Näin aloitat projektit paremmin asiakkaidesi kanssa

Asiakkaaseen yhteyden ottamisen ja tapaamisen tarkoituksena ennen ”varsinaista” aloituskokousta on yhdenmukaistaa odotukset erillään mahdollisesti paljon poliittisemmasta ”varsinaisesta” aloituskokouksesta. Tämä on tilaisuus luoda yhteys asiakkaaseen, välittää olennaisia projektiin ja tiimiin liittyviä tietoja sekä hankkia mahdollisimman paljon asiaankuuluvaa tietoa ennen aloituskokousta, jotta sen asialistaa voidaan tarkentaa. Keskustelussa tulisi keskittyä siihen, miten tulette työskentelemään yhdessä, sekä odotusten asettamiseen ja yhdenmukaistamiseen mahdollisimman pitkälle.

Esimerkki asiakasprojektia edeltävän aloituskokouksen asialistasta

Katso videoltamme lyhyt katsaus asialistaan:

Pre-Client Kickoff Meeting Agenda | 10 Things You Should Know

Vaikka jokaisen projektin asialistaa on muokattava projektikohtaisesti, on hyödyllistä varmistaa, että käsittelet ainakin joitakin näistä perusasioista. Tässä on suuntaa-antava aikataulu, jonka avulla voit sovittaa tämän 60 minuutin kokoukseen:

• Esittelyt – hieman lämmintä ja rentoa jutustelua (5 min)
• Projektitiimien läpikäynti – kuka vastaa mistäkin? (3 min)
• Hyväksymisprosessi – miten ja kenen toimesta tuotokset hyväksytään? (3 min)
• Työn laajuuden läpikäynti – mitä teemme, milloin ja miten, ja mitä tuotamme? (20 min)
• Riskien, ongelmien ja muutosten hallinnasta keskusteleminen – millainen asiakkaan suhtautuminen ja lähestymistapa on riskien ja muutosten hallintaan? (3 min)
• Raportointi – miten seuraamme ja viestimme projektin etenemisestä ja kenelle? (3 min)
• Yhteistyö – mitä työkaluja käytämme työskennellessämme yhdessä? (3 min)
• Aineistot – mitä tarvitsemme päästäksemme alkuun? (5 min)
• Aloituskokouksen asialista – mistä keskustelemme asiakkaan aloituskokouksessa? (5 min)
• AOB – onko vielä jotain muuta, josta meidän täytyy keskustella? (5 min)

1. Esittelyt – hieman lämmintä ja rentoa jutustelua (5 min)

Jos asiakas ei ole ottanut koko projektitiimiä mukaan, tämä on tilaisuus käydä hieman henkilökohtaisempaa keskustelua, jotta voitte johtaa projektia paremmin ja välttyä ikäviltä yllätyksiltä. Tavoitteena on tutustua asiakkaaseen projektin ulkopuolella ja alkaa rakentaa suhdetta sekä luottamusta, jotka kehittyvät ajan myötä ja kantavat teidät projektin ylä- ja alamäkien läpi.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Projektitiimien läpikäynti – kuka vastaa mistäkin? (3 min)

”Varsinaisessa” aloituskokouksessa projektitiimin kanssa käydään vielä läpi roolit ja vastuualueet, joten projektitiimistä keskustelemisen tarkoituksena on yrittää saada ja jakaa tietoa tiimin toimintadynamiikasta.

Yrität saada kulissien takaista tietoa siitä, ketkä osallistuvat projektiin ja missä määrin. Haluat tietää, mikä on paras tapa toimia heidän kanssaan, jotta he auttavat projektin edistämisessä. On todella hyödyllistä ymmärtää, ketkä saattavat olla projektin liittolaisia tai tukijoita ja ketkä todennäköisimmin aiheuttavat ongelmia.

Se on myös tilaisuus myydä asiakkaalle projektille varaamasi resurssit, jotta hän voi luottaa tiimiin, joka osallistuu asiakkaan aloituskokoukseen. Kun annat hänelle hieman kurkistusta tiimisi kulissien taakse, hän toivottavasti vastavuoroisesti kertoo niiden henkilöiden persoonallisuuksista, jotka voivat vaikuttaa projektiin joko myönteisesti tai kielteisesti.

3. Hyväksymisprosessi – miten ja kenen toimesta tuotokset hyväksytään? (3 min)

Kun projektitiimien jäsenet on käyty läpi ja tiimi tunnistettu, siirtyminen hallintomalliin on helppoa: seuraavaksi voidaan käsitellä sitä, kenen täytyy hyväksyä mikäkin projektin aikana. On tärkeää täsmentää SoW:n perusteella, mitä hyväksymisestä on oletettu aikataulun ja tarkistuskierrosten osalta.

Yrität selvittää asiakkaalta, toimiiko SoW:ssa oletettu prosessi käytännössä. Onko aikataulu riittävän pitkä? Onko SoW:ssa huomioitu riittävästi tarkistuskierroksia? Onko joidenkin tiimin jäsenten kanssa vaikea sopia kokous- tai hyväksymisaikoja? Ovatko he lomalla projektin aikana?

