Cómo los mejores PM abordan preguntas inesperadas en entrevistas

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Kelsey Alpaio: ¡Hola! Soy Kelsey. Y bienvenidos de nuevo a The Retro en el pódcast de The Digital Project Manager, donde analizamos lecciones del pasado, tendencias futuras y lo que significan para tu carrera.

Quiero empezar hoy con una pregunta. Si tuvieras que describirte como una barra de caramelo, ¿cuál serías? Una vez me hicieron esa pregunta en una entrevista de trabajo y me desconcertó totalmente. Inmediatamente olvidé el nombre de todos los caramelos existentes.

Pero en el mundo de las preguntas difíciles en entrevistas, eso, honestamente, es bastante suave. Pero, ¿qué pasa cuando te lanzan una verdadera pregunta inesperada? ¿Algo para lo que no te preparaste y que profundiza en tu experiencia o habilidades? ¿Cómo mantienes la calma y respondes de manera que realmente te ayude a conseguir el puesto?

Especialmente para los jefes de proyecto, las entrevistas pueden sentirse como un examen sorpresa sobre cada proyecto en el que has trabajado. Es como un campo minado de preguntas de “cuéntame sobre una vez que…” que pueden hacerte dudar si alguna vez realmente gestionaste un proyecto en tu vida. Así que de eso vamos a hablar hoy: cómo prepararte para tu próxima entrevista de PM. Cómo abordar las preguntas que puedes prever, cómo responder a las que no esperas y qué hacer cuando las cosas no salen perfectamente.

Hoy me acompaña Kayla Quijas, una gerente de proyectos senior y coach de carrera que ayuda a profesionales a conseguir puestos de gestión de proyectos.

¡Kayla, bienvenida al programa!

Kayla Quijas: ¡Hola, Kelsey! Muchas gracias por invitarme.

Kelsey Alpaio: Kayla, cuéntanos un poco más sobre ti y el trabajo que realizas.

Kayla Quijas: Mi carrera profesional comenzó de una manera un poco poco tradicional. En realidad comencé como decoradora de pasteles profesional. Hice eso durante unos cinco años y luego me di cuenta de que estaba atascada en un callejón sin salida. Hubo un día en particular en el que trabajé un turno de 12 horas y luego me pidieron que regresara, y ese día algo se rompió dentro de mí que me hizo darme cuenta.

Callejón sin salida total. Esto no me lleva a ninguna parte. Y renuncié en el acto ese mismo día sin un plan de respaldo. Al final, me propuse entrar en el mundo corporativo. Así que mi primer movimiento fue convertirme en recepcionista en un bufete de abogados, y desde ahí, ascendí rápidamente en la escala corporativa. Ahora soy gerente de proyectos senior en un bufete de abogados global, y superviso algunas de las cuentas de clientes más grandes de la firma, y me encanta.

Al mirar atrás en mi trayectoria profesional, me di cuenta de que los coaches jugaron un papel enorme en mi éxito, y eso me llevó a encontrar mi verdadera pasión, que es inspirar a otros a escapar de trabajos sin futuro y seguir carreras satisfactorias para sí mismos. Ahora también soy coach de carrera senior certificada, y empodero a otros a realizar transiciones de carrera intencionales.

Kelsey Alpaio: Qué historia tan interesante, y estamos muy emocionados de tenerte en este episodio, que trata sobre las preguntas sorpresa en entrevistas. Son preguntas que, por definición, no ves venir, pero quiero desafiar eso un poco. Entonces, ¿cuáles son algunas de esas preguntas poco comunes y desafiantes que podemos esperar en una entrevista para gestión de proyectos?

Kayla Quijas: Es una gran pregunta. Y antes de entrar en detalles, creo que es muy importante alejarse un poco y hablar de por qué aparecen este tipo de preguntas. Porque las preguntas inesperadas no tratan de contenido, sino de carácter para los responsables de contratación.

