijoita saattavat olla ja kuka todennäköisimmin aiheuttaa ongelmia.

Tämä on myös tilaisuus esitellä projektiin varaamasi resurssit, jotta asiakas voi luottaa tiimiin, joka osallistuu asiakkaan kanssa pidettävään aloituskokoukseen.  Kun annat hänelle hieman kulissien takaista tietoa tiimistäsi, asiakkaasi toivottavasti vastavuoroisesti kertoo niiden henkilöiden persoonallisuuksista, jotka voivat vaikuttaa projektiin joko myönteisesti tai kielteisesti.

Hyväksymisprosessi – prosessi ja henkilöt tuotosten hyväksymistä varten? (3 min)

Kun projektitiimien ”kuka kukin on” -kierros on käyty ja tiimi tunnistettu, siirtyminen hallintoon ja siihen, kenen on hyväksyttävä mitäkin projektin aikana, on helppoa. SoW:ssa oletetut aikataulun ja tarkistuskierrosten hyväksymiskäytännöt on tärkeää selkeyttää.

Yrität selvittää asiakkaalta, toimiiko SoW:ssa oletettu prosessi käytännössä. Onko aikataulu riittävän pitkä? Onko SoW:ssa huomioitu riittävästi tarkistuskierroksia? Onko joidenkin tiimin jäsenten kanssa vaikea sopia tapaamisia tai hyväksyntöjä? Ovatko he lomalla projektin aikana?

SoW:n tarkistus – mitä teemme, milloin ja miten, ja mitä tuotamme?

Kaikista esityslistan kohdista tämä on todennäköisesti tärkein yhteisen ymmärryksen luomiseksi, joten siihen kannattaa käyttää huomattava osa ajasta. ”Oikeaan” aloituskokoukseen on mentävä niin, että tämä on käsitelty yksityiskohtaisesti ja että odotukset ovat yhteneväiset.

Tässä yhteydessä voit käydä asiakkaan kanssa luonnoksen SoW:sta läpi yksityiskohtaisesti. Se tarkoittaa myös sitä, että kuvaat, miten projekti toteutetaan, mitä toimia voidaan tehdä ja missä laajuudessa (ehdotetun budjetin ja aikataulun puitteissa) sekä mitä toimituksia tuotetaan. On tärkeää tuoda esiin tarkistuskierrokset, riippuvuudet ja oletukset, jotta kaikilla on sama käsitys siitä, mitä projekti lopulta tuottaa.

Jos SoW:ta koskeva keskustelu jätetään ”oikeaan” asiakkaan aloituskokoukseen, tilanne voi muuttua ikäväksi – suuren asiakastiimin mielipiteiden vaihtelu siitä, mitä projektin laajuuteen pitäisi sisällyttää ja mitä ei, ei yleensä johda hyvään lopputulokseen. Keskustelut projektin laajuudesta kannattaa käydä pienissä asiakastapaamisissa, joissa keskustelu ei muutu väittelyksi koko pöydän kesken.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Keskustelkaa RAIDista (riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet) sekä muutoksenhallinnasta – mikä on asiakkaan suhtautuminen riskien ja muutosten hallintaan ja millainen lähestymistapa heillä on siihen? (3 min)

Kun SoW:ta koskeva keskustelu saatetaan päätökseen, asiakkaan kanssa kannattaa keskustella heidän toiveistaan riskien käsittelyn ja ongelmien suhteen sekä heidän valmiudestaan muutoksiin. Jos mahdollista, valmistele ennen tapaamista riski- tai RAID-loki ja käy se osana keskustelua läpi. Luo koko projektin elinkaaren ajaksi odotukset siitä, että riskien ja ongelmien tunnistaminen ja niihin reagointi tapahtuu avoimesti ja yhteistyössä.

Hyödyt siitä, että selvität asiakkaalta, kuinka paljon budjetissa on joustovaraa. Asian voi muotoilla esimerkiksi kysymällä asiakkaalta, onko käytettävissä lisäbudjettia projektin suunnan muuttamiseen, jos uusia mahdollisuuksia ilmenee – esimerkiksi suunnittelun kehittämisen lisäkierroksia, ominaisuuksien toteuttamista tai käyttäjätestausta varten.

