Kuinka valita resurssienhallintaohjelmisto: vuoden 2026 opas
Resurssien hallinta voi olla suhteellisen helppoa, kun organisaatio on pieni, mutta yrityksen kasvaessa saatat huomata resurssienhallintaohjelmiston auttavan sinua seuraamaan resurssien käyttöä paremmin.
Resurssienhallintaohjelmiston valitseminen on tärkeä päätös, sillä oikean ohjelmiston valinta tekee resurssien suunnittelusta paljon helpompaa.
Mitä resurssienhallintaohjelmisto on?
Resurssienhallintaohjelmisto on ohjelmistotyyppi, jolla hallitaan, seurataan, aikataulutetaan ja ennakoidaan projektin tiimin jäseniä ja muita resursseja. Sen avulla voit seurata resurssien saatavuutta ja käyttöasteita.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jos käytät tällä hetkellä yksinkertaista laskentataulukkoa tai muuta itse kehitettyä työkalua, olet todennäköisesti huomannut, että nämä järjestelmät voivat olla alttiita virheille, etenkin suurten tai monimutkaisten projektien parissa työskenneltäessä.
Erillinen resurssienhallintaohjelmisto ratkaisee monimutkaisuusongelman tarjoamalla yhden, keskitetyn käyttöliittymän resurssienhallintaan.
Mitä resurssienhallintaohjelmistolta kannattaa etsiä
Jos mietit, miten resurssienhallintaohjelmisto valitaan, ota huomioon seuraavat seikat:
- SaaS vai asennettava ohjelmisto
- Erillinen resurssienhallinta vai projektinhallintatyökalut
- Resurssienhallintaohjelmiston välttämättömät ominaisuudet
- Kolmannen osapuolen integraatiot
- Hinnoittelu
SaaS vai asennettava ohjelmisto
Monet suositut resurssienhallintatyökalut ovat pilvipohjaisia ratkaisuja, jotka tunnetaan myös nimellä ohjelmisto palveluna (SaaS). Näillä työkaluilla on useita selkeitä etuja:
- Koska ne toimivat selaimessa, niiden laitteistovaatimukset ovat vähäiset
- Mitään ei tarvitse asentaa eikä päivityksistä tarvitse huolehtia
- Pääset käsiksi tietoihin missä tahansa, kunhan sinulla on internetyhteys
- Varmuuskopioista ei tarvitse huolehtia
Pilviohjelmistojen käytössä on kuitenkin myös joitakin haittoja:
- Päivitykset tehdään palvelinpuolella, joten jos et pidä uudesta versiosta, et voi yksinkertaisesti kieltäytyä siitä
- Olet SaaS-palveluntarjoajan vastuulla tietoturvan suhteen, ja tietomurtojen riski voi olla suurempi
- Pilviratkaisut ovat usein edullisempia aloittaa, mutta koska ne perustuvat tilaukseen, saatat maksaa tuotteen koko käyttöiän aikana enemmän
Erillinen resurssienhallinta vai projektinhallintatyökalut
On tavallista, että projektinhallintaohjelmistoissa on joitakin ominaisuuksia resurssien ennakointiin tai resurssienhallintaan.
Keskisuurten tiimien projektipäälliköt, jotka haluavat vain yleiskuvan resurssien allokoinnista, saattavat pitää projektinhallintaohjelmistonsa ominaisuuksia riittävinä. Jotkin pienyritykset tai jopa suuremmat organisaatiot tietyillä palvelu- tai luovilla toimialoilla voivat pärjätä erinomaisesti esimerkiksi Microsoft Projectilla.
Jos kuitenkin työskentelet useiden projektien parissa, hallinnoit suuren organisaation resursseja tai sinulla on monimutkaisia resurssivaatimuksia, erillinen resurssien suunnitteluohjelmisto tai toimialakohtainen resurssienhallintaohjelmisto (kuten IT-resurssienhallintatyökalu tai rakennusalan resurssienhallintatyökalu) on hyödyllisempi.