Las utilizan para ver cómo piensas, cómo lideras. Cómo manejas la presión cuando las cosas se desmoronan, que es exactamente lo que exige la gestión de proyectos. Entonces, cuando alguien te lanza una pregunta que te toma por sorpresa, en realidad está buscando algo más profundo que lo que se ve en tu currículum.

Están buscando quién eres bajo presión porque eso es lo que buscan contratar. Así que, ¿puedes mantenerte tranquilo cuando las cosas se complican? ¿Puedes pensar claramente cuando no tienes todos los datos? ¿Sabes admitir lo que no sabes sin ponerte a la defensiva? ¿Y puedes adaptarte sobre la marcha? Tomando decisiones inteligentes cuando el plan debe cambiar: en la gestión real de proyectos, ese es el trabajo.

Entonces, preguntabas sobre preguntas sorpresivas específicas. Yo realmente veo que caen en dos categorías. Una categoría es cuando nunca te has enfrentado a esa situación antes, y otra es cuando sí lo has hecho, pero la historia no te deja bien parado. Así que tengo un par de marcos para estas situaciones y seguro que profundizaremos en ellos a medida que avance la conversación.

Kelsey Alpaio: Absolutamente. Me encanta ese enfoque y la manera de verlo: si trabajas en gestión de proyectos, probablemente ya tienes muchas de las habilidades necesarias para responder preguntas sorpresivas. Así que vamos con ello. Cuéntanos un poco más sobre el marco para responder este tipo de preguntas y prepararnos para ellas de antemano.

Kayla Quijas: Sí, creo que la preparación es clave. La mejor preparación no trata de intentar adivinar todas las preguntas sorpresivas que te puedan hacer porque te volverás loco si lo intentas. ¿Quién podría imaginar una pregunta como "si fueras una barra de caramelo, ¿cuál serías?"

Nunca, sí, nunca vas a anticipar eso. Así que en este mundo, solo te volverías loco. Lo que animo a mis clientes a hacer es crear un banco de historias. Al menos seis, o más si es posible. Ese es el mínimo. Cuando trabajo con mis clientes, les doy lo que llamo tarjetas de memoria de gestión de proyectos.

Y estas tarjetas les ayudan a crear historias alrededor de ciertos temas, éxitos por supuesto, pero también fracasos. Momentos en los que tuviste que lidiar con conflictos, cuando gestionaste riesgos. Cosas que demuestran cómo lideras sin autoridad y cómo lidias con la ambigüedad. Estas historias son lo suficientemente versátiles como para usarlas de varias maneras.

Así que ahí es donde hay que empezar: tener un banco sólido de historias. Y luego, al tenerlo, asócienlas a algunos rasgos clave. Una historia podría demostrar liderazgo y resolución de problemas, mientras que otra puede mostrar inteligencia emocional y adaptabilidad, y luego practicas pensar en voz alta.

Ese es el siguiente paso clave porque las preguntas inesperadas no son solo sobre contenido, sino sobre cómo procesas bajo presión, y te lo garantizo, esa es la esencia de la pregunta del dulce. No les interesa el tipo de dulce que eres, sino tu proceso de pensamiento y cómo lo abordas, y qué pasa cuando te presentan una pregunta completamente inesperada.

Así que practica explicar tu lógica paso a paso para poder mantenerte centrado incluso cuando tu cerebro dice “oh no”. Si te preparas así, no solo memorizas respuestas, sino que construyes una gama amplia. Eso es preparación general, pero tengo dos marcos muy específicos que podemos considerar. Uno es para cuando realmente no tienes una historia, ¿verdad?

La típica pregunta de entrevista es: cuéntame sobre una vez que… Y eso puede ser una pregunta sorpresa si piensas: “Oh, no tengo una experiencia así” o hay preguntas diseñadas para hacerte quedar mal. ¿Cuál es tu mayor debilidad? Háblame de una vez que fallaste.

