Kuinka kirjoittaa projektiehdotus (konkreettisen esimerkin avulla)
Se on tuttu kuvaelma, yhtä vanha kuin projektit ja projektiehdotuksetkin: projektipäälliköt repivät hiuksiaan, koska myyntitiimi myi jotain, jonka toteuttaminen oli mahdotonta, kun taas myyntihenkilöt repivät hiuksiaan, koska tiimin laatima suunnitelma on liian kallis, jotta työ voitaisiin voittaa.
Monet meistä ovat hyväksyneet tämän asioiden luonnollisena järjestyksenä jo vuosien ajan. Mutta olen täällä kertomassa, ettei sen tarvitse olla niin.
Tässä artikkelissa yhdistämme kilpailevat voimat ja johdatamme ne samaan suuntaan antamalla sinussa olevalle projektipäällikölle valmiudet muotoilla projekti- tai liiketoimintaehdotus, joka on yhtä vakuuttava kuin toteuttamiskelpoinen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kun olet lukenut tämän artikkelin, osaat:
- Kääriä hihat ja tarttua luottavaisesti mihin tahansa projektiehdotuksen elinkaaren vaiheeseen
- Toimia siltana myyntitiimin ja toteutustiimien välillä
- Ansaita liiketoiminnan kehittämisen kollegoidesi kunnioituksen ja luottamuksen samalla, kun säilytät projektinhallinnan kollegojesi kunnioituksen ja luottamuksen?
Projektiehdotusten työkalut
Tässä on luettelo hyödyllisistä projektiehdotusohjelmistoista – nämä ovat parhaita työkaluja ehdotusten nopeaan kirjoittamiseen ja hyväksymisprosessin hallintaan.
Nämä tarjoavat paljon enemmän toiminnallisuuksia kuin pelkkä ehdotusmalli, ja ne on suunniteltu auttamaan myynti- ja asiakkuudenhallintatiimejä vastaamaan tarjouspyyntöihin, laatimaan tarjouksia, allekirjoittamaan asiakirjoja verkossa sekä hallitsemaan hyväksyntöjä ja sopimuksia.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Jos haluat tutustua muihin vaihtoehtoihin, katso tämä RFP-ohjelmistojen luettelo.
Riippumatta siitä, käytätkö liiketoimintaehdotusohjelmistoa, sinun on silti osattava kirjoittaa ehdotus. Jatka lukemista saadaksesi tietää, mitä ehdotukseen tulee sisällyttää ja miten sellainen kirjoitetaan.
Mikä on projektiehdotus?
Tässä yhteydessä määritellään projektiehdotus asiakirjaksi, joka toimitetaan sisäiselle toimeksiantajalle, asiakkaalle tai potentiaaliselle asiakkaalle ja jossa perustellaan, miksi tiimisi tulisi toteuttaa palvelukokonaisuus tai työn laajuus.
Ehdotus on tärkeä, koska se osoittaa, miksi projektisi sopii asiakkaalle parhaiten. Ehdotus laaditaan ennen projektin alkamista, yleensä sinun ja asiakkaan välisten keskustelujen jälkeen.
Joskus vastaat tarjouspyyntöön (RFP), jolloin kilpailet muiden organisaatioiden kanssa potentiaalisen asiakkaasi huomiosta.
Miten valitsen oikean ehdotusmuodon?
Ehdotuksen muoto voi vaihdella suuresti uuden projektin luonteen ja ehdotusprosessin muodollisuuden mukaan. Jotkin tiimit käyttävät erityisiä ehdotusohjelmistoja, kun taas toiset ehdotukset ovat yksinkertaisesti huolellisesti laadittuja sähköposteja tai suuria täytettäviä laskentataulukoita.
Paras neuvo, jonka voin antaa, on tämä: jos ehdotuksen muoto on määritelty (esimerkiksi jos se on RFP:n vaatimus), käytä kyseistä muotoa. Toki seinänkokoiseksi ajatuskartaksi avautuva esite tekee sinusta mieleenpainuvan, mutta se voi johtaa hylkäämiseesi.
