Cómo un entorno laboral tóxico me convirtió en una mejor gerente de proyectos

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Michael Mordak: Hola, soy Michael de The Digital Project Manager y ¡bienvenido al Foco en el Miembro de hoy! Hemos logrado unir la mayor y más audaz colección de gerentes de proyectos que están creando cambios y desafiando los paradigmas existentes en los proyectos hoy en día. Lo que me encanta de esta comunidad es que está llena de personas que probablemente querían hacer algo totalmente diferente con sus vidas.

Pero, aunque todos venimos de una variedad de orígenes, roles e industrias, encontramos nuestra vocación organizando el caos, es decir: los proyectos. Nuestras historias únicas han sido moldeadas por las lecciones que hemos aprendido, las habilidades que hemos desarrollado y las personas que hemos conocido en el camino. Si deseas unirte, o simplemente saber más sobre la membresía, visita nuestro sitio web en thedigitalprojectmanager.com/membership.

Hoy estamos hablando con una estimada miembro de la comunidad y gerente senior de programas, Karen Chong. Karen había planeado originalmente seguir una carrera en psicología. Sin embargo, se sintió naturalmente atraída por la práctica de optimizar procesos. Esto la llevó por un camino que le ha permitido combinar sus habilidades de organización del caos y comprensión del comportamiento, donde ahora maneja equipos interculturales. Escucharemos sobre el camino de Karen como gerente de proyectos digitales, las dificultades de trabajar con equipos pequeños, cómo las empresas tóxicas pueden hacerte una mejor PM, y por qué puede ser mejor afrontar cada proyecto de manera diferente.

Así que Karen, muchas gracias. Es un gusto verte aquí. Sé que nuestros oyentes no pueden verte, pero es agradable para mí poder hacerlo mientras conversamos. Vamos directo a ello porque tienes un trasfondo muy interesante y trabajas en entornos muy internacionales.

Me mencionaste que has trabajado con personas de muy diversas culturas y que has afrontado las barreras de idioma de distintas formas. Pero antes de entrar en esos temas, me encantaría saber qué pensabas que serías de mayor, como cuando eras joven, ¿cuál era el trabajo de tus sueños que esperabas lograr algún día?

Karen Chong: Bueno, gracias por invitarme, Michael. Estoy muy emocionada de compartir mi experiencia con nuestra comunidad de miembros. Estaba pensando en qué quería ser de mayor. Y me di cuenta de que solo había pensado en una cosa: debía pagarme, no necesitaría ir a la escuela para siempre por ello y tenía que ser legal.

Creo que esas eran las tres cosas en las que realmente había pensado. Más allá de eso, nunca fue una ocupación que sintiera lo bastante fuerte como para escribirla en un ensayo, cuando nos pedían hacerlo. Así que incluso de niña, solo quería hacer lo que había que hacer.

Michael Mordak: Sí, eso tiene sentido. Me da curiosidad, ¿hubo algo que tenías en mente que te hubiera gustado hacer, pero que descartaste por alguna de esas reglas?

Karen Chong: Sí, quería hacer psicología. Consideré la psicología durante un tiempo. La descarté en la universidad porque no me gustaba escribir ensayos y había muchos que escribir. Y pensé que si necesitaba seguir estudiando o si la licenciatura no fuera suficiente y necesitara una maestría o similar, eso me haría permanecer más tiempo en la escuela. Y creo que donde terminé ahora, estoy más en el lado de marketing como PM y eso tiene relación con la psicología. Así que creo que ese es el vínculo más débil que puedo hacer.

Michael Mordak: Sí. Iba a hacer ese mismo comentario, que tener un trasfondo en psicología en realidad te da una gran ventaja en gestión de proyectos, porque debes entender cómo trabajan las personas juntas y cómo no trabajan juntas, por ejemplo.

Y mucho de eso se trata de psicología y comprensión de comportamientos y de los seres humanos. ¿Encuentras que usas ese trasfondo en psicología bastante cuando trabajas en tus proyectos?

Karen Chong: Absolutamente. Creo que me ayuda a ponerme en el lugar de la otra persona. Puede ser un cliente, un colega, pero trato de pensar cuál será su próximo paso.

Y entonces puedo adivinar cuál va a ser la reacción a lo que estoy a punto de decirles o lo que necesitan hacer y adecuo mi petición o mi comentario según la persona. Si sé que estoy hablando con alguien que suele reaccionar inmediatamente, entonces lo diré de la forma más calmada posible, como un médico a punto de decirte que tienes un problema.

Pero si es alguien que quiere toda la información, entonces, por supuesto, preparo todo antes de decirles cualquier cosa o acercarme a ellos.

