Cómo construir relaciones sólidas con clientes y equipos (con Lina Calin de Forest Made)

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Ben Aston

Gracias por escucharnos. Soy Ben Aston y este es el pódcast Digital Project Manager de thedigitalprojectmanager.com.

Hoy me acompaña Lina Calin. Hoy vamos a hablar sobre la gestión de proyectos a distancia y el reto de construir equipos sólidos. ¿Cómo es posible construir un equipo fuerte, un equipo dinámico, un equipo que disfrute trabajar junto cuando cada uno está repartido por el mundo, o por el país? Seguramente, es imposible. O quizás no lo sea. Así que sigue escuchando para averiguarlo. Pero, Lina, primero cuéntanos un poco sobre ti. ¿Dónde estás y a qué te dedicas?

Lina Calin:

Estoy en la hermosa Richmond, Virginia, en Estados Unidos. Soy gestora digital de proyectos en Foster Made, en Richmond.

Ben Aston

Genial. Cuéntame un poco sobre Foster Made. ¿Qué tipo de proyectos lleváis?

Lina Calin:

Somos principalmente una empresa de desarrollo. Creamos sitios web complejos. Hacemos proyectos CMS, mapas personalizados. Realmente empezamos hace años en la comunidad de ExpressionEngine y hemos expandido mucho el equipo en cuanto a capacidades. Hemos podido hacer proyectos muy complejos, realmente geniales, desarrollando aplicaciones y cosas así para nuestros clientes.

Ben Aston

Qué bien. ¿Hay algún proyecto emocionante en el que estés trabajando ahora que puedas contarnos? ¿O cuál ha sido el proyecto más interesante en el último año?

Lina Calin:

Hacemos un gran trabajo para Screening for Mental Health. Me gusta mucho colaborar con ellos. Son un cliente fantástico. Hacen un trabajo increíble, y valoro que lo que hacemos realmente marca la diferencia. El cliente es consciente, muy inclusivo, muy amable, y entiende el valor de nuestro trabajo, lo que hace que trabajar con ellos sea realmente maravilloso. También me encanta saber que nuestro trabajo para ellos realmente genera un impacto positivo en el mundo.

Ben Aston

Eso es genial. Así que hacéis muchos proyectos grandes de webs, temas técnicos. ¿Seguís trabajando mucho con ExpressionEngine? No oigo mucho hablar de ese CMS. ¿Es una decisión consciente centrarse en eso o también hacéis cosas en otras plataformas?

Lina Calin:

De hecho, últimamente trabajamos mucho en Craft. Apoyamos a varios clientes para los que hemos construido sitios en ExpressionEngine. En ocasiones lo recomendamos, pero últimamente usamos más Craft en nuestros proyectos CMS. Nos gusta mucho esa plataforma.

Ben Aston

Interesante. Yo no he usado Craft personalmente. He curioseado un poco, pero nunca he entregado un proyecto en esa plataforma. Oigo cosas buenas.

Lina Calin:

Es realmente buena.

Ben Aston

Muy bien. Cuéntanos un poco tu historia. ¿Cómo llegaste a ser gestora digital de proyectos?

Lina Calin:

Estudié en Williamsburg, Virginia, en William and Mary y estudié psicología. No tenía intención de dedicarme a la psicología, pero me fascinaba el estudio de las personas y sabía que podía aplicarlo profesionalmente a lo que eligiera, y, como notarás, casi todo lo que realmente me importa está enraizado en la psicología. Como la mayoría que llega a la gestión digital de proyectos, llegué a este trabajo y a este sector por accidente.

Vine a Richmond hace algunos años con un trabajo para gestionar un restaurante nuevo que iba a abrir, pero me di cuenta rápidamente de que aunque había trabajado en la hostelería durante la universidad, no era el lugar donde quería desarrollar mi carrera después de graduarme. Dejé el restaurante y recibí la llamada del equipo que había hecho la web y el branding del restaurante, y el dueño de esa empresa me propuso unirme a él. Pasé algunos años allí como encargada de cuentas, ayudando en marketing y operaciones. Luego estuve unos años gestionando proyectos en el equipo web de una agencia de inbound marketing. En ambos sitios, era gestora de cuentas, pero la gestión de proyectos era una extensión por defecto de mi cargo.

