Miten johdat projektin aloituskokouksia: asiantuntijan prosessi
Jos ette aloita oikealla tavalla, projektitiiminne ja projektin onnistuminen ovat jo vaarassa. Koko tämän artikkelin voisi tiivistää tähän yhteen lauseeseen. Aloituskokoukset ovat välttämättömiä. Aloituskokoukset on järjestettävä hyvin. Muussa tapauksessa heikennätte luottamusta välittömästi ja koko projektin elinkaaren haavoittuvimmalla hetkellä.
Käytä tätä artikkelia oppaana loistavan kokousagendan laatimiseen, projektin aloituskokouksen johtamiseen ja siihen, että voit osoittaa kaikille olevasi oikea projektijohtaja tähän tehtävään!
Aloituskokoukset varmistavat, että tiimi tietää, mitä se tekee, miksi se tekee sitä ja miten se voi onnistua. Jos ette heti alussa tuo esiin ja sovi siitä, mikä tekee projektista onnistuneen, menetätte tilaisuuden osoittaa keskeiselle sidosryhmällenne ja kumppaneillenne, että sinä ja tiimisi olette päteviä ja kykeneviä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Menetätte myös tilaisuuden rakentaa luottamusta, saada tarvittaessa selkeyttä ja juhlistaa hienon kumppanuuden alkua!
Myynnin ja projektinhallinnan välisen siirtymän johtaminen
Ennen projektin aloituskokousta projektipäällikön on luettava työn laajuus perusteellisesti ymmärtääkseen, mitä meidän on sitouduttava toimittamaan. Kun luet sopimuksia, kiinnitä huomiota toimituksiin, mahdollisiin projektin aikatauluun vaikuttaviin tekijöihin sekä budjetti- tai aikataulurajoituksiin, joista tiimin on oltava tietoinen.
- Onko ohjeistukseen tai tutkimukseen liittyviä oletuksia, joita tiimin on hyödynnettävä? Varmista, että sisällytät ne aloituskokouksen tietoihin.
- Ovatko jotkin projektin laajuusmäärittelyn osat epäselviä tai puutteellisia? Kirjoita kysymykset ylös ja sovi tapaaminen myyjän kanssa.
Sen lisäksi, että haluat käyttää tämän ajan kysymyksiisi vastausten saamiseen, haluat myös ymmärtää uuden liiketoiminnan prosessin aikana esiin tulleet asiakassuhteisiin liittyvät dynamiikat, odotukset ja riskit.
Sinun on myös selvitettävä, keitä sidosryhmäsi tulevat olemaan. Usein myyntiprosessissa mukana olevat ihmiset eivät ole niitä henkilöitä, jotka kuuluvat varsinaiseen toimitustiimiin. Sinun kannattaa selvittää, kuinka valmiita he ovat aloittamaan projektin kanssasi.
- Työskenteleekö asiakastiimi samassa toimistossa vai onko kyseessä virtuaalitiimi?
- Onko heidän projektitiiminsä koottu?
- Kuinka nopeasti he voivat toimittaa brändiohjeiston tai muut aineistot, joita tarvitsemme päästäksemme nopeasti ja oikealla tavalla alkuun?
- Voiko myyjä esitellä sinut ennen projektin aloituskokousta?
Voi olla hyödyllistä, että tapaat projektin sponsorin ennen laajennetun tiimin projektin aloituskokousta. Kun asiakas allekirjoittaa sopimuksen toimiston kanssa, kyseessä on erittäin haavoittuva hetki: heidän myyjänsä yleensä vetäytyy ja tilalle tulee uusi tiimi.
Se on erinomainen hetki rakentaa luottamusta ja antaa myyjän esitellä sinut keskeiselle sidosryhmälle. Samalla voit osoittaa, että olet jo ymmärtänyt laajuuden, mitä toimistolta pyydetään, miten luovan toimiston prosessi toimii ja että olet innostunut rakentamaan tätä kumppanuutta.
