Lo que la mayoría de la gente se equivoca sobre el examen PMP

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Kelsey Alpaio: ¡Hola! Soy Kelsey. Y bienvenidos de nuevo a The Retro en el podcast de The Digital Project Manager, donde profundizamos en lecciones del pasado, tendencias futuras y lo que significan para tu carrera. Hoy estamos en vivo en el estudio con nuestros miembros de DPM, y estamos aquí para hablar sobre el examen de Profesional en Dirección de Proyectos, más conocido como PMP.

Así que, si estás pensando en obtener tu PMP, probablemente ya has escuchado todas las historias de terror. Es difícil. La tasa de fracaso es alta. Y hay todo tipo de errores que puedes cometer por el camino. Pero el PMP sigue siendo una de las certificaciones más reconocidas y respetadas en el mundo de la gestión de proyectos. Y si puedes aprobarlo, puede abrirte todo tipo de oportunidades profesionales. Pero esa es la pregunta, ¿verdad? ¿Cómo lo apruebas realmente, especialmente si estás haciendo esto mientras gestionas el trabajo, la vida y todo lo demás?

Así que hoy estamos hablando con Crystal Richards, formadora de PMP y fundadora de MindsparQ, una organización de formación que ayuda a los equipos a mejorar sus habilidades de gestión de proyectos para que puedan liderar proyectos con claridad, coraje y confianza. También es la autora de un nuevo libro que salió a principios de este año llamado "PMP Exam Prep For Dummies".

¡Crystal, bienvenida al programa!

Crystal Richards: Muchas gracias, Kelsey. Estoy emocionada de estar aquí. Sí, y el libro ya está publicado y generando muchas expectativas y entusiasmo. Así que sí, estoy emocionada.

Kelsey Alpaio: Qué emocionante. Felicidades de nuevo por lanzar ese libro este año.

Pero sí, ¿por qué no comienzas contándonos un poco más sobre ti y el trabajo que haces?

Crystal Richards: Kelsey, hiciste un trabajo fantástico. Vivo en el área de Washington DC en EE.UU. Y entreno a personas para que sean mejores directores de proyectos, y el servicio principal que ofrezco es el entrenamiento tipo Bootcamp para el PMP.

Y desde ahí, la gente tiene una gran experiencia y si surge la oportunidad, enseño gestión de proyectos a nivel básico para el resto de su equipo, de modo que todos puedan hablar el mismo idioma. Así que realmente estoy inmersa en ayudar a las personas a convertirse en mejores directores de proyectos y disfruto mucho enseñando.

Me encanta, y especialmente ahora con mi libro, me entusiasma aún más, enseño basado en el libro, así que la gente está realmente emocionada con él y con todo mi humor y sarcasmo, pero también con las verdades duras, todo está en el libro, así que me encanta.

Kelsey Alpaio: Hay que incluir esas verdades duras.

Crystal Richards: Exactamente.

Kelsey Alpaio: Quisiera entrar directamente en el tema preguntándote sobre el fracaso y el PMP.

Creo que es algo que muchas personas que lo toman por primera vez realmente les preocupa, y las estadísticas que puedes encontrar en línea, como que realmente no ayudan. Vi varios sitios de preparación de exámenes diciendo que el 80% de las personas lo suspenden la primera vez que lo toman. ¿Te parece un número preciso?

¿Es básicamente un hecho que vas a fallar la primera vez?

Crystal Richards: No, creo que eso quizás era más acertado antes de 2021. El problema es que es algo entre tú y PMI. Así que no sabemos como instructores, no recibimos estadísticas sobre eso, y PMI es un poco más reservado, comprensiblemente. Y PMI, para quienes no lo sepan, es el Project Management Institute, que es el organismo detrás de la credencial PMP, son muy reservados porque si se corre el rumor de que este examen no es posible, nadie va a querer hacerlo. Y si se piensa que es muy fácil, entonces los empleadores podrían no ver el valor si todo el mundo puede aprobarlo.

Así que es un arma de doble filo, lo han hecho mucho más sencillo, diría yo, después de 2021, cuando todo el mundo estaba en casa y no se podía ir a los centros de examen, así que permitieron hacerlo en línea, en la comodidad de tu hogar, si así lo eliges, y no es tan complicado.

