Declaración del alcance del proyecto: cómo redactarla en 5 pasos
Redactar correctamente la declaración del alcance del proyecto es importante porque ayuda a los equipos a ponerse de acuerdo sobre los entregables, los plazos, las responsabilidades y las expectativas del proyecto antes de comenzar el trabajo. Sin un alcance claramente definido, los proyectos pueden encontrarse rápidamente con confusión, expectativas desalineadas, crecimiento descontrolado del alcance, aprobaciones retrasadas y excesos presupuestarios.
¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?
Una declaración del alcance del proyecto es una descripción documentada del alcance del proyecto, que incluye los principales objetivos, entregables, exclusiones, restricciones y supuestos. La declaración sirve como referencia fundamental para todas las decisiones del proyecto.
Una declaración del alcance del proyecto responde a la pregunta que todo proyecto debe contestar antes de comenzar el trabajo: qué estamos construyendo, entregando o logrando exactamente, y qué no estamos haciendo de forma explícita. Las declaraciones del alcance del proyecto suelen incluirse en una declaración de trabajo (SoW), pero también pueden existir de forma independiente para proporcionar detalles para una estimación del proyecto.
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Componentes clave de una declaración del alcance del proyecto
Una declaración del alcance del proyecto define los límites del proyecto, incluido lo que entregará el equipo, cómo se completará el trabajo y qué queda excluido del proyecto. Los componentes clave de una declaración del alcance del proyecto incluyen:
| Componente | Qué incluir |
|---|---|
| Descripción general del proyecto | Un breve resumen que explique en qué consiste el proyecto, por qué se realiza el proyecto, la necesidad empresarial y el objetivo general del proyecto |
| Trabajo incluido en el alcance | Los resultados finales, recursos, productos o servicios que producirá el equipo del proyecto |
| Trabajo fuera del alcance | Entregables, solicitudes, funcionalidades o actividades excluidos específicamente del proyecto para evitar el crecimiento descontrolado del alcance |
| Entregables del proyecto | Los resultados finales, recursos, productos o servicios que producirá el equipo del proyecto |
| Enfoque y fases del proyecto | Cómo se completará el proyecto, incluidos los flujos de trabajo, las metodologías, las fases, las tareas principales o el enfoque de implementación |
| Calendario e hitos | Fechas límite clave del proyecto, hitos, fechas de lanzamiento, aprobaciones y calendarios de entrega |
| Presupuesto y calendario de pagos | Estimaciones del proyecto, presupuestos, condiciones de pago, calendarios de facturación o supuestos financieros |
| Supuestos y dependencias | Supuestos del proyecto, dependencias, condiciones o factores externos que afectan a la entrega del proyecto |
| Gobernanza y aprobaciones | Partes interesadas, responsables de aprobación, responsables de la toma de decisiones, vías de escalación y responsabilidades de aprobación |
| Aclaraciones y exclusiones | Notas adicionales, aclaraciones, definiciones o exclusiones necesarias para evitar malentendidos sobre el alcance del trabajo |
Ejemplo de una declaración del alcance del proyecto
Este es un ejemplo de una declaración simplificada del alcance del proyecto para un proyecto de rediseño de un sitio web.
