Las habilidades de IA que blindarán tu carrera para el futuro

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Kelsey Alpaio: ¡Hola! Soy Kelsey. Y bienvenidos de nuevo a The Retro en el podcast de The Digital Project Manager, donde analizamos lecciones del pasado, tendencias futuras y lo que significan para tu carrera. Así que hoy vamos a profundizar en un tema que es prácticamente imposible de ignorar en este momento, y un tema que realmente no deberías ignorar: cómo la IA impactará el futuro de la gestión de proyectos.

A estas alturas, todos hemos oído hablar de las diferentes herramientas, todos los casos de uso de IA que pueden ahorrarte tiempo y quitarte esas tareas molestas de tu lista. Pero ¿cuánto has pensando realmente en cómo la IA redefinirá lo que realmente significa ser gestor de proyectos y qué habilidades deberías estar desarrollando hoy para asegurarte una carrera larga y exitosa en este campo de aquí en adelante?

Eso es lo que vamos a tratar hoy, y tenemos aquí un gran invitado que nos va a ayudar a guiarnos: Oliver Yarbrough. Oliver es el fundador de Not Your Father's AI, que trata precisamente de ayudar a las personas a aplicar la IA en sus empleos y negocios. También es instructor en LinkedIn Learning con un popular curso sobre inteligencia artificial para gestores de proyectos, y lleva años formando a profesionales en gestión de proyectos.

¡Oliver, bienvenido al programa!

Oliver Yarbrough: Gracias. Encantado de estar aquí.

Kelsey Alpaio: Oliver, cuéntanos un poco más sobre ti y tu trabajo.

Oliver Yarbrough: Soy formador en gestión de proyectos ante todo, y en los últimos ocho años empecé a hablar de inteligencia artificial específicamente en relación con la gestión de proyectos.

En los últimos años he estado con esto llamado Not Your Father's AI, ayudando a la gente a comprender los usos prácticos de la inteligencia artificial. No solo en gestión de proyectos, sino en otras áreas también, pero para efectos de nuestra conversación, claro, gestión de proyectos.

Kelsey Alpaio: Perfecto. Así que vamos directamente a ello y hablemos de cómo la IA ya está empezando a transformar el rol de la gestión de proyectos. ¿Cuáles son algunos de los principales cambios que ya estás viendo?

Oliver Yarbrough: Lo que veo es que la gente está tomando lo que hace a diario y empieza a incorporarlo a pequeña escala. Por supuesto, hay personas que lo usan a muchísima mayor escala, y de eso hablaremos también.

Pero básicamente se trata de identificar lo que estás haciendo y averiguar cómo puedes eliminar ineficiencias mediante la incorporación de distintos aspectos de la inteligencia artificial o automatización. Esas son algunas de las áreas básicas que destacaría. Además, veo que la gente la utiliza para escribir mejor.

Mucha gente, incluso si somos buenos redactores muchos queremos mejorar, o por lo menos no empezar frente a una página en blanco. Da igual si es una presentación, si es un correo electrónico. Ya no tienes que empezar desde cero. Esas serían solo algunas de las áreas básicas que veo.

Kelsey Alpaio: ¿Y cómo crees que la IA seguirá impactando en los próximos cinco años aproximadamente? ¿Cómo será realmente el rol de gestor de proyectos a medida que la IA deje huella en esta profesión?

Oliver Yarbrough: Esa es una muy buena pregunta. De hecho, justo esta mañana tuve una llamada con otra compañía, y hacia donde veo que evoluciona esto es, a diferencia de quienes utilizan tácticas de miedo, no va a ser realmente la eliminación del rol de gestor de proyectos.

Lo que va a suceder es que vas a tener gente que lo adopte, que realmente lo aprenda. Serán más bien operadores, quienes dirijan, formen y reentrenen. Pero literalmente, y no digo que esto pase la próxima semana, pero quizás dentro de 2, 3, 4, 5 años, van a gestionar un grupo de partes interesadas y/o empleados y/o coordinadores digitales.

En muchos casos los gestores de proyectos serán más bien operadores, a eso me refiero. Y tendrás que entender gestión de proyectos. Pero también aprender a liderar, y esto será un campo completamente nuevo, liderar agentes digitales igual que a personas, lo que sea.

En algunos entornos será más como un entorno híbrido donde habrá coordinadores humanos trabajando por debajo, bajo la supervisión de un gestor de proyectos o algún otro nuevo cargo, en fin. Y también un agente digital. Así que lo llamo entorno híbrido.

Kelsey Alpaio: Muy interesante.

Así que quiero profundizar un poco más en esas habilidades que los gestores de proyectos deberían desarrollar ahora mismo para prepararse. Para empezar, ¿cómo deberían los PMs pensar en la IA en el día a día? ¿Qué tipo de mentalidad deberían tener respecto al uso de IA en sus roles actuales para prepararse para ese futuro?