Muista keskustella myös varabudjetin käytöstä ja sopia yhteisesti, mihin varabudjetti on tarkoitettu ja miten sitä voidaan käyttää. Onko se tarkoitettu riskeihin ja ongelmiin vai pieniin muutoksiin projektin edetessä? Ehdota lähestymistapaa siihen, miten sitä mielestäsi pitäisi käyttää, jotta on selvää, mitä teet, kun projektissa ilmenee jotain, johon et ollut varautunut.

Kuuntele podcast-jaksomme RAID-lokeista täällä.

Raportointi – miten seuraamme ja viestimme projektin etenemisestä ja kenelle? (3 min)

Projektin etenemisen seuraaminen edellyttää tilanneraporttia, josta käy ilmi projektin tilanne budjetin, aikataulun, yksittäisten tehtävien ja virstanpylväiden osalta. Kuten riskienhallinnan suunnittelun esittelyyn liittyvässä valmistautumisessa, myös tässä on hyödyllistä laatia tilanneraportti (mikä onnistuu helposti asiakasraportointiin tarkoitetulla ohjelmistolla), jonka voit jakaa asiakkaalle varmistaaksesi, että sen muoto ja yksityiskohtaisuus sopivat heille.

Tilanneraportin muodon ja yksityiskohtien määrittäminen oikein voi olla tärkeää, koska se liittyy yleensä laskutukseen. Sinun on varmistettava, että asiakas saa jatkuvasti oikean määrän tietoa, jotta laskujen maksaminen ei viivästy. Seuraa tätä varten tilanneraportissa budjettia ja ilmoita tulevan laskun määrä sekä se, milloin se laskutetaan.

Sopikaa tilanneraportin jakelulista, jotta kaikki, joiden on pysyttävä ajan tasalla, tietävät, mitä projektissa tapahtuu. Raportti kannattaa aina jakaa hieman laajemmalle vastaanottajajoukolle kuin on ehdottomasti tarpeen, jotta kukaan ei voi ongelmien ilmetessä väittää, ettei ollut niistä tietoinen.

Yhteistyö – mitä työkaluja käytämme työskentelyyn yhdessä? (3 min)

Useimmilla projektipäälliköillä ja tiimeillä on käytössään vakiintunut yhteistyövälineistö. Olipa kyseessä sitten Basecamp tai Jira, Trello tai Businessmap (aiemmin Kanbanize), sopikaa tiimin kanssa, miten aiotte edistää yhteistyötä, jotta voitte esitellä asiakkaalle suunnitelman käytettävistä työkaluista ja niiden käyttötavoista.

Tarkista sen jälkeen asiakkaalta, että hän on tyytyväinen valittuun välineistöön ja pystyy käyttämään kyseistä alustaa tiedostojen, tietojen ja tilapäivitysten jakamiseen sekä projektia koskevaan keskusteluun.

Materiaalit – mitä tarvitsemme aloittamiseen? (5 min)

Ennen projektien kunnollista käynnistämistä tarvitaan aina kaikenlaista ”tavaraa”. Tee tärkeysjärjestyksessä luettelo kaikista asioista, joita sinun tulee muistaa pyytää asiakkaalta, jotta hän voi käsitellä ensin kriittisimmät asiat.

• Kirjautumistiedot – CMS, analytiikka, sosiaalinen media, kuvapankit
• Brändi – logot, fontit, tyyliohjeet, mallipohjat
• Repositorio – sivuston tiedostot, tietokannat
• VPN – asiakkaan intranetiin pääsyä varten
• Laskutus – kenen puoleen heidän tulee kääntyä? Kuka hyväksyy laskut?

Aloituskokouksen asialista – mistä keskustelemme asiakkaan projektin aloituskokouksessa? (5 min)

Tässä on tilaisuus käydä läpi ”varsinaisen” aloituskokouksen asialista. Jotta projektin aloituskokous olisi hyödyllinen, asiakkaan on tehtävä hieman ennakkovalmisteluja. Vähintään sinun tulee pyytää häntä valmistelemaan projektin taustatiedot ja projektin kuvaus esiteltäväksi aloituskokouksessa.