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Descripción general del proyecto | La agencia proporcionará servicios de estrategia web, diseño de experiencia de usuario, diseño visual, desarrollo front-end adaptable e integración de comercio electrónico para el cliente como parte del rediseño completo del sitio web de comercio electrónico de la empresa. |
| Trabajo incluido en el alcance | Descubrimiento del sitio web y talleres con las partes interesadas, investigación de experiencia de usuario y desarrollo de estructuras alámbricas, diseño visual adaptable, integración de comercio electrónico, pruebas de control de calidad y asistencia para el lanzamiento |
| Trabajo fuera del alcance | Mantenimiento continuo del sitio web, revisiones de diseño adicionales fuera de las rondas aprobadas, producción de fotografía o vídeo, tarifas de licencias o alojamiento de terceros, servicios de redacción de textos |
| Entregables del proyecto | Los entregables finales incluirán plantillas de sitio web adaptables, composiciones de diseño aprobadas, integración de funcionalidades de comercio electrónico, asistencia para las pruebas de control de calidad y asistencia para la implementación del sitio web. |
| Enfoque y fases del proyecto | La agencia proporcionará dos propuestas de diseño iniciales para su revisión. Una propuesta aprobada pasará a la fase de diseño y desarrollo de páginas completas. Las revisiones de diseño están limitadas a dos rondas por etapa de aprobación, salvo que se acuerde lo contrario mediante una solicitud formal de cambio. |
| Calendario e hitos del proyecto | El proyecto se completará a lo largo de las fases de descubrimiento, diseño, desarrollo, control de calidad e implementación durante un plazo estimado de 16 semanas. |
| Presupuesto y calendario de pagos | El presupuesto estimado del proyecto es de $75,000, con pagos programados en los hitos de inicio del proyecto, aprobación del diseño y lanzamiento final del sitio web. |
| Supuestos y dependencias | Todos los comentarios del cliente deberán consolidarse a través de un único punto de contacto y enviarse por escrito en un plazo de tres días laborables desde cada ciclo de revisión. Los retrasos en las aprobaciones o la falta de materiales de contenido pueden afectar al calendario final de entrega. |
| Gobernanza y aprobaciones | Las aprobaciones finales serán proporcionadas por el director de marketing y el responsable de comercio electrónico del Cliente antes del lanzamiento. |
| Aclaraciones y exclusiones | El cliente es responsable de proporcionar todos los textos, imágenes y datos de productos del sitio web antes de que comience el desarrollo. Cualquier funcionalidad, revisión o servicio adicional fuera del alcance aprobado requerirá una solicitud formal de cambio y puede conllevar costes adicionales. |
Cómo crear una declaración del alcance del proyecto
A continuación se explica cómo redactar un documento de alcance del proyecto sólido.
1. Comienza con una descripción general clara del proyecto
Esta declaración del alcance de alto nivel define en qué consiste el proyecto, por qué se lleva a cabo y qué logrará. Comienza la declaración del alcance con un resumen conciso que explique:
- En qué consiste el proyecto
- Por qué se lleva a cabo el proyecto
- La meta u objetivo empresarial
- El valor que se espera que aporte el proyecto
Esta sección debe proporcionar contexto para que las partes interesadas comprendan el propósito del proyecto antes de revisar los entregables o calendarios detallados. Asegúrate de:
- Ser breve. Ya has vendido el proyecto; ahora solo estamos preparando el terreno para los detalles.
- Incluir cualquier KPI del que se asuma responsabilidad en virtud de este acuerdo.
Te sugiero que esta parte la redacte tu responsable de cuentas o vendedor, si participan en el proyecto.
2. Define los entregables y los hitos
A continuación, define claramente qué se entregará, cuándo se entregará y en qué formato. Sé específico con respecto a:
- Entregables
- Plataformas o dispositivos incluidos
- Número de revisiones
- Calendarios e hitos
- Dependencias
Evita utilizar un lenguaje ambiguo siempre que sea posible. Cuanto más detallados sean tus entregables, más fácil será gestionar las expectativas y evitar que el alcance se amplíe sin control más adelante. Por ejemplo, si proporcionas estructuras alámbricas, ¿las proporcionarás para toda la experiencia de escritorio y móvil? ¿Solo para tabletas? ¿Cuántas plantillas? ¿Cuántas pantallas?
3. Define el proceso de aprobación
Una declaración del alcance del proyecto sólida debe explicar cómo funcionarán las revisiones, las aprobaciones y los comentarios a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Define:
- Quién proporciona los comentarios
- Cómo deben enviarse los comentarios
- Plazos de aprobación
- Responsabilidades de las partes interesadas
- Procesos de revisión
Esto crea responsabilidad y evita retrasos causados por comentarios fragmentados o tardíos. Normalmente, incluyo este texto en la sección «Supuestos y dependencias». Después, mantengo una conversación verbal con el cliente para lograr consenso sobre el proceso esperado de comentarios y aprobación.