Oliver Yarbrough: Creo que se resume en tres áreas fundamentales. No digo que sean las únicas. Todos hemos oído hablar de habilidades blandas y similares, y esas son muy importantes. Pero en esta nueva era, creo que se reduce a tres aspectos principales. Primero, la gestión de proyectos. Debes conocer tu campo.

Debes saber gestionar proyectos. Es difícil evaluar a personas o agentes si no entiendes gestión de proyectos. Ese es el número uno. Segundo, entender inteligencia artificial. No digo que debas aprender python o programación, pero sí tienes que entender cómo "piensan" estos LLM.

Y eso, no es súper, súper técnico. No digo que tengas que aprender a programar, pero sí entender cómo piensa. Y el tercero, que muchos pasan por alto pero que es igualmente importante, es comprender optimización de procesos.

Cómo optimizar procesos. ¿Por qué digo esto? Porque para sacarle el máximo provecho a la IA, tendrás que identificar cómo eliminar ineficiencias en tus procesos. Eso implica que, por ejemplo, si en una semana haces 100 tareas, debes averiguar de esas 100 tareas cuáles deben hacerlas sí o sí seres humanos.

Luego, de esas que deben hacer humanos, ¿cuáles debo hacer yo, y cuáles puedo delegar? Y de las que no tengan que ser hechas por humanos, ¿cuáles pueden hacerlas IA? Por supuesto, también está la categoría de tareas que directamente no deberían hacerse. La combinación de esas tres: eliminar las que no deberían hacerse, delegar a IA o a otros humanos.

Y lo que quede por hacer como gestor de proyectos, lo que no puedas delegar a nadie ni a ninguna cosa, ahí es donde realmente debes centrar tu atención a futuro.

Kelsey Alpaio: Entendido. Entonces, ¿puedes hablar un poco sobre el proceso de desarrollar esas habilidades ahora para el futuro? ¿Hay habilidades de IA específicas en las que los PMs deberían centrarse, y qué cosas serán decisivas si no sabes hacerlas próximamente? ¿Es el armado de prompts? ¿Otra cosa? Profundicemos un poco más.

Oliver Yarbrough: Bien. Estamos hablando de lo que normalmente llamamos IA. Si empezamos, y es un concepto que llevo tiempo comentando. Son los stakeholders del proyecto y los stakeholders de IA. Si vamos a tratar la IA como si fuera un stakeholder más, como cualquier otro en tu proyecto, si hablamos de un diagrama RACI, por ejemplo.

Básicamente es un stakeholder, uno más. Y tienes que saber, como con cualquier otro, cómo interactuar con él. Así que es descubrir qué necesita ese agente o bot para darte las mejores respuestas. ¿Cómo nos comunicamos con la IA?

El nivel básico es la ingeniería de prompts, así que el título de "prompt engineer" podría desaparecer, pero la necesidad de saber pedir o escribir buenos prompts no se va a ir. Es saber interactuar bien con tu bot. Yo diría que la ingeniería de prompts es sumamente importante, saber cómo escribir un prompt, y hay distintos niveles.

Como dije anteriormente, saber optimizar procesos. Por ejemplo, hacer algo tipo Six Sigma, tomar cursos que te ayuden a optimizar y eliminar ineficiencias en procesos. En tercer nivel, recomendaría sí o sí desarrollar habilidades blandas, saber negociar, comprar cosas y otras competencias que complementan lo que tu agente de IA no puede o no puede hacer tan bien como tú. Todo lo que involucre interacción humana. Te permite potenciar lo que la IA ya hace. Agregas valor, de otra forma, a lo que hace la IA.

En eso emplearía más mi tiempo.

Kelsey Alpaio: Genial. Quisiera hacer una especie de recorrido 101, 201, 301, para quienes se preguntan por dónde empezar y cómo avanzar. Así que, en el nivel 101, para alguien que sea nuevo en IA o tenga inquietud, ¿qué consejo darías para empezar a construir estas habilidades?

Oliver Yarbrough: Es una buena pregunta porque mucha gente se abruma y piensa que tiene que construir actas constitutivas y empezar a planificar sprints y demás. Empieza por cosas sencillas. ¿Cómo agilizo y automatizo la toma de actas de reuniones? ¿Cómo creo una presentación para mi equipo?

¿Por qué digo esto? Porque, aunque no sean los aspectos técnicos de la gestión de proyectos, te permite conseguir victorias rápidas. Sientes el ahorro de tiempo. Inicialmente, se trata de ahorrar tiempo. Sí, podría sentarme a tomar minutas. Podría dedicarme una hora a crear una presentación PowerPoint, o podría escribir un prompt, cargar uno o dos documentos y tener la presentación lista en cinco minutos o menos.

