¿Realmente eres un buen gestor de proyectos? (con Lina Calin de Forest Made)

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Ben Aston:

Gracias por sintonizar. Soy Ben Aston, y este es el Podcast del Gestor Digital de Proyectos. ¿De verdad eres bueno en lo que haces? En el fondo, ¿a veces te preguntas si eres un poco farsante, incluso como gestor de proyectos? ¿Alguna vez dudas si siquiera elegiste la carrera adecuada? El podcast de hoy te dará todas las respuestas. Podrás descubrir realmente qué tan bueno eres en esto y averiguar si naciste para este mundo, y alerta de spoiler, probablemente sí. Lo estás haciendo bien. No eres un fraude. Solo sientes que lo eres, así que sigue adelante. Hoy me acompaña la maravillosa Lina Calin. Lina, esta es su segunda vez en el programa y trabaja en una agencia llamada Foster Maid. Si quieres saber todo sobre Lina, puedes escuchar nuestro podcast anterior con ella, pero en su tiempo libre, Lina hace muchas cosas fascinantes, incluyendo un blog de comida que te recomiendo ver. Le gusta la comida, así que probablemente deberíamos empezar, Lina, preguntándote qué has comido hoy, porque seguro que fue emocionante.

Lina Calin:

En realidad, hoy ha sido una locura y aún no he comido nada.

Ben Aston:

¿En serio? ¿No has comido nada?

Lina Calin:

Todavía no, pero tengo pollo marinando para cuando llegue a casa y tengo ganas de ponerlo a la parrilla.

Ben Aston:

O sea, ¿estás preparada?

Lina Calin:

Sí.

Ben Aston:

¿En serio no has comido nada hoy?

Lina Calin:

No, no he comido. Vi algo de chocolate en la cocina antes y simplemente seguí de largo.

Ben Aston:

Lina, no lo puedo creer. Siento que deberíamos dejar de hablar ya mismo y que vayas a comer algo.

Lina Calin:

En absoluto. Esto es lo primero.

Ben Aston:

Bueno, no vamos a alargar esto porque me preocupa que te vayas a desmayar. Hablando de cocinar, no sé si compraste algo en las ofertas de Black Friday, pero yo compré una olla a presión Instapot.

Lina Calin:

Oh, muy bien.

Ben Aston:

Un gran paso para mí.

Lina Calin:

Sí.

Ben Aston:

Tengo muchas ganas de usarla. De hecho, ya la usé. Lo primero que cociné fue arroz.

Lina Calin:

Eso está bien.

Ben Aston:

Sí, mejor empezar por lo básico e ir avanzando. Pero además de marinar pollo, ¿qué más hay en el menú este fin de semana?

Lina Calin:

Creo que voy a ir mañana a una feria de agricultores para ver qué verduras puedo conseguir. Me encantan las verduras. Aparte de eso, no creo que tenga nada más planeado. Probablemente acabe haciendo sopa. Llevo una semana mirando recetas de sopa. Aquí no hace tanto frío como para justificarlo, pero tengo ese antojo y lo voy a cumplir.

Ben Aston:

No hace suficiente frío para comer sopa. ¿Cuál es tu verdura favorita entonces?

Lina Calin:

Dios mío. Me encantan las coles de Bruselas.

Ben Aston:

¿De verdad?

Lina Calin:

De verdad. Podría comer muchas. Mi forma favorita de prepararlas es simplemente cortarlas muy finitas y crudas, mezclarlas con un poco de vinagre, aceite de oliva, sal y pimienta. Lo dejas reposar un rato y se ablandan. Es muy rico, pero también me gusta hacerlas a la parrilla. Las aso, las salteo, les pongo bacon, cebolla, ajo, lo que quieras, son deliciosas.

Ben Aston:

Vaya, así que si a alguien le interesa, habrá una fiesta de coles de Bruselas en casa de Lina este fin de semana.

Lina Calin:

Todos son bienvenidos.

Ben Aston:

Todos son bienvenidos. Si eres un DPM... Estamos cortando, ¿dónde estás?

Lina Calin:

Estoy en Virginia.

Ben Aston:

¿Virginia?

Lina Calin:

Sí.

Ben Aston:

Eso es, solo ve a Virginia. Es un lugar pequeño. Verás a Lina. Es la que está cocinando con coles de Bruselas.