4. SoW:n tarkistus – mitä teemme, milloin ja miten, ja mitä tuotamme?

Kaikista asialistan kohdista tämä on todennäköisesti tärkein yhteisen tilannekuvan luomiseksi, joten siihen kannattaa käyttää huomattava osa ajasta. Varsinaiseen aloituskokoukseen on mentävä niin, että tämä on käsitelty yksityiskohtaisesti ja odotukset ovat yhtenevät.

Tämä on tilaisuus käydä asiakkaan kanssa luonnosvaiheessa oleva SoW yksityiskohtaisesti läpi. Se tarkoittaa projektin toteutustavan, suoritettavien toimenpiteiden ja niiden laajuuden (ehdotetun budjetin ja aikataulun puitteissa) sekä tuotosten läpikäyntiä. On tärkeää tuoda esiin tarkistuskierrokset, riippuvuudet ja oletukset, jotta teillä on yhteinen näkemys siitä, mitä projekti lopulta tuottaa.

Jos jätät SoW:ta koskevan keskustelun varsinaiseen asiakkaan aloituskokoukseen, tilanne voi muuttua ikäväksi – suuren asiakastiimin mielipiteidenvaihto siitä, mitä kuuluu projektin laajuuteen ja mitä ei, ei yleensä ole kaunista katsottavaa. Laajuutta koskevat keskustelut kannattaa käydä pienissä asiakastapaamisissa, joissa voitte keskustella asiasta ilman, että tilaisuus muuttuu pyöreän pöydän väittelyksi.

5. Keskustelkaa RAIDista (riskit, oletukset, ongelmat, riippuvuudet) ja muutostenhallinnasta – millainen asenne ja lähestymistapa asiakkaalla on riskien ja muutosten hallintaan? (3 min)

Kun SoW:ta koskeva keskustelu alkaa olla valmis, kannattaa asiakkaan kanssa keskustella hänen mieltymyksistään riskien ja ongelmien käsittelyssä sekä hänen suhtautumisestaan muutoksiin. Jos mahdollista, valmistele ennen kokousta riski- tai RAID-loki ja käy se osana keskustelua läpi. Haluat luoda heti alusta alkaen odotuksen siitä, että riskien ja ongelmien tunnistamisesta ja niihin vastaamisesta ollaan avoimia ja että niitä käsitellään yhteistyössä.

Hyödyt siitä, että selvität asiakkaalta, kuinka paljon budjetissa on liikkumavaraa. Hyvä tapa muotoilla asia on kysyä asiakkaalta, onko projektin suunnan muuttamiseen käytettävissä lisäbudjettia, jos uusia mahdollisuuksia ilmenee – esimerkiksi ylimääräisiin suunnittelun kehityskierroksiin, ominaisuuksien toteuttamiseen tai käyttäjätestaukseen. Teillä on oltava yhteinen ymmärrys siitä, toivotaanko heidän

Muista myös keskustella varabudjetin käytöstä ja sopia yhteisesti, mihin varabudjetti on tarkoitettu ja miten sitä voidaan käyttää: onko se riskeihin ja ongelmiin tarkoitettu budjetti vai käytetäänkö sitä pieniin muutoksiin projektin edetessä? Suosittele lähestymistapaa sen perusteella, miten mielestäsi sitä pitäisi käyttää, jotta on selvää, mitä teet, kun projektissa ilmenee jotain sellaista, johon et ollut varautunut.

6. Raportointi – miten seuraamme ja viestimme projektin etenemisestä ja kenelle? (3 min)

Projektin etenemisen seuraaminen edellyttää tilanneraporttia, joka osoittaa projektin budjetin, aikataulun, tehtävien ja virstanpylväiden tilanteen. Samoin kuin sinun on valmistauduttava esittelemään, miten aiot hallita riskejä, on hyödyllistä valmistella tilanneraportti, jonka voit jakaa asiakkaalle ja jonka avulla voit varmistaa, että sen muoto ja yksityiskohtaisuus sopivat hänelle.

Tilanneraportin muodon ja yksityiskohtien saaminen kohdalleen voi olla tärkeää, koska se liittyy yleensä laskutukseen. Sinun on varmistettava, että asiakas saa jatkuvasti oikean määrän yksityiskohtaista tietoa, jotta hän ei viivytä laskujen maksamista. Seuraa tätä varten budjettia tilanneraportissa ja ilmoita tulevan laskun määrä sekä se, milloin se laskutetaan.

Sopikaa tilanneraportin jakelulistasta, jotta kaikki, joiden on pysyttävä ajan tasalla, saavat tietoa projektinne tapahtumista. Raportti kannattaa aina jakaa hieman laajemmalle yleisölle kuin olisi ehdottomasti tarpeen, jotta suunnitelmien mennessä pieleen kukaan ei voi väittää, ettei ollut tietoinen asiasta. Asiakasraportointiohjelmisto voi myös auttaa automatisoimaan tätä jossain määrin ja poistaa tarpeen tehdä tämä päätös jokaisen laatimasi tilanneraportin yhteydessä.