Muussa tapauksessa suosittelen tutustumaan yleisöösi, jotta saat käsityksen siitä, suosivatko he tiiviyttä ja keskustelua vai perusteellista kerrontaa. Ensin mainittu voi edellyttää lyhyttä, 5–10 dian esitystä. Jälkimmäinen saattaa vaatia paljon laajemman, lukuihin jaetun asiakirjan.
Projektiehdotuksen kirjoittaminen viidessä vaiheessa
Heti kun sinua pyydetään johtamaan ehdotuksen laatimista tai tukemaan sitä, projektipäällikön ajattelusi keskittyy todennäköisesti lähes välittömästi kahteen tavoitteeseen: saada ehdotus toimitettua ajoissa ja varmistaa, että ehdotus kuvastaa jotain sellaista, jonka kollegasi ja tiimisi todella pystyvät toteuttamaan.
Alat vaistomaisesti kaivaa esiin prosessiasiakirjojasi, riskienhallintastrategioitasi ja julkaisun tarkistuslistoja, mutta olet vieraalla alueella.
Hyvä uutinen on, että kun ehdotus laaditaan oikein, sen elinkaari muistuttaa projektin elinkaarta. Ehdotusprosessi etenee yleensä seuraavasti:
Onnistuneen ehdotuksen laatimisprosessi voidaan jakaa viiteen perusvaiheeseen.
1. Arvioi, sopiiko tilaisuus organisaatiollesi
Ensimmäinen vaihe on tunnistaa tilaisuudet, joista voit laatia vahvat liiketoimintaperusteet ja jotka sopivat myös tiimille.
Tilaisuudet voidaan tunnistaa ulkoisesti (esimerkiksi ostajan julkaisemasta tarjouspyynnöstä) tai sisäisesti (esimerkiksi silloin, kun asiakkuustiimi tai toteutustiimi havaitsee projektin tarpeen ja haluaa edistää sitä oma-aloitteisesti). Todellinen taito piilee kuitenkin arviointiprosessissa.
Tilaisuuden arvioimiseksi sinun on perehdyttävä vaatimuksiin perusteellisesti ja arvioitava niitä organisaatiosi kyvykkyyksien, kulttuurin ja strategian näkökulmasta. Monet myyntitiimit käyttävät arviointimatriisia tai pisteytystaulukkoa arvioidakseen ja priorisoidakseen tilaisuuksia määrällisesti.
Näissä pisteytystaulukoissa voidaan esittää kysymyksiä tilaisuuden voitettavuudesta, toteutettavuudesta ja houkuttelevuudesta, ja niiden perusteella voidaan muodostaa numeerinen pistemäärä.
Kaiken kaikkiaan ajatuksena on käyttää arviointiprosessia päätöksenteon tukena sen määrittämiseksi, lähdetäänkö tilaisuutta tavoittelemaan vai ei.
Päätös tulisi tehdä organisaatiosi asiaankuuluvien vastuuhenkilöiden kesken, jotta tavoittelette vain sellaisia tilaisuuksia, jotka voitte voittaa, jotka pystytte toteuttamaan ja jotka todella haluatte alun perinkin.
2. Suunnittele voittava strategiasi
Jos päätös on tavoitella tilaisuutta, seuraava vaihe on laatia suunnitelma ehdotuksen toteuttamiseksi. Mikä on voittava strategia? Kuka on ehdotuksen laativa tiimi, ja mitkä ovat sen roolit ja vastuut? Millainen työsuunnitelma ehdotuksen laatimista ja toimittamista varten tarvitaan?
Tässä vaiheessa on tärkeää perehdyttää tiimi asianmukaisesti, asettaa odotukset selkeästi ja koota tiimi yhteen strategian luomiseksi. Jos kyseessä on kilpailtu tilaisuus, pyri tuntemaan kilpailijasi ja suhtaudu realistisesti asemaasi markkinoilla.