Cosas así. Así que tengo dos marcos. El primero está diseñado para afrontar esas preguntas para las que no tienes una historia. Te ayuda a pasar esa situación con gracia mientras sigues mostrando los rasgos que un responsable de contratación busca en un jefe de proyecto: se trata de mantener la calma, replantear la pregunta y pensar estratégicamente.

Y lo puse de manera que los gestores de proyectos se puedan identificar y no poner los ojos en blanco, lo llamo el marco RAID, RAID. R. Reconoce la intención. ¿Qué están tratando de descubrir? En vez de entrar en pánico, tómatelo con calma y pregúntate cuál es la intención. ¿Quieren saber cómo lidero?

¿Quieren saber cómo soluciono conflictos? ¿O sobre priorización? ¿Cuál es el objetivo subyacente? Así que puedes pausar y decir: “Esa es una excelente pregunta. Estoy pensando qué ejemplo resaltaría mejor cómo suelo gestionar situaciones de X tipo”. Llena el espacio en blanco ahí.

Ese es el primer paso. La A es reconocer el vacío. Asúmelo. Reconoce esa falta con madurez, no con actitud defensiva. Si no tienes una historia concreta, dilo. No es una debilidad. Muestra honestidad y autoconciencia. Por ejemplo: “No me he enfrentado a esa situación exacta, pero manejé algo parecido que requería las mismas habilidades”.

Entonces viene la I, que es identificar una situación transferible, toma una historia paralela de tu banco de experiencias. No tiene que ser exactamente igual. Debe ser relevante. Muestra que eres ingenioso/a y flexible en diferentes situaciones. Por ejemplo: “En un proyecto tuve a un directivo que se opuso fuertemente a un cronograma.

Y aunque no es lo mismo, aprendí mucho sobre gestionar hacia arriba y establecer límites. Esto es lo que aprendí”. Finalmente, y esto aplica a la pregunta del dulce, describe tu razonamiento, guíalos a través del proceso mental en voz alta. Ese es la D.

Describe el razonamiento. Muestra cómo lo abordarías, desglósalo como harías en un plan de trabajo. No lo sabes todo como gestor de proyectos, no se espera que lo sepas todo, pero sí cómo afrontar cualquier reto. Así que puedes decir: “Si me lo preguntaran, así lo abordaría”.

Ese es el marco RAID que desarrollé.

Kelsey Alpaio: Me encanta. Creo que todos podemos identificarnos con ese momento de pánico cuando no tienes una buena respuesta en una entrevista. Poder detenerte y decir, ok, R-A-I-D-R. Reconocer la intención. A, Aceptar el vacío. I, Identificar la historia transferible, y D, Describir el razonamiento.

Me fascina ese marco. Cuéntanos un poco más sobre el marco para ese segundo escenario en el que te hacen una pregunta diseñada para dejarte mal parado.

Kayla Quijas: Creemos que están hechas para dejarnos mal, ¿verdad? Así parece. Pero en realidad lo que intentan es ver cómo piensas con rapidez y cómo manejas ciertas situaciones.

Así que no sabes que vienen y a veces te golpean como un puñetazo en el estómago. Hay preguntas hechas para ver cómo te comportas siendo humano bajo presión y en situaciones de alto riesgo, lo cual, seamos honestos, una entrevista es precisamente eso, para algunos más que para otros, dependiendo de la situación.

Lo importante en esas situaciones de prueba no es si has manejado algo perfectamente en el pasado, sino lo que aprendiste y cómo aplicas eso como gestor de proyectos en el futuro. Así que diseñé este marco como si fuera un postmortem, que los project managers conocemos bien de lecciones aprendidas.

Así que POST, primero pinta una imagen. Da suficiente contexto para entender lo que pasó. O, asume el error. Reconoce el fallo. Eso muestra madurez e inteligencia emocional. Nadie es perfecto. Todos cometemos errores, pero si intentas esquivarlos y echar la culpa, eso es una enorme señal de alarma.

