Trucos de productividad de los que Beyoncé estaría orgullosa (con Tucker Sauer-Pivonka de Crema)

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Ben Aston:

Gracias por sintonizarnos, soy Ben Aston y esto es "El Pódcast de Gestión de Proyectos Digitales". Hoy me acompaña Tucker Sauer-Pivonkavonka. Tucker, muchas gracias por venir al programa.

Tucker Sauer-Pivonka:

Gracias por invitarme.

Ben Aston:

Parece que Beyoncé equivale a 20 personas. Parece estar en todas partes al mismo tiempo, haciendo magia, y eso probablemente sea porque tiene un gran equipo, pero hoy, vamos a hablar sobre trucos de gestión del tiempo que podemos usar para ser tan productivos como Beyoncé.
Vamos a ser muy prácticos y a hablar sobre algunas cosas que podemos hacer para tener más tiempo en nuestro día. Estos son trucos sencillos que te van a ahorrar mucho tiempo y te ayudarán a estar al tanto de tu trabajo de gestión de proyectos.
Pero primero, dejadme presentar formalmente a Tucker. Tucker es gestor de proyectos en Crema y trabajan con muchos clientes diferentes, startups financiadas, clientes empresariales, haciendo mucho prototipado y pruebas para aplicaciones móviles y web. Tucker, cuéntanos un poco sobre ti fuera de la oficina. ¿Qué te gusta hacer?

Tucker Sauer-Pivonka:

Claro, sí. Bueno, normalmente me gusta irme de vacaciones. Me gusta ir de excursión. De hecho, acabo de comprar una casa nueva. En eso paso mi tiempo libre. De hecho, acabo de volver de las Bahamas.

Ben Aston:

Oh, muy bien.

Tucker Sauer-Pivonka:

Este pasado jueves, así que aún me estoy recuperando de las vacaciones.

Ben Aston:

¿Las Bahamas fue un buen destino vacacional para un gestor de proyectos?

Tucker Sauer-Pivonka:

Fue unas vacaciones maravillosas. En realidad no hicimos nada, solo tumbarnos en la playa y disfrutar del sol. ¿Qué más se puede pedir en unas vacaciones?

Ben Aston:

Genial. Dijiste que estás haciendo algunas reformas. ¿Eres el gestor de proyectos de las reformas?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí, para disgusto de mi esposo, seguro. Sí, definitivamente estoy gestionando el proyecto de nuestra casa como si fuera un trabajo. Compramos la casa en agosto. Hasta ahora no hemos hecho nada importante, pero estamos planeando algunos proyectos ahora que ha llegado la primavera, así que podremos ponernos en marcha con algunas cosas fuera de la casa.

Ben Aston:

¿Pones tu voz y actitud de negocios en casa cuando intentas organizar el proyecto, para disgusto de tu esposo?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí, totalmente. Tengo que recordarme de vez en cuando que esto no es un cliente, es mi vida personal, y que debo darle algo de gracia a mi esposo en este tema también. No necesito su aprobación por escrito para todas estas cosas. Esas cosas divertidas de gestión de proyectos.

Ben Aston:

"Solo firma el alcance del trabajo. Solo firma el alcance del trabajo", sí. Genial. Cuéntanos tu historia. ¿Cómo llegaste a la gestión de proyectos digitales? Sé que... Revisé rápido tu LinkedIn y parece que empezaste, hace mucho tiempo, como estilista.
¿Cómo llega un estilista a ser gestor de proyectos digitales?

Tucker Sauer-Pivonka:

Claro. El de estilista fue un trabajo que tuve en la universidad. Trabajé en una pequeña boutique. Me gustaba ayudar a mis clientas a sentirse bien consigo mismas, vistiéndolas con ropa que les hacían sentirse bien, lo cual, sinceramente, tiene ciertos paralelismos con la gestión de proyectos: hacer que tu cliente quede bien ante su jefe y el jefe de su jefe. Así que esa transición fue natural al entrar en la gestión de proyectos.
Después de graduarme, empecé como coordinadora de cuentas en una agencia de publicidad tradicional aquí en Kansas City. Era un entorno tradicional, nada digital necesariamente. Trabajé mucho con impresión y material para tiendas, ese tipo de cosas.
Pero después de empezar, mis habilidades digitales pronto destacaron para los responsables. Lo siguiente que supe es que estaba desarrollando una plataforma de inteligencia de marketing local dentro de esa agencia. Ahí comenzó mi mundo digital a nivel profesional.