Tämä on myös hyvä hetki pyytää kaikki aineistot tai käyttöoikeudet, joita tiimisi saattaa tarvita, jotta voitte aloittaa nopeasti ja oikealla tavalla. Kerää kaikki mahdolliset materiaalit ennen projektin aloituskokousta, jotta tiimisi voi saapua kokouksiin valmistautuneena ja esittää asiakastiimille harkittuja kysymyksiä.
Projektin aloituskokoukseen valmistautuminen
Jos tiimisi saapuu asiakkaan kanssa pidettävään aloituskokoukseen harkittujen kysymysten kanssa, asiakas tietää olevansa hyvissä käsissä. Projektipäällikkönä sinun tehtäväsi on auttaa tiimisi tähän tilanteeseen.
Hyvä projektin käynnistäminen sisältää sekä sisäisen että ulkoisen aloituskokouksen.
Sisäiset aloituskokoukset
Jotkin toimistot saattavat valmistella sisäisen projektikuvauksen. Tyypillisesti kyseessä on kuvaus siitä, mitä asiakas pyytää meitä tekemään, miksi sitä pyydetään ja mitä materiaaleja sinulla on käytettävissäsi onnistunutta toteutusta varten.
Toiset toimistot laativat Google Slides- tai PowerPoint-aloitusesityksen, joka sisältää suunnilleen samat tiedot.
Vähintään tiimisi on tiedettävä:
- Mikä on projektin tavoite
- Kuka on asiakas
- Miksi asiakas pyysi meitä toteuttamaan tämän projektin
- Mitä asiakas odottaa tämän projektin lopputulokselta
- Mitkä ovat toimitettavat tuotokset
- Mikä on budjetti
- Mikä on aikataulu
Muita aloituskokouksessa hyödyllisiä tietoja ovat:
- Ketkä kuuluvat sisäiseen tiimiin?
- Mikä on kunkin henkilön rooli?
- Mikä on projektin budjetti ja kuinka monta tuntia kullakin henkilöllä on käytettävissään projektiin?
Voit myös antaa tietoja asiakkaasta, kuten tietoa heidän verkkosivustostaan tai siitä, mitä tiedät asiakkaan keskeisestä sidosryhmätiimistä.
Käy projektin aikataulu läpi tiimin kanssa ja selvitä mahdolliset poissaolot tai päällekkäiset projektit, jotka voivat vaikuttaa tiimisi kykyyn toimittaa projekti ajoissa. Jos aikataulua on tarpeen muuttaa, nyt on oikea hetki tehdä se.
Projektipäällikkönä sinun tehtäväsi on luoda ympäristö, jossa tiimi voi tehdä yhteistyötä ja onnistua toimituksessa. Tiimin jäsenet tarvitsevat selkeyttä roolistaan, selityksen siitä, mitä heidän tulee toimittaa, sekä aikaa ja tilaa työn tekemiseen hyvin.
Jos mahdollista, kutsu myyjä mukaan sisäiseen projektin aloituspuheluusi, jotta sisäinen tiimi voi esittää kysymyksiä myös hänelle.
Asiakkaan aloituskokoukset
Asiakkaan aloituskokoukset ovat erittäin tärkeitä. Jos niitä ei johdeta hyvin tai niissä ei ole selkeää ja tuottavaa aloituskokouksen esityslistaa, ne ovat kaikkien ajan hukkaamista.
Asetu asiakkaan asemaan. Hän on saattanut tutkia tätä projektia tai hakea sille rahoitusta kuukausien tai jopa vuosien ajan, ja nyt on tullut aika aloittaa projekti käytännössä. Hän saattaa investoida pienen rahasumman tai miljoonia dollareita.
Joka tapauksessa hän investoi aikaansa ja resurssejaan projektiin, jota hän on odottanut innolla. Tiimisi vastuulle on uskottu tämä projekti. Älä hukkaa tätä aloituskokouksen tarjoamaa mahdollisuutta.
Aloita ottamalla yhteyttä asiakkaan ensisijaiseen yhteyshenkilöön ja kysy, milloin tärkeimmät tiimin jäsenet pääsisivät osallistumaan. Jos kokousta on tarpeen siirtää hieman, jotta oikeat henkilöt saadaan paikalle, tee niin.
