El Retro: Cómo conseguir un ascenso y convertirse en un PM Senior

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Kelsey Alpaio: ¡Hola! Soy Kelsey. Y bienvenidos de nuevo a El Retro en el podcast de The Digital Project Manager, donde profundizamos en lecciones del pasado, tendencias del futuro y lo que significan para tu carrera.

Si estás escuchando este episodio, probablemente estás en busca de un puesto como project manager senior. No siempre es un salto fácil. Vas a encontrarte obstáculos. Escucharás "no" más veces de las que quisieras. Y quizá ya te sientas atascado—preguntándote qué te falta o por qué no consigues ese ascenso o esa oferta de trabajo. Eso es exactamente lo que vamos a analizar hoy.

Tengo aquí conmigo a Logan Langin. Es Project Manager Senior en Sanford Health, así que ha estado exactamente donde tú estás. Descubrió cómo posicionar sus habilidades y cambiar su mentalidad para dar el salto a PM senior. También dirige el programa “30 Días para ser PM” para personas que buscan incursionar en el sector— así que, sabe de lo que habla.

¡Logan, bienvenido al programa!

Logan Langin: Gracias por invitarme.

Kelsey Alpaio: Así que Logan, cuéntanos un poco sobre ti y el trabajo que haces.

Logan Langin: Llevo casi diez años en el ámbito de la gestión de proyectos. Comencé como trabajador social durante aproximadamente un año. Luego pasé a un puesto como técnico de laboratorio, como científico de banco, y mientras avanzaba en ese proceso y realmente intentaba descubrir qué quería hacer con mi carrera en mis veintes, me encontré con la gestión de proyectos como una oportunidad dentro de mi organización.

Esto fue probablemente un año y medio después de empezar mi carrera como investigador. Realmente estaba tratando de entender, ¿qué es la gestión de proyectos? ¿Cómo hago gestión de proyectos? ¿Cómo puedo traducir y construir mi conjunto de habilidades donde estoy para eventualmente girar hacia un puesto de project manager? A medida que avanzaba, en los siguientes seis años y medio obtuve un ascenso a jefe de laboratorio y comencé a tener mayor exposición, dentro del trabajo de laboratorio que ya hacía, a mis propios proyectos y a proyectos más elevados con grupos colaborativos.

Eso realmente preparó el terreno para que me convirtiera en project manager de investigación en 2020, justo alrededor del inicio de la pandemia. A partir de ahí, mientras hacía ese trabajo y refinaba mis habilidades, pensaba en cuál era el siguiente paso lógico. El puesto de project manager senior era obviamente la opción lógica, así que para mí era descifrar cuál era ese próximo paso y cómo lograrlo.

Y así, al aprovechar proyectos más complejos y de mayor envergadura, como project manager de investigación, realmente pude salvar la brecha hacia una nueva oportunidad fuera de la investigación, en la gestión de proyectos en el sector de la salud, como PM senior, lo cual llevo haciendo desde 2021. Así que esa es un rápido resumen de mi carrera hasta ahora.

Kelsey Alpaio: Y como mencionaste, ahora tienes ese codiciado título de PM senior. Háblanos del proceso que seguiste para conseguirlo. ¿Cómo fue ese proceso para ti?

Logan Langin: Sí, hay algunas cosas allí. Primero que nada, mientras averiguaba qué era la gestión de proyectos y trabajaba hacia el puesto original de project manager, mi título inicial, realmente se trataba de qué me iba a diferenciar en el sector. Obtuve mi PMP, mi certificación profesional de gestión de proyectos en 2018, que realmente siento que me abrió puertas hacia el puesto de project manager senior. Eso valida y verifica el nivel de experiencia que tienes.

Algo que resaltaría a cualquier project manager cuando busquen dar ese salto de project manager a la siguiente oportunidad de ascenso, a project manager senior o incluso más allá, es que necesitas diversidad en los proyectos gestionados. Para mí, no se trataba solo de hacer lo mismo una y otra vez.

Hacía muchos proyectos diferentes con diferentes grupos de interés, distintos niveles de complejidad, presupuestos mayores, mayor visibilidad. Eso fue fundamental para ser contratado como PM senior porque no vas a estar haciendo siempre el mismo tipo de proyectos. Vas a trabajar no solo con grupos de interés diversos, sino también mucho más grandes, típicamente.

Además, vas a manejar presupuestos mayores, tener mayor visibilidad para la dirección. Así que a los managers de proyectos realmente les destaco la búsqueda activa de oportunidades para gestionar diferentes tipos de proyectos, en diferentes industrias, cosas que sean aplicables en esos dominios.