Jos verkostossasi on henkilöitä, jotka tuntevat ostajan, ota heihin yhteyttä. Selvitä, mikä on ostajaorganisaatiolle tärkeää, jotta saat taustatietoa: tutustu vuosikertomuksiin, tarkista johtoryhmän uudet nimitykset ja selvitä, missä yhteydessä organisaatio on viime aikoina ollut uutisissa.
Laatikaa yhdessä muutama voittoteema — lausuma siitä, miksi tiimisi tulisi valita sen perusteella, mikä on tärkeää ostajalle tai päätöksentekijälle — ja rakentakaa prosessi, jolla nämä teemat kulkevat läpi koko ehdotuksen.
Lopuksi haluatte sopia ehdotetun projektin pääpiirteittäisestä lähestymistavasta sekä itse ehdotuksen laatimisen työsuunnitelmasta.
Varmista, että ehdotustiimi pystyy varaamaan aikaa ehdotuksen laatimiseen, jotta ette jää pulaan määräajan lähestyessä. Sovi säännölliset kokoukset edistymisen seuraamiseksi ja sisällön työstämiseksi yhdessä. Suunnitelkaa sitä kuin projektia!
3. Luo vahva lähestymistapa ja ehdotusasiakirja
Itse ehdotuksen laatiminen on iteratiivinen prosessi, joka — täydellisessä maailmassa — etenee rinnakkain iteratiivisen arviointiprosessin kanssa. Tämä auttaa löytämään tasapainon parhaan lähestymistavan kehittämisen ja asiantuntijoiden kanssa tehtävän jatkuvan todellisuustarkistuksen välillä.
Ehdotusta laadittaessa projektinhallintataitosi ovat tervetullut lisä mihin tahansa ehdotustiimiin. Koska pystyt johtamaan rajauksen ja estimoinnin prosessia sekä muuttamaan riskit ja epäselvyydet oletuksiksi, sinulla on hyvät edellytykset tuoda yhtenäisyyttä kohtaamiisi erilaisiin ja toisinaan ristiriitaisiin näkemyksiin.
Samaan aikaan ehdotuksen muiden osien on alettava muodostua:
- Asiakastapaukset on koottava tarkoituksenmukaiseksi kokonaisuudeksi
- Ehdotettujen tiimin jäsenten esittelytekstit on hankittava ja mukautettava
- Suositusten antajiin on otettava yhteyttä luvan saamiseksi
- Uudet tiimin jäsenet on perehdytettävä
- Sisältöosuudet on oikoluettava, muokattava ja hiottava yhtenäiseksi tekstiksi, jolla on yksi selkeä viesti
4. Tarkista iteratiivisesti ja suorita huolellinen selvitys
Kun laadit ehdotusta, varmista, että esittelet luonnokset tarkistajille prosessin aikana: käy projektin laajuus ja lähestymistapa läpi aihealueen asiantuntijoiden, johtoryhmäsi, lakitiimisi ja erityisesti ehdotuksen lopullisen hyväksynnän antavan henkilön kanssa.
Kuten edellä mainitsin, tämä kannattaa toteuttaa iteratiivisena prosessina: luo, tarkista, toista. Tähän on kaksi syytä: tarkistamisen jättäminen loppuun rajoittaa saamasi palautteen laatua ja aiheuttaa riskin, ettei ehdotusta hyväksytä toimitettavaksi ilman merkittäviä viime hetken muutoksia.
Iteratiivinen menetelmä auttaa rakentamaan yhteisymmärrystä prosessin aikana, valmistelee ehdotuksesi lopullista hyväksyntää varten ja kokoaa arvokasta palautetta erilaisista näkökulmista, joiden ansiosta ehdotuksesi on mahdollisimman vahva.