Suuri riski aloituskokouksessa on se, että oikeat henkilöt eivät ole paikalla eikä projektin oikeita tietoja käsitellä, mikä voi puolestaan johtaa projektin aloittamiseen väärällä tavalla.
On myös erittäin tärkeää, että oikeat henkilöt ovat paikalla, koska kuten aiemmin mainitsin, kanssasi projektin parissa työskentelevät henkilöt eivät välttämättä ole samoja, jotka määrittelivät projektin laajuuden myyntiprosessin aikana.
On erittäin tärkeää, että aloituskokouksessa saavutat yhteisymmärryksen asiakkaan päivittäisen projektitiimin kanssa siitä, mikä kuuluu projektin laajuuteen ja mikä ei, jotta kaikki ovat samalla sivulla.
Kerran jouduin aloituskokoukseen, jossa selitin, millaiseksi ymmärsimme projektin. Kun olin selittänyt, millaisen järjestelmän aiomme suunnitella, yksi asiakkaan tiimin jäsenistä ilmoitti odottaneensa, että toimittaisimme paljon kattavamman ratkaisun.
Heidän odotuksensa olivat huomattavasti projektin laajuuden ulkopuolella. Jos sinulle käy näin, ota mukaan myyntitiimisi ja ensisijainen yhteyshenkilösi, käy heidän kanssaan erillinen keskustelu tilanteen ratkaisemiseksi ja/tai hyödynnä paremmin myynnin yhteistyöohjelmistoasi.
Tarinan opetus: varmista, että oikeat henkilöt ovat paikalla.
Pohjustaminen
Hyvään asiakkaan kanssa pidettävään projektikokoukseen kuuluu aloitus ja lämmin tervetulotoivotus. Jos saat myyjän mukaan puheluun, pyydä häntä avaamaan puhelu ja tervehtimään tuttuja kasvoja sekä kertomaan kokouksen taustasta ja siitä, miten tähän tapaamiseen päädyttiin. Sen jälkeen hän voi luovuttaa virtuaalisen puheenvuoron sinulle ja muulle tiimillesi.
Aloita esittelykierroksella, jotta kaikki ymmärtävät, ketkä tiimiin kuuluvat ja mitkä ovat heidän roolinsa projektisuunnitelman toteuttamisessa. Nyt kun kaikki tuntevat toisensa, voitte käydä projektin yksityiskohdat läpi.
Yksityiskohdista sopiminen
Seuraavaksi asialistan toisessa osassa selität omin sanoin, miten toimisto tulkitsi projektin laajuuden, mitä tiimisi ymmärtää projektin tavoitteeksi ja mitä projektissa on otettava huomioon.
Yksi ehdotus on, että sen jälkeen kun olet selittänyt, mikä mielestäsi on projektin tavoite, annat puheenvuoron takaisin asiakkaalle.
Kysy asiakastiimiltä, ymmärsittekö projektin oikein ja onko jotain muuta, mitä he haluaisivat lisätä, ehkä tarjouspyyntöprosessista tai liiketoimintaongelmasta, joka johti tämän tarjouspyynnön laatimiseen. Joskus tarjouspyynnöt ja sopimukset voivat olla todella kuivakkaita. Tiimi voi hyötyä siitä, että se kuulee inhimillisin sanoin, miksi projektia tarvitaan.
Kun kaikki tiimit ovat selvillä siitä, mikä projekti on ja mikä kaikkien rooli on, on erittäin tärkeää käydä läpi projektin käytännön järjestelyt. Kaikkien on ymmärrettävä projektin aikataulu sekä myös budjetti.
Riskien ennakointi
Hyvä kumppanuus rakentuu luottamukselle. Hyvä projektinhallinta perustuu suunnitteluun ja riskienhallintaan. Ala rakentaa luottamukseen ja avoimuuteen perustuvaa suhdetta kysymällä, mitä projektiriskejä he näkevät.