S, muestra el impacto que tuvo. Hice esto y, como resultado, pasó esto. Y luego, t, transforma la lección en ventaja positiva. Explica cómo creciste o qué diferencia hace ahora. No se trata de defenderte, sino de demostrar crecimiento, y tengo un buen ejemplo de esto en mi carrera como project manager si quieres escucharlo.

Kelsey Alpaio: Sí, claro, me encantaría.

Kayla Quijas: Como project manager, me comporto mucho más como un gestor de programas. Trabajo con muchos interesados de alto nivel y personalidad fuerte. Una vez remití un correo de uno de ellos a otro, solo con un breve “FYI”, sin pensar mucho. Estaba ocupada.

No lo pensé. Solo pensé: este interesado debe saberlo. Listo. Lo envié solo con un “FYI”. Para mi horror, el segundo interesado contactó al primero para frenar lo que estaba haciendo y me copió, básicamente diciendo: “Kayla me lo dijo, por favor detén lo que haces”.

El primer interesado estaba furioso, por decir lo menos. La tomó completamente desprevenida. Y perdí mucha confianza que había trabajado mucho para obtener, y ella dejó claro su descontento en muchas formas. Después de dejar pasar el tiempo para que se calmara, organicé una videollamada con ella.

Trabajo de forma remota, pero en esas situaciones es fundamental acercarse lo más posible. Fui directa y asumí el error. Dije: “Lo siento. No hubo mala intención y haré todo lo posible para recuperar tu confianza”. Opté por la honestidad y vulnerabilidad.

Ella me respondió de la misma manera, fue honesta, dijo: “Espero que recuperes mi confianza y que tomará tiempo y esfuerzo de tu parte, Kayla”. Establecimos pautas claras sobre cómo debía informarle en el futuro y yo me aseguré de cumplir esas expectativas.

Y finalmente recuperé su confianza. Esta experiencia, aunque difícil, me enseñó la importancia de entender desde el principio las expectativas de comunicación con los interesados y actuar en consecuencia. Así que, como ves, ese es un ejemplo de algo que hice mal, pero realmente aprendí una gran lección.

Kelsey Alpaio: Sí, me encanta. Y es un gran ejemplo con el que muchos pueden identificarse. Y me pregunto, ¿puedes hablar también de los errores comunes al responder una pregunta sorpresa? ¿Qué debemos evitar para no complicarnos en esas situaciones?

Kayla Quijas: Claro que sí. Me encanta porque mucha gente no se da cuenta de que los mayores errores con las preguntas difíciles no surgen de la respuesta en sí, sino de cómo las abordas. Como hemos hablado: uno de los peores errores es entrar en pánico o quedarse en blanco. Oyes la pregunta y se nota en tu cara.

Te bloqueas o te lanzas a una respuesta confusa solo para llenar el silencio. Cuando eres tú quien responde, el silencio parece eterno. Lo entiendo; es incómodo, pero lo mejor que puedes hacer es pausar, respirar y darte un momento. Una pausa tranquila de cinco segundos es mejor que un minuto de nerviosismo.

Y lo gracioso es que pausar en una conversación se percibe como algo más carismático, porque demuestra que piensas sobre lo que te dicen. Así que es mucho mejor que entrar en pánico. Otro error es inventar. No inventes historias ni sientas presión por improvisar algo.

Si no tienes experiencia, reconócelo. Usa el marco RAID, encuentra algo paralelo y luego di: “Si estuviera en esa situación, esto es lo que haría”. Cómo lo manejes, es una fortaleza, no una debilidad. Por supuesto, tampoco divagues. Ser conciso y no hablar de más es muy importante, por eso estos marcos ayudan. Y no te disculpes. En situaciones incómodas, es natural llenar el espacio con "lo siento" o "no tengo una respuesta". Es muy humano, pero "lo siento" cuando no es necesario puede transmitir poca confianza y que no estás calificado. Si realmente cometes un error, sí pide disculpas, pero no cuando no corresponde. Esas son algunas cosas que recomiendo evitar.

