7 maneras de vender el valor de la gestión de proyectos a tu organización
Cuando hay presión por entregar más con menos, las organizaciones suelen poner la gestión de proyectos en la cuerda floja. Lo entiendo, estamos un poco alejados del producto final.
No somos el ingeniero que diseña el puente, el desarrollador que programa el sitio web o el redactor que elabora el guion del comercial. Estamos a una distancia prudente de la acción y, si diriges una empresa que fabrica productos, necesitas priorizar la contratación de personas que los produzcan.
Eso, combinado con el sello distintivo de una buena gestión de proyectos: una calma y discreción casi ninja. Cuando el gestor de proyectos es bueno, las tareas que realiza cada día suelen ser intangibles, y ahí tienes la receta perfecta para pasar desapercibido.
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Tú y tus compañeros gestores de proyectos saben que su trabajo da resultados consistentes y fomenta ambientes que generan equipos de proyectos felices y clientes satisfechos. Pero, ¿cómo vender el valor de la gestión de proyectos y lograr que tu organización la adopte, especialmente cuando deben tomar decisiones difíciles?
En este artículo, cubriré las siete mejores formas de vender el valor de la gestión de proyectos como profesional de la gestión de proyectos:
1. Comienza Pequeño
Al vender la gestión de proyectos, comienza con lo más sencillo dentro de tu organización y mantenlo simple. Tal vez haya tareas repetitivas que puedan mejorar con una plantilla de procesos simple o con una visualización, o hay un solo proyecto que simplemente no logra despegar.
Si aún no se deciden por la gestión de proyectos en tu organización, supongo que tienen muchos puntos ciegos y probablemente no tendrás que buscar mucho para encontrar oportunidades de implementar pequeñas mejoras.
Quizá haya una carencia en la captura de las notas de reuniones y próximos pasos, o tal vez los proyectos parecen ir por buen camino pero es imposible coordinar calendarios cuando llega el momento de revisar un entregable. No todos los problemas necesitan un plan de proyecto de 12 páginas; a veces, tener la previsión de agendar una reunión con semanas de antelación o usar herramientas básicas de gestión de proyectos puede salvar la situación.
Puede que tu organización no necesite tu ayuda en cada proyecto o en cada tarea, pero si encuentras maneras pequeñas de aportar valor a los proyectos, notarás que los equipos comenzarán a solicitar tu ayuda en sus proyectos.
2. Sigue el Dinero
Esto no es lo más glamuroso, pero es una realidad que debes tener presente. Cuando ocupas un puesto que no contribuye directamente a los ingresos, es fundamental entender lo básico de cómo tu empresa gana dinero y financia diferentes roles.
Cuanto más puedas relacionar la gestión de proyectos con ingresos recurrentes, proyectos de alto valor, retorno de inversión o incluso aumento de participación en el mercado, más probable será que el equipo financiero y otros actores clave te vean como un contribuyente importante.
3. Conoce a Tu Audiencia
Conocer a tu audiencia significa dos cosas en el contexto de vender la gestión de proyectos.
Primero, debes ajustar tu enfoque de gestión de proyectos en cada proyecto según las necesidades de los miembros del equipo y los requisitos de la tarea en sí. Ser adaptable solo jugará a tu favor: estarás apoyando a tus compañeros de la manera correcta y no forzando procesos cuando no se necesitan. Esto garantiza una gestión efectiva del proyecto.
En segundo lugar, vas a tener que vender, y el primer paso de cualquier proceso de ventas o estrategia de marketing es entender al público objetivo. Utiliza estrategias de ventas adaptadas a la alta dirección, altos ejecutivos o incluso a los propios vendedores de tu empresa. Sé que exponerse y hablar bien de uno mismo es incómodo y puede hacerte sentir vulnerable. ¿Y si alguien no está de acuerdo contigo? Uf, aparece el famoso síndrome del impostor.
Pero existen maneras de vender la gestión de proyectos y a ti mismo en general sin sentirte como si estuvieras vendiendo papel de regalo puerta a puerta para la excursión escolar de cuarto grado (quizá solo me pasó a mí).