Michael Mordak: Me encantaría saber, entonces tenías ese deseo de seguir algo en psicología, pero te alejaste un poco de eso y tomaste otro camino.

¿Podrías darnos una idea más detallada de tu trayectoria y de cómo terminaste siendo gerente de proyectos casi por accidente?

Karen Chong: Sí. Creo que todos mis trabajos han girado en torno a coordinar, asegurarme de que las personas que deben hacer su trabajo o tomar decisiones tengan lo que necesitan. Así que siempre ha sido un rol de facilitadora.

Y creo que el trabajo que más se relaciona con la gestión de programas o gestión de proyectos fue cuando fui gerente de cuentas en una agencia de publicidad. Y me di cuenta de que me inclinaba más por asegurarme de que todas nuestras campañas se ejecutaran correctamente, que todos los proyectos salieran bien, más que por establecer relaciones con el cliente.

Así que creo que mi tendencia natural es ver las cosas hasta el final y que me importa que todo salga bien. Así fue como empecé en trabajos relacionados y no fue hasta la siguiente oportunidad laboral que mi título fue realmente gerente de proyectos, específicamente gerente de proyectos de marketing digital en una institución financiera.

Así que, bastante distinto de una agencia de publicidad, pero las habilidades son las mismas. Debes estar al día, comunicar bien. Debes asegurarte de que todo se hace correctamente, especialmente en un entorno financiero, ya que hay muchos requisitos normativos. Incluso en marketing, necesitas poder superar cualquier auditoría si hay que cambiar registros o simplemente tener todo preparado si revisan algo.

Michael Mordak: Sí, eso tiene mucho sentido. Quiero retomar el rol anterior que tuviste, en la agencia de publicidad. ¿Te sentiste, de alguna forma, como PM en tu función de gerente de cuentas? ¿Existía el rol de gerente de proyectos en esa agencia o lo fuiste inventando a medida que avanzabas?

Karen Chong: No existía. Y en ese momento ni me di cuenta de que los gerentes de cuenta y los gerentes de proyectos son dos roles distintos, porque yo hacía ambos. Así que definitivamente no existía, pero básicamente el gerente de cuentas solo debe asegurarse de que los clientes estén satisfechos y que el equipo entregue resultados.

Así que es muy parecido al rol del gerente de proyectos también. Además, la oficina era pequeña aunque formaba parte de una gran agencia de Omnicom, así que no podíamos permitirnos tener una persona para cada rol, por eso era así.

Michael Mordak: Sí, eso pasa mucho. Y escucho a las personas hablar de eso todo el tiempo en la comunidad, sobre lo ideal que sería tener a una sola persona dedicada a la función de PM y otra para gestión de cuentas.

Pero, en la práctica, sobre todo en equipos pequeños, alguien acaba haciendo todos estos roles. Y en tu caso, tal vez ni siquiera sabías que asumías varios roles a la vez.

Karen Chong: Sí, definitivamente no lo sabía entonces.

Michael Mordak: Bueno, me alegra que haya funcionado. Y luego cuando llegaste a la institución financiera, pudiste tener oficialmente el título de PM y una identidad profesional asociada.

También me gustaría saber, al asumir este rol de PM, sé que comentaste que tenías cierta tendencia natural a organizar personas y cosas y asegurarte de que todo seguía un cronograma. ¿Hubo alguna otra habilidad o concepto que adquiriste de experiencias pasadas que sentiste que te dio ventaja al comenzar en la gestión de proyectos?

Karen Chong: Creo que todos los roles ayudan a una persona a recopilar experiencia en el camino. Pero diría que la experiencia que más me ayudó fue en una compañía muy tóxica. Y con eso me refiero a que todo era contestado con un 'no' o algo negativo. Era un entorno de mentalidad muy cerrada. Creo que me ayudó a anticipar cualquier objeción y estar lista para defender la propuesta o aprender a trabajar con personas, con los que se oponen.

Además, estar en ese ambiente, también aprendí cosas a las malas. Por ejemplo, si necesitaba implementar nuevas prácticas, cambios o procedimientos, debía hablar primero con las personas impactadas. En lugar de simplemente lanzar algo, debí haber brainstormeado con ellos o al menos compartir la idea para entender cómo se verían afectados y cómo mejorarlo. Porque simplemente trabajaba con el presidente de la empresa.

Brainstormeábamos algo, pensábamos en una nueva práctica que mejoraría nuestros proyectos y la poníamos en marcha. Y luego alguien me tocaba el hombro, con las orejas rojas de tan enojado tras leer el email. Si hubiera hablado con las distintas áreas, y entendido lo que necesitamos para apoyar esa novedad... hay como cinco áreas distintas en la empresa. No muy grande, pero aún así, en una compañía pequeña todos hacen de todo. Así que si quieres imponer algo nuevo, la gente ya está al 150% de capacidad. Realmente no hay tiempo para eso.