5. Toimita ehdotus ja valmistaudu seuraaviin vaiheisiin
Ehdotuksen toimittaminen on muutakin kuin lähetyspainikkeen painamista: tarvitset perusteellisen suunnitelman. Tämä ei ole paikka epäselvyyksille. Tarkista toimittamista koskevat vaatimukset kolmesti ja varmista käytännön järjestelyt. Oikolue teksti ja tarkista luvut.
Toimitetaanko ehdotus painettuna? Jos toimitetaan, kuinka monta kappaletta tarvitaan? Kuka tulostaa postituskuoret? Jos kyseessä on digitaalinen toimitus, testaa PDF-vienti hyvissä ajoin etukäteen, jotta tiedät, että tiedosto voidaan lähettää sähköpostitse.
Kun ehdotus on toimitettu, varmista, että saat vahvistuksen sen vastaanottamisesta. Älä kuitenkaan rentoudu liian pitkäksi aikaa — tarina ei pääty tähän. Seuraaviin vaiheisiin valmistautuminen on ratkaisevan tärkeää. Valmistele tiimi suullisia esityksiä tai tarkentavia kysymyksiä varten.
Päivitä ohjeistus sitä mukaa, kun laajuudesta neuvotellaan. Seuraa ehdotettuja tiimin jäseniä, jotta tiedät, ovatko he käytettävissä projektin käynnistyessä.
Kuten mikä tahansa projekti, tämäkään prosessi ei aina suju täydellisesti! Jos haluat selviytyä yleisistä ehdotuksiin liittyvistä haasteista tai välttää niitä, harkitse DPM-jäseneksi liittymistä ja osallistu Projektiehdotusten hallinta -minikurssillemme!
Esimerkki projektiehdotuksesta
Kuten aiemmin mainittiin, projektiehdotuksesi tarkka rakenne ja sisältö vaihtelevat mahdollisuuden ja toimeksiannon vaatimusten mukaan. Paras neuvo, jonka voin antaa, on kuitenkin rakentaa ehdotus sen perusteella, mikä on yleisöllesi tärkeää, ei sen perusteella, mikä on sinulle tärkeää.
Jokaisen osion tulisi edistää yhtenäisten menestystekijöiden saavuttamista. Tee taustatyötä ja selvitä, mikä on tärkeää projektin sidosryhmille ja päätöksentekijöille sekä koko organisaatiolle.
Projektiehdotusmalli
Lataa mallisi tästä ja käytä tätä opasta sen täyttämisen aikana – tämän artikkelin näkemykset auttavat sinua luomaan erittäin vahvan projektiehdotuksen.
Edellä olevaa ei tulisi käyttää ehdottomana projektiehdotusmallina, joten halusin esitellä sinulle projektiehdotuksen rungon, jota pidän melko tyypillisenä lyhyenä ehdotuksena johtoryhmälle. Tässä ovat lähtökohdat:
- Ostaja saa ehdotuksen ennakkolukuna, mutta pääsemme esittelemään sen hänelle.
- Ostaja koostuu useista johtajista, jotka edustavat liiketoiminnan eri osa-alueita.
- Tämä ei ole uusi asiakas. Meillä on jo olemassa oleva suhde ostajaan, ja hän on pyytänyt tätä ehdotusta.
- Ostaja haluaa kuulla mieluummin siitä, mitä teemme hänen hyväkseen, kuin pätevyydestämme.
Tässä on edellä kuvattuihin lähtökohtiin perustuva esimerkkirakenne:
1. Tiivistä ehdotuksesi ja pätevyytesi ytimekkääseen johdantoon tai tiivistelmään
Ensimmäinen sivu ei välttämättä ole ensimmäinen luettava sivu, mutta tiivistelmä auttaa välittämään keskeiset asiat henkilölle, joka aikoo lukea vain ensimmäisen sivun ja hintalapun.
Käytä 1–2 virkettä kunkin seuraavan keskeisen kohdan selittämiseen: ymmärryksesi haasteesta, lähestymistapasi, miksi tiimisi sopii tehtävään, miten työskentelet heidän tiiminsä kanssa ja seuraavat vaiheet.