Así que ya no sientes ese cambio inesperado como antes. Pero lo que lo hace difícil es que hay mucho contenido. Es mucho vocabulario. Realmente, literalmente comienzo mis clases en español solo para enfatizar el punto. Es como aprender un idioma nuevo. Algunas personas incluso me responden en español, pero en general es aprender este nuevo idioma y toda la información que tienes que volcar en el examen.

Y diría que eso sorprende a mucha gente. Así que si tienes dificultades y no tienes éxito en el examen, probablemente sea por un par de cosas que ya no están relacionadas con lo que era antes. Y no quiero adelantar nada porque seguro tienes preguntas específicas sobre eso. Pero ese 80%, creo que está un poco inflado.

Creo que es parte de tácticas de marketing para asustar. A mí no me gusta ese enfoque, sinceramente. Si eres autosuficiente y disciplinado, solo compra mi libro. Es todo lo que necesitas. No necesitas un bootcamp. Pero para quienes sí necesitan estructura, concentración, y alguien que los motive en persona...

Oh, esa totalmente soy yo.

Kelsey Alpaio: Sí. Sí. Pasemos al tema. ¿Cuáles son algunas de las razones comunes por las que la gente falla realmente el examen?

Crystal Richards: Se lo toman a la ligera. Piensan que, como llevan mucho tiempo gestionando proyectos, ya saben lo que es. Así que no estudian ni se dan cuenta del vocabulario.

Ese es el vocabulario de PMI contra lo que usamos realmente, porque muchos de nosotros somos directores de proyectos accidentales. No conozco mucha gente que haya estudiado específicamente gestión de proyectos. Y si estudió, fue a nivel de postgrado. Así que ya estabas inmerso. Pero para la mayoría, fue aprender a la brava.

Y te decían que trabajes en este diagrama de Gantt sin explicación de qué es un diagrama de Gantt. Solo sabías el nombre. Trabaja en esta hoja de cálculo o reporte, y cada quien usa su propio nombre. Pero PMI tiene su propio sistema de nombres. Y lo curioso, y hasta algo tramposo, diría, es que ellos saben cómo lo llamamos en la vida real y eso aparece en el examen.

Así que piensas "claro, yo lo llamo así". Y resulta que ese no es el término de PMI. Así que ese es el primer punto: entras al examen sin estudiar. El otro gran problema es no hacer exámenes de práctica y no ponerte en modo "examen", porque sospecho que para muchos, como yo, hace mucho que no hacemos un examen estandarizado y haces pequeños exámenes de 5 o 10 preguntas.

Dices "listo, lo logré, todo bien". Pero no estás preparado para casi cuatro horas de información que debes procesar y responder. Y tienes que estar pensando siempre en la respuesta "más PMI". Esos son los puntos principales. Improvisar, no hacer exámenes de práctica y pensar que basta con leer el libro.

No leas ese libro de principio a fin. Lee el mío de principio a fin porque está hecho para eso. Pero el que se llama Cuerpo de Conocimientos de la Gestión de Proyectos, o lo que llamamos la guía PMBOK, es demasiado denso. Si tienes insomnio, es el mejor libro del mundo. Pero si quieres alguien que te dé ejemplos, eso fue lo que quise al escribir el libro.

Quería dar contexto a la gente, especialmente cuando encontraba las mismas preguntas en mis clases. Lo llevé a mi libro, donde, por ejemplo, si ves una situación usando esta herramienta, te explico cómo es desde la perspectiva del examen, y luego también desde la vida real. Una de mis secciones favoritas fue sobre el "scope creeping" y el "gold plating", para solidificar realmente esos conceptos y la gente lo encontró útil porque, aunque necesito enseñarte a aprobar el examen, buscan ejemplos del mundo real.

Y les digo: el mundo real no te va a ayudar a aprobar el examen, pero entiendo tu necesidad. Necesitas ver cómo PMI lo aplicaría en la realidad, y ahora eso te ayudará en las preguntas de escenarios en el examen. Ah, me acuerdo que Crystal dio un ejemplo así. Ahora lo entiendo, y así es como debo responder a la manera de PMI. Esos son los tres principales. No improvises. Haz exámenes de práctica. No leas la guía PMBOK de punta a punta.

Kelsey Alpaio: Gran consejo.

Entonces, durante el examen en sí, mencionaste que no estamos acostumbrados a tomar pruebas de tres o cuatro horas. ¿Cuáles son algunos errores que la gente puede cometer durante el examen y qué cosas hacen diferente los que tienen éxito?