Así que creo que la experiencia y estar en un entorno duro me ayudó a perfeccionar mis habilidades.

Michael Mordak: Creo que mucho de lo que dices va directo a entender la gestión del cambio y cómo identificar a quiénes hay que hablar. Y, de nuevo, volvemos al tema de la psicología: entender cómo reaccionarán las personas en esas situaciones y cómo se sentirán al respecto.

Eso es muy interesante. Me encanta cómo lo has relacionado todo. Y quiero preguntarte, ya que esas son áreas donde pudiste aplicar habilidades aprendidas, pero, ¿cuando asumiste tu rol de gerente de proyectos, en qué áreas notabas que aún necesitabas mejorar, para realmente marcar una diferencia?

Karen Chong: Creo que fue formalizar mi metodología. No fue hasta dos trabajos después de mi puesto de PM de marketing digital que tomé clases de gestión de proyectos y finalmente me certifiqué.

Diría que la certificación es más tener el título, pero lo que de verdad me aportó fue el curso, donde comprendí que muchas de las cosas que ya hacía eran parte de un proceso formal. Me ayudó a hacerlo todo de forma más consistente cada vez. Porque sé que debo planear un cronograma, por ejemplo, pero ahora puedo apoyarme en insumos para hacer ese cronograma más preciso o realista.

Además, entender qué proceso seguir para hacer cambios, no solo lanzarlos porque un diseñador web necesita unos días más, por ejemplo. Así que solidificar lo que ya sé, pero que hacía por intuición, fue muy útil. Y en organizaciones grandes eso cobra más importancia. Si solo hay 5 personas en una startup, esas cosas a veces se dejan de lado.

Michael Mordak: Genial. Es un gran punto de vista. Quiero volver a un tema: sobre cómo aplicas lo que aprendiste, tanto habilidades traídas como cosas que perfeccionaste ya dentro del puesto.¿Cómo combinas esas experiencias y cómo crees que estás cambiando la gestión de proyectos digitales? O bien, ¿haces algo diferente a la manera estándar dentro de tu empresa actual?

Karen Chong: Sí. Bueno, tal vez no cambiar la gestión de proyectos digitales, sino adaptar, sí… podemos pensar cómo decirlo mejor.

Michael Mordak: Creo que la verdadera pregunta es: ¿hay procesos que haces diferente según lo que has aprendido de tus experiencias previas?

Karen Chong: Creo que lo que hago diferente es personalizar el estándar, adaptándome a con quién trabajo y a la cultura del equipo. No inicio todos los proyectos exactamente igual. Uso la misma plantilla para crear la presentación de kickoff, pero lo demás depende del equipo, el proyecto y quién participará.

Así que personalizo eso, también la forma en que interactúo con el equipo. Depende del tipo de proyecto y las personalidades involucradas, si sirve o no una reunión diaria. Si ves que las personas la detestan y no suma, entonces lo hago de otra forma. Así que mi enfoque es un poco distinto.

Algunos PMs pueden hacerlo todo igual siempre. Es bueno porque es consistente, pero si tienes distintos jugadores, puede que no funcione tan bien. Si estás entrenando a la empresa para que todo sea exactamente igual y siempre consistente, entonces quizás tendría que hacer las cosas de una manera menos personalizada. Pero mientras lo general sea consistente, en la ejecución diaria tomo un enfoque diferente en cada proyecto.

Michael Mordak: Perfecto. Eso tiene mucho sentido y realmente se nota tu trasfondo psicológico: saber que la gente recibe la información de forma diferente. Poder adaptarlo rápido para cada equipo y proyecto es una gran virtud.

Y es un enfoque genial. Antes de terminar, quería darte oportunidad de compartir algún logro reciente en tu rol, ¿cuál es el proyecto más interesante en el que trabajas ahora o algo que hayas entregado últimamente?

Karen Chong: Sí. He estado trabajando en un proyecto de implementación interna desde principios de año.

Se suponía que debía lanzarse en Año Nuevo, quiero decir, y lo acabo de lanzar a principios de octubre. Como es un proyecto interno, la empresa prioriza hacerlo bien sobre simplemente cumplir una fecha límite. Eso fue bueno porque hubo algunos cambios internos. Para resumir, se trata de la gestión del ciclo de vida de contratos.