Lina Calin:

Exacto.

Ben Aston:

Pero además de cocinar, ¿qué hay de nuevo desde la última vez que hablamos? ¿Trabajas en algún proyecto interesante ahora?

Lina Calin:

Sigo trabajando, creo que lo mencionamos en el último podcast, sigo con muchos procesos y documentación que están ocurriendo en la empresa. Estoy muy emocionada por experimentar con el equipo GAT, que nos recomendó la estimada Rachel Gertz; estoy chequeándolo con la esperanza de que resuelva algunos problemas que tenemos, del tipo de agencia en cuanto a recursos, capacidad y planificación, proyecciones y todo eso. Bueno, hubiera dicho el mes pasado, pero ya es oficialmente diciembre, así que en octubre tuve el placer de asistir a la DPM Summit en Las Vegas, que fue fantástica. Disfruté cada momento como siempre. Era mi segunda vez, igual que el año pasado.

Ben Aston:

¿Qué fue lo mejor para ti?

Lina Calin:

Dios mío. Todo fue realmente fantástico. Por supuesto, es increíble estar rodeado de otras personas que entienden. Como me dijo un amigo DPM, “Es ir a un evento organizado completamente por gestores de proyectos”, así que puedes notar en los pequeños detalles, en todo lo que han pensado y organizado. Asistí a un taller, no recuerdo el nombre del ponente, pero fue de improvisación, que creo que me dio otra perspectiva sobre cómo pensar en el momento, comunicación y enfocarse en lo correcto. Me gustó mucho esa perspectiva y cómo se relaciona con la gestión de proyectos.

Ben Aston:

Suena divertido. ¿Ahora también haces improvisación fuera del trabajo?

Lina Calin:

No, no puedo decir que sí, pero definitivamente he incorporado algunas técnicas a mi trabajo como PM y a mi comunicación personal.

Ben Aston:

¿Como qué? Dame un ejemplo.

Lina Calin:

Por ejemplo, ayer, hablaba con parte del equipo de gestión aquí y tratábamos el tema del alcance, algo con lo que mucha gente lucha, pero en lo que estamos trabajando mucho internamente. La idea de no solo decir no ante una petición fuera de alcance o que debe tratarse más adelante, sino acompañar ese “no” con los otros puntos que deben comentarse: "Eso está fuera de alcance. Creemos que no es una buena idea según las directrices del proyecto. Eso afectará al cronograma y al presupuesto." Todas esas declaraciones que sean pertinentes para la situación. Me sonreía al recordar la improvisación y decir que en improv, una de las frases que se repite mucho es “sí, y…”, cuando te presentan una situación o personaje. En este contexto es “no, y...”. Es un poco diferente, pero sirve para continuar la conversación y enmarcar bien el contexto.

Ben Aston:

Entonces, por ejemplo, si un cliente te pide “¿pueden hacer otra propuesta creativa con esto?”, ¿tu respuesta sería “no, y…”?

Lina Calin:

No lo digo así de directo, pero sí el concepto. El equipo tiene que recordar que el mensaje no puede ser solo un “no”.

Ben Aston:

Sí, lo entiendo. “No, pero…”

Lina Calin:

Sí.

Ben Aston:

No, pero podríamos…

Lina Calin:

Exacto.

Ben Aston:

Cambiar la fuente, por ejemplo. Genial, suena interesante. Hablemos de tu artículo. Me parece brillante, porque ayuda a tranquilizarnos sobre si estamos haciendo un buen trabajo. Creo que hay que ser honesto: gestionar proyectos puede ser aterrador muchas veces. Lo divertido de lo digital es que siempre está cambiando. Con el tiempo, cambiamos de agencias, cambian los clientes, cambian las tecnologías y proyectos. Por eso, como cambia constantemente, hacemos cosas diferentes. Y podemos encontrarnos en un proyecto y pensar, “¿qué hago aquí? ¿Cómo es posible que yo lidere esto? No tengo ni idea.” Y como PMs, solemos ser controladores. Nos gusta tener un plan, estar en control. Si no hay plan y no sabemos qué pasa, puede ser muy estresante.
Lina ha escrito un gran artículo sobre cómo saber si eres un buen gestor de proyectos. Presenta cinco pruebas que comentaremos en breve, pero creo que deberíamos empezar por hablar de qué hace a un buen gestor de proyectos. Yo he escrito cosas tratando de simplificarlo: lo esencial del liderazgo. Tomé la idea de Bill Hybels: carácter, competencia y química. Carácter es liderazgo, integridad personal, mantener la calma bajo presión; competencia son los básicos, leer, escribir, aritmética, pero también tener buen ojo creativo, análisis técnico y visión comercial. Luego, química: las habilidades diplomáticas y personales que aseguran buenas relaciones con el equipo y el cliente.
Me gustaría saber, antes de saber si hacemos bien el trabajo, ¿qué crees tú, Lina, que hace bueno a un gestor de proyectos?

