Guía completa de los flujos de trabajo de gestión de activos digitales

Tipos de flujos de trabajo de gestión de activos digitales

Existen muchos tipos de flujos de trabajo de gestión de activos digitales que podrías necesitar crear o gestionar si supervisas proyectos con un número significativo de activos. Estos pueden incluir:

• Flujos de trabajo basados en activos: Un flujo de trabajo basado en activos se centra en el ciclo de vida de archivos individuales. Por ejemplo, una imagen de producto puede pasar por etapas como creación, revisión, aprobación y publicación. Todos estos pasos se registran en un único flujo de trabajo centrado en el activo individual que se está creando.
• Flujos de trabajo basados en proyectos: Los flujos de trabajo basados en proyectos gestionan conjuntamente varios activos relacionados, a menudo vinculados a una campaña o lanzamiento. Piensa en una campaña de marketing estacional con cientos de imágenes, formatos de anuncios y vídeos que pasan por revisión y aprobación. Si algo cambia en uno de los activos (un fragmento de texto, el color del sombrero de alguien, etc.), el cambio se aplica globalmente a todos los activos. Puedes ver este tipo de flujo de trabajo en la publicidad farmacéutica para la información de seguridad o las indicaciones de los medicamentos.
• Flujos de trabajo colaborativos: Estos flujos de trabajo se centran en el trabajo en equipo y pueden implicar ediciones en tiempo real por parte de varias partes interesadas. Los equipos creativos, las agencias, los profesionales independientes y sus clientes pueden colaborar en ediciones de vídeo, archivos de diseño o presentaciones comerciales dentro de una plataforma DAM compartida o durante una sesión de edición en directo. Las plataformas DAM pueden ayudar a hacer más viable la colaboración asíncrona.
• Flujos de trabajo de aprobación: Los flujos de trabajo de aprobación determinan quién revisa y da su aprobación a los activos antes de que se publiquen. Esto ayuda a mantener la coherencia de la marca y el cumplimiento normativo, algo especialmente importante en sectores regulados como la atención sanitaria, los seguros o la nutrición. Incluso en sectores menos regulados, los flujos de trabajo de aprobación ayudan a garantizar que los activos cumplan las directrices de la marca.
• Flujos de trabajo transaccionales: Utiliza flujos de trabajo transaccionales cuando los sistemas o departamentos intercambien activos. Por ejemplo, cuando un fotógrafo sube imágenes de un evento a tu herramienta de gestión de activos digitales, estas pueden enviarse automáticamente al editor.
• Flujos de trabajo de archivo: Estos flujos de trabajo se centran en retirar y almacenar contenido antiguo o utilizado en exceso. Etiquetarás los activos con las metadescripciones pertinentes, los categorizarás y los almacenarás para su reutilización legal, normativa o futura.

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Componentes clave de los flujos de trabajo de gestión de activos digitales

Las funciones de DAM y los componentes del flujo de trabajo que necesitas pueden variar según el tipo de flujo de trabajo que estés creando o gestionando. Estos componentes pueden incluir:

• Biblioteca multimedia: La biblioteca multimedia es un centro centralizado para todos tus recursos digitales. Es el lugar donde subes, organizas y accedes a tu contenido, idealmente con previsualizaciones visuales y una potente funcionalidad de búsqueda. Una biblioteca multimedia sofisticada puede alojar y organizar distintos tipos de recursos digitales y gestionar una variedad de tipos de archivo. Deberías poder establecer permisos para los miembros del equipo en función de su rol y de los recursos cuyo uso esté aprobado para ellos.
• Metadatos: Piensa en los metadatos como etiquetas para los recursos. Van más allá de los títulos o nombres de archivo y pueden incluir etiquetas, descripciones de archivos, la fecha en que se creó el recurso y la fecha en que debería retirarse. Los metadatos pueden ayudarte a optimizar tu biblioteca multimedia y facilitar la búsqueda, organización, clasificación y reutilización de los recursos digitales que ya tienes.
• Aprobación: Los pasos del proceso de aprobación definen quién debe revisar y aprobar cada recurso. Esto ayuda a evitar el temido caos en los nombres de archivo “final_final_v4” y “final_final_v4_REVISED”, y mantiene intactos los estándares de la marca.
• Distribución: La distribución garantiza que los recursos finalizados se entreguen a las personas o plataformas adecuadas, ya sea un CMS, un programador de publicaciones en redes sociales o un portal de socios. También puede consistir en establecer permisos para que las personas adecuadas de tu equipo puedan utilizar los recursos cuando los necesiten.
• Seguridad: Los componentes de seguridad pueden incluir controles de acceso, permisos y la configuración de registros de auditoría. Garantizan que las personas adecuadas tengan acceso para proteger tus recursos digitales y evitan el uso indebido o las filtraciones de datos. También puedes ser responsable de gestionar recursos digitales para clientes o consumidores y de asegurarte de que cada cliente solo tenga acceso a sus propios recursos y no a los de otros clientes o, peor aún, de competidores.
• Mantenimiento: El mantenimiento es una parte continua de un buen flujo de trabajo de gestión de recursos digitales. Puede incluir la limpieza periódica programada de archivos, actualizaciones de metadatos y auditorías de permisos. Sin este mantenimiento regular, tu software de gestión de recursos digitales puede volverse muy desordenado y ser mucho menos útil con el tiempo.
• Software de gestión de recursos digitales: El software de gestión de recursos digitales reúne todos los demás componentes y pasos del proceso, y puede ayudar a optimizar tus procesos de gestión de recursos digitales. Muchas de las herramientas más recientes están basadas en la nube y algunas incluso utilizan inteligencia artificial. Esto te ayuda a encontrar mejor los recursos y automatizar tus flujos de trabajo.