Recibir retroalimentación. De nuevo, gestionas equipos complejos, trabajas y reportas ante directivos, casi siempre tendrás cierto impacto estratégico o empresarial. Debes ser consciente de ese lenguaje, esa visibilidad y cómo reportarlo eficazmente.

También creo que contar historias es una parte clave, el poder comunicar eficazmente tu experiencia y cómo responde a las necesidades del rol al que aspiras. Aquí está lo que he hecho y cómo siento que puede funcionar en esta nueva oportunidad como PM senior, donde puedo destacar.

Kelsey Alpaio: Muy buen consejo.

Eso me hace preguntar, ¿cuánto te llevó ese proceso? Desde el momento en que decidiste que querías un rol más senior hasta que lograste ese rol, ¿cuánto tiempo pasó y cuántos “no” recibiste en el camino? ¿O fue fácil para ti? ¿Tuviste un “sí” inmediato?

Logan Langin: No, la verdad es que no. Me convertí en project manager de investigación en 2020. Comencé a quemarme. En ese puesto, como manager de proyectos, la mayoría descubre que si no están en una organización con gestión más formalizada, suelen asumir muchos roles, igual que yo.

Hacía mucho trabajo de proyecto y además buena parte de la gestión, lo que puede ser exhaustivo. Me llevó alrededor de tres años pasar de project manager de investigación a project manager senior y sentirme realmente cómodo en el puesto. Admito que recibí muchos “no” en el camino.

Probablemente solicité fácilmente entre 40 y 50 oportunidades internas y seguramente otras 40 o 50 externas. De todas esas, menos de 10 resultaron en entrevistas reales. Así que sí, tomó su tiempo. Pero te diré esto, y seguramente toquemos este tema más adelante.

Cuando realmente averiguas lo que puedes aportar y lo que están buscando, por lo general se abren varias oportunidades al mismo tiempo. Fue mi experiencia. Recibí muchos “no”, pero cuando llegó el momento adecuado, tenía tres oportunidades y tres ofertas a la vez.

Así que, cuando lo haces bien, realmente se nota.

Kelsey Alpaio: Guau. Sí. Tres al mismo tiempo. Eso seguro que puede ser abrumador.

Es evidente que en algún momento descubriste qué cosas de tu currículum debías resaltar. ¿Cuáles fueron los cambios clave que hiciste? ¿Lo puedes compartir?

Logan Langin: Lo primero, no estaba representando bien mi currículum. Y espero que la gente no lo haga, pero yo sí lo hacía mucho: no puedes simplemente mandar el mismo currículum genérico para cada vacante, ¿cierto?

Cada trabajo es ligeramente distinto, con necesidades distintas. Por eso todas tienen descripciones diferentes y enfatizan áreas distintas. Así que hay que ser muy específico y realmente hacer tu tarea y ser intencional sobre los roles a los que aplicas.

¿Tengo la experiencia que buscan? ¿Es algo por lo que me sentiré motivado y que disfrutaré? ¿Es una pasión? Después es tomar la descripción del puesto y evaluar tu experiencia en relación a ella de forma efectiva. Yo comencé a hacer eso.

Otra área importante: durante todos esos rechazos y entrevistas, alguna retroalimentación que recibí fue que no tenía tanto liderazgo de equipos complejos como esperaban o que no estaba demostrando cualidades de liderazgo, visibilidad y reporte de mis proyectos.

Eso sería típico del candidato a PM senior que les interesaría contratar. Así que tomé esa retroalimentación y pensé, A) ¿Cómo puedo desarrollarla en mi puesto actual con las habilidades que tengo? y B) por supuesto, debo empezar a incorporar eso en mi currículum porque eso será valioso para muchas oportunidades como PM senior.

Así que empecé a agregar esa información. Otra área clave son las métricas. Puedes contar lo que hiciste, pero hasta que realmente cuantifiques el impacto empresarial, la estrategia detrás y el valor para la empresa, no tendrá tanto peso. Eso es lo que las empresas buscan y es lo que los PM seniors ofrecen.

Ofrecen valor estratégico. Así que en tu currículum tienes que mostrar esos aspectos. ¿Con qué presupuestos trabajaste? ¿El tamaño de los equipos? ¿Qué entregaste? ¿Fue ingresos, eficiencia, estandarización? ¿De qué manera lo lograste?

¿Cuál fue el impacto en el cliente final? Así que resaltar métricas que demuestren el impacto de tus proyectos tiene más peso que simplemente poner “Gestión de riesgos” como punto del currículum. Otra sugerencia para el currículum, más un detalle pequeño, es que será más fácil de leer si puedes ponerlo en un formato que realmente resalte ese impacto.