Y debido a cambios de flujo de trabajo internos, necesitamos ajustar la implementación para que siga cubriendo las necesidades del negocio. Priorizar y hacerlo bien, y que sea útil en vez de solo entregar a tiempo, fue una decisión maravillosa. Ya llevamos como tres semanas con el lanzamiento. Los usuarios parecen contentos. Obviamente hay cosas por ajustar, pero hemos logrado un buen ritmo para que la empresa adopte una herramienta que nos ayuda a digitalizar un proceso muy manual. ¡Eso fue un logro!

Michael Mordak: ¡Fantástico! Siempre es un triunfo cuando logras entregar el producto final (aunque realmente siempre hay iteraciones y cosas por mejorar, y bugs). Entregarlo, aunque sea un poco tarde, sigue siendo un gran éxito. Me alegra mucho por ti.

Y realmente quería preguntarte una cosa más antes de irnos, porque mencionaste que tienes un trasfondo único trabajando en un entorno internacional. ¿Actualmente trabajas con personas de diferentes culturas o idiomas? ¿Tuviste que gestionar ese proyecto interno comunicándote con personas de distintos idiomas o valores?

Karen Chong: Ese proyecto que mencioné era solo en EE. UU., pero otros proyectos en los que trabajo ahora sí lo son. Mi empresa tiene colegas en Australia, Nueva Zelanda, Colombia, Israel, Canadá y EE. UU. Así que trabajas con poblaciones diversas. E incluso dentro de EE. UU. hay diferencias culturales.

No solo es cuestión de cultura, sino de la profesión. La combinación forma a alguien para comunicarse de formas muy distintas. Sobre mí, crecí en San Francisco, nací en Hong Kong, luego me mudé a Japón, viví también en Hong Kong, regresé a San Francisco y ahora vivo en Londres, Reino Unido. He vivido y trabajado con muchas personas distintas. En algunas culturas, el mensaje es de bajo contexto, en otras de alto. No tiene tanto que ver con la etnia, sino con cómo piensan. A veces no necesitas explicar todo mientras sea claro.

Otras veces tienes que describir paso a paso para que respondan como necesitas. Entender eso me ayudó a mantener lo simple, porque usar frases sencillas nunca está de más. Si tratas de convencer a un interesado es diferente, pero si necesitas comunicar el resultado de una reunión y lo que la gente debe hacer, mejor que sea claro y simple. Ser gerente de proyectos es comunicar. Hablas tanto con desarrolladores como con ejecutivos senior. Son roles y niveles de información completamente diferentes.

Tener la oportunidad de hablar con tanta gente de diferentes culturas y en distintos entornos… Si comparas un desarrollador de Colombia con un panadero de Japón que trabaja en Nueva York, la forma en que te comunicas es completamente diferente. Nadie sabe de inmediato cómo hablar con todo el mundo, salvo que seas un lingüista que domina las culturas globales.

Pero se trata de captar señales y observar en tus primeras interacciones. Si haces una pregunta y la respuesta no corresponde, en vez de repetir la pregunta igual, trato de reformularla diferente para entender por qué respondieron así. Así a veces me doy cuenta que escucharon mal tal palabra, por ejemplo. Así puedo explicar mejor lo que quería preguntar, no repetirlo igual. Si no, sigue la confusión.

Michael Mordak: Qué bueno. Así que, por lo que entiendo, si alguien trabaja con equipos internacionales, ¡eres la persona ideal! Tal vez puedo enviarles hacia ti si tienen dudas sobre cómo comunicarse mejor con sus equipos.

Karen Chong: Sí. Puede que no les dé un plan detallado de acción, pero puedo ayudarles a entender, en vez de decirlo de una manera, puedes reducir a la mitad las palabras y transmitir el mismo mensaje.

Michael Mordak: Genial. Me alegra que lo compartieras. Solo quería agradecerte otra vez por tu tiempo.

Sé que ahí en Londres es ya de noche, así que te agradezco por reunirte después del trabajo para hablar de tu experiencia, de lo aprendido, y dar la oportunidad a otros de conocerte, y que sepan que si tienen dudas, pueden contactarte por la comunidad.

Te agradezco mucho todo el conocimiento que compartes allí también. Es genial. Así que gracias por ser un gran apoyo y compartir tu experiencia y tu tiempo hoy. Gracias.

Karen Chong: Muchísimas gracias por invitarme. Me encanta compartir mi experiencia con la comunidad.

Michael Mordak: Perfecto. Hablamos pronto por Slack.

Gracias por acompañarnos en nuestro Foco en el Miembro con Karen. Ella tiene aún más conocimiento y experiencia para compartir, así que ven a conversar en nuestro canal de Slack, junto a toda nuestra comunidad de gerentes de proyectos digitales. Puedes saber más sobre la membresía en nuestro sitio web: thedigitalprojectmanager.com/membership.

Hasta la próxima, ¡gracias por escucharnos!