Kelsey Alpaio: Sí. Y ciertamente he cometido algunos de esos errores. Siempre quiero llenar el silencio. Eso he tenido que aprender durante mi carrera: dejar unos segundos de silencio.

Eres la única persona que sobrepiensa cuánto tiempo ha pasado desde que alguien habló.

Kayla Quijas: Totalmente. Y el "lo siento" lo escucho mucho de mis clientas también. Pausar. Sí, totalmente. Es fundamental. No llenar los silencios y también, eso de disculparse, es... Sí. Es una reacción automática.

Y en general, reemplazar el "lo siento" por un "gracias" marca la diferencia. Realmente lo hace. Lo recomiendo a todos los que nos escuchan. Es enorme.

Kelsey Alpaio: Sí, absolutamente. Me encanta ese consejo. Te he escuchado mencionar tanto la confianza como el carisma respecto a los errores y a lo que debemos tener en cuenta al responder este tipo de preguntas.

Sé que ambas tienen un papel importante aquí. Y he oído que mencionas que el carisma no es algo con lo que naces, sino una habilidad y un músculo que puedes desarrollar. ¿Puedes contarnos un poco más sobre cómo fortalecerla y utilizarla en este contexto?

Kayla Quijas: Absolutamente. La confianza y el carisma son claves en entrevistas, y creo que lo que se malinterpreta es pensar que naces con ellas o no, y no es así. Son habilidades, músculos que puedes desarrollar como cuando vas al gimnasio y no sabes nada, pero comienzas y vas construyendo músculo con la práctica. Lo mismo ocurre con la confianza y el carisma. He trabajado con muchas personas introvertidas que parecen faltas de confianza. Y después del proceso, suelen decirme: “Me ayudaste a ganar confianza”; y todo se reduce a la práctica.

Es la práctica y darte permiso. Esa es la ecuación. Confianza es igual a preparación más permiso. Preparación: conocer tus historias, tus valores, tener los marcos que hemos comentado. Y luego el permiso, que honestamente es lo más difícil: darte a ti mismo permiso emocional para ocupar espacio, dejar de menospreciar tu experiencia y aceptar tanto tus logros como tus fracasos sin disculparte.

Y luego está el carisma. Para mí es energía más intención. El carisma no es ser ruidoso ni encantador. Hay palabras diferentes porque no es lo mismo. Es la energía que transmites y tu capacidad para conectar con la gente. En entrevistas significa estar presente y no demasiado ensayado.

Es hacer contacto visual, imitar el lenguaje corporal, hablar claramente y mostrar entusiasmo por estar ahí. No desesperación, sino interés genuino.

Kelsey Alpaio: ¿Y qué pasa para quienes no tienen mucha experiencia en gestión de proyectos? ¿Cómo encontrar esa confianza durante una entrevista?

Kayla Quijas: Es muy buena pregunta. Como dije, la confianza viene de la preparación y el permiso, y un gran componente es el permiso. No es menospreciar tu experiencia. Solo porque fui decoradora de pasteles no significa que no gestionara requisitos, plazos y calidad.

Eso era exactamente lo que hacía todo el tiempo y bajo presión y volumen alto. Ahora lo reconozco porque no tenía a alguien que me lo dijera. Así que opté por un trabajo puente, pasé de decoradora de pasteles a recepcionista y fui ascendiendo. Para mí, eso tenía sentido; pasar de decoradora a gerente directamente no era lógico. Pero hay que adueñarse de la experiencia y reconocer el valor que tienes. Y si lo necesitas, habla con personas que estén más adelantadas en su camino.

La gente quiere ayudar. En serio. Busca personas que estén unos años más adelante. LinkedIn ayuda mucho. Habla con ellos, escucha sus historias, conéctate. Te ayudarán. Y a medida que los escuches y veas tu propio valor, identifica lo que ya haces que es gestión de proyectos. Saca esas historias y prepárate.