Hace menos de dos años llegué a Foster Made. Me contrataron para gestionar cuentas, pero pronto me di cuenta de que el equipo necesitaba más a una gestora de proyectos, así que acabé cambiando mi rol, y desde entonces he ido aprendiendo a gestionar nuestros proyectos.

Ben Aston

Muy bien. Es curioso ver cómo la gente termina en la gestión digital de proyectos, así que de la hostelería a trabajar para la agencia que hacía la web del restaurante. Es un vínculo curioso, ¿no?

Lina Calin:

Sí, lo es.

Ben Aston

Pero bueno, lo importante es encontrar el camino que funciona. Cuéntame sobre esa transición de encargada de cuentas a gestora digital de proyectos. Yo hice ese cambio también, y me gustaría saber cómo fue para ti. ¿Cómo diste el paso para decir “Ya no soy encargada de cuentas, ahora soy gestora digital de proyectos”? ¿Cómo fue ese cambio?

Lina Calin:

Entré con el objetivo de gestionar relaciones, y así empezó, pero también me trajeron para gestionar los grandes proyectos de Foster Made, que eran algo nuevo en la empresa. Empezamos a tener retos de mayor envergadura que los CMS anteriores, así que me di cuenta de que esos proyectos requerían más organización y estructura. Los clientes necesitaban más comunicación sobre el avance, y no bastaba con la visión estratégica o el enfoque de relaciones: hacía falta gestión real de proyectos.

Dudé un tiempo entre los títulos de cuenta y gestión de proyectos, y luego vi que necesitaba habilidades diferentes a las que usaba como encargada de cuentas. Afortunadamente, la empresa apostó por mí y me apoyó para desarrollar esas habilidades y convertirme en la gestora de proyectos que da estructura y organización a los proyectos.

Ben Aston

¿Fuiste la primera PM digital en Foster Made?

Lina Calin:

Sí.

Ben Aston

¿Eras la única o cómo era?

Lina Calin:

Ahora mismo sí. Pero estamos contratando a la segunda.

Ben Aston

¡Qué bien!

Lina Calin:

Sí, me encanta. Pero los últimos dos años he sido la única implementando estos procesos aquí.

Ben Aston

Eso siempre es un reto en una agencia si eres la única gestora de proyectos. Intentar hacer bien el trabajo con tantas tareas a la vez puede ser duro, así que si buscas trabajo, únete al canal de Slack. Entra en la sección de “Comunidad” y busca a Lina si quieres trabajar en gestión.

Lina Calin:

Así es.

Ben Aston

¿Trabajas remotamente?

Lina Calin:

No. La mayoría del equipo está en Richmond.

Ben Aston

Bien. Cuéntanos sobre tus herramientas. ¿Qué utilizas ahora que haya cambiado tu vida profesional? ¿Con qué gestionas los proyectos?

Lina Calin:

Usamos Teamwork de forma interna. También trabajamos con la herramienta que prefiera el cliente, así que hemos estado en Asana, y un cliente de Canadá utiliza una herramienta llamada Geppetto, pero lo normal es usar Teamwork. Usamos Harvest y Harvest Forecast. Yo empleo OmniPlan para crear planes de proyecto. Creo que esas son las herramientas principales por ahora.

Ben Aston

¿Y Teamwork os funciona bien?

Lina Calin:

Creo que sí. Fue un reto al principio conseguir que el equipo la usara de manera diferente a antes de que yo llegara, pero ayuda a dar transparencia en los proyectos, puedo estar al tanto y también incluimos a los clientes ahí, y de un vistazo pueden ver el estado y el avance.

Ben Aston

Muy bien. No es habitual escuchar a una PM decir “Esta herramienta me funciona bien”, quizás Teamwork sea la que os toque mirar. Si no la habéis probado, Lina ha escrito un artículo esta semana, “Cinco técnicas para construir relaciones sólidas en equipos virtuales”. Si no lo has visto, échale un ojo. Lina da cinco consejos para trabajar con personas de forma remota, tanto con equipos como con clientes. Hablemos de esto. En el artículo dices que gestionar relaciones es quizás una de nuestras funciones más importantes, y viniendo de cuentas parece lógico. ¿Por qué crees tú, desde la gestión de proyectos, que dominar las relaciones es crucial?