Lina Calin:

Me encanta esa pregunta. Creo que es interesante, porque cada vez vemos a más personas de diferentes ámbitos llegar a la gestión de proyectos. Eso hace que haya gran variedad de personalidades e intereses en este sector. Las cosas importantes son muy parecidas a lo que decías sobre liderazgo valiente. Hay que tener empatía, valorar la comunicación y entender a los demás. Además, estar interesado en el aprendizaje y desarrollo continuo, que conduce a esa competencia de la que hablas, y saber mantener la calma ante situaciones complicadas y transmitir eso al equipo.
Lo que hacemos es muy difícil y a veces estresante. Ser capaz de mantener la cabeza fría, incluso cuando las cosas se complican, es una característica crucial de un gestor de proyectos.

Ben Aston:

Genial. Lo más interesante de todo esto es que son habilidades difíciles de medir, ¿verdad?

Lina Calin:

Lo son.

Ben Aston:

¿Cómo sabes, por ejemplo, si tienes empatía? ¿Cómo lo sabes? ¿Cómo saber si haces bien tu trabajo, más allá de…? No hay forma empírica de… Quizá podrías contar cuánta gente no quiere estar en tu equipo porque eres un ogro, pero realmente, es difícil de medir. ¿Lideras bien? ¿Eres competente? Química, empatía… Todo eso es complicado de cuantificar. Es interesante que coincidamos en esto: “¿Cómo saber si hago bien mi trabajo si no puedo medir todo esto?”
En tu artículo, primero hablas de preocuparte por el trabajo y los proyectos, que es fundamental, como tener integridad, hacer lo correcto para el cliente y el equipo. Pero, seamos honestos: a veces el proyecto es aburrido o el cliente pesado. Cuando eso pasa y piensas “odio esto”, ¿qué haces para seguir motivada?

Lina Calin:

La verdad, creo que los proyectos aburridos no me afectan tanto porque la gestión de proyectos es emocionante para mí. Suena como la respuesta perfecta, pero...

Ben Aston:

Es una gran respuesta, Lina.

Lina Calin:

Para mí, lo que me entusiasma no es el producto en sí, sino la interacción con el equipo y el cliente. Mantener todo en orden, ver cómo una idea se convierte en algo tangible que ayuda a un negocio, todos los retos e interacciones, las personalidades... Eso es lo interesante para mí.

Ben Aston:

O sea, es el proceso, no el producto. Estoy de acuerdo, aunque a veces cuesta motivar al equipo si el proyecto es aburrido, como “otra vez un banner más”. Todo se vuelve una obligación. Y ahí hay que motivar al equipo, porque si tú no te interesas, se nota, y el resultado es peor y nadie lo disfruta. Un poco de positividad ayuda mucho, así que Lina, dices lo correcto.
Hablemos de que la gente acuda a ti para solucionar problemas. Es otro gran indicador: si eres el solucionador, ese es nuestro papel. Somos quienes le damos vía libre al equipo. En mi experiencia, eso abarca desde arreglar un escritorio roto hasta conseguir un software nuevo para ahorrar tiempo. A veces, un desarrollador me dice que lleva cuatro horas en algo porque “hay una herramienta buenísima pero no puedo usarla” y pregunto: “¿Cuánto cuesta?”, y son solo 10 dólares. Así que a veces solo hay que solucionar cosas. Pero, ¿a quién recurres cuando no sabes resolver un problema?

