Keskeiset asiat, joihin projektisopimuksissa ja laajuusasiakirjoissa kannattaa kiinnittää huomiota
Jokainen projektipäällikkö haluaa aloittaa oikealla jalalla, se on selvää. Haluat ymmärtää tarkalleen, mitä sinulta odotetaan toimitettavan, ja sitten luoda projektisuunnitelman, jonka avulla tiimi voi saavuttaa tämän.
Tätä varten sinun on osattava eritellä myyntiasiakirjoja. Se on projektin elinkaaren käynnistysvaiheen olennainen askel, joka auttaa saavuttamaan tarvitsemasi yhteisymmärryksen asiakkaiden ja projektitiimisi kanssa.
Jos otat vastuullesi projektin, jonka laajuuden määrittelyyn et osallistunut, tai jos määrittelit uuden projektin laajuuden mutta asiakas lähetti siitä lopullisen sopimuksen, on suuri riski, että asioita katoaa käännöksessä. Myyntiasiakirjojen läpikäyminen poistaa epäselvyyksiä tai antaa sinulle aiheen järjestää seurantapuheluita ja saada selkeyttä projektimatkasi alkaessa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Myyntiasiakirjojen merkitys
Miksi tällaisten asiakirjojen lukemisesta pitäisi välittää?
- Sinun on varmistettava, että asiakkaan versio sopimuksesta vastaa toimistosi projektityön laajuudessa tai tarjousasiakirjassa esitettyjä tietoja.
- Et osallistunut projektin laajuuden määrittelyyn, joten sinun on varmistettava, että myynti- tai asiakkuustiimiltä saamasi tiedot vastaavat sopimuksen sisältöä (voit ehkä tarkistaa asian myös asiakkuuksien resurssienhallintaohjelmistoon kirjatuista tiedoista).
- Et tiedä projektista paljoakaan, joten kokoat myyntiasiakirjojen avulla tietoja ja projektin tuotoksia.
- Sinun on varmistettava, ettei mukana ole mitään ”sudenkuoppavaatimuksia”, joita ei ole otettu huomioon yrityksesi hinnoittelussa.
- Sinun pitäisi pystyä osoittamaan asiakkaallesi, että ymmärrät projektin reunaehdot ja laadit suunnitelman niiden hallitsemiseksi.
- Sinun tehtäväsi on pienentää projektin riskejä.
Jokaisella projektipäälliköllä tulisi olla terve annos skeptisyyttä. Sinun pitäisi haluta löytää kaikki varoitusmerkit ja puuttua niihin ennen kuin on liian myöhäistä. Kun siis suunnittelet ja käynnistät projektiasi, yksi ensimmäisistä asioista, jotka sinun tulisi tehdä, on käydä myyntiasiakirjat läpi. Asiakirjoihin kuuluvat yleensä:
- Asiakkaan tarjouspyyntö (”RFP”)
- Toimistosi projektiehdotus (jota kutsutaan joskus esityspaketiksi tai myyntiehdotukseksi)
- Lopullinen allekirjoitettu taloudellinen sopimus
Olisi ihanteellista, jos saisit käyttöön kaikki kolme asiakirjaa. Jos sinun on luettava vain yksi, lue lopullinen sopimus — se, jossa on allekirjoitukset. Tämä asiakirja sitoo osapuolia oikeudellisesti, ja sinun tulisi tutustua kaikkiin sen sisältämiin yksityiskohtiin.
Riippumatta siitä, mitä asiakirjaa luet, sinun tulisi etsiä niistä samoja tietoja. Nämä ajoitukseen, talouteen, toimitettavaan sisältöön tai prosessiin liittyvät ohjeet vaikuttavat siihen, miten laadit aikataulun, muotoilet tuotteen, hallitset budjettiasi tai osallistat tärkeimmät sidosryhmäsi.
Tarjouspyynnöt ja sopimukset voivat olla hyvin pitkiä, ja ne ovat usein täynnä teknisiä tai oikeudellisen projektinhallinnan yksityiskohtia, jotka eivät ehkä tunnu sinusta järkeviltä; se ei haittaa. Keskity ja lue pienellä painettu teksti tarkasti ja pidä silmällä sinulle tärkeitä avainsanoja ja ilmauksia: aikatauluun, budjettiin, ajoitukseen ja logistiikkaan liittyviä termejä.
Mitä kysymyksiä minun pitäisi esittää?
Kun luet tarjouspyyntöä, esitysdioja ja sopimuksen tietoja, tässä on tarkistuslista asioista, jotka sinun tulisi ottaa huomioon. (Lisää tärkeitä käynnistysvaiheen kysymyksiä, joita kannattaa esittää täällä!)
Budjettitiedot
- Mikä on hyväksytyn budjetin määrä?
- Mikä on hinta?
- Onko budjetti jaettu tai kohdennettu jollakin tietyllä tavalla vaiheiden tai toimitettavien kokonaisuuksien mukaan (esim. uudelleensuunnittelu verrattuna jatkuvaan julkaisun jälkeiseen tukeen)?