Kelsey Alpaio: Si durante una entrevista crees que has respondido mal a una o dos preguntas, ¿qué hacer? ¿Contactar después con el entrevistador? ¿Hacer algo en el momento, o solo llamaría más la atención?

Kayla Quijas: Me encanta esta pregunta y que la hayas resuelto tú misma. La segunda opción solo llama más la atención. Honestamente, te recomiendo mucho no enviar un seguimiento con: “Me preguntaste esto y podría haber respondido mejor, aquí va mi respuesta.” Eso se percibe como inseguridad y poca confianza.

A menos que estés 100% seguro/a de que esta acción fortifica tu postulación (que en el 99,9% de los casos no es así), déjalo pasar. En su lugar, envía una nota de agradecimiento fuerte. Y sé que muchos rezongan con eso, pero me sorprende cuántas veces oigo: “Ya nadie envía notas de agradecimiento, así que cuando las recibo marcan la diferencia”. Me asombra que la gente no lo haga más. Si además remarcas tus fortalezas y lo que te hace buen candidato en esa nota, o mencionas algo del interview que resonó contigo, ¡genial! He estado en equipos de selección y recibo una buena nota de agradecimiento, es como la guinda del pastel, sobre todo si la entrevista fue positiva. No puedo enfatizarlo lo suficiente: hazlo. Es importantísimo. Recientemente entrevisté a alguien que, al preguntarle si tenía preguntas, al final dijo, "¿Puedo tener su correo?". Y supe al instante que me mandaría una nota de agradecimiento. Eso demostró iniciativa y control de la situación. Esas pequeñas cosas, más que las respuestas, son las que de verdad cuentan.

Kelsey Alpaio: Me encanta eso. Estamos por terminar. Kayla, última pregunta: si tuvieras que describirte como una barra de caramelo, ¿cuál serías?

Kayla Quijas: Es muy buena pregunta y, como project manager, soy muy buena manejando todo tipo de stakeholders y adaptando mi comportamiento según la situación. Si es una situación de alta presión, me adapto; si es un día normal, también. Así que me veo como un "barra para todos los gustos”. Para mí, un ejemplo es Kit Kat, porque casi nadie lo rechaza. Casi dije Reese's, pero algunas personas son alérgicas al cacahuate. Así que Kit Kat. Me quedo con esa.

Kelsey Alpaio: Me encanta. Yo tengo el problema de que soy alérgica al chocolate, así que tendría que elegir una barra sin chocolate, si acaso existen. Así que supongo que soy una Nerd Rope, o algo así, no sé.

Kayla Quijas: Pero es cómo abordas la pregunta, ¿ves?

Al responderla, hablé sobre cómo me percibo como project manager y fue interesante; podrías decir eso: “Soy alérgica al chocolate y, como project manager, soy muy observadora. Así que, aunque no pueda comer chocolate, observo lo que le gusta a los demás y, por eso, elegiría la que agrade a la mayoría”. Me parece genial, sólo una sugerencia, pero considerando la situación.

Kelsey Alpaio: Me encantó. De verdad, la última pregunta para terminar: ¿puedes darnos un consejo concreto para tener éxito en entrevistas de trabajo?

Kayla Quijas: Uno concreto: contacta con alguien que esté en el lugar al que quieres llegar y establece una relación, aunque sea solo una charla de 15 minutos. Vale muchísimo. La gente quiere ayudar.

Kelsey Alpaio: Me encanta. Muy práctico y sencillo. Kayla, gracias por tu tiempo. Esto ha sido de gran ayuda.

Kayla Quijas: Gracias, Kelsey. Fue un placer estar aquí.

Kelsey Alpaio: Eso es todo en The Retro de hoy. Asegúrate de seguir el programa para no perderte ningún episodio. Y si quieres seguir la conversación con una comunidad de más de 1,000 profesionales de gestión de proyectos que “lo entienden”, únete en thedpm.com/membership. ¡Gracias por escucharnos!