Ben Aston:

Genial. ¿De dónde salieron tus habilidades digitales, entonces? Siempre me intriga. Siento que es parecido a mi propio recorrido, pero ¿dónde afinaste en secreto tus habilidades digitales?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí, creo que desde niño siempre me ha interesado... Todo empezó con tener interés en los ordenadores y entender cómo funcionaban, así que cuando era pequeño, creo que tenía cinco años cuando obtuve mi primer ordenador, lo desmontaba y volvía a montar solo para entender cómo funcionaba, en un sentido muy básico.

Ben Aston:

Sí. Quitar el disco duro.

Tucker Sauer-Pivonka:

Exacto, exacto. Luego, sinceramente, a partir de ahí todo vino de estar trasteando con distintos programas, pulsando comandos y probando. Fue creciendo desde ahí.
Ya en el instituto, esas habilidades se desarrollaron más. Después en la universidad, tuve que decidir a qué dedicarme profesionalmente. Elegí el camino de la comunicación porque era más genérico y no tenía claro qué hacer.
Seguí manteniendo las habilidades digitales por trabajos eventuales. Sabía que esa era la dirección que quería tomar, solo necesitaba dar los pasos adecuados.
Por suerte, se dio de forma natural con mi primer empleo en esa agencia de publicidad.

Ben Aston:

Genial. Siempre me interesa preguntarle a la gente que siempre ha estado interesada en lo digital. Hablabas de tus pequeños proyectos extra durante la universidad. ¿Estás trabajando ahora en algún proyecto digital propio?

Tucker Sauer-Pivonka:

Actualmente, no.

Ben Aston:

¿Tienes tu propio sitio web?

Tucker Sauer-Pivonka:

He tenido un sitio web antes.

Ben Aston:

¿En serio?

Tucker Sauer-Pivonka:

No tengo ningún proyecto propio en este momento, porque este último año ha sido muy importante personalmente: mudanza, boda, y un nuevo trabajo. Todo eso requiere adaptación, así que no tengo ningún proyecto personal ahora mismo, pero estoy seguro de que saldrá alguno pronto.

Ben Aston:

Bien. Cuéntanos, ¿qué haces en Crema? ¿Es Crema o Crema?

Tucker Sauer-Pivonka:

Crema.

Ben Aston:

Crema.

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí. No quería corregirte antes, pero sí, se dice Crema.

Ben Aston:

Estaba a mitad de frase y pensé: "No sé cómo se pronuncia esta palabra". Disculpa si he fastidiado tu apellido.

Tucker Sauer-Pivonka:

No.

Ben Aston:

¿Lo pronuncié bien?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí, completamente bien. Lo pronunciaste perfecto, Tucker Sauer-Pivonkavonka. Sí, Crema... Antes nos llamábamos Crema Lab, pero nos confundían con laboratorio criminal, así que simplificamos a Crema.
Soy gestor de proyectos en Crema, y como somos una agencia enfocada en productos, no llevamos el digital delante porque ya se presupone.
Como gestor de proyectos normalmente actúo como scrum master y a veces como product owner, según el trabajo y el cliente. Además de esas responsabilidades, me aseguro de que mi equipo tenga lo necesario para avanzar, cumplir objetivos y necesidades del cliente y buscar optimizaciones de procesos. El trabajo típico de un gestor de proyectos digitales.

Ben Aston:

Genial. ¿Puedes contarnos algún proyecto en el que trabajas ahora que sea interesante y se pueda compartir?

Tucker Sauer-Pivonka:

Algunos no puedo contarlos, por confidencialidad, pero sí, estoy trabajando en proyectos complejos que me emocionan. La verdad, los proyectos complejos son mis favoritos. Para eso quería entrar en lo digital: a menudo hay una idea compleja y tienes que hacerla sencilla para el usuario final.
Ahora mismo trabajo en varios proyectos así. Son los más divertidos para mí.

Ben Aston:

Genial. Hablemos del artículo que escribiste. Está arrasando en las estadísticas. Lo comentábamos antes. Creo que ayuda que sea sobre Beyoncé. Tal vez porque Beyoncé acaba de ser noticia.

Tucker Sauer-Pivonka:

Buen momento.