7. Yhteistyö – mitä työkaluja käytämme yhdessä työskentelyyn? (3 min)

Useimmilla projektipäälliköillä ja tiimeillä on määriteltynä oletusarvoinen yhteistyötyökalujen kokonaisuus. Käytittepä sitten Basecampia tai Jiraa, Trelloa tai Businessmapia (entinen Kanbanize), suunnitelkaa tiimin kanssa, miten työskentelette yhdessä, jotta voitte kertoa asiakkaalle, mitä aiotte käyttää ja miten aiotte käyttää näitä työkaluja. Tarkistakaa sitten asiakkaalta, että hän on tyytyväinen valittuun työkalukokonaisuuteen ja pystyy käyttämään alustaa tiedostojen, tietojen ja tilannepäivitysten jakamiseen sekä projektia koskevien keskustelujen käymiseen.

Lue lisää: Tarvitsetko apua kasvavan asiakasluettelosi hallintaan? Tutustu parhaisiin asiakastietokantaohjelmistoihin.

8. Aineistot – mitä tarvitsemme päästäksemme alkuun? (5 min)

Ennen kuin projektit voivat kunnolla alkaa, tarvitaan aina kaikenlaista ”tavaraa”. Laadi luettelo kaikista asioista, joita sinun on muistettava pyytää asiakkaalta, jotta pääsette alkuun. Aseta asiat tärkeysjärjestykseen, jotta asiakas voi käsitellä ensin kriittisimmät kohdat.

• Kirjautumistiedot – CMS, analytiikka, sosiaalinen media, kuvakirjastot
• Brändi – logot, fontit, tyylioppaat, mallipohjat
• Tietovarasto – sivustotiedostot, tietokannat
• VPN – asiakkaan intranetiin pääsyä varten
• Laskutus – kenen puoleen heidän tulee kääntyä? Kuka hyväksyy laskut?

9. Aloituskokouksen esityslista – mistä keskustelemme asiakkaan aloituskokouksessa? (5 min)

Tämä on tilaisuus käydä läpi ”varsinaisen” aloituskokouksen esityslista. Siinä missä asiakkaan kanssa pidettävä ennakkopalaveri tarjoaa mahdollisuuden yhteisen lähtötilanteen määrittämiseen, ”varsinaisen” aloituskokouksen tarkoituksena on muodostaa käsitys projektin laajemmasta kontekstista ja tekijöistä, jotka vaikuttavat sen onnistumiseen.

Tutustu asiakkaan aloituskokousta käsittelevään oppaaseen, mutta pääpiirteissään aloituskokouksen esityslistalla tulisi olla seuraavat asiat.

• Esittelyt – ketkä työskentelevät projektissa ja mikä heidän roolinsa on? (15 min)
• Projektin tausta – miten tämä toimeksianto liittyy laajempaan strategiaan ja muihin projekteihin? (10 min)
• Projektin briiffaus – mikä on liiketoimintaongelma ja asiakkaan tarve? (30 min)
• Onnistuminen – miten tiedämme onnistuneemme ja mikä on aiemmin epäonnistunut? (10 min)
• Projektinhallinta – käydään läpi aikataulu, toimitukset, roolit, raportointi, arvio ja muutostenhallinta (10 min)
• Muut asiat – mitä emme ole käsitelleet, mutta meidän pitäisi? (10 min)
• Seuraavaksi – mitä seuraavaksi tehdään, jotta projekti etenee? (5 min)

10. Muut asiat – onko vielä jotain, mistä meidän pitäisi keskustella? (5 min)

Päättäkää keskustelu selkeästi määriteltyihin seuraaviin vaiheisiin ja antakaa asiakkaalle mahdollisuus ottaa esiin kaikki asiat, joita hän haluaa vielä käsitellä. Usein jo kysymys ”Onko vielä jotain, mitä meidän pitäisi tietää?” saa asiakkaat kertomaan asioista, joita he eivät aiemmin maininneet mutta jotka on hyvä tietää.

Lopuksi päättäkää keskustelu hyväntuulisesti. Palatkaa alussa aloittamaanne rentoon jutusteluun – se on tilaisuus luoda yhteyttä ja tutustua heihin paremmin; selvittäkää, mistä he pitävät työn ulkopuolella, mitä he tekevät viikonloppuisin, mitä he katsovat Netflixistä tai mistä urheilusta he ovat kiinnostuneita. Näin tutustutte heihin yksilöinä ja teillä on seuraavalla yhteydenottokerralla jotain, mistä keskustella.

Vinkki

Mitä paremmin valmistelet projektin onnistumista varten, sitä tyytyväisempiä asiakkaasi ovat projektin lopputuloksiin. Tämä on erittäin tärkeää asiakassuhteiden säilyttämisen ja toimistosi kasvun kannalta.

 

Voit myös hyötyä toimistosi maineenhallintaohjelmistosta.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.