4. Aclarar las inclusiones y exclusiones
Una de las partes más importantes de una declaración del alcance del proyecto es definir qué está incluido y qué está excluido del proyecto. Esta sección ayuda a:
- Evitar la ampliación descontrolada del alcance
- Reducir las disputas
- Mejorar el control del presupuesto
- Establecer expectativas realistas
5. Crear un sistema de seguimiento del alcance
Para proyectos grandes o más complejos, crea un sistema para realizar un seguimiento de las aprobaciones, los entregables, las revisiones y los cambios en el alcance durante todo el proyecto.
Muchos directores de proyectos utilizan:
- Matrices de alcance
- Registros de revisiones
- Registros de aprobaciones
- Software de gestión de proyectos
¿Por qué son importantes los documentos del alcance del proyecto?
Los documentos del alcance del proyecto te ayudan a alinear a las partes interesadas, gestionar las expectativas y evitar la ampliación descontrolada del alcance durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Estas son seis razones por las que son importantes los documentos del alcance del proyecto:
- Evitar la ampliación descontrolada del alcance: Documentar claramente qué está incluido y qué está excluido te proporciona un punto de referencia cuando surgen nuevas solicitudes. Puedes identificar el trabajo fuera del alcance antes de que afecte a tu presupuesto o calendario.
- Alinear las expectativas de las partes interesadas: Un documento del alcance compartido garantiza que los clientes, patrocinadores y miembros del equipo estén de acuerdo sobre los objetivos del proyecto, los entregables y las limitaciones. Esto reduce los malentendidos y las disputas posteriores.
- Mejorar la planificación y las estimaciones del proyecto: Los requisitos y entregables definidos ayudan a tu equipo a estimar los costes, los recursos y los plazos con mayor precisión. Tendrás una visión más clara del trabajo necesario antes de asumir compromisos.
- Establecer responsabilidades claras: Los documentos del alcance aclaran quién es responsable de determinados entregables y qué se espera que aporte cada parte. Esto ayuda a evitar la duplicación del trabajo, las tareas olvidadas y la confusión sobre la responsabilidad.
- Respaldar la gestión de cambios: Una línea base del alcance aprobada te proporciona algo con lo que comparar los cambios propuestos. Puedes evaluar el impacto, negociar compensaciones y documentar las aprobaciones antes de comprometer recursos adicionales.
- Establecer criterios de aceptación medibles: Documentar qué se considera un entregable completado ayuda a tu equipo a verificar que se han cumplido los requisitos. También proporciona a los clientes una base clara para revisar y aprobar el trabajo terminado.
5 consejos y trucos para definir declaraciones del alcance
Incluso con una declaración del alcance del proyecto bien redactada, las expectativas poco claras y los supuestos vagos pueden seguir generando confusión más adelante en el proyecto. Utiliza los siguientes consejos para crear declaraciones del alcance más claras y prácticas, que sean más fáciles de seguir para las partes interesadas y los equipos del proyecto.
1. Evitar el lenguaje ambiguo
El lenguaje vago genera malentendidos y dificulta gestionar los cambios en el alcance más adelante en el proyecto.
En lugar de escribir:
- «Soporte de diseño incluido»
- «Actualizaciones del sitio web según sea necesario»
- «Revisiones adicionales si son necesarias»
Define:
- Los entregables exactos
- El número de revisiones
- Las plataformas o plantillas compatibles
- Las fases o responsabilidades específicas del proyecto
Cuanto más específica sea tu declaración del alcance, más fácil será gestionar las expectativas.
2. Definir cómo es un trabajo «terminado»
Explica claramente cómo se revisarán, aprobarán y finalizarán los entregables.
Esto ayuda a evitar situaciones en las que:
- Las partes interesadas siguen solicitando revisiones indefinidamente
- Los equipos no se ponen de acuerdo sobre los criterios de finalización
- Los entregables siguen atascados en ciclos de revisión
Define:
- Etapas de aprobación
- Criterios de aceptación
- Límites de revisión
- Requisitos de aprobación final
3. Documenta las suposiciones desde el principio
Muchos problemas de los proyectos surgen porque los equipos suponen que algo está incluido sin documentarlo claramente.
Utiliza la declaración del alcance para documentar las suposiciones relacionadas con:
- Entrega de contenido
- Disponibilidad de las partes interesadas
- Herramientas de terceros
- Integraciones
- Acceso a plataformas
- Plazos de aprobación
Si el proyecto depende de algo externo, inclúyelo por escrito.