4. Busca Aliados y Mantente Cerca de Ellos
Cuando empieces poco a poco, júntate con aquellas personas dispuestas a aceptar tu ayuda. No todos en tu organización serán fanáticos de la gestión de proyectos desde el primer día. Encuentra a quienes respaldan esta función y mantente cerca de ellos.
Vas a necesitar ejemplos de proyectos exitosos, y estas son las personas en tu organización que te permitirán lograrlos. Y si haces un buen trabajo, ellas serán quienes hablen bien de ti ante sus equipos y jefes, y (con suerte) te den testimonios.
5. Desarrolla Casos de Estudio
De la misma forma que tu empresa desarrolla historias exitosas o casos de estudio para atraer nuevos clientes, deberías crear casos de estudio que resalten los beneficios de la gestión de proyectos y tu papel en proyectos exitosos.
Incluso puedes estructurarlos de la misma manera que lo hace tu empresa. Haz que tus estudios de caso sean profesionales e impactantes. Expón claramente la conexión entre la gestión de proyectos y el logro de los objetivos empresariales o la entrega exitosa de proyectos, especialmente en áreas críticas como la tecnología de la información o el lanzamiento de un nuevo producto.
No asumas que tu patrocinador del proyecto, la alta dirección u otros interesados lo “entenderán” de inmediato. Narra una historia convincente sobre el valor de la gestión de proyectos utilizando un lenguaje familiar de otras áreas del negocio.
6. Cuantifica el impacto cuando sea posible
Los testimonios de tus aliados y los estudios de caso bien desarrollados sin duda incluirán muchas razones cualitativas para confiar en la gestión de proyectos. Independientemente de cuán orientada a los datos sea tu organización, vas a necesitar algunos datos cuantitativos para respaldar tu argumento.
Algunas métricas típicas que pueden usarse para cuantificar el impacto de una gestión de proyectos eficaz son:
- Horas o tiempo ahorrado
- Reducción en el coste del proyecto gracias a la eficiencia o por evitar fracasos de proyectos
- Incremento en los resultados de negocio
- Mejora en la satisfacción del cliente
- Aumento en los puntajes netos de promotores, ya sean internos o por parte de socios o clientes
Galen Low, uno de nuestros cofundadores, tuvo una excelente conversación con Bill Moroz. Hablaron sobre el uso de datos para comunicar impacto en el contexto de gestión ágil de proyectos, casos de negocio y mucho más que puede ayudarte en este sentido.
7. Ajusta y da un giro
Por último, pero no menos importante, prepárate para ajustar tu argumento a favor de la gestión de proyectos dependiendo de con quién hables. Lo que convencerá al CEO no será lo mismo que convence a un ingeniero de nivel de entrada.
Primero debes entender la diferencia entre esas dos propuestas de valor y luego asegurarte de poder comunicar ambas con claridad.
Ten paciencia, pero sigue adelante si tus valores no están alineados
En un escenario en el que no todos aprecian el valor de las metodologías de gestión de proyectos o tu visión sobre la gestión de programas y el papel de una oficina de gestión de proyectos (PMO), mantente flexible (cuando se trate de planificación estratégica). Prepárate para ajustar no solo tu discurso, sino también tu visión para la gestión de proyectos (con sensatez, por supuesto).
Si eres colaborativo, adaptable y aplicas una mentalidad de “sí, y…” ante proyectos complejos, quienes te rodean seguro querrán seguir trabajando contigo. Puede ser complicado, y puede que no sea perfecto al principio, pero en mi experiencia, una vez que experimentas a un gestor de proyectos exitoso y ves cómo impacta directamente en los resultados, no hay marcha atrás.
Dicho esto, hay muchas formas diferentes de gestión de proyectos, y podrías terminar en una organización que simplemente no comparta la misma visión de PM que tienes tú.
No hay culpa en ello, y si no logras alinearte con tu empresa, confía en que existe otra organización que haría cualquier cosa por contar con alguien con habilidades de gestión de proyectos como las tuyas en su equipo.
¿Qué sigue?
También ofrecemos formación en gestión de proyectos digitales para agencias y otras organizaciones que buscan alinear los valores y métodos de sus equipos de gestión de proyectos.
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