Minusta on todella hyödyllistä pyytää asiakasta tekemään tämä sen sijaan, että yrittäisit itse välittää puutteellisesti käsityksesi toimeksiannosta. Jotakin tärkeää jää väistämättä huomaamatta ja loukkaat jotakuta kokouksessa olevaa — mutta jos annat asiakkaan tehdä sen itse, olet vahvoilla!

AOB – mitä muuta meidän pitää käsitellä? (5 min)

Pyri päättämään keskustelu selkeästi määriteltyihin seuraaviin vaiheisiin ja anna asiakkaalle mahdollisuus ottaa esiin kaikki asiat, jotka hän haluaa käsitellä. Usein jo kysymys ”Onko jotain muuta, mitä meidän pitäisi tietää?” saa asiakkaat kertomaan asioista, joita he eivät aiemmin maininneet mutta jotka on hyvä tietää.

Ja lopuksi muista päättää tapaaminen hyvissä merkeissä. Palaa alussa virittämääsi leikkimieliseen keskusteluun – tämä on tilaisuus luoda yhteyttä ja tutustua heihin paremmin; selvitä, mistä he pitävät työn ulkopuolella, mitä he katsovat Netflixistä tai mistä urheilulajista he ovat kiinnostuneita. Tee pohjatyö tutustuaksesi heihin ihmisinä, jotta sinulla on jotain puhuttavaa heidän kanssaan, kun olette seuraavan kerran yhteydessä.

Muista jakaa hyvät uutiset

Älä pidä kaikkea uutta tietoasi omana tietonasi. Palaa asiakastapaamisen jälkeen tiimisi luo ja kerro heille keskustelustanne, jotta he ovat asianmukaisesti valmistautuneita aloituskokoukseen.

Kun olemme käsitelleet sen, mitä asiakkaan kanssa ennen aloituskokousta pidettävässä tapaamisessa tulisi käydä läpi, siirrytään virallisen asiakkaan projektin aloituskokouksen asialistaan.

Mitä projektin aloituskokouksessa tulisi käsitellä?

Jokainen projekti on ainutlaatuinen, mutta projektin aloituskokouksen asialistan perusasioiden käsittelystä on hyötyä, jotta tiimi ja asiakas ovat samalla sivulla. Olemme laatineet tämän esimerkin asiakkaan projektin aloituskokouksen asialistasta sekä suuntaa-antavan aikataulun, jotta voit sovittaa sen 1,5 tunnin kokoukseen:

1. Esittelyt – ketkä työskentelevät projektissa ja mikä heidän roolinsa on? (15 min)
2. Projektin taustat – miten tämä toimeksianto liittyy laajempaan strategiaan ja muihin projekteihin? (10 min)
3. Projektin kuvaus – mikä on liiketoimintaongelma ja asiakkaan tarve? (30 min)
4. Onnistuminen – mistä tiedämme onnistuneemme ja mikä on aiemmin epäonnistunut? (10 min)
5. Projektinhallinta – käydään läpi aikataulu, toimitettavat tuotokset, riskit, roolit, raportointi, työmääräarvio ja muutostenhallinta (10 min)
6. AOB – mitä olemme jättäneet käsittelemättä, vaikka pitäisi? (10 min)
7. Seuraavaksi – mitä seuraavia vaiheita tarvitaan projektin edistämiseksi? (5 min)

Esittelyt: ketkä työskentelevät projektissa ja mikä heidän roolinsa on? (15 min)

Luonnollisesti projektin aloituskokouksen alussa kaikki esittelevät itsensä ja vaihtavat käyntikortteja. On todennäköistä, että kokouksessa, johon osallistuu paljon projektin sidosryhmiä ja suuri toimistotiimi, kaikki eivät ehdi tutustua toisiinsa ennen kokouksen alkua.

Sen sijaan, että kiertäisitte vain huoneen ympäri ja jokainen kertoisi nimensä ja tehtävänimikkeensä, esittelyihin kannattaa käyttää hieman enemmän aikaa, jotta kaikille on selvää, millaisia rooleja ja vastuita kullakin on ja mihin he projektissa keskittyvät. Pelkän nimen ja tehtävänimikkeen tietäminen on melko hyödytöntä!

Ihannetapauksessa olet ollut asiakkaaseen yhteydessä etukäteen saadaksesi tietoa aloituskokoukseen osallistujista, mutta kun perehdytte ihmisten rooleihin, on myös tärkeää selventää projektin hallintomalli ja hyväksymisprosessi.