Lina Calin:

Buena pregunta. Me pasa a diario. Recurro a Google, tengo varias comunidades online de gestores de proyectos digitales, que son invaluables cuando surge una duda. Creo que como gestor, por cómo comunico confianza, a veces se asume que sé más de lo que realmente sé, pero es importante no tener miedo de admitir que no sabes y decir "no te preocupes, lo conseguiré", o "trabajemos juntos en esto". Buscar formación o mentoría, o simplemente googlear.

Ben Aston:

Totalmente. Me pasa siempre. La gente me pregunta cosas y les digo "¿Ya buscaste en Google? Porque eso es justo lo que voy a hacer yo". Muchas veces, ser gestor digital es ser buen buscador en Internet.

Lina Calin:

Sí.

Ben Aston:

No lo minimices, no todos pueden hacerlo. También hablas de tener el control de tu proyecto, que sabes que lo haces bien si tienes esa sensación de control. Me interesa saber cómo lo logras y cómo lo mides. ¿Cómo sabes si tienes el control? ¿Qué utilizas para preguntar al equipo si avanzan bien o no?

Lina Calin:

Comparo el progreso del proyecto con el cronograma. Comparamos las estimaciones y avances de los desarrolladores, y mi trabajo es animarles a cumplir sus estimaciones y avanzar con las tareas según lo planeado. Medimos lo típico: terminar el proyecto dentro del presupuesto, el grado de satisfacción del cliente, si trabajarían de nuevo con nosotros, que el equipo no esté estresado ni sobrecargado. Pero además, hay que recordar que siempre habrá imprevistos y personas con fallos, incluidos nosotros. Lo más importante es mantener la calma ante lo desconocido y prever soluciones antes de que surjan problemas. Hay que instaurar esas expectativas tanto en el equipo como en el cliente y estar preparados para que las cosas no salgan como se planeó, y que todos lo sepan.

Ben Aston:

Sí. Lo que dices es básico, hay que hacer seguimiento, comparar estimaciones con resultados reales, disciplina para esos controles, porque si no lo basamos en datos, el proyecto se puede complicar, sobre todo si estamos saturados. Es clave estar pendiente de todo. Otra señal que mencionas es que tu equipo quiere más de ti. La última vez eras la única PM de tu agencia. ¿Sigue así?

Lina Calin:

Parece que ya hemos hecho una oferta a una nueva PM que empezará pronto.

Ben Aston:

Oh, sin presión. Seguramente te están escuchando ahora. Espero que lo sepan.

Lina Calin:

Sí.

Ben Aston:

Eso es bueno. Antes eras la única, y ahora han decidido que hace falta más gestión. El equipo crece.

Lina Calin:

Así es.

Ben Aston:

Eso es un buen trabajo.

Lina Calin:

Sí, es genial. Al principio cuesta demostrar el valor de la gestión de proyectos, pero cuando tienes una personalidad de logro y perfeccionismo, quieres aportar esas habilidades a más proyectos. Sin darte cuenta, te ves desbordada, y eso trae consecuencias. Pero si desde el principio el equipo quiere más de ti y más gestión, es una buena señal: lo haces bien y tu trabajo aporta valor.

Ben Aston:

Sí, totalmente. Ese proceso en la agencia, cuando no hay PMs y luego se introduce el rol, la velocidad a la que creces es clave porque al principio tienes que mostrar el valor y definir el rol. Al tener éxito, enseguida te saturas y te vuelves menos eficaz. Hay que contratar temprano; si no, te verás desbordado y parecerá que la gestión de proyectos no funciona. Así que consejo: contrata pronto. Si no, tu imagen se verá afectada. Creo que cubrimos todo esto, y lo mencionas en tu artículo.
La realidad es que nuestro trabajo es difícil, pero aunque a veces sientas que lo haces mal, eso no refleja la calidad. Que te metan en un sector nuevo o fuera de tu zona de confort no define tu valor. Lo que sí lo hace son estos aspectos que comentamos: preocuparte por el trabajo y por los proyectos, estar aprovechado, que vengan a ti a resolver problemas, tener el control y, como Lina, que tu equipo quiera más de ti. Esa es la mejor señal.
Lina, muchísimas gracias por acompañarnos. Ha sido un placer tenerte aquí.

Lina Calin:

Ha sido un placer. Gracias a ti.

Ben Aston:

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