Ben Aston:

La gente está entusiasmada con Beyoncé. Si no lo has leído, échale un vistazo. Incluso hicimos una infografía para compartir, así que compártela, por favor. Especialmente si piensas: “Esto está genial, pero no tengo tiempo para escuchar a estos dos hablar hoy”, este pódcast es para ti.
De lo que hablamos hoy es de ser más productivos, no haciendo más, sino trabajando de forma más inteligente. No es cuestión de estar ocupado, sino de poder enfocarse en las tareas adecuadas sin distracciones.
En tu artículo hablas de cinco técnicas diferentes: bloquear la agenda, reducir distracciones, gestión de energía, priorización y establecer metas. Ah, y cómo hacer cosas en las reuniones. Si no lo has leído, échale un vistazo.
Para quienes están escuchando ahora, ¿puedes explicar qué es bloquear la agenda? ¿Cómo funciona?

Tucker Sauer-Pivonka:

Por supuesto. Sí, es de mis estrategias favoritas a lo largo del tiempo. En esencia, es algo sencillo. Muchas veces la gente piensa que no puede hacerlo porque siempre está apagando fuegos, pero yo he pasado por eso y sé que es complicado, aun así animo a intentar esta estrategia para dejar de estar constantemente apagando fuegos.
El mayor beneficio de bloquear la agenda es establecer expectativas, tanto dentro como fuera de tu equipo, de que necesitas tiempo para hacer tu trabajo y que no puedes hacerlo si te distraen todo el rato.
Me ha pasado mucho, que al final del día te pasas en reuniones o te arrastran en mil direcciones y no tienes tiempo de hacer tu propio trabajo. Bloqueando en tu agenda espacios para hacer tu trabajo o para tiempo GTD, verás que básicamente reservas reuniones contigo mismo, lo cual es súper importante.

Ben Aston:

Sí, creo que es muy útil. Para quienes no conocen el término, GTD ¿qué significa, Tucker?

Tucker Sauer-Pivonka:

Get Things Done (Hacer las cosas).

Ben Aston:

Get Things Done. ¿Eso es...? No lo conocía. Pensé “GTD, GTD”, y luego lo capté. ¿Soy el único que no usa GTD?

Tucker Sauer-Pivonka:

No lo creo. Antes lo llamaba de otra manera... pero al llegar a Crema, aquí mucha gente usa ese término, así que adopté esa expresión.

Ben Aston:

Vale. ¿Cuánto tiempo reservas para tu tiempo GTD?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí, los momentos que elijo y el tiempo varían de semana en semana, depende de mi carga de trabajo o las reuniones ya agendadas. A veces solo tengo unos bloques de una o dos horas, o incluso 30 minutos. Todo depende de lo que haya en la agenda.
Lo que sí veo es que, si bloqueo un bloque grande de tiempo, por ejemplo de dos o tres horas, si llego a concentrarme realmente (luego hablaremos de eso), suelo terminar todo lo que necesito en la mitad o tres cuartos de ese tiempo, y hasta me sobra tiempo después porque logro enfocarme al máximo al darme ese espacio.

Ben Aston:

Sí. Siempre me parece increíble lo poco que se tarda en hacer algo si solo estás en eso.

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí.

Ben Aston:

Pero normalmente, sobre todo como gestores de proyectos, nos movemos en entornos en los que somos el controlador aéreo y estamos guiando aterrizajes y despegues. Estamos girando en la silla y haciendo diez cosas a la vez.
La razón por la que pensamos que lleva horas hacer un informe de estado es porque no nos concentramos. Podríamos terminarlo en diez minutos si nos sentáramos. La concentración es clave.

Tucker Sauer-Pivonka:

Muchísimo, sí. Si no puedes sentarte y centrarte en lo que necesitas, acabas siendo muy ineficiente. Me gusta retar a quienes aman el multitasking a que prueben a centrarse en una cosa a la vez precisamente por eso.

Ben Aston:

Sí. Creo que parte de esto tiene que ver también con la priorización y establecer metas. Es otro de tus puntos en el artículo. ¿Puedes compartir tu proceso para priorizar y establecer objetivos? ¿Cómo eliges lo importante y qué puede esperar?
Hablabas antes de dejar de solo apagar fuegos; ¿cómo decides qué incendios merece la pena apagar y cuáles dejar pasar?

Tucker Sauer-Pivonka:

Claro. Lo he hecho de distintas maneras, pero la que mejor me ha funcionado es ser muy tajante en cómo asigno valor a una tarea o conjunto de tareas.
Con valor me refiero a cuánto aporta a mí, a mi equipo o al cliente. Ver mis tareas con este enfoque me ayuda a ver qué hacer y en qué orden rápidamente. Muchas veces, creo que tengo que hacer algo y en realidad no es tan valioso como otra tarea que el cliente necesita, por ejemplo.
Esa es una estrategia que empleo, y además, cada mañana reviso mi lista de tareas y priorizo usando ese método.
Pongo mi día como una mini-sprint. Por la mañana hago mi planificación de mini-sprint y luego arranco. Así convierto mi día en un sprint. Normalmente, si planifico bien, no se interrumpe mucho.