Lina Calin:

Buena pregunta. Al final, estamos aquí por las personas. Suena a tópico, pero es real. Somos personas trabajando con personas. Creamos productos y soluciones para personas. No podemos sacar a las personas de la ecuación, así que construir relaciones debe ser parte de nuestro trabajo. Cuando lo hacemos, el trabajo y los proyectos fluyen mucho mejor, porque estamos alineados en equipo. Eso solo se logra poniéndole intención para alinearse con otros.

Ben Aston

Sí, es cierto, y muchas veces es fácil tratar a la gente como recursos o a los clientes como si no fueran personas reales.

Lina Calin:

Exacto.

Ben Aston

En cuanto deshumanizamos el trabajo y obviamos el aspecto relacional, los proyectos se tambalean. Has escrito cinco grandes consejos para mejorar la gestión de relaciones y fortalecer los equipos virtuales o remotos. Lo primero es no suponer cosas; evitar las suposiciones sobre los demás, aunque todos lo hacemos, ¿verdad? Todos (consciente o inconscientemente) ponemos a la gente en cajas. ¿Por qué es tan perjudicial? ¿Tienes alguna historia personal o anécdota sobre esto?

Lina Calin:

Bueno, me alegro de decir que no tengo anécdotas claras-

Ben Aston

Vamos, Lina, sé sincera.

Lina Calin:

Es algo que me ha preocupado siempre en lo personal. Soy una mujer de color y la gente puede sacar conclusiones solo con mi aspecto. Hay partes de mi identidad que no se ven y otras sí, y puede que de ahí se saquen ideas erróneas. Siempre soy muy consciente de eso. Además, hoy también hay mucha conciencia sobre la identidad de género, y no puedes asumir la identidad de alguien. Por eso puse ese consejo el primero: tenemos que ser inclusivos y permitir que la gente se represente tal como quiera, sin proyectar nuestras experiencias o prejuicios sobre ella. Es importantísimo.

Ben Aston

Totalmente, y mencionas algo en ese apartado que me parece muy relevante: el uso del “nosotros” en vez del “tú”. Cuando logramos que la gente –sea nuestro equipo o el cliente– vea que estamos del mismo lado, que somos un equipo, usando lenguaje inclusivo, la percepción cambia. Demostrar que los respaldamos y queremos trabajar juntos es fundamental para que se cree un vínculo auténtico…

Lina Calin:

Así es.

Ben Aston

Es clave.

Lina Calin:

Gracias. Es algo simple pero marca una gran diferencia.

Ben Aston

Definitivamente. El siguiente consejo es no limitar la conversación a lo profesional. Estoy de acuerdo, pero para quienes piensen: “Un momento, yo soy profesional de la gestión”. ¿Cómo consigues no sonar invasiva, o compartir de ti sin sobrepasar límites? Hablas de compartirte un poco, lo que ayuda a que los demás se abran, pero ¿dónde está la línea?

Lina Calin:

Pienso que es como compartir con un familiar lejano: quieres actualizarle de tu vida, contarle si algo emocionante ocurre o si algo te preocupa, para que conozca un poco de ti, pero sin entrar en detalles íntimos. Esa es una frontera válida. Varía con cada persona o cliente, pero mientras seas genuina y no comprometas tu profesionalidad ni autoridad, es ese punto de equilibrio.

Ben Aston

Sí, y lo de encontrar intereses en común también es clave. Cuando trabajamos con clientes, el nexo común puede ser el proyecto, pero si hay una relación fuerte, todo funciona mejor. Hay que buscar intereses compartidos extra al proyecto, para que la relación sea más robusta y no dependa de un único pilar. Se puede hablar de deportes, comida…

Lina Calin:

Exactamente.

Ben Aston

O de alguna serie nueva, y así se crea esa conexión. Incluso, como mencionas, dedicar tiempo a verse cara a cara es vital. Diriges el tema a la importancia de usar videollamadas en vez de solo Slack o teléfono. Muchas veces pongo la cámara y la otra persona no lo hace. ¿Qué haces en ese caso?