Yleisesti ottaen erilliset työkalut tarjoavat paremmat ominaisuudet ennustamiseen, resurssienhallintaan, saatavuuden seurantaan ja kapasiteetin suunnitteluun useiden tiimien välillä.
Resurssienhallintaohjelmiston välttämättömät ominaisuudet
Joihinkin resurssienhallintaohjelmistojen yleisiin ominaisuuksiin, jotka kaikkien työkalujen tulisi sisältää, kuuluvat:
- Resurssikustannusten seuranta
- Tiimin jäsenten saatavuuden tarkastelu
- Työkuorman hallinta
- Integraatio projektisuunnittelutyökaluihin
- Kustannuslaskelmat (toteutuneet ja suunnitellut kustannukset)
- Tuntikirjaukset
- Resurssien ennustaminen
Organisaatiosi koosta ja projektisi laajuudesta riippuen saatat asettaa tietyt ominaisuudet muiden edelle.
Esimerkiksi toimistot tarvitsevat todennäköisesti kattavampia kustannusten seurantatoimintoja, kun taas suuremmat yritysorganisaatiot saattavat priorisoida ennustamisominaisuuksia, joiden avulla ne voivat suunnitella 6–8 kuukautta etukäteen.
Kolmansien osapuolten integraatiot
Sinulla saattaa jo olla käytössäsi työkaluja, jotka on integroitu tiiviisti työnkulkuusi. Saatat esimerkiksi käyttää Togglia ajanseurantaohjelmistona ja Monday.comia projektinhallinta- ja työnsuunnittelutyökaluna.
Parhaat työkalut tarjoavat kolmansien osapuolten integraatioita, joten ne voidaan ottaa helposti osaksi nykyistä työnkulkuasi. Kaiken saaminen toimimaan saumattomasti yhdessä saattaa edellyttää jonkin verran lisäkehitystä, mutta on tärkeää, että tieto kulkee sovelluksesta toiseen raportointia ja aikataulutusta varten.
Hinnoittelu
Resurssien suunnitteluohjelmistojen hinnoittelurakenteet voivat vaihdella huomattavasti. Kuten aiemmin mainittiin, SaaS-ratkaisut perustuvat yleensä tilaukseen, kun taas erilliset ohjelmistot voivat käyttää kertaluonteista lisenssimaksua, vaikka jatkuvasta tuesta ja päivityksistä saatetaan periä lisämaksuja. Jos budjettisi on rajallinen, tarjolla on myös muutamia vaihtoehtoja ilmaiseksi resurssienhallintaohjelmistoksi ja avoimen lähdekoodin resurssienhallintaohjelmistoksi.
Harkittaessa päätöstä SaaS-ratkaisujen ja paikallisesti asennettujen sovellusten välillä on otettava huomioon useita tekijöitä. SaaS-työkalujen tilausmalli voi helpottaa niiden käyttöönottoa, koska alkuinvestointi on pienempi.
Kannattaa käyttää hetki työkalun käytön kustannusten laskemiseen muutaman vuoden ajalta, jotta voit selvittää, voisiko kertaluonteinen hankinta säästää organisaatiollesi rahaa.
Jopa SaaS-maailmassa tilausmallit voivat vaihdella huomattavasti. Tarkista, peritäänkö maksu käyttäjää tai jopa projektia kohden. Suuret organisaatiot, jotka toteuttavat useita projekteja samanaikaisesti tai joiden useiden työntekijöiden on päivitettävä resurssitietoja sovelluksessa, saattavat huomata käyttäjäkohtaisen lisensoinnin muuttuvan nopeasti kalliiksi.
10 parasta resurssienhallintaohjelmistoa
Aloita organisaatiollesi parhaiten sopivan resurssienhallintaohjelmiston etsiminen tästä. Pidä edellä mainitut seikat mielessä ja laadi alla olevista vaihtoehdoista suppea lista.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Resurssienhallintaohjelmisto toimii vain, jos tiimisi käyttää sitä
Ennen kuin päätät, minkä resurssienhallintaohjelmiston tai resurssien ajoitusohjelmiston otat käyttöön, keskustele projektivastaaviesi ja sitä käyttävien tiimin jäsenten kanssa.