Ben Aston:

Eso es genial. Algo que me ayuda, como decías, es pensar en actividades de mayor valor. Así que primero, ¿cuáles son mis actividades de mayor valor?
Segundo, ¿qué puedo hacer yo, y solo yo, que realmente marque la diferencia? A veces se puede delegar, y deberíamos delegar.

Tucker Sauer-Pivonka:

Exacto.

Ben Aston:

Luego, ¿cuál es el mejor uso de mi tiempo ahora mismo? Luego ya comparo las cosas urgentes con lo importante, aunque no siempre sean lo mismo.
Las cosas urgentes siempre parecen importantes, pero no lo son siempre.

Tucker Sauer-Pivonka:

Totalmente. Un ejemplo claro: como gestor de proyectos tienes tareas diarias necesarias para el proceso, pero lo urgente es cuando en la reunión diaria los desarrolladores tienen bloqueos que frenan el progreso.
Eso para mí es muy urgente, hay que solucionarlo de inmediato. Hay que estar atento y ajustar el día para ocuparse de eso.

Ben Aston:

Sí. Creo que cubrimos casi todo lo que mencionas en el artículo. Una de las cosas que mencionas es reducir distracciones, que se conecta con el enfoque.
Das consejos prácticos de limpiar tus notificaciones, que suelen ser una distracción enorme entre emails, Slack, otras apps y el móvil.
En tu artículo mencionas limpiar las notificaciones del móvil, pero ¿cómo te diste cuenta de que necesitabas hacer algo al respecto? Para quienes escuchan, ¿cómo saber cuándo es hora de limpiar las notificaciones del móvil?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí, totalmente. Creo que ya comentamos antes, pero... Me di cuenta cuando no podía concentrarme en una tarea, y eso me sigue pasando a veces, pero veía una notificación, la miraba y me llevaba a otra cosa y luego, después de tres o cuatro cosas, había perdido el hilo de todo.
Ese coste de cambiar de tarea se va acumulando con el tiempo. Noté que las tareas se acumulaban. Analicé por qué y vi que era porque las notificaciones están hechas justo para eso: captar tu atención. Compiten por tu atención. Me paré a pensar qué notificaciones recibía y cuál realmente era necesaria y cuál podía esperar.
Puedo entrar en detalles, pero así fue como me di cuenta de que era un problema.
Sí. Y para mí fue revelador. Empecé a usar una herramienta llamada RescueTime. ¿La conoces?
No. La probaré.

Ben Aston:

Es una herramienta un poco espeluznante si no te importa eso... La instalas y analiza todo lo que haces: webs, aplicaciones, cuánto tecleas, cuánto tiempo pasas solo moviendo el ratón y perdiendo el tiempo.
Para mí, lo más fuerte fue ver, al acabar la semana, cuántas horas pasaba en Facebook. Era algo así como seis horas semanales. Pensé: "Eso es un uso terrible de mi tiempo."
Claro, no piensas “tengo que pasar seis horas en Facebook esta semana”, pero ver que de media gasto un tercio de la semana escribiendo emails, pues tal vez está bien. Viendo cuánto tiempo gasto en Excel, en Project...
Incluso agrupa por palabras clave o clientes. Si piensas “yo no pierdo el tiempo”, te reto a instalar RescueTime.
O, como dices en el artículo, prueba a hacer hojas de tiempo. Incluso si no tienes que hacerlas, hazlo y verás el tiempo que pierdes. Me gusta Toggl. ¿Tú qué herramienta usas? En Toggl hay un temporizador: inicias, seleccionas el proyecto y a trabajar.
Solo con ver el reloj contando y saber que tienes que estar en esa tarea, ayuda mucho.

Tucker Sauer-Pivonka:

Totalmente. En Crema usamos una herramienta llamada Harvest para controlar el tiempo y Harvest Forecast para preverlo. Me encuentro muchas veces evaluando dónde se va ese tiempo. Si me siento sobrepasado, reviso Forecast para ver, según el contrato, dónde debería gastar mi tiempo. Eso me ayuda a tomar distancia y ver cómo lo gasto a diario.
Siempre me hace sentir mejor después de hacer ese ejercicio.