4. Planifica los cambios del alcance
Incluso las declaraciones del alcance bien elaboradas no pueden evitar todas las solicitudes de cambio. Los proyectos evolucionan, las prioridades cambian y las partes interesadas suelen solicitar trabajo adicional después del inicio.
En lugar de intentar evitar por completo los cambios del alcance, define:
- Cómo se gestionarán las solicitudes de cambio
- Quién aprueba los cambios del alcance
- Cómo se evaluarán las repercusiones en el calendario o el presupuesto
- Cuándo se requieren estimaciones adicionales u órdenes de cambio
Esto crea un proceso estructurado para gestionar los cambios sin alterar innecesariamente el proyecto.
5. Mantén la declaración del alcance fácil de consultar
Una declaración del alcance debe ser detallada, pero también debe permitir que las partes interesadas la revisen rápidamente.
Utiliza:
- Encabezados claros
- Listas con viñetas
- Tablas
- Párrafos breves
- Secciones definidas
Evita utilizar un lenguaje excesivamente jurídico o complicado, salvo que lo exijan tu organización o la estructura del contrato.
Declaración del alcance del proyecto frente al acta de constitución del proyecto y el enunciado del trabajo
Las actas de constitución del proyecto, las declaraciones del alcance del proyecto y los enunciados del trabajo tienen distintos objetivos en la gestión de proyectos, con diferencias clave en cuanto a contenido, momento y uso:
| Aspecto | Acta de constitución del proyecto | Declaración del alcance del proyecto | Enunciado del trabajo |
|---|---|---|---|
| Objetivo principal | Autoriza oficialmente el proyecto | Define los límites y los entregables del proyecto | Define el acuerdo comercial y del proyecto completo |
| Etapa del proyecto | Se crea durante el inicio del proyecto | Se crea durante la planificación del proyecto | Normalmente se crea antes de que comience el trabajo, durante la contratación |
| Enfoque principal | Objetivos empresariales, partes interesadas, presupuesto y autoridad del proyecto | Alcance, entregables, suposiciones, exclusiones y plazos | Alcance, precios, condiciones legales, plazos y responsabilidades |
| Nivel de detalle | Descripción general de alto nivel | Detallada y centrada en la ejecución | Detallado, con requisitos contractuales y comerciales |
| Público | Patrocinadores, ejecutivos y responsables de la dirección | Equipos del proyecto, clientes y partes interesadas en la entrega | Clientes, proveedores, directores de proyecto, equipos de compras y equipos jurídicos |
| Uso | Confirma la aprobación y la dirección del proyecto | Aclara qué está incluido y excluido, gestiona las expectativas y ayuda a evitar la ampliación descontrolada del alcance | Rige la relación de trabajo y establece las obligaciones contractuales |
| Formato | Documento independiente de autorización del proyecto | Documento independiente o parte de un acuerdo de proyecto más amplio | Acuerdo formal que a menudo incorpora una declaración del alcance del proyecto |
| Aprobación | Lo aprueba el patrocinador del proyecto o la dirección autorizada | Lo revisan y aprueban las partes interesadas pertinentes del proyecto | Lo firman o aceptan formalmente los representantes autorizados del cliente y del proveedor de servicios |
| Gestión de cambios | Los cambios importantes pueden requerir actualizaciones o una nueva autorización | Sirve como referencia para evaluar y controlar los cambios del alcance | Define los procedimientos contractuales para aprobar cambios en el alcance, los costes o los plazos |
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una declaración del alcance del proyecto y una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto suele utilizarse antes de aprobar el proyecto, mientras que una declaración del alcance del proyecto se utiliza después de su aprobación.
| Aspecto | Propuesta de proyecto | Declaración del alcance del proyecto |
|---|---|---|
| Etapa del proyecto | Se crea antes de aprobar el proyecto | Se crea durante la planificación o el inicio |
| Objetivo principal | Ayuda a presentar o conseguir el trabajo | Ayuda a definir y gestionar el trabajo |
| Enfoque principal | Soluciones, precios y valor empresarial | Alcance, entregables, plazos y límites del proyecto |
| Público | Responsables de la toma de decisiones que evalúan la propuesta | Equipos y partes interesadas que gestionan la entrega del proyecto |
¿Cuál es la diferencia entre una declaración del alcance y un plan de gestión del alcance?