Ciclo de vida de la gestión de recursos digitales

Así podría ser tu ciclo de vida de la gestión de recursos digitales:

• Planificación: Define qué recursos deben crearse, para quién, para cuándo y cómo se utilizarán.
• Creación: Esto puede incluir el diseño de recursos, así como cualquier creación de contenido (por ejemplo, texto alternativo, pies de imagen y textos publicitarios).
• Ingesta: Sube los recursos al sistema de gestión de recursos digitales y etiquétalos con los metadatos pertinentes. El proceso de aprobación puede tener lugar antes o después de este paso, en función de cómo le guste a tu organización gestionar las aprobaciones o de cuántas aprobaciones sean necesarias.
• Almacenamiento: Organiza los archivos digitales en una ubicación central y añádelos a bibliotecas o carpetas más pequeñas para facilitar el acceso. El sistema puede utilizar el etiquetado automático para añadir metadatos, como la fecha de subida o el nombre de la persona que lo subió, para ofrecer más posibilidades de búsqueda.
• Transformación: Los recursos pueden cambiar de tamaño, reformatearse o adaptarse a distintos formatos de archivo o canales de distribución.
• Distribución: Los recursos finalizados se comparten internamente o se publican externamente.
• Gobernanza: Asigna y aplica permisos, licencias y normas de cumplimiento.
• Archivado: Traslada los recursos más antiguos a un almacenamiento de larga duración o a archivos.

Ventajas de los flujos de trabajo de gestión de recursos digitales

Los flujos de trabajo de gestión de recursos digitales pueden beneficiar a tu organización y hacer que tu trabajo como director de proyectos sea considerablemente más sencillo. Estas son algunas ventajas de la gestión de recursos digitales: 

• Mayor coherencia de marca: El almacenamiento centralizado y los controles basados en permisos ayudan a garantizar que solo se utilicen recursos aprobados y acordes con la marca. Esto fomenta el uso de recursos aprobados y reduce el riesgo de que los miembros del equipo utilicen recursos no aprobados. El almacenamiento centralizado proporciona una única fuente de información fiable y ayuda a los equipos de marketing más pequeños a mantener el cumplimiento de la marca en todos los casos de uso que requieren recursos de marca.
• Más colaboración: Un sistema de gestión de activos digitales y los flujos de trabajo de gestión de activos digitales permiten a los equipos trabajar juntos entre departamentos, zonas horarias o agencias sin duplicar esfuerzos. Todos tienen acceso al repositorio central de recursos y pueden colaborar en ellos de forma más eficiente.
• Mejor ROI del contenido: Reutilizar recursos existentes evita el trabajo redundante y maximiza el rendimiento de tu inversión en contenido. Si contratas a profesionales independientes o pagas salarios para crear nuevos recursos o materiales de marketing, obtendrás un mejor rendimiento de tu inversión haciendo revisiones o encontrando nuevos casos de uso para los activos digitales existentes.

Ejemplo de flujo de trabajo de gestión de activos digitales

Supongamos que trabajas para una gran empresa de comercio electrónico y tu equipo de marketing está lanzando un nuevo producto. 