Kun ihmiset ovat kertoneet rooleistaan, varmista, että päätät keskustelun selvittämällä, kuka toimii ainoana yhteyshenkilönä, kuka vastaa mistäkin toimituksesta, kenen on hyväksyttävä mikäkin toimitus ja mitkä muut sidosryhmät osallistuvat prosessiin.

Tämän keskustelun tuloksena tai jopa reaaliaikaisesti valkotaululle voidaan laatia RACI (vastuuhenkilö, tilivelvollinen, konsultoitava, tiedotettava) toimituksille ja tiimille. RACI auttaa vähentämään vastuisiin liittyvää epävarmuutta ja tuomaan esiin projektin intensiiviset vaiheet, jotka edellyttävät huomattavaa projektinhallinnan koordinointia.

Projektin tausta – miten tämä toimeksianto sopii laajempaan strategiaan ja muihin projekteihin? (10 min)

Asiakkaan tulisi johtaa tätä aloituskokouksen osaa — sinun on annettava hänelle ennen kokousta lyhyt ohjeistus valmistautumista varten. Tämä on tilaisuus tutustua projektin taustaan, tunnistaa onnistumiseen liittyviä teemoja, ymmärtää projektien päällekkäisyyksistä mahdollisesti aiheutuvia haasteita ja löytää mahdollisia tulevia projekteja.

Käsitelkää seuraavat asiat:

• Mikä on yleinen strateginen liiketoimintasuunnitelmanne?
• Miten projektin tavoitteet ovat linjassa strategisen suunnitelman kanssa?
• Mitkä projektit edelsivät tätä projektia ja mitkä todennäköisesti seuraavat sitä?
• Mihin muihin projekteihin tämä projekti vaikuttaa?

Projektin esittely – mikä on liiketoimintaongelma ja asiakkaan tarve? (30 min)

Myös projektin esittelyn tulisi olla asiakkaan vetämä, ja sinun on annettava hänelle ennen kokousta lyhyt ohjeistus sen valmistelemiseksi. Tämä antaa hänelle mahdollisuuden jakaa projektiin liittyviä tietoja, jotka auttavat meitä ymmärtämään paremmin hänen liiketoimintaansa ja erityistä ongelmaa, jonka ratkaisemisessa hän palkkaa meidät avuksi.

Tämä on erinomainen tilaisuus kysyä asiakkailta, miten tämä liittyy asiakkaan tarpeeseen – usein asiakkaat eivät ota sitä huomioon suunnittelussaan. Pyydä heitä käsittelemään kaikkea, minkä he uskovat auttavan seuraavien asioiden ymmärtämisessä:

• Asiakastutkimus, havainnot & kyselyt
• Analytiikka & data
• Brändi
• Teknologiakokonaisuus

Jos et ole varma, mistä aloittaa, suosittelemme tutustumaan artikkeliimme kysymyksistä, joita asiakkaillesi kannattaa esittää ennen projektia.

Onnistuminen – mistä tiedämme onnistuneemme ja mikä on aiemmin epäonnistunut? (10 min)

Jotta projekti onnistuisi, sinun on ymmärrettävä, mitä onnistuminen tarkoittaa – se ei ole sama asia jokaisessa projektissa, edes saman asiakkaan kohdalla. Projektin toteuttaminen aika-, budjetti- ja laajuusrajoitusten puitteissa on vasta alku – sinun on tiedettävä, mitä onnistuminen tarkoittaa kaikille projektin keskeisille sidosryhmille.

Se alkaa asiakkaan taustalla olevan strategian ja projektin strategisen merkityksen ymmärtämisestä. Miksi asiakas haluaa meidän tekevän tämän, jos kyse ei ole vain uuden sovelluksen tai verkkosivuston rakentamisesta; mitä he toivovat saavuttavansa? Ja mitä edellinen toimisto tai toimittaja teki väärin? Mitkä ovat KPI-mittarit? Varmista, että ne ovat SMART-periaatteen mukaisia — täsmällisiä, mitattavia, toteutettavia, relevantteja ja ajallisesti rajattuja — jotta voimme mitata niitä vasten, osoittaa onnistumisen ja määrittää arvon määrällisesti.