2. Osoita ymmärtäväsi ongelman tai haasteen
Siirtyessäsi ehdotuksen varsinaiseen sisältöön on usein hyvä aloittaa ongelman ja projektin taustan uudelleenmäärittelyllä.
Perusteluni on, että lukijasi haluavat todennäköisesti kuulla ensin itsestään eivätkä sinusta. Sen lisäksi, että osoitat ymmärtäväsi tilanteen, pyri osoittamaan ymmärtäväsi, miten ostajan liiketoiminta toimii sekä millaisia laajempia vaikutuksia projektilla on.
Tee selväksi, että ymmärrät ehdotetun projektin laajuuden ja tavoitteet – kerro oletuksesi.
3. Kuvaa yleisellä tasolla, miten lähestymistapasi ratkaisee ongelman
Kun haluat päästä suoraan asiaan, on hyvä seurata haasteen ymmärtämisen kuvausta ehdotetulla visiolla siitä, miten aiot ratkaista haasteen.
Tämä on yleensä yleisluontoinen kuvaus lähestymistavastasi, joka vastaa enemmän kysymykseen ”miksi” kuin kysymyksiin ”mitä” tai ”miten”. Tyypillisesti korostamme lähestymistapamme liiketoiminta-arvoa ja sitä, millaisia konkreettisia tuloksia saisimme aikaan ostajalle hänen tarpeeseensa nähden.
Esittele lähestymistapasi yleisluontoinen kokonaiskuva ja selitä, ”miksi” päätit omaksua juuri tämän lähestymistavan.
4. Kuvaa lähestymistapasi ja projektisuunnitelmasi yksityiskohtaisesti
Tässä lyhyemmässä muodossa haluamme näyttää suunnitelmastamme vain sen verran yksityiskohtia, että keskustelu voi alkaa (mutta varmista, että sinulla on kaikki yksityiskohtaiset vastaukset, kun esittelet sen!).
Tähän sisältyy usein yleisluontoinen aikataulu, jossa esitetään keskeiset vaiheet, virstanpylväät sekä tuotokset tai tulokset. Mukana voi olla Gantt-kaavio, tai siinä voidaan vain kuvata laajempia ajanjaksoja. Yleensä kehystämme tämän tuotettavan arvon (”miksi”) emmekä pelkästään tehtävien asioiden (”mitä” ja ”miten”) kautta.
5. Esittele tiimi: kuka tekee mitä ja miksi he ovat parhaat henkilöt tehtävään?
Joillekin ostajille tiimi on yhtä tärkeä kuin lähestymistapa. Olettaen, että esität vahvan ja pätevän tiimin, korosta erityisiä pätevyyksiä, jotka tekevät heistä tämän tehtävän huippuosaajia, ja kuvaa, millaisen panoksen he tuovat projektiin.
6. Osoita, että olet tehnyt tämän aiemmin
Asiaankuuluvat tapaustutkimukset voivat vahvistaa ehdotuksesi vakuuttavuutta. Epäolennaiset tapaustutkimukset voivat vain aiheuttaa hämmennystä. Jos mahdollista, sisällytä tapaustutkimuksia, jotka täyttävät vähintään kaksi seuraavista kriteereistä, äläkä epäröi kertoa lukijoillesi selkeästi, miksi tapaustutkimus on heille relevantti:
- Projekti, jolla on samankaltainen laajuus tai lähestymistapa
- Projekti, joka on toteutettu samantyyppiselle organisaatiolle ja vertailukelpoisessa mittakaavassa
- Projekti, jossa käytettiin samaa tiimiä, jota ehdotat tähän projektiin
- Projekti, josta sinulla on vahva, kokenut ja tavoitettavissa oleva suosittelija
7. Esitä oletuksesi ja se, mitä tarvitset lukijoiltasi onnistuaksesi
Tässä vaiheessa et todennäköisesti halua pelästyttää ostajaasi erittäin yksityiskohtaisilla oletuksilla, mutta haluat kertoa arviosi perusteista ja samalla luoda pohjan sille, mitä tarvitset ostajaltasi onnistuaksesi.