Así que intenta indicar qué hiciste y cómo lo hiciste, qué resultados generó, en vez de simplemente la lista genérica: Gestión de riesgos, gestión de cambios, desarrollo de estrategia de comunicación. Si detallas concretamente en tu currículum, los reclutadores verán el valor que puedes aportar y hasta antes de la entrevista ya verán cómo podrías encajar en el equipo.

Otra cosa que ayudó mucho para obtener el ascenso fue el desarrollo y comenzar a apoyarme en una red de contactos. Ahora soy muy activo en LinkedIn, pero en ese momento no lo era. Incluso dentro de mi organización, al intentar pasarme a un rol de PM senior y al darme cuenta de que probablemente no podría quedarme en investigación, empecé a conectar con personas de mi empresa que A) habían salido de investigación a otras áreas, y B) con project managers de mi propia organización.

Oye, veo que eres PM senior, o program manager, o lideras un grupo de gestión de proyectos. ¿Qué áreas o cosas claves debería trabajar? ¿Cómo puedo destacar mi perfil? Retomando, ¿Qué debo empezar a construir? ¿Qué debo resaltar para darme esa oportunidad para el siguiente paso?

Eso ayuda mucho. Si no lo tienes dentro de tu organización, te sugiero LinkedIn para conectar con profesionales calificados en la gestión de proyectos. Pero una buena opción local es tu capítulo local del PMI, el Project Management Institute.

Por ejemplo, vivo en Sioux Falls, Dakota del Sur, que es pequeña para la mayoría de los oyentes. Pero hay casi 300 PMs en mi capítulo local de PMI. Es una gran oportunidad para conectar con otros PMs y estar abierto a oportunidades.

Kelsey Alpaio: Sí, completamente. Y también contamos con una comunidad en DPM. Tenemos nuestra comunidad de Slack donde siempre hay gente activa. Es una forma estupenda, no solo para hacer contactos, sino para tener apoyo. Como mencionaste, este es un rol en el que muchos terminan quemados. Es un puesto que a veces puede ser muy solitario. Así que tener comunidades así puede ser muy útil.

Logan Langin: Totalmente de acuerdo.

Kelsey Alpaio: Hablaste un poco sobre las habilidades que necesita un PM senior: habilidades de liderazgo, de contar historias. En cuanto a la entrevista, ¿qué crees que son las habilidades más importantes que un PM necesita para conseguir y tener éxito como PM senior, y cómo pueden trabajar para desarrollarlas?

Logan Langin: Sí, por supuesto. Es interesante porque cuando te conviertes en PM senior, al menos en mi experiencia, notas lo relevantes que son las habilidades blandas en tu trabajo. Es más el arte de la gestión de proyectos que la ciencia. El arte de la gestión y esas habilidades de personas son fundamentales para impulsar proyectos.

Como PM senior, suenan idealistas, pero la resolución de problemas y la comunicación son esenciales. Equipos más complejos. Normalmente reportas a directivos, liderazgo ejecutivo, de forma distinta a antes. Trabajas con equipos más complejos, a veces asesoras a otros PMs, así que la comunicación es clave, muy diferente a roles más junior donde no tienes el mismo acceso a equipos o departamentos.

Una que empleo mucho es la escucha activa. Muchas veces facilitas conversaciones, reuniones, tomas de decisiones, y no siempre eres experto en el área, así que no sabes todo lo que sucede.

No vas a entender todo de lo que hablan, los acrónimos, los detalles técnicos. Como PM, debes detectar las claves necesarias para que todo avance.

¿Dónde están las tareas? ¿Cuáles son los siguientes pasos? ¿Qué contexto clave es necesario para que todo progrese? Para eso tienes que ser muy bueno escuchando y sabiendo reformular apropiadamente. La inteligencia emocional también es clave.

De nuevo, habilidades de personas: empatía, entender y conectar con la gente, es muy importante. La adaptabilidad es fundamental a medida que avanzas, también para PMs junior. A medida que los proyectos se vuelven más complejos, su éxito es aún más crítico. Así que como PM tienes que ver dónde puedes ser flexible, cómo incorporar el cambio, cómo mitigar riesgos, eso requiere adaptabilidad. Antes mencioné también el storytelling.

Como PM senior es una gran habilidad. Muchas veces eres el intermediario entre liderazgo y los equipos de proyecto, y los directivos no siempre están al tanto de todo el proceso. No tienen el tiempo para dedicarlo y tienes que traducir información compleja en algo comprensible para ellos, resaltar los puntos clave que necesitan.