Claro que luego pueda que tenga que ajustarla un poco, pero no empiezo desde cero. Por ejemplo, puedo tomar minutas, cargarlas en un chatbot, que las resuma y lo envío como resumen si no quiero automatización completa.

Eso si no uso automatización. Si la usas, mejora aún más.

Kelsey Alpaio: Sí, perfecto. Y, a nivel 201, una vez que ya lo dominas, lo usas cada día, ¿cuál es el siguiente paso? ¿Algún uso sorprendente que no imaginarías?

¿Cómo ir del nivel básico a realmente empezar a reforzar tu perfil para el futuro?

Oliver Yarbrough: En el nivel 201, pasamos de lo básico a crear nuestro propio GPT personalizado. Esto requiere una cuenta de pago, y cada LLM tiene su versión propia.

En ChatGPT Teams, por ejemplo, viene nativo y no tienes que preocuparte porque tus datos se compartan fuera. Pero si usas una cuenta estándar de $20 al mes, debes indicar que no compartes datos.

Comento esto para que se sientan cómodos subiendo su información personal. Podemos entrenar un GPT con nuestra información específica. El reto para mucha gente es que intentan que un mismo GPT haga todo. Le cargan 50 documentos y que haga cualquier cosa.

No. Recomiendo entrenar un GPT para un solo fin y que lo haga muy bien. Por ejemplo, quiero que generes actas constitutivas de proyectos. Solo hace eso. Cargo ejemplos de buenas actas y demás información relevante.

Luego pongo instrucciones: eres un gestor de proyectos en X empresa con 15 años de experiencia y demás detalles. Así, ya no tengo que escribir eso cada vez. Cuando quiero un nuevo documento, solo tengo que escribir: hazme un acta constitutiva para X.

Funciona bastante bien si está bien entrenado. Así que, en resumen, sería la mejor forma de avanzar en el nivel 201.

Kelsey Alpaio: Genial.

Y en el nivel 301, hablando ya de usuarios expertos, ¿qué habilidades y herramientas hay que tener en la mira? ¿Cómo es el gestor de proyectos, usuario de IA definitivo?

Oliver Yarbrough: Aquí ya entramos en la automatización. En este nivel, hablamos de automatización inteligente. Ya no solo usas chatbots, sino que los conectas y usas software como make.com.

Make.com, Zapier, lo que hacen es integrar e importar datos de un software a otro. Por ejemplo, imagina que usas un software de gestión de proyectos como ClickUp.

Puedes usar Airtable o Google Sheets como una base de datos. Puedes importar datos de ClickUp a Airtable, luego procesarlos en ChatGPT, volver a Airtable, y visualizarlos en un dashboard, por ejemplo.

Esto suponiendo que no usas la IA integrada en tu software, que ya hace muchas cosas. Pero podrías querer tu propia base de datos o registros en tu entorno, o hacer otras cosas más allá de solo gestionar proyectos. Así que, en resumen, la clave es la automatización inteligente.

Kelsey Alpaio: Perfecto. Mencionaste algo sobre diferentes etapas, pero uno de los retos que más escucho es: "Quiero usar la IA más a menudo en mi trabajo, pero mi organización no está lista todavía".

Tienen preocupaciones de seguridad. ¿Qué consejo le das a alguien en esa situación, que quiere aprender pero su compañía o acceso le limita?

Oliver Yarbrough: Siempre animo a la gente, cuando encuentro resistencia o algún reto, y me ha pasado cuando trabajaba en el sector corporativo, no importa el área, siempre encontrarás obstáculos.

Lo primero que me pregunto es, ¿por qué hay resistencia? ¿Cuál es la raíz? ¿Qué les provoca temor? Sin entender la causa, es difícil argumentar razones en contra. Por ejemplo, si resulta que es por privacidad, puedo abordarlo.

Puedo informarles que, por ejemplo, si usas Microsoft Suite, la privacidad viene incorporada. Lo que haces no se usa para entrenar el conjunto mayor de datos. Si ya usamos productos de Microsoft, es menos difícil convencer. Si usamos ChatGPT, puede ser una cuenta pagada o Teams.

Por ejemplo, en Teams de ChatGPT, por defecto, tus datos no se comparten fuera. Así que si la privacidad es el motivo, esto puede calmar los temores. Si temen que la IA les quite el empleo, puedes mostrarles cómo les ahorra tiempo. Mostrarles que no necesariamente les va a reemplazar, sino potenciar lo que ya hacen. Así, con el tiempo, puedes ir reduciendo ese miedo y lograr que avancen.

Kelsey Alpaio: Buenísimo. El miedo a que la IA les quite el trabajo es muy común.

¿Hay otras trampas frecuentes que ves en PMs al empezar a desarrollar estas habilidades? ¿Malos usos, excesos, hábitos o mentalidades a mejorar? ¿Podemos hablar un poco de eso?