Ben Aston:

Genial. Por último, hablemos de algo interesante relacionado con tener más tiempo. Hablas de hacer tareas durante reuniones. Me intriga cómo lo haces.
En la práctica, estás en la reunión, se plantea algo y dices: "Lo resuelvo ya mismo, chicos, dadme un segundo." ¿Cómo lo haces sin romper la dinámica y sin que todos se queden esperando atento a que termines?
¿Cómo lo gestionas?

Tucker Sauer-Pivonka:

Aquí hay dos puntos. Primero, hay un momento y lugar para todo. No en todas las reuniones debe hacerse esto. Pero si es, por ejemplo, una reunión interna al final de un sprint y se necesita resolver una cuestión, puedo enviar una consulta en cinco segundos y tener respuesta antes de acabar.
Aunque me desconecte esos cinco segundos para enviar el mensaje, el beneficio es mayor. Se trata de saber qué cosas puedes hacer y cuáles no. Obviamente no vas a escribir un correo largo o pedir feedback de un diseño en pleno meeting. Es cuestión de tipo de tareas.
Lo importante es que, si vas a hacer tareas en la reunión, no te distraiga de la misma. Debes respetar el tiempo de los demás porque todos son muy valiosos. Si lo pierdes haciendo otra cosa, no es respetuoso.
En mi caso, suele ser un mensaje rápido por Slack que me toma cinco segundos y que, si lo dejo para después, tardo tres minutos porque he cambiado el contexto y tardo en recordar.
Así es como hago para avanzar tareas en reuniones. Hay que procurar que no interrumpa la dinámica.

Ben Aston:

Sí, es muy útil y creo que como gestores de proyectos no podemos subestimar el poder de la inercia. Muchas veces en reuniones ocurre que llegas a un punto muerto porque falta un dato, y lo peor es tener que posponer la reunión hasta resolverlo, y luego hacer otra para dar la respuesta.
Intentar mantener el impulso es esencial. A menudo hay bloqueadores en reuniones y la gente dice “no puedo estimar esto porque me falta tal cosa”, así que desbloquear barreras en tiempo real ayuda mucho a avanzar y a que la gente pase a la acción, en vez de tener que buscar respuestas luego. Es un comentario muy útil.

Tucker Sauer-Pivonka:

Por supuesto.

Ben Aston:

Hablando de herramientas, comentamos dos o tres (Harvest y Forecast), pero ¿tienes alguna otra herramienta de gestión del tiempo u otra en tu kit de PM?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sí, en cuanto a reuniones y tiempos, ahora uso una herramienta llamada Meetingbird. Nos ahorra mucho tiempo coordinando reuniones: marcas la disponibilidad y compara calendarios para encontrar el mejor hueco. Nos ha servido mucho para ahorrar idas y vueltas organizando por email.
También uso Harvest y Harvest Forecast. Uso Asana para gestión de tareas. Para proyectos de desarrollo, usamos ZenHub y, por supuesto, Slack y Dropbox Paper. A veces el cliente nos pide trabajar en sus herramientas, como Jira. Y el email, que es estándar.
Esas son las herramientas de mi kit que uso varias veces al día.

Ben Aston:

Sí. Tengo curiosidad por Dropbox Paper, siempre lo veo pero nunca lo usé. ¿Para qué lo usas?

Tucker Sauer-Pivonka:

Es una excelente herramienta de colaboración. Es similar a Google Docs, puedes trabajar varias personas a la vez en un documento, comentar, etc., pero con una interfaz más intuitiva.
Como también guardamos archivos en Dropbox, es fácil implicar a clientes. Ahí guardamos todos los documentos de proyecto, diarios de proyecto, etc. Permite acceso rápido y sencillo.
Tiene otras funcionalidades, como soporte para Markdown. Yo uso una app llamada Bear para mis notas, también compatible con Markdown, así que todo va de la mano y es muy fácil pasar de una herramienta a otra.

Ben Aston:

La probaré. Genial.
Tucker, gracias por acompañarnos. Ha sido un placer tenerte.

Tucker Sauer-Pivonka:

Gracias a ti. Fue un gusto hablar contigo.

Ben Aston:

Muy bien. Si quieres contribuir en la conversación, comenta en la publicación y visita la sección de recursos de thedigitalprojectmanager.com para unirte a nuestro equipo de Slack, donde encontrarás todo tipo de charlas interesantes.
Hasta la próxima, gracias por escucharnos.