Crystal Richards: La gestión del tiempo. Tienes un total de 180 preguntas y tres horas y 50 minutos, o sea, 230 minutos y siempre les hago hacer el cálculo, y se dan cuenta: es poco más de un minuto por pregunta.

Y lo que ha hecho PMI es dividir esas 180 preguntas en bloques de 60. Entonces, tienes tiempo durante las primeras 60 preguntas para saltar y responder todas las que quieras, y cuando presionas que has terminado ese bloque de 60 preguntas, te preguntan si quieres tomarte un descanso.

Tómalo. O no lo tomes, da igual. No te dan 10 minutos extra si no lo tomas. Pero cuando entras en el bloque de la 61 a la 120, ya no puedes regresar a las primeras 60 preguntas. Y aquí va el truco: el examen no te va a decir "has pasado dos horas, deberías avanzar".

El reloj sigue su curso. Así que les digo que dividan los bloques en tres segmentos de 60 preguntas, y entonces piensan "eso es más o menos 75 minutos por cada bloque de 60". Así que se dan cuenta: "Si paso 90 minutos solo en las primeras 60 preguntas, me voy a quedar sin tiempo". Esa es la gestión del tiempo que quiero que comprendan.

Cuando hacen un examen de práctica completo, vas a ver cómo reacciona tu cuerpo, desde el estrés hasta el cansancio, porque es diferente. La gente dice que sale agotada del examen. Además, el examen es muy largo y basado en escenarios. Así que tienes que filtrar mucho la información.

Bromeo diciendo: cuidado con ponerte a pensar en tus propias historias personales. "Claro, eso me pasó a mí". Y ahí perdiste 30 segundos en el examen recordando tu experiencia. Por eso los exámenes de práctica son muy útiles.

Y, además, si tienes la tendencia de querer cambiar tus respuestas, nueve de cada diez veces tu primera respuesta era la correcta. Por eso los exámenes de práctica te ayudan también a evitar cambiar tus respuestas. Hago esto en mis clases, con las letras de las opciones, y es muy divertido porque las doblan en cuatro. Recuerdan ese jueguito de papel de la infancia, y dicen: "he cambiado mi respuesta, me mantendré en la mía, ¡oh Dios!" Y se dan cuenta: "¡mi primera respuesta era la correcta!" Sí, los "cookie catchers", por eso no dije el nombre todavía.

Kelsey Alpaio: ¡Sí! Ya olvidé cómo se llaman. ¡Qué recuerdos! Sí.

Volviendo al tema del estudio. Si alguien estudia para el PMP mientras trabaja a tiempo completo, ¿en qué debería enfocarse en su preparación? ¿Hay una rutina o framework que recomiendes?

Crystal Richards: Sí, especialmente cuando tomas un bootcamp, lo recalco mucho porque ya invertiste tiempo y dinero, suelen ser 35 horas y un precio considerable. Entonces, es el momento de la verdad. Intenta que esto sea un proceso de entre cuatro y seis semanas.

Así que, si vas por esa vía, y también si estudias por tu cuenta, solo que te faltará la motivación de haber gastado tanto. Es decir, cuando es por tu cuenta piensas "luego lo hago, luego lo hago".

Si comienzas después del bootcamp, quiero que durante los próximos tres o cuatro fines de semana hagas un examen de práctica cada vez. Entre semana, si puedes sacar 30 minutos antes de desayunar, haz 30 minutos de práctica, y luego, una hora después de acostar a los niños o cenar, revisa las preguntas en las que tuviste problemas al mediodía.

Y revisa esas áreas, y si necesitas consultar la guía PMBOK, hazlo como si fuera una enciclopedia solo para entender por qué fallaste esa pregunta. Si la lees en frío, no entenderás nada.

Y también le digo a la gente: no te preocupes por haber hecho un curso o leído previamente, ¡haz primero un examen de práctica! Así entiendes cómo son las preguntas, y luego el material realmente te hará clic cuando lo repases, y digas "¡ahora entiendo por qué esa es la respuesta, es la forma de PMI!".

Si durante la semana no puedes sacar 30 minutos por la mañana y por la tarde, entonces aprovecha el jueves, viernes, quizás subiendo a hora y media por las noches. Pero sobre todo el sábado y parte del domingo. Obviamente, debes dejar tiempo para tu familia y vida.