Una declaración del alcance define el alcance real del proyecto, mientras que un plan de gestión del alcance explica cómo se gestionará y controlará el alcance durante todo el proyecto.
| Aspecto | Declaración del alcance | Plan de gestión del alcance |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Define los entregables y los límites del alcance del proyecto | Define cómo se gestionará y controlará el alcance |
| Enfoque principal | Qué se incluye y qué se excluye del proyecto | Cómo se gestionarán los cambios, las aprobaciones y la validación del alcance |
| Contenido | Entregables, supuestos, exclusiones, plazos y restricciones | Procesos de control del alcance, flujos de aprobación y procedimientos de gestión de cambios |
| Uso | Ayuda a las partes interesadas a comprender las expectativas del proyecto | Ayuda a los equipos a gestionar el alcance durante la ejecución del proyecto |
| Fase del proyecto | Se crea durante la planificación del proyecto | Se crea durante la planificación del proyecto y la configuración de la gobernanza |
| Objetivo | Prevenir malentendidos sobre el trabajo del proyecto | Prevenir cambios incontrolados del alcance y la ampliación descontrolada del alcance |
¿Qué otros documentos se utilizan habitualmente junto con una declaración del alcance del proyecto?
Los equipos de proyecto suelen utilizar documentos adicionales del proyecto y documentos legales durante todo el ciclo de vida del proyecto para definir responsabilidades, proteger la información confidencial y gestionar los acuerdos de servicios.
Algunos ejemplos habituales son:
- NDA (Acuerdo de confidencialidad): Protege la información confidencial compartida entre ambas partes antes o durante las conversaciones del proyecto
- MSA (Acuerdo marco de servicios): Define la relación legal y comercial a largo plazo entre el cliente y el proveedor de servicios y suele regir futuras contrataciones de proyectos antes de crear declaraciones de trabajo individuales
- ICA (Acuerdo de contratista independiente): Define la relación laboral, las responsabilidades y las condiciones legales para autónomos, contratistas o proveedores de servicios externos
- SLA (Acuerdo de nivel de servicio): Define los compromisos de alojamiento, mantenimiento, soporte, disponibilidad o servicio entre el cliente y el proveedor de servicios
- Contratos: Definen las responsabilidades legales, las condiciones de pago, las responsabilidades y las obligaciones de ambas partes
- Propuestas de proyecto: Describen la solución propuesta, el precio, el enfoque y el valor empresarial antes de aprobar el proyecto
¿Se puede actualizar una declaración del alcance del proyecto después de que este comience?
Sí. Las declaraciones del alcance suelen actualizarse cuando cambian los requisitos, los plazos, los entregables o las prioridades del proyecto.
Sin embargo, cualquier cambio en el alcance debe seguir un proceso documentado de gestión de cambios que explique:
- Qué cambia
- Por qué es necesario el cambio
- Impacto en los plazos
- Impacto en el presupuesto
- Aprobaciones necesarias
¿Es jurídicamente vinculante una declaración del alcance del proyecto?
Una declaración del alcance del proyecto por sí sola no siempre es jurídicamente vinculante, a menos que esté incluida en un contrato firmado o en una declaración de trabajo.
Sin embargo, las declaraciones del alcance siguen siendo importantes porque documentan:
- Expectativas del proyecto
- Entregables
- Límites del alcance
- Procesos de aprobación
- Responsabilidades
Muchos equipos incluyen la declaración del alcance en acuerdos de proyecto jurídicamente vinculantes.
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NOTA: Nada de lo anterior pretende constituir asesoramiento jurídico profesional, y no estoy cualificado para ofrecer ningún tipo de asesoramiento legal. Si no tienes plantillas que cubran estos elementos que no pertenecen al SoW, te recomiendo encarecidamente que consultes las plantillas de proyectos de nuestra sección de miembros y las personalices como consideres oportuno con la ayuda de un asesor jurídico.