Oliver Yarbrough: Puedo hablar de esto días enteros. Pero algunas son depender demasiado de la salida de la IA. La IA no es perfecta. Las personas no somos perfectas. Si nosotros no lo somos, lo que programamos tampoco lo será. ¿Por qué digo esto?

Porque tal vez hayas oído el término "alucinaciones". La IA a veces puede inventar cosas para hacerte sentir bien. Si no sabe la respuesta, a veces te dará lo que cree que quieres oír. Así que existe un precedente para pedirle explícitamente a la IA que no lo invente todo.

Pídele: dame una respuesta X, Y, Z, y si no lo sabes, dime que no lo sabes. No alucines, no inventes información. Díselo claramente. Ese sería algo que no dejaría pasar. También, tienes que seguir mejorando tus habilidades como gestor de proyectos.

Insisto mucho en esto, ya sea tradicional, híbrida, ágil, la metodología que sea, tienes que dominarlo, y esto es especialmente importante para quienes se están incorporando al campo o vienen de la universidad.

Realmente deberías certificarte y aprender los distintos aspectos de la gestión de proyectos, porque eso te convertirá en mejor operador a futuro a la hora de crear y dirigir tu fuerza laboral digital.

Kelsey Alpaio: Exacto. Otra cosa que me frena es el miedo a no poder estar al día.

La IA cambia tan rápido y surgen nuevas herramientas cada semana, nuevas versiones a diario. Con tanto cambio constante, ¿cómo deberíamos afrontar el estar al día con la IA y sus competencias sin que se convierta en un trabajo a tiempo completo—o debería serlo?

Oliver Yarbrough: Me encanta esta pregunta. Te daré una respuesta tipo 101 y otra tipo 201. La 101: escucha pódcast como el tuyo, mira videos en YouTube, lee blogs y boletines. Yo tengo un correo solo para eso, con filtros, y recibo boletines y blogs, de todo tipo.

Eso sería el nivel 101. Sal, lee, escucha, asimila contenidos, haz cursos. El nivel 201 es automatizar. Por ejemplo, darte de alta en boletines y blogs, filtrarlos a un email dedicado, e incluso puedes tener un bot que los resuma, saque puntos clave y te mande un recordatorio diario, en viñetas, de varias fuentes, incluso videos de YouTube.

Puedes conseguir el resumen, es como tener un asistente que te lo da todo en puntos clave diarios, como un standup de IA diario ya preparado.

Kelsey Alpaio: Sí, lo adoro. Hacer del aprendizaje algo del día, hasta usando la IA para facilitar ese propio proceso, me encanta.

Oliver Yarbrough: Sí. Y lo bueno es que, si ya usas Gmail, Gemini viene incluido. Así que lo bueno de tener IA integrada es que ya ni necesitas automatización. Está ahí mismo y lo resume al instante.

Kelsey Alpaio: Genial. Ya estamos casi sin tiempo, pero para cerrar, ¿puedes dejarnos una cosa que cualquier oyente pueda hacer hoy para mejorar sus habilidades de IA y empezar a blindar su carrera en PM?

Oliver Yarbrough: Una cosa que puedes hacer para blindar tu carrera, diría que, aunque ya empiece a sonar antiguo porque lleva dos o tres años, es la querida ingeniería de prompts.

Y no solo la básica. Aunque seas principiante, honestamente, deberías empezar a aprender GPTs personalizados. Aunque sea nivel 201, el básico se va a volver así de corriente. Es como hablar de conectarse a internet en 2025, ya nadie explica cómo.

Así que te animo a avanzar del nivel 101 al 201 tan rápido como sea posible. Empieza a aprender GPTs personalizados y, más aún, cómo hacer los prompts para ellos. Me refiero a cómo escribir instrucciones. Instrucciones en las que defines "eres X, trabajas en una empresa del tamaño Y", eso se convierte en tu avatar.

Estás creando un avatar digital que no tienes que configurar cada vez. Ese es el primer nivel; luego aprendes a escribir el prompt después. Eso ya sería más de taller, pero si le dedicas un poco, haces algunos cursos y videos, te hará maravillas.

Será una herramienta en tu cinturón que te dará superpoderes durante al menos 18 meses, hasta que todo el mundo lo domine y se convierta en conocimiento común.

Kelsey Alpaio: Me encanta. Oliver, gracias por pasar este tiempo conmigo hoy. Ha sido de gran ayuda.

Oliver Yarbrough: Gracias. Lo aprecio mucho.

Kelsey Alpaio: Esto ha sido todo por hoy en The Retro. No olvides seguir el pódcast para no perderte ningún episodio. Y, si quieres seguir conversando con una comunidad de más de 1,000 profesionales de gestión de proyectos que sí saben, únete en thedpm.com/membership. ¡Gracias por escucharnos!