Así que como PM senior, saber traducir al idioma adecuado y tejerlo en una historia que puedan seguir, te beneficiará mucho. Ayuda incluso para preparar entrevistas y currículum, y todo eso.

Por último, resaltaría algunas bases estándar de la gestión de proyectos, pero que son muy importantes en el nivel senior: gestión de riesgos y gestión de cambios. Como PM junior puedes sortear estas áreas sin procesos estandarizados o sin mucha intención, pero como PM senior el éxito del proyecto afectará a toda la empresa. Si no gestionas bien el cambio, si no sigues los impactos y lo comunicas apropiadamente, igual con los riesgos, te costará controlar el proyecto y asegurar su éxito.

Kelsey Alpaio: Sí. Al escuchar todas esas habilidades, veo que el rol de PM senior quizá no sea para todos los PM. Así que, ¿hay otras vías que recomendarías a los project managers si buscan crecer o ascender, pero no sienten que el rol de PM senior sea lo suyo? ¿Hay otros caminos que exploraste tú?

Logan Langin: Sí, el beneficio de las habilidades de los PM y avanzar hacia el puesto senior o no es que esas habilidades son muy transferibles, esas habilidades blandas y la capacidad de entregar, de comunicar con liderazgo son muy valoradas en cualquier industria y puesto. Así que si un PM dice: sí, me gusta la gestión, creo que puedo usarlo, pero no quiero solo gestionar proyectos,

Los puestos de liderazgo, normalmente en áreas operativas, son un buen lugar para estar. Puedes aplicar esas habilidades de personas y organización que todo líder quiere y sumarlas a expertise operacional que adquieres con el tiempo o como PM.

En mi caso, mi especialidad era la investigación. Así que avanzar a un puesto de liderazgo, gerencia o incluso ejecutivo, donde pudiera usar mi conocimiento de gestión y de investigación, podría aprovechar esas oportunidades.

Otra área que destaco: si eres PM pero te interesa más la parte de personas, que aunque gestión de proyectos es gestión de personas, hay una vertiente más centrada en el cambio y en cómo afecta a las personas.

Cada vez que inicias un proyecto, casi siempre es algo nuevo y afecta procesos, personas y su forma de trabajo. En mi organización, y en general, hay roles de gestor de cambio, donde te concentras en la parte humana del cambio,

Y cómo involucrar a la gente para que adopte el cambio. Así que, si no eres tan orientado a procesos (porque la gestión es muy de seguir pasos para avanzar del punto A al B), y te interesa más el lado humano de ese trayecto, la gestión del cambio podría ser una excelente oportunidad.

Y esas habilidades son fácilmente transferibles, como habilidades blandas y de trabajo con personas. También lo sugeriría como opción.

Kelsey Alpaio: ¿Qué pueden hacer esta semana nuestros oyentes para acercarse a un puesto de PM senior?

Logan Langin: Tengo una reflexión un poco filosófica.

Algo concreto que pueden hacer esta semana: tomarse un tiempo para hacer un análisis de brecha de habilidades: qué tienes y qué te falta. Siéntate y repasa los proyectos que has hecho y qué buscan los puestos de PM senior.

¿Qué ves en las ofertas, qué escuchas en entrevistas o de otros PMs senior, y cuáles son tus vacíos? ¿Cómo puedes empezar a desarrollar esas habilidades en los próximos tres a seis meses? No dejes de aplicar. Pero si detectas vacíos, empieza a trabajar en ellos e incorpora esa información en tu currículum para destacar más.

Algo que diría a los PMs es que, si sienten lo que yo sentí, ser rechazado repetidamente y no representarse bien, les entiendo completamente.

Es una sensación solitaria. Ten paciencia contigo mismo. Reconoce que toma tiempo y que la clave es la prueba y error. Vas a exponerte, te rechazarán. Analiza por qué te rechazan. Identifica patrones en las devoluciones, áreas por mejorar o cómo comunicarte mejor, e intégralo,

Si ya tienes esas habilidades, perfecto. Empieza a incluirlo tanto en el lenguaje de tu CV como en las entrevistas.

Si no, piensa cómo puedes empezar a desarrollarlas e incluirlas lo antes posible.

Kelsey Alpaio: Excelente. Un gran mensaje para terminar. Muchas gracias por estar con nosotros hoy, Logan.

Logan Langin: Un placer. Gracias a ustedes por la invitación.

Kelsey Alpaio: Esto ha sido todo por el Retro de hoy. No olvides seguir el programa para no perderte ningún episodio. Y si quieres seguir la conversación con más de mil profesionales de project management que entienden tu día a día, únete a nosotros en thedpm.com/membership. ¡Gracias por escuchar!