1. Contratan a un fotógrafo para hacer fotos del nuevo producto, tanto por separado como con diferentes fondos, para las campañas iniciales.
2. A continuación, el fotógrafo sube las fotos finales y editadas del producto a tu sistema DAM. El sistema añade automáticamente algunos metadatos, como el nombre del archivo, el nombre de quien lo ha subido, la fecha de carga y el tipo de archivo, y el fotógrafo añade una breve descripción de cada foto.
3. Después, el equipo creativo revisa las fotos y marca las que quiere utilizar para el sitio web y para cada tipo de campaña publicitaria que ha planificado. Las envía a los responsables de marca mediante el flujo de trabajo de aprobación del sistema DAM.
4. A continuación, los responsables de marca aprueban las mejores y hacen que los redactores publicitarios tomen esos archivos y añadan el texto publicitario. Los anuncios se devuelven al responsable de marca para su aprobación.
5. Una vez aprobados, los recursos se redimensionan y etiquetan para cada tamaño y formato de anuncio necesarios para las campañas. Los anuncios finales se envían para distribuirlos en las distintas plataformas publicitarias.
6. Como tu equipo también quiere promocionar el nuevo producto en las redes sociales, compartes los activos digitales en su formato final con los responsables de redes sociales, quienes exportan los archivos finales en formatos optimizados para Instagram, LinkedIn y TikTok, todo ello sin correos electrónicos de ida y vuelta, archivos perdidos ni problemas de control de versiones.
7. Después del lanzamiento, cualquier anuncio o material creativo con texto de una oferta introductoria se archiva, y se crean y distribuyen nuevos anuncios para la promoción continua a los miembros del equipo correspondientes.

Desafíos de los flujos de trabajo de gestión de activos digitales

Algunos de los desafíos más comunes a los que pueden enfrentarse los gestores de proyectos y los equipos creativos al configurar flujos de trabajo de gestión de activos digitales son:

• Falta de adopción: Los equipos pueden resistirse a utilizar sistemas nuevos si son demasiado complicados o si las “reglas” no están claras o no se han definido correctamente. Algunas personas también pueden descubrir que las viejas costumbres son difíciles de cambiar y preferir almacenar sus propios archivos localmente (lo que no es positivo para la coherencia ni la visibilidad).
• Metadatos incoherentes: Sin una estandarización de los metadatos y de la estructura de etiquetado, resulta difícil buscar y reutilizar los recursos. Esto puede formar parte de los desafíos de adopción que hemos mencionado anteriormente, pero también puede ser un desafío independiente. Resolver este problema también puede contribuir a la adopción.
• Roles y responsabilidades indefinidos: Los retrasos en los comentarios o las responsabilidades poco claras pueden retrasar las aprobaciones de los recursos o dificultar que los miembros del equipo sepan qué recursos pueden utilizar y cuándo o dónde pueden hacerlo.

Herramientas para gestionar flujos de trabajo DAM

Las plataformas de gestión de activos digitales están diseñadas para automatizar y respaldar cada paso de tu flujo de trabajo. A menudo incluyen integraciones con herramientas como Adobe Creative Cloud, software de gestión de proyectos, sistemas de gestión de contenidos y redes de distribución de contenidos.

Estas son mis selecciones de las mejores herramientas de gestión de activos digitales:

Al hacer clic en los enlaces a continuación podemos ganar una comisión, lo que apoya nuestra revisión y pruebas independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.

1. 1. MediaValet — La mejor para búsquedas y colaboración impulsadas por IA
2. 2. Cloudinary — Ideal para transformaciones dinámicas de medios
3. 3. Bynder — Ideal para coherencia de marca empresarial
4. 4. ImageKit — Ideal para DAM potenciado por IA con entrega de medios
5. 5. Stockpress — Ideal para la colaboración en equipo basada en roles
6. 6. Pics.io — Ideal para medianas empresas que desean almacenamiento ilimitado
7. 7. Scaleflex — Ideal por estar certificado por MACH
8. 8. Filecamp — La mejor gestión de activos digitales asequible con usuarios ilimitados
9. 9. Tagbox.io — Ideal para búsqueda visual impulsada por IA
10. 10. ClickUp — Mejor para integraciones de almacenamiento de archivos

Con una lista de opciones en la mano, revisa las demostraciones de software de gestión de activos digitales para ver cómo algunas de estas opciones gestionan flujos de trabajo reales.

Consejos para gestionar flujos de trabajo de DAM

Tanto si acabas de empezar a gestionar flujos de trabajo de activos digitales como si tienes dificultades con algunos de los problemas habituales, he recopilado varios consejos para ayudarte a convertirte en un profesional de la gestión de activos digitales o a mejorar tus habilidades.

• Define claramente las funciones y responsabilidades. Esto incluye quién crea, aprueba, distribuye y archiva los activos. Puede variar en función del tipo de activo o de la campaña para la que se utilizan los activos.
• Estandariza desde el principio los metadatos y las prácticas de etiquetado, pero mantén la flexibilidad por si surgen oportunidades de mejorar estas prácticas con el tiempo.
• Automatiza las tareas repetitivas siempre que sea posible para reducir la cantidad de trabajo manual y el margen de error.
• Realiza auditorías periódicas para limpiar y archivar los archivos obsoletos y revisar los permisos. Debes contar con un proceso de desvinculación de los miembros del equipo que incluya revocar el acceso al sistema de gestión de activos digitales cuando abandonen tu organización o finalice su proyecto.
• Ofrece formación al equipo y documentación clara para fomentar la adopción. Recompensa y reconoce a quienes utilizan bien la herramienta.

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