Pero piensa que si este es tu objetivo profesional y personal, como cualquier meta, piensa en esas veces que quizá volviste a estudiar y te comprometiste. Así que mi consejo es que tengas ese compromiso. Y créeme, si lo logras antes de lo previsto, tu familia te lo agradecerá. Si no, van a odiar el PMP y vas a maldecir mi nombre o el de Crystal; ¡mejor sólo haz el examen! Vale totalmente la pena.

Como anécdota, tuve una alumna hace años que postergaba el examen y faltaban dos semanas para irse a una reunión familiar en un crucero. Me decía: "me llevo el libro". Yo le dije: "No, no lo harás. No vas a estudiar en un crucero familiar. Arruinarás tus vacaciones y te odiarán. Mejor organicemos un plan". Le puse fecha. Se presentó y aprobó. Toda su familia me agradeció por librarlos. Ella aún dice que la obligué. Y sí, la obligué, pero aprobó y todos felices. Así que esto es real. Recientemente, otro alumno me dijo que va a decirle a su esposa embarazada: "Si quieres que gane más, necesito aprobar el PMP". Y su esposa feliz.

Kelsey Alpaio: ¡Me encanta! Hay una línea delgada entre ser coach y ser mandona.

Crystal Richards: Exacto. Así que, tal vez la próxima, pero definitivamente no te lleves el material a un crucero. No vas a disfrutar ni estudiarás.

Kelsey Alpaio: Increíble. Has mencionado el PMBOK un par de veces y sé que ya está la nueva séptima edición. Sé que el examen ha cambiado también en los últimos años, e incluye elementos de fuera de la PMBOK. ¿Cómo asegurarse de estudiar el material correcto y no perder el tiempo en recursos y ejercicios antiguos?

Crystal Richards: Empieza con la fuente principal: pmi.org. Allí busca la sección de certificaciones y entra a la del PMP; ahí verás el esquema de contenido del examen. Actualmente, el examen ya no se basa en un solo recurso, que era la guía PMBOK.

Ahora está basado en varios recursos reflejados en lo que llamamos la ECO, el "Exam Content Outline". Y creo que sigue siendo válida. Dice: "actualización de examen desde 2021". Estamos en 2025 y sigue siendo así. Sospechamos, ya que mencionaste la séptima edición, que ya llegará la octava, que según PMI saldrá en otoño de este año.

Y normalmente PMI actualiza el examen el año siguiente. Si lanzan la edición en diciembre, probablemente darán margen hasta marzo o abril antes de cambiar el examen. Suelen dar unos meses de transición.

En general, para quienes consideran el PMP, siempre hay una carrera a final de año para alcanzar metas, pero lo importante es ir a la fuente. La gente me pregunta "me gusta tu estilo, pero ¿tengo que hacer bootcamp?" No necesariamente. Pregunta a personas que conoces cómo estudiaron y si hicieron bootcamp y por qué eligieron esa vía. Y conócete: yo he comprado mil cursos online y no termino ninguno. Salen económicos, pero plantéate cuál es tu objetivo.

Si de verdad lo necesitas porque es requisito para un trabajo, haz el bootcamp, negocia una bonificación o un aumento que cubra el costo. Si eres disciplinado, compra un libro y simulador de exámenes, y listo.

Pero las certificaciones son caras igual. Aunque estudies solo, tienes que pagar el examen y luego mantener la credencial cada tres años. Así que antes que nada, ten claro qué beneficios buscas y si prefieres invertir en un bootcamp que te da plan de estudio y recursos, revisa sitios web y opiniones; busca referencias y verifica que sean serios. Quizás en Reddit encuentres opiniones auténticas, y comprueba en LinkedIn si realmente publican contenidos y no aparecen y desaparecen.

Sobre los libros, revisa bien las reseñas, no solo las estrellas, fíjate en los comentarios. Algunos serán negativos gratuitos, pero sabrás diferenciar el recurso adecuado para ti.

Kelsey Alpaio: Unas preguntas más. Si alguien está escuchando y piensa "vaya, esto es mucho trabajo. Quizá no vale tanto la pena por el estrés y el dinero". ¿Qué les dirías? ¿Sigue mereciendo la pena el PMP en 2025? ¿Debes intentarlo?

Crystal Richards: Yo diría que sí. Si ves posiciones que te interesan o personas en roles que admiras y tienen el PMP, son señales de que puede que sí te convenga la credencial.

Siempre recomiendo intentar que la empresa lo pague. Sé que es polémico porque algunos temen tener que quedarse en la empresa, pero es negociable. Si encuentras otra oportunidad y quieren contratarte, negocia como parte de tu oferta que paguen la certificación. PMI ofrece becas y tiene su fundación. Hay opciones y no siempre hay que pasar por el ámbito académico.