- Kuinka monta työtehtäväkoodia on määritettävä (esim. uudelleensuunnittelu, tuki jne.)?
- Onko kustannuksia, jotka siirretään suoraan asiakkaan maksettaviksi?
- Onko kyseessä talletus tai ensimmäinen ennakkomaksu?
- Onko huomioitava ostotilaus- tai sopimusnumero?
- Mitkä ovat laskutustiedot?
- Onko kyseessä kiinteä maksu vai työaikaan ja materiaaleihin perustuva laskutus (tai jokin muu laskutusjärjestely)?
- Kenen on vastaanotettava lasku?
- Mitkä ovat hänen yhteystietonsa?
- Miten lasku on toimitettava (sähköpostitse, paperiversiona jne.)?
- Mitkä ovat maksuehdot?
- Onko laskussa oltava asiakkaan edellyttämiä erityisiä huomautuksia?
Aikataulun tiedot
- Onko asiakirjassa määritelty aloitus- tai toimituspäivä?
- Perustuuko asiakirja oletuksiin projektin vaiheista tai välitavoitteista ja siitä, milloin ne tulisi saada päätökseen?
- Onko siinä mainittu aikatauluun vaikuttavia tekijöitä (esim. projektin on käynnistyttävä ennen lukuvuoden alkamista)?
- Liittyykö aikataulutettujen välitavoitteiden saavuttamatta jättämiseen seuraamuksia tai muita huomioitavia seikkoja?
Ominaisuudet
- Onko pakollisista ominaisuuksista laadittu luettelo?
- Mitä laajuusmäärittelyssä sanotaan siitä, mikä kuuluu projektiin ja mitä lopulliseen verkkosivustoon on sisällytettävä?
- Oletetaanko, että hyödynnät jonkin toisen projektin koodia tai aineistoja tai rakennat jonkin tietyn ratkaisun tietyllä tavalla?
- Onko siinä määritelty odotuksia tai projektitavoitteita siitä, miten projektin tulisi toimia tai näyttää?
- Onko projektin integroiduttava johonkin muuhun palveluun tai alustaan?
- Onko siinä määritelty saavutettavuuteen tai tietoturvaan liittyviä vaatimustenmukaisuusodotuksia?
- Onko siinä ominaisuuksia tai vaatimuksia, joiden osalta et ole varma, pystyvätkö tiimisi jäsenet toteuttamaan ne?
Käytännön järjestelyt
- Liittyykö tiimin toimintaan tai päätöksentekijöihin oletuksia?
- Sanotaanko laajuusmäärittelyssä mitään sisäisten resurssien käyttämisestä tuotantoon?
- Oletetaanko, että käytät yhteistyöhön tiettyä projektinhallintaohjelmistoa tai muita projektinhallintatyökaluja?
- Onko etenemissuunnitelmaan sisällytettävä erityisiä tarkastuksia tai hyväksyntöjä (esim. kaupunginvaltuuston tarkastus, oikeudellinen tai sääntelyyn liittyvä tarkastusprosessi, hallituksen hyväksyntä, toimeksiannon johdon edustajan tarkastus jne.)?
- Kuinka kauan nämä tarkastukset saattavat kestää?
- Onko toimitusohjeita annettu vai onko niitä hankittava erikseen?
- Onko sinun tai asiakkaan puolella riippuvuuksia, jotka on otettava huomioon?
- Onko siinä mainittu muita ulkopuolisia toimittajia, joiden kanssa saatat joutua olemaan tekemisissä?
Yksi tärkeä huomio on, että myyntiprosessin aikana on saatettu käydä useita neuvotteluja, joiden vuoksi RFP tai esitysmateriaali saattaa olla vanhentunut siihen mennessä, kun lopullisesta budjetista ja sopimuksesta sovitaan.
Koordinoi toimintasi myynti- tai asiakkuustiimin kanssa (myynnin yhteistyötyökalut ovat tähän erinomaisia) ja selvitä, mikä asiakirja on ajantasaisin. Jos olet epävarma, pidä aina ensisijaisena allekirjoitettua ja päivättyä asiakirjaa.
Mitä seuraavaksi?
Jos et ole vielä luonut suhdetta myynti- tai asiakkuustiimiisi, hyödynnä tätä asiakirjojen tarkastusprosessia keinona päästä mukaan ja osallistua aktiivisemmin myyntiprosessiin. Jos kaipaat lisämotivaatiota, lue Galen Low'n blogikirjoitus siitä, miksi ehdotukset ovat tärkeitä, tai hänen vinkkinsä menestyksekkäiden ehdotusten laatimiseen.
Projektipäälliköille talousasiakirjojen hyvä hallinta hyödyttää paitsi sinua myös koko tiimiä projektin suunnitteluvaiheessa. Kääri hihat, lue pienellä painettu teksti ja hanki kaikki tarvitsemasi tiedot, jotta voit edetä luottavaisin mielin!