Suosittelen sisällyttämään osion ”Mitä tarvitsemme sinulta”, jossa mainitaan esimerkiksi pääsy tietoihin ja aiempaan tutkimukseen, nimetty yhteyshenkilö koko projektin ajaksi, pääsy järjestelmiin ja dokumentaatioon, tiimin osallistuminen joka toinen viikko järjestettäviin suunnittelu- ja arviointitapaamisiin sekä muuta vastaavaa.
8. Esitä kustannukset niiden tuottaman arvon yhteydessä
Urani alkuvaiheessa tein usein suuren virheen: laitoin sivulle yksinkertaisesti kustannuserittelyn ilman mitään kontekstia.
Ostajat reagoivat väistämättä jollakin tavalla hintaan, ja paras tapa vastata tähän on esittää kustannukset suhteessa niiden tuottamaan arvoon. Tiivistä kokonaisuus tällä sivulla: mitä ostajasi pyysi, mitä arvoa tuotat ja mikä tämän arvon hinta on.
9. Sisällytä tarvittaessa lisätiedot liitteeseen
Jos haluat sisällyttää tietyille lukijoille tarkoitettuja täydentäviä yksityiskohtia, sijoita ne liitteeseen ja nimeä liite selkeästi.
Liite voi sisältää ajatusjohtajuutta käsittelevää sisältöä, yksityiskohtaisen kuvauksen menetelmästäsi, yleiskatsauksen yrityksestäsi ja sen johtamisrakenteesta, tilinpäätöstietoja, lähestymistapasi kestävyyteen ja yritysvastuuseen, palkintoja ja muuta vastaavaa.
Nämä voivat olla joillekin lukijoille tärkeitä, mutta ne eivät ole keskeinen osa perusteluasi. Älä lisää tarpeettomasti lukijoidesi kognitiivista kuormaa.
Asiantuntijan neuvo: Näin saat projektiehdotuksesi erottumaan
Älä piilota budjettiasi toimitettavien tuotosten joukkoon
Jason Swenk, jonka ehdotuksista hyväksytään vaikuttavat 80 %, suosittelee myös erottamaan hinnoittelun ehdotuksen toimitettavien tuotosten osiosta.
Hinnasta puhuminen voi tuntua epämukavalta, mutta se ansaitsee oman osionsa. Kun ujautat hinnan toimitettavien tuotosten yhteyteen, siirrät asiakkaan huomion pois siitä, mitä voit tehdä hänen hyväkseen. Haluat asiakkaan kuvittelevan, mitä voitte saavuttaa yhdessä, ei sitä, kuinka suuren osan hänen budjetistaan kustannat.
Osoita arvosi asiakkaallesi aiempien onnistumisten avulla
Liiketoimintavalmentaja Nathan Ingram sanoo, etteivät ehdotukset sisällä määrittelytyötä. ”Et koskaan luonnostelisi asiakkaalle etusivua ennen kuin hän on maksanut sinulle, vai mitä?” Jos asiakas haluaa todisteita pätevyydestäsi, tarjoa sen sijaan esimerkkejä ja suosittelijoita.
Määritä asiakkaasi ongelmalle hinta
Ole vakuuttava. Vuoden 2009 Project Management Instituten konferenssissa Eddie Merla sanoi, että ”joskus käsite voidaan esittää asianmukaisesti, mutta hankkeen perustelu on heikko.”
Sinun on rakennettava vakuuttava argumentti konseptin toimivuuden osoittamiseksi, jotta hanke voi edetä. Yksi tapa lähestyä asiaa on määrittää ongelmalle hinta. Asiakkaat ovat huomattavasti motivoituneempia etenemään, jos he uskovat nykyisen ongelman aiheuttavan heille kustannuksia.
Mitä mieltä olet?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