Lina Calin:

Sí, suelo ser yo la que enciende la cámara, pero está bien que los demás no lo hagan al principio. Creo que dar ejemplo y ampliar el espacio de confianza ayuda. Busco que se sientan seguros y cómodos primero; mostrar mi cara implica que les presto total atención, no oculto nada, pueden ver mi expresión. A menudo, tras unos intercambios, se animan a encender su vídeo también.

Ben Aston

Sí, es fundamental que sepan que tienen tu atención y que la llamada será productiva. Trabajando en remoto, comprometerse realmente a escuchar y evitar conversaciones dispersas es muy difícil. A veces una charla rápida por videollamada ahorra horas de charlas lentas en Slack…

Lina Calin:

Así es.

Ben Aston

Sí. Y la videollamada es importantísima. El siguiente consejo es validar a las personas y te confieso que soy pésimo en eso. Siempre pienso “pasa, pero podría ser mejor”. Cuéntame, ¿cómo validas aunque algo no esté perfecto?

Lina Calin:

Buena pregunta. Es cuestión de mostrar que su voz importa. Aunque la propuesta no sea la mejor, puedes decir algo como “interesante idea”, “no lo había pensado” o “quizá vale la pena profundizarlo”. Incluso si ahora no aporta, puedes decir “quizá lo tratamos más adelante, pero agradezco que lo menciones”. Es cuestión de decir: “te escucho, valoro tu aporte” antes de seguir.

Ben Aston

Tienes razón. Lina, pareces una persona muy amable.

Lina Calin:

Gracias.

Ben Aston

Mucho más amable que yo. Pero lo que dices es esencial y sé que debo mejorar en eso. Validar ayuda a que la gente respalde la visión y se implique. Si sienten que los valoramos, se suman al objetivo común. Y lograr que todos remen en la misma dirección es esencial para crear un equipo fuerte.

Lina Calin:

Exactamente.

Ben Aston

Por último, hablas de chequear con el equipo. Esto es fundamental, pero ¿cómo lo haces en remoto? Es fácil en la oficina, pero ¿y online?

Lina Calin:

Depende de la persona. Con los desarrolladores no siempre quieren hablar cara a cara, así que cada semana escribo “¿cómo va tu día? sólo comprobando”. A otros les invito a tomar algo. Se necesita tiempo para generar confianza, y a veces hay motivos por los que alguien no responde. Intento mostrar interés real, no preguntar por preguntar. Y aunque no tengan nada que decir, hacer la pregunta ya marca diferencia y ayuda a fortalecer la relación.

Ben Aston

Buen consejo. ¿Y con los clientes? ¿Cómo chequeas el estado cuando no responden o parece que no les importa?

Lina Calin:

Es importante pensar en el porqué y no suponer. Si es cuestión de confianza, intento fortalecer la relación. Puede ser que prefieran una llamada, o que respondan antes si les mando preguntas por email. A veces, dando ejemplo, como decir: “creo que podríamos mejorar tal cosa la próxima vez” o “me entusiasma lo que hicimos hoy”, el ambiente se vuelve más conversacional y menos de interrogatorio, lo que marca la diferencia.

Ben Aston

Muy útil. Si todavía no habéis leído el artículo de Lina sobre “Cinco técnicas para construir relaciones sólidas en equipos virtuales”, entrad y poned en práctica sus consejos. Todo lo charlado aquí es muy útil. Gracias Lina por tus consejos sobre cómo generar relaciones fuertes. Ha sido estupendo tenerte con nosotros.

Lina Calin:

Gracias a ti. Ha sido un placer.

Ben Aston

Genial. Si quieres contribuir a esta conversación, me gustaría saber cómo otros construyen relaciones sólidas con sus equipos, comenta el artículo de Lina o entra en la sección “Comunidad” de thedigitalprojectmanager.com para unirte a nuestro equipo de Slack. Allí hay muchas conversaciones interesantes y nos encantaría que participes. Hasta la próxima, gracias por escuchar.