Alguien me preguntó por LinkedIn si debía elegir entre una certificación de gestión del cambio o el PMP, lo cual me pareció extraño porque son certificaciones muy distintas. Depende de tu objetivo profesional.

Mi opinión, aunque suene polémica, es que seas estratégico con tus certificaciones. A veces tener demasiadas es costoso, porque debes renovarlas todas periódicamente.

Algunos cursos son homologables (por ejemplo, soy scrum master y hay cursos que cuentan para PMI y viceversa). Pero PMI es muy flexible en capacitación. Recomiendo asociarte a PMI por los beneficios y facilidades, y cuesta menos recertificarse siendo miembro. PMI incentiva a mantener la credencial.

Una vez lo tienes, es fácil mantenerlo y aceptan todo tipo de formación complementaria (cursos de ciberseguridad, RRHH, etc.), lo que te será útil si eres experto temático además de gestor.

Así que, si consideras hacer el PMP, para cerrar tu pregunta Kelsey, creo que vale la pena si quieres una carrera en gestión de proyectos. Todo el mundo dice ser gestor, pero el título filtra a los realmente comprometidos. Y si otro paga, mejor aún.

Kelsey Alpaio: ¿Quién no?

Crystal Richards: Exacto, eso me encanta.

Kelsey Alpaio: Y una vez que consigues uno de estos puestos gracias al PMP, ¿con qué frecuencia usarás lo que aprendiste para el examen en el trabajo?

Crystal Richards: Muy buena pregunta. Yo obtuve la credencial porque mi jefe necesitaba que la tuviera para figurar como personal clave en un contrato federal. Cuando me la saqué, me dijo: "Olvida todo lo aprendido para el examen". Al principio no le di importancia.

Ahora que lo enseño, veo muchos beneficios en las buenas prácticas que aprendes y que se pueden aplicar en el trabajo. Trabajé en una oficina de gestión de proyectos y era gracioso; en una reunión, la duda era quién tenía que hacer qué, y en mi cabeza pensaba "¿dónde está su matriz RACI?".

Entonces, si después de aprobar olvidas todo, creo que es desaprovechar el esfuerzo. Hay cosas muy útiles. No tienes que aplicar todo, porque es mucho, ni PMI lo recomienda. Hablan del "tailoring" o adaptación; usa lo que tenga sentido para tu entorno y tus proyectos.

Y a veces hay que tener tacto con el lenguaje PMI; si en tu empresa llaman diferente a un documento, mejor no corregir. Usa su lenguaje, pero aplica buenas prácticas poco a poco y, si ves mejora (mejor comunicación, etc.), puedes añadir más herramientas en el futuro.

Esa fue mi meta con el libro: lograr un equilibrio para que veas el valor. Es algo que faltaba en otras publicaciones, porque la gente llega a pensar "igual voy a olvidarlo todo porque no es aplicable", y quería romper ese mito.

Kelsey Alpaio: Eso está genial. Ya casi se nos acaba el tiempo, ¿puedes darnos un consejo final para prepararte con éxito para el PMP?

Crystal Richards: ¡Gestiona tu propio proyecto hasta el examen! De verdad, fija una fecha, como con cualquier otro proyecto, y planifica hacia atrás. Comunica a tu familia, amigos y colegas que durante 30 días estarás insoportable, pero que habrá recompensa al final. Si puedes, pide viernes libres o negocia medios días.

Es cuestión de gestionar tu propio proyecto de estudio y, si eres más ágil, hazlo por sprints semanales, terminando cada semana con un examen de práctica. Así obtienes feedback y ajustas tu próxima semana de estudio.

Y si usas herramientas como Asana o monday.com, úsalas de verdad y disfruta viendo progresos. Muchos me dicen que fue su meta profesional y personal durante años. Hazte un favor y gestiona tu propio proyecto para aprobar el examen.

Kelsey Alpaio: Genial. Crystal, muchas gracias por estar conmigo hoy.

Crystal Richards: Por supuesto. Gracias por invitarme.

Kelsey Alpaio: Esto es todo por el Retro de hoy. No olvides seguir el programa para no perderte ningún episodio. Y si quieres seguir conversando con una comunidad de más de mil profesionales de la gestión de proyectos que te entienden, únete a thedpm.com/membership. Gracias por escuchar.