Tarjousryhmän rakentaminen: roolit ja vastuut
Oikea tarjousryhmä on usein aivan yhtä tärkeä kuin itse tarjous. Kokemukseni mukaan tarjoustiimille ei ole olemassa yhtä ”oikeaa” rakennetta, ja tarjoustiimin roolit ja vastuut voivat vaihdella huomattavasti. Tarjousryhmä voi itse asiassa olla monen muotoinen ja kokoinen riippuen mahdollisuudesta ja käytettävästä tarjousprosessista.
Yksi asia, jonka voin kuitenkin sanoa varmasti, on se, että on olemassa ”väärä” tiimirakenne: mikä tahansa kokoonpano, jossa ei ole riittävästi kattavuutta tarvittavien tehtävien hoitamiseen ja tarjouksen saattamiseen maaliin asti. Katsotaan siis, millaista kattavuutta saatat tarvita.
Mitä tarjoustiimin rooleja saatan tarvita?
Tiedän sanoneeni, ettei oikeaa tiimirakennetta ole olemassa, mutta joskus on vain aloitettava jostakin. Alla on esimerkki tyypillisestä tarjoustiimistä, jonka kanssa työskentelisin toimistossa tai konsulttiyrityksessä sopimuksissa, joiden arvo vaihtelee välillä $500,000 – $2.5M (USD). Nämä vaihtelevat organisaatiosta ja mahdollisuudesta toiseen, mutta tämä voi tarjota hyvän lähtökohdan, jos aihe on tiimillesi uusi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tarjousryhmääsi voi kuulua joitakin tai kaikki tässä luetelluista rooleista organisaatiosi koon mukaan.
Miksi tarjouspäällikön rooli on tärkeä?
Yksi yllä luettelemistani rooleista jäi hieman vähemmälle huomiolle — tarjouspäällikkö.
Jos organisaatiosi suhtautuu uuden liiketoiminnan hankkimiseen vakavasti (ja sen pitäisi!), tarjouspäällikön roolista tulee todella tärkeä. Asia on näin: tarjoukset ovat itse asiassa hallittavia projekteja. Tarjouspäällikön avulla voidaan merkittävästi pienentää epäonnistumisen riskiä, joka voi syntyä tarjouksen myöhästymisestä, tarjouksen hylkäämisestä tarjouspyyntöprosessin vaatimusten vastaisuuden vuoksi, heikkolaatuisen tarjouksen jättämisestä tai mistä tahansa muusta riskistä, joka voisi johtaa tarjouksen epäonnistumiseen.
Tarjouspäällikön tuottamaa erityistä arvoa voivat olla esimerkiksi vaatimustenmukaisuusmatriisi tarjouksen jättämistä koskevien vaatimusten seuraamiseen, osallistujien tehtävien jakaminen ja aikatauluttaminen sekä jättämisaikataulun laatiminen ja valvonta.
Jos kukaan ei toimi tarjouspäällikön roolissa, palautetta tulee viime hetkellä, epäselvyys siitä, kuka tekee mitä, tarjouksen vaatimusten tulkinnoissa on ristiriitoja, tarjouksessa on aukkoja, jotka huomataan vasta jättämistä edeltävänä päivänä, ja yleinen stressi lisääntyy.
Ja kyllä, puhun tässä omista tuskallisista kokemuksistani!
Näin varmistat kattavuuden
Tarjousryhmäsi rakenteesta riippumatta sinun on varmistettava, että tiimilläsi on riittävä kattavuus. Tätä varten voit ottaa PM-työkalupakistasi käyttöön välineitä ja laatia tiimisi kanssa RACI-kaavion tai kattavuuden tarkistuslistan.
Lyhyesti sanottuna tiimi ideoi kaikki tehtävät, jotka on suoritettava tarjouksen jättämiseksi, ja nimeää kullekin tehtävälle omistajan (vastuuhenkilön). Jos listalle jää aukkoja, tiimiä on vahvistettava tai jonkun on otettava nämä vastuut hoitaakseen.
Tarjouksen kattavuuden tarkistuslista auttaa projektipäälliköitä varmistamaan, että kaikki on huomioitu ennen tarjouksen jättämistä.
Tarjousryhmän rekrytointi ja rakentaminen
Toinen yhtä tärkeä tekijä on se, miten rekrytoit ja perehdytät tiimin. Tässä on muutama vinkki, jos vastuullasi on tiimin rekrytointi.
- Muista ottaa mukaan kaikki olennaiset näkökulmat. Älä jätä UX-tiimiä tai QA-tiimiä sivuun ja kuvittele pystyväsi laatimaan kilpailukykyisen ja realistisen tarjouksen ilman heitä.
- Varmista, että avainhenkilösi pystyvät tekemään arvioita myös silloin, kun kaikkeen liittyy jonkin verran epäselvyyttä. Arviointitiimi, joka odottaa saavansa kaikki vastaukset valmiina, tulee pettymään pahasti.
- Ota mukaan myös henkilöitä, jotka eivät ole aiemmin laatineet tarjousta, jotta saat uusia näkökulmia ja voit samalla tarjota heille oppimismahdollisuuden.
- Jos organisaatiossasi on henkilöitä, jotka tuntevat ostajan tai joilla on kokemusta vastaavan laajuisen kokonaisuuden toimittamisesta, etsi tapa saada heidät mukaan.
Kun perehdytät tiimin jäseniä, tässä on muutama hyvä käytäntö:
- Aloita suunnitteluvaiheessa mahdollisuuskuvaus, joka sisältää tiedot ostajasta, ongelman kuvauksesta, pyynnön laajuudesta, keskeisistä riskeistä ja tarjouksen kannalta olennaisista päivämääristä.
- Käytä aina mahdollisuuskuvausta taustatietojen tarjoamiseen ja keskustelun syventämiseen, kun perehdytät uusia tiimin jäseniä. Jaa heille kopio etukäteen, jotta heillä on mahdollisuus muotoilla kysymyksiä, ja kannusta heitä tutustumaan siihen myös työskennellessään oman tarjousosuutensa parissa.
- Lisää mahdollisuuskuvaukseen jatkuvasti uusia tietoja sitä mukaa kuin niitä tulee saataville koko myyntiprosessin aikana: voittoa tukevat teemasi, laajuuden tai lähestymistavan yleiskuvaus, ehdotettu tiimi, tavoiteltu budjettialue ja niin edelleen.
- Kun tarjouksesi hyväksytään ja projekti saa hyväksynnän, kehitä mahdollisuuskuvauksesta projektikuvaus, jotta tiedot säilyvät yhtenäisinä eikä kaikkea tarvitse aloittaa alusta.
Vinkki:
Etsitkö vinkkejä siihen, miten tiimin jäsenet perehdytetään asianmukaisesti, jotta kaikki ovat samalla linjalla projektin tai tarjouksen vision ja laajuuden suhteen? Liity yhteisöömme jo tänään ja osallistu projektin perehdyttämisen mestarikurssityöpajaamme!
Mitä mieltä olet?
Onko sinulla toimiva tiimirakenne, joka tuottaa toistettavia tuloksia? Millaisia kokemuksia sinulla on tarjoustiimeistä ja tilanteista, joissa asiat ovat menneet pieleen verrattuna tilanteisiin, joissa kaikki on sujunut hyvin? Mitkä pehmeät taidot ja tiimin dynamiikka ovat roolien ja vastuualueiden lisäksi auttaneet sinua menestymään? Kerro ajatuksesi kommenteissa!
Jos haluat lisää vinkkejä tarjouksiin, tutustu Galen Low'n parhaisiin vinkkeihin tarjousten voittamiseen.