Selvitä mahdolliset poissaoloajat, kartoita kaikki toissijaiset sidosryhmät, jotka sinun on otettava huomioon, ja selvitä heiltä, onko jonkun aikatauluun vaikea saada sopimaan yhteistä aikaa, jotta voit ennakoida nämä asiat jo nyt.
Eräs entinen asiakkaani toi aloituskokouksessamme esiin, että julkaisumme oli ajoitettu hurrikaanikauden vilkkaimpaan vaiheeseen, mikä saattoi aiheuttaa poissaoloihin tai teknologiaan liittyviä riskejä. Oli erittäin hyödyllistä tietää tämä ja keskustella varasuunnitelmista.
Yhteistyön aloittaminen
Yksi parhaista toimistoista, joissa olen työskennellyt, käytti aloituskokousta ensimmäisenä työskentelysessiona.
Ensimmäinen puolisko käytettiin toisiimme tutustumiseen ja tiimin perehdyttämiseen projektin kriittisiin yksityiskohtiin, ja toinen puolisko kysymyksiin ja perehdyttämiseen. Se oli loistava tapa hyödyntää asiakastiimin innostusta ja halua päästä alkuun. Se osoittaa heille, että tiimisi on valmis tarttumaan toimeen.
Jos tiimisi on valmis ja motivoitunut, voit aloittaa projektin heti. Käytä tämä ensimmäinen yhteinen kokous alustavan selvitystyön ja tiedonkeruun aloittamiseen ja muista käyttää oikeita projektin selvityssession kysymyksiä.
Jos asiakastiimi ei ole koskaan toteuttanut tällaista projektia, voi myös olla hyödyllistä käydä läpi, miltä tuotokset näyttävät ja mitä asiakkaat voivat odottaa näkevänsä työnkulun eri vaiheissa. Käytä tämä aika siihen, että asetat odotukset siitä, miten he voivat olla tuottava ja aktiivisesti osallistuva kumppani sekä antaa rakentavaa palautetta tuotoksista.
Verkkosivuston rautalankamallit voivat joskus olla hämmentävä tuotos asiakkaalle, joka ei tunne digitaalisen suunnittelun prosesseja. Ne ovat tarkoituksellisesti ylimalkaisia ja viestivät ainoastaan sisällön hierarkiasta navigointistrategiassa.
Asiakkaat, jotka eivät tunne rautalankamalleja, saattavat hämmentyä siitä, mikseivät he näe oikeaa tekstiä tai oikeita kuvia. Ota tämä asia esiin jo aloituskokouksessa.
Kokouksen päättäminen
Jokainen hyvä kokous alkaa asialistalla ja odotuksilla ja päättyy yhteenvetoon ja seuraaviin vaiheisiin.
Nyt kun olette saavuttaneet yhteisymmärryksen projektista, sen rajoitteista sekä sitä ohjaavista ja motivoivista tekijöistä ja olet perehdyttänyt asiakkaan työnkulkuusi sekä siihen, mitä he voivat odottaa näkevänsä ja missä osallistuvansa, käy läpi seuraavat vaiheet ja tehtävien vastuuhenkilöt.
- Tarvitseeko tiimisi edelleen käyttöoikeudet johonkin?
- Seuraako asialistan kysymys- ja vastausosasta joitakin jatkotoimia?
- Tarvitseeko sinun lähettää aloitusmateriaalit asiakastiimille tai kutsua heidät projektinhallintatyökaluihin?
- Muista jakaa kokouksen pöytäkirja ja sovitut toimenpiteet puhelun jälkeen.
Tästä se lähtee
Tämän kolmiosaisen aloituskäytännön (myynniltä projektipäällikölle siirtyminen, sisäinen aloituskokous ja asiakaskickoffin rytmi) sekä kokousasialistamallin avulla sisäiset ja ulkoiset tiimisi ovat hyvin informoituja, rakentavat jo luottamusta ja ovat valmiita toteuttamaan yhdessä loistavan projektin. Lue lisää projektien aloituskokouksista täältä.