Projektinhallinta – aikataulun, toimitusten, roolien, raportoinnin ja muutoshallinnan tarkastelu (10 min)

Projektin alussa, ennen kuin se on varsinaisesti alkanut, on aina asioita, jotka kannattaa käydä läpi ja kirjata myöhemmin yhteydenpitoraporttiin.

• Tarkista aikataulu – esitä korkean tason projektisuunnitelma, jossa on tärkeimmät vaiheet ja virstanpylväät, jotta kaikki sidosryhmät ja projektin sponsorit ovat yhtä mieltä toimintojen järjestyksestä ja jotta kaikki projektin aikatauluun mahdollisesti vaikuttavat riippuvuudet on tuotu selkeästi esiin.
• Tarkista toimitettavat kokonaisuudet – sinun olisi pitänyt jo keskustella asiakkaan kanssa SoW:stä ja sopia toiminnoista, toimitettavista kokonaisuuksista, yhteisistä tavoitteista ja mahdollisista oletuksista, mutta laajemman sidosryhmäjoukon kanssa pidettävässä kokouksessa toimitettavat kokonaisuudet ja virstanpylväät kannattaa kerrata, jotta kukaan ei odota mitään muuta.
• Tarkista roolit & vastuut – määritä päivittäinen yhteyshenkilö ja se, kenen kanssa tulee viestiä tietyistä osa-alueista tai toimitettavista kokonaisuuksista.
• Tarkista asiakkaan projektin hallintamalli – selvitä, ketkä osallistuvat hyväksyntä- ja kuittausprosessiin, ja selvitä, kuinka kauan toimitettavien kokonaisuuksien hyväksynnän saaminen kestää, sillä tämä voi vaikuttaa aikatauluun.
• Tarkista viestintäsuunnitelma – keskustelkaa siitä, miten hallitsette projektin tilanneraportointia budjetin käyttöasteen ja laskutukseen kohdistuvien vaikutusten seuraamiseksi sekä siitä, kuinka usein viestitte projektin tilanteesta. Esimerkkitilanneraportti kannattaa pitää valmiina.
• Keskustelkaa riskien, ongelmien ja muutosten hallinnasta – selvitä asiakkaan suhtautuminen riskeihin ja keskustelkaa lähestymistavastanne niiden hallitsemiseksi yhteistyössä.

Muut asiat – mitä meidän olisi pitänyt käsitellä, mutta emme ole käsitelleet? (10 min)

Keskustelu kannattaa päättää antamalla asiakkaalle mahdollisuus ottaa esiin kaikki asiat, jotka hän haluaa käsitellä.

Seuraavaksi – mitkä ovat seuraavat vaiheet projektin etenemisen varmistamiseksi? (5 min)

Varmista, että päätät kokouksen selkeästi määriteltyihin seuraaviin vaiheisiin ja kertaamalla täsmällisesti, mitä asiakkaan on tehtävä projektin etenemisen varmistamiseksi ja mitä sinä teet saavuttaaksesi projektin virstanpylväät. Muista lähettää seurantaviesti sähköpostitse aloituskokouksen jälkeen, jotta seuraavat vaiheet ja tehtävät ovat selkeitä.

Tilattava minikurssi

Etsitkö aloituskokouksen esityslistamalleja ja -pohjia sekä videokoulutusta?

Projektien aloituskokouksia käsittelevällä pikakurssillamme opit kaiken tarvittavan onnistuneiden projektien käynnistämiseen. Lisäksi saat:

• Aloituskokouksen tarkistuslistan
• Aloituskokouksen esityslistat
• Yhteistyön pelisäännöt
• Sähköpostipohjan
• Aloituskokouksen harjoitukset

HANKI POHJAT & MINIKURSSI

Mitä seuraavaksi?

Muista ladata projektin aloituskokouksen esityslistapohjamme, kun luot omaasi! Usein kannattaa myös luoda kokousta varten projektin aloituskokouksen esityskalvopaketti — se antaa kokoukselle ammattimaisen vaikutelman ja lisää sen järjestelmällisyyttä.

Muista lukea Sarah Simen vinkit aiheesta mitä tehdä ennen sisäistä aloituskokousta, sen aikana ja sen jälkeen sekä oppia täältä, miten kokousta kannattaa johtaa.