Agencia Vs PM Interno: ¿Qué Rol Es Mejor?

Lee la transcripción:

Estamos probando la transcripción de nuestros pódcast usando un programa de software. Por favor, disculpa cualquier error tipográfico, ya que el bot no es 100% preciso.

Michael Mordak: Hola, soy Michael de The Digital Project Manager y ¡bienvenido al foco en miembros de hoy! Hemos logrado reunir a la mayor y más formidable colección de gestores de proyectos que están ahí fuera creando cambios y desafiando los paradigmas existentes en los proyectos actuales. Por eso queremos compartir sus historias, los giros personales y profesionales que tomamos mientras intentamos responder la eterna pregunta: "¿Qué quieres ser?"

Hoy hablamos con una preciada integrante de la comunidad y consultora principal para habilitación de socios en Teamwork, Melody MacKeand. Melody construyó su camino como PM de forma muy consciente. Ha buscado certificaciones, trabajado como coordinadora de proyectos, directora de PM en agencia, PM interna, gerente de programas, gerente de portafolio y ahora como consultora. Hoy podremos escuchar de ella qué funcionó y qué no, habilidades importantes para los PM y su consejo para una versión más joven de sí misma, sabiendo lo que ahora sabe.

Melody, estoy muy emocionado de tener esta conversación contigo porque generalmente lo que hemos estado haciendo hasta ahora en los focos es entrevistar a personas y hablar sobre cómo seguían su pasión o alguna trayectoria profesional. Y luego, por azares del destino, terminaban siendo gestores de proyectos por necesidad o por aprovechar una oportunidad que los llevó allí.

Pero tu camino es un poco diferente porque tú realmente elegiste ser PM, buscaste este trabajo. Me encantaría saber más sobre cuándo y cómo llegaste realmente a esa realización de que la gestión de proyectos era la carrera que querías seguir.

Melody MacKeand: Bueno, definitivamente ayuda que ambos de mis padres fueran gestores de proyectos. Así que, al menos tenía la idea de que ese trabajo existía, aunque no me empujaron necesariamente hacia ese puesto. Así que, después de la universidad, tomé algunos trabajos más por pasión, pero sabía que quería averiguar hacia dónde iba mi trayectoria profesional. Y era consciente de la gestión de proyectos, así que ese era un camino. También estaba mirando el análisis de negocio porque había escuchado que en ese momento era un ámbito atractivo.

Así que mi enfoque fue obtener certificaciones en ambas áreas. El objetivo era tanto perfeccionar mis habilidades como para poder conseguir un puesto en ese campo, pero también entender cómo sería cada área, para poder decidir. Así que, tras sacar certificaciones en ambas, decidí que la gestión de proyectos era el camino que quería tomar.

Así que encontré un puesto como coordinadora de proyectos en una agencia digital. Es realmente útil obtener la educación y también un pie en la puerta con la certificación. Y a partir de ahí, ir pensando: ¿Es este el camino que quiero seguir? ¿Es esto lo que quiero continuar haciendo? Especialmente entrando inmediatamente al espacio digital.

Michael Mordak: Como lo cuentas, realmente se nota que eres el producto de dos PM porque parece que lo abordaste de manera meticulosa, planeaste ambas opciones. Estabas buscando certificaciones. Y no solo obtuviste una certificación en gestión de proyectos, sino que también tenías un plan de respaldo, una alternativa por si acaso.

Y al crecer con dos PM en casa, ¿hubo algo que hicieran tus padres que ahora mires atrás y pienses, dios, me estuvieron gestionando proyectos toda la vida?

Melody MacKeand: Diría que sí, he tenido una vida de ser gestionada y ahora tengo una vida gestionándome. Es algo que de verdad aprecio de cómo me criaron, quizá menos en ese momento y más ahora mirando atrás. Pero incluso cosas como que estaba en clases para preparar el SAT cuando era demasiado joven, hacía muchas actividades extracurriculares porque ellos planificaban meticulosamente nuestros horarios y actividades, eligiendo lo que sería útil para nuestra formación.

Ahora puedo ver el beneficio de eso. Me generó una base educativa muy sólida. Y además, soy PM no solo en lo profesional sino también en mi vida personal. Soy meticulosa planificando, gestionando el tiempo, el presupuesto. Así que todas esas áreas simplemente brotan de mí ahora.

Michael Mordak: Imagino que mucho de eso viene de tu crianza. Me imagino que tus padres serían bastante estrictos con presupuestos, planificación, gestión del tiempo y todo eso.

Melody MacKeand: Absolutamente, sí.

Michael Mordak: Bien. Así que sacaste tu certificación en gestión de proyectos, entraste en el rol de coordinadora. Desde entonces, ¿cómo evolucionó tu carrera y a dónde fuiste después?

Melody MacKeand: Sí, por supuesto. Continué en el mundo de agencias unos años más trabajando para distintas agencias, lo cual fue muy divertido. Colaboré con empresas increíbles y con gente muy talentosa. Me sentía afortunada de estar en ese espacio haciendo algo que me apasionaba, la gestión de proyectos.

Y hacerlo en un mundo creativo e interesante. Amé esa etapa de mi vida y sabía que, eventualmente, habría otro cambio sobre el rumbo que quería que tomara mi carrera en gestión de proyectos. Hay quienes permanecen en agencias toda la vida y eso es increíble. Otros pueden pivotar a una empresa o a otro ámbito distinto.

Así que, un antiguo cliente, una gran ONG, me ofreció un puesto interno. Fue un cambio interesante porque salía del mundo de agencias y entraba en una organización en la que creía mucho. Y hacía un trabajo más cercano a PM. Fue una buena oportunidad porque ya tenía experiencia en PM y podía ver si había otros roles o áreas que pudieran interesarme más.

Así que pude gestionar una plataforma de PM para la organización, que es donde trabajo actualmente. También gestionaba recursos creativos y digitales. Saqué mucho partido de mi experiencia en agencias para la gestión de recursos, además de trabajar junto a un gerente de portafolio. Así pude probar distintos roles, desde gestor de recursos a gestor de portafolios, haciendo proyectos puntuales para mantener las habilidades.

Me ayudó mucho a ver qué áreas del espacio de gestión de proyectos me gustaban y cuáles no, y a dónde quería orientar mi carrera. Desarrollé mucha pasión por la gestión del cambio y el diseño de procesos, cosas que probablemente no habría explorado de haberme quedado en un puesto puramente de PM.

Y ahora volví a pivotar, esta vez al sector tecnológico, al mundo de productos en Teamwork. Ha sido muy divertido ver otro lado de la gestión de proyectos y mundo de agencias. Ayudando a organizaciones y agencias a gestionar mejor sus proyectos para el propio producto.

Michael Mordak: Es una historia muy interesante. Me encanta cómo es casi un círculo: comenzaste en agencias, pasaste a una empresa y ahora estás en un papel híbrido, consultando para agencias. Es interesante porque es un tema que sale mucho en la comunidad: la diferencia entre PMs de agencias y PMs internos.

¿Hay algo que te llame especialmente la atención como diferencia entre ambos? ¿Hay algo que consideres más atractivo de un lado que otro? ¿Prefieres trabajar interna o en agencia?

Melody MacKeand: Gran pregunta. El mundo de agencias es divertido, emocionante y caótico; a veces, trabajar como interna resulta atractivo justo por su normalidad y falta de caos.

Pero cuando trabajas como interna, reconoces que esa es simplemente la realidad en la gestión de proyectos en cualquier sitio. Ambas partes pueden pensar que el pasto es más verde del otro lado, pero hay más similitudes que diferencias. Incluso en la ONG en la que trabajé, tratábamos los proyectos como si nuestros equipos programáticos fueran clientes.

Como si los recursos creativos y digitales se compartieran por esos clientes. En cierto modo, funcionábamos como una agencia internamente. Lo aprecié porque tenía esa experiencia, pero también por ver cómo cambia el trabajo en un mundo donde los clientes no llegan con un presupuesto.

Tienes equipos de programa que trabajan contigo, y muchos te hacen peticiones. He visto lo bueno y malo de ambos lados, y no escogería uno sobre el otro. El ambiente de agencia es fantástico, sobre todo de joven, porque obtienes muchos contactos.

Sigo teniendo amigos y contactos profesionales de ese tiempo. Gracias a eso conseguí otro puesto y hasta me mudé de ciudad. Así que estar en agencia te abre muchas oportunidades porque trabajas con distintas entidades. Como interna, probablemente no tendrás esas oportunidades.

Michael Mordak: Creo que lo abordas de forma muy práctica, rescatando esa visión de tratar el trabajo interno casi como una agencia interna. Eso conecta perfectamente con discusiones que hemos tenido en nuestro canal de Slack últimamente sobre ese tema.

Así que es una visión útil de la que se beneficiarán muchas personas, no solo en nuestra comunidad sino cualquiera que escuche esto.

Melody MacKeand: Sí. Y creo que en el mundo interno, hay sus propios riesgos y problemas que gestionar al equipo como una agencia puede ayudar a mitigar.

Uno de los mayores problemas que veíamos como internos era la creencia de que los recursos están siempre disponibles y casi son gratuitos porque son tus colegas. En agencias tienes contratos finitos, alcance, presupuesto y se respeta eso. Así que gestionar el equipo interno como una agencia ayuda a llevar mejor el alcance, el tiempo y los recursos.

Así no sobrecargas al personal ni lo quemas, porque parecería que siempre hay trabajo y gente para hacerlo, pero no hay restricciones. Así que aplicar la mentalidad de agencia ayuda a nivel interno por esas razones.

Michael Mordak: Voy a retomar el hilo porque creo que estamos entrando demasiado al detalle.

Quiero enfocarnos en asuntos más generales. Pero añadiendo a lo que has dicho, tener dos padres PM te habrá dado mucha exposición a habilidades y conceptos útiles para tu rol de gestora más adelante.

Pero, ¿hubo otros rasgos o experiencias de tu infancia o trabajos previos que pudiste aplicar a la gestión de proyectos para sobresalir desde el principio?

Melody MacKeand: Cuando la gente piensa en gestión de proyectos, suena ambiguo. Se escuchan términos como proyectos, alcance, cronograma, pero en el fondo la gestión de proyectos es sobre personas. Es sobre personas produciendo trabajo excelente, persiguiendo metas propias. Y cada uno llega con miedos, frustraciones, opiniones. Mucho de la gestión de proyectos es gestión de personas. Antes de ser PM trabajé con todo tipo de personas, con opiniones muy fuertes y frustraciones que pueden traer al trabajo.

Eso se traslada mucho al espacio PM, porque la gente piensa que tiene que estudiar la disciplina, saber ejecutar bien un proyecto, llevar un cronograma perfecto, mantener todo en presupuesto. Y esos elementos existen y se pueden aprender.

Pero el núcleo es cómo trabajar con tus recursos, tu equipo, colegas con prioridades en conflicto, y clientes con necesidades específicas que no temen expresar. Muchas de esas habilidades, ya sea desde la infancia o trabajos anteriores, tratan sobre cómo interactuar con personas y cómo presentarte bien ante los demás.

Michael Mordak: Sí, es un gran punto. Apunta a esas habilidades blandas, como leer la sala y conocer a la gente, entender todos esos detalles y cómo puedes comunicarte bien con cada persona. Así que, aunque tienes una base sólida, quiero exponer grietas porque siempre hay áreas para mejorar.

¿Cuáles fueron las cosas que, entrando en este campo, sabías que debías mejorar? ¿Qué áreas necesitabas trabajar para avanzar y progresar en tu carrera?

Melody MacKeand: Muchos suponen que los PM son naturalmente organizados, y quizá yo vivo en más caos de lo normal para un PM, para disgusto de mis padres.

Pero esa fue un área fundamental que trabajar desde el principio: sé en mi mente cómo van mis proyectos, lo que tengo que lograr, mis tareas diarias; gestiono todo eso en el caos mental propio. Pero eso no permite que otros sepan lo que sucede. Una vez tuve un accidente de tráfico, en pleno proyecto, y alguien tuvo que agarrar el proyecto y saber exactamente el estado para avanzar rápido.

Así que aprendí que hay que ser organizado, no solo para uno mismo, sino reconociendo que eres parte de una estructura mayor de proyectos que deben gestionarse bien, y creando rutinas internas. Y diré que esto probablemente es algo que tendré que trabajar toda mi vida.

He probado muchas herramientas, he puesto notas adhesivas en mi escritorio recordándome ser organizada. Así que para mí no es natural, pero he tenido que trabajar mucho el tema de la documentación, asegurarme de que la información esté disponible para otros y que gestione bien mi trabajo.

Michael Mordak: Sí, la documentación es clave. Y me hiciste pensar en algo que escuchamos hace poco: la llamada 'regla del rayo', similar a tu ejemplo. Básicamente, si salieras a la calle y te cayera un rayo, ¿podría el proyecto seguir adelante?

¿Sabrían los demás dónde está todo, los próximos pasos, y continuar luego del consuelo correspondiente? Realmente es un punto importante. Me alegra que lo menciones porque yo también me identifico con eso.

Entender el caos mental y luego intentar volcarlo en algún sitio ordenado, documentarlo para que otros lo entiendan y accedan si hace falta. Es una parte fundamental del trabajo.

Bien, sabiendo todo lo que sabes ahora: recorriste ese camino, tus padres te PMearon de pequeña, conseguiste certificaciones en gestión de proyectos, armaste tu carrera y aprendiste muchas lecciones en el trayecto.

Me interesa saber: ¿qué consejo le darías ahora a tu yo de antes que recién empezaba?

Melody MacKeand: Muchos consejos y mucha compasión por todas esas versiones mías del pasado. Ante todo, priorizarte. Aprendí esa lección muchas veces, sobre todo al principio de mi carrera.

Eres un recurso para tu empresa, tus clientes, tus proyectos, pero en última instancia, quien te cuida eres tú. Darás tu mejor desempeño cuando pongas límites claros. De joven, sientes que tienes que demostrar algo.

Pero siempre habrá trabajo; siempre habrá clientes que contactar. Es fácil permitir que afecte tu vida personal. A mí me ha pasado: la carrera profesional ha llegado a afectar mi vida privada, salud física y mental. Así que ahora tengo muy presente esos límites porque, si me antepongo, me entrego mejor al trabajo y soy mejor empleada y colega.

Eso puede significar no leer emails de noche o fines de semana, tener una hora de salida clara. Ahora soy fanática del boxeo, y amo poder pasar del trabajo a mi tiempo personal con ejercicio. Creo que a mi yo de antes le habría venido bien tener esos límites.

Michael Mordak: Eso es genial. Es tan importante. Y a veces siento que me hablas directamente porque son cosas que tengo que recordarme cada día: establecer límites y hasta acordarme de tomarme una pausa para almorzar.

Intentar terminar a cierta hora, lo cual es más difícil en el teletrabajo. Muchos trabajamos desde casa y es fácil quedarse un rato más para responder un correo o un mensaje de Slack, y te vas por la madriguera.

Así que es un mensaje muy importante; me alegra que lo hayas mencionado.

Melody MacKeand: Sí, añadiría que una gran lección que aprendí y que me gustaría haber sabido desde el principio es no tomar las cosas a lo personal y asumir siempre la mejor intención de los demás. Volviendo a la idea de que la gestión de proyectos trata de personas.

Nos entregamos plenamente al trabajo, con lo bueno y lo malo. De joven, todo te afecta: si un proyecto fracasa, es tu fracaso personal; si un cliente o colega está molesto, parece un ataque personal. Si logramos salir de ese espacio, ofrecernos un poco de compasión y asumir que la gente quiere colaborar y resolver el problema, no solo seremos mejores, sino que disfrutaremos más.

Ahora, con experiencia, disfruto mucho más mi trabajo. Cuando era más joven, era una lucha porque me tomaba todo personal, en vez de dejarlo pasar.

Michael Mordak: Me encanta que menciones el hecho de no tomar las cosas personales.

Si alguien dice algo de cierta manera, da feedback o una crítica, a veces uno lo toma como un ataque. Y lo cierto es que uno también puede hacer eso sobre el trabajo de otro, pero nunca desde el ánimo de molestar, sino porque quieres que el proyecto salga lo mejor posible.

Quieres colaborar, como dijiste. Pero es curioso cómo nos lo tomamos tan a pecho y pensamos que cada comentario es un reflejo directo de nuestro trabajo cuando escuchamos retroalimentación. Así que gracias por traer ese punto.

Melody MacKeand: Sí. Es muy común pensar que si un correo es duro o un chat es áspero es porque hemos hecho algo mal y la otra persona está molesta, cuando uno puede hacer lo mismo por tener un mal día o por no haber dormido.

Y si existe retroalimentación, es para ser mejor empleada; te ayuda a hacer mejor tu trabajo. Del otro lado, también he aprendido mucho sobre cómo dar feedback. Al principio daba miedo ser directa, más aún como mujer en el trabajo, no querer sonar agresiva con los colegas, especialmente.

Pero he aprendido el valor de dar esa oportunidad de escuchar el feedback y cambiar. Un exjefe tenía la norma de que si dabas feedback en una evaluación anual de un colega sin decírselo antes personalmente, no podías ponerlo en la evaluación.

Eso me sirvió para darme cuenta de que, si algo tengo que comunicar a un colega, debo decírselo directamente y darle oportunidad de cambiar antes de escalarlo. Volvemos a lo de que todos somos personas y merecemos compasión y oportunidad de cambiar. Han sido generosos conmigo al darme margen para cambiar y mejorar y quiero hacer lo mismo con los demás.

Michael Mordak: Es un punto tan importante y tan poco apreciado. Además, si das ese espacio y oportunidad, lo único que sucederá es que te lo devolverán, serán más receptivos contigo y tus opiniones.

Y así se construyen mejores relaciones laborales. De lo contrario, si hay algún resentimiento en el trabajo, no querrás estar ahí y tu vida se verá afectada.

Siempre es mejor abrirse y ser consciente del impacto en los demás y en ti igualmente. Esta ha sido una gran conversación y muestra un camino diferente, donde no todos caen de causalidad en la gestión de proyectos.

Algunos lo eligen de forma deliberada y creo que el modo en que estructuraste tu camino, buscando certificaciones, probando el rol de coordinadora, empezando en agencias, luego internamente, es muy interesante. Creo que será de ayuda y guía para cualquier oyente. Ojalá escuchen estas lecciones y eviten errores probando a ciegas cada cosa.

Melody MacKeand: Totalmente. Te agradezco mucho el tiempo hoy.

Michael Mordak: Genial. Me alegra que hayas estado, Melody. Tengo muchas ganas de seguir conversando contigo en la comunidad y escuchar todos los aportes y experiencia que quieras compartir con los demás miembros, porque sé que siempre vienes desde el conocimiento y, como decíamos, sosteniendo el espacio y permitiendo a otros aprender y avanzar. Así que, gracias.

Gracias por unirte a nuestro foco en miembros con Melody MacKeand. Ella tiene aún más conocimiento y perspectiva para compartir. Ven a conversar con nosotros en el canal de Slack junto a toda nuestra comunidad de gestores de proyectos digitales. Nos encantaría tenerte. Puedes saber más sobre la membresía en nuestro sitio web en thedigitalprojectmanager.com/membership.

¡